Word格式目錄編輯

1、Word 格式編輯培訓(xùn)-蔣治坤培訓(xùn)內(nèi)容自動(dòng)目錄的生成與編輯分節(jié)符與頁(yè)碼的使用 （包括如何分節(jié)打?。┳詣?dòng)引文的生成與編輯 （包括如何使用EndNote進(jìn)行管理）其它格式上的編輯*本培訓(xùn)使用的是Office 2013以及EndNote X7，其他版本操作步驟會(huì)略微不同，可以私下詢問(wèn)作者。2自動(dòng)目錄的生成與編輯1級(jí)2級(jí)本次培訓(xùn)中我們將生成這樣的一個(gè)自動(dòng)目錄。此目錄擁有五個(gè)1級(jí)目錄項(xiàng)目以及三個(gè)2級(jí)項(xiàng)目。3設(shè)置目錄文字首先，選擇要作為目錄的文字，把它的樣式改成標(biāo)題1/Heading 1。如圖，選中Defining Cloud Computing，進(jìn)入開(kāi)始/Home菜單，點(diǎn)擊標(biāo)題1。4得到如圖的結(jié)果，文字

2、的外觀我們稍后再統(tǒng)一修改。我們現(xiàn)在把所有的要作為1級(jí)目錄項(xiàng)目的文字都改成標(biāo)題1的樣式。5把所有的1級(jí)目錄項(xiàng)目都變成了標(biāo)題1的樣式。6接下來(lái)可以插入目錄了：把鼠標(biāo)光標(biāo)移動(dòng)到要插入目錄的位置。進(jìn)入引用/References菜單，點(diǎn)擊目錄/Table of Contents，選擇自動(dòng)目錄1/Automatic Table 1。cc7結(jié)果如上圖。接下來(lái)，我們要添加2級(jí)目錄項(xiàng)目。8選中要變?yōu)槎?jí)目錄項(xiàng)目的文字，把它的樣式改成標(biāo)題2/Heading 2，如上圖。添加2級(jí)目錄項(xiàng)目9把所有的2級(jí)目錄項(xiàng)目文字都改為標(biāo)題2/Heading 2樣式，如圖：10選中目錄，點(diǎn)擊更新目錄/Update Table，選擇更

3、新整個(gè)目錄/Update Entire Table。把2級(jí)目錄項(xiàng)目加入到目錄中：11結(jié)果如下圖。此時(shí)也順便更改一下目錄的標(biāo)題，目錄部分就完成了12編輯正文中目錄文字的外觀你可能覺(jué)得目錄文字的字體不好看，或者字太大，或者想更改顏色，我們可以對(duì)它們進(jìn)行編輯。13在開(kāi)始菜單，右鍵點(diǎn)擊標(biāo)題1/Heading 1，選擇修改/Modify。這樣會(huì)修改所有為標(biāo)題1樣式的文字。14紅色框內(nèi)可以修改字體，文字大小，紅色框內(nèi)可以修改字體，文字大小，樣式，顏色。樣式，顏色。藍(lán)色框內(nèi)可以修改文字的對(duì)齊方式：藍(lán)色框內(nèi)可以修改文字的對(duì)齊方式：靠左，居中，等等。靠左，居中，等等。綠色框內(nèi)可以修改目錄文字的行距，綠色框內(nèi)可以

4、修改目錄文字的行距，這個(gè)一般選擇最左邊的一項(xiàng)這個(gè)一般選擇最左邊的一項(xiàng)SingleSingle就就可以了?？梢粤恕Ｗ仙糠挚梢孕薷哪夸浳淖峙c上下文紫色部分可以修改目錄文字與上下文之間的距離。之間的距離。點(diǎn)擊點(diǎn)擊確定確定保存修改。保存修改。15此時(shí)我們的目錄和正文是連在一起的。我們要把它們分開(kāi)，并且給它們加上頁(yè)碼；使得目錄頁(yè)碼和正文頁(yè)碼獨(dú)立。在這里要使用分節(jié)符。16分節(jié)符(Section Breaks)與頁(yè)碼的使用分節(jié)符可以把文章分為單獨(dú)的節(jié)，我們要在目錄和正文之間插入一個(gè)分節(jié)符。把光標(biāo)移動(dòng)到正文的開(kāi)端，注意不要把光標(biāo)放進(jìn)目錄里，否則分節(jié)符會(huì)把目錄分為兩節(jié)。17進(jìn)入頁(yè)面布局/Page Layout

5、菜單，點(diǎn)擊分隔符/Breaks，選擇下一頁(yè)/Next Page，如圖。18如果插入后看不見(jiàn)分節(jié)符，可以進(jìn)入開(kāi)始/Home菜單點(diǎn)擊圖中的按鈕。這樣分節(jié)符就可以看到了，想刪除分節(jié)符會(huì)比較方便。19如何插入頁(yè)碼選擇插入/Insert菜單，點(diǎn)擊頁(yè)碼/Page Number，選擇頁(yè)碼插入的位置。完成后目錄和正文的頁(yè)碼是連續(xù)的。20選中正文的任意一頁(yè)，點(diǎn)擊頁(yè)碼，選擇設(shè)置頁(yè)碼格式/Format Page Numbers，如下圖。如何分開(kāi)目錄與正文的頁(yè)碼21選擇起始頁(yè)碼/Start at，數(shù)字為1。這樣正文的頁(yè)碼和目錄就分開(kāi)了。2223如何分節(jié)打印分節(jié)的好處之一在于我們可以打印單獨(dú)的節(jié)。我們的文檔中分為了兩節(jié)

6、。第一節(jié)是目錄，第二節(jié)是正文。如果我們只想打印正文的話，我們可以指定只打印第二節(jié)。如圖，在選擇打印的頁(yè)數(shù)的一欄中填寫(xiě)s2。想打印第一節(jié)就填s1。這里s代表節(jié)(section)。自動(dòng)引文的生成與編輯接下來(lái)會(huì)解釋如何自動(dòng)生成引文(citations)和書(shū)目(reference list/bibliography)，先介紹如何用EndNote管理引文，然后再介紹沒(méi)有EndNote的情況下如何使用Word管理引文。首先闡明一下以下兩詞的定義，這樣解釋操作步驟的時(shí)候意思會(huì)比較清晰： 引文(citation) - 正文中插入的(作者,年份)，或者數(shù)字代碼，比如 (Carter, 2013) 或者 1,2等

7、 書(shū)目(reference list/bibliography) - 正文之后引文的詳細(xì)信息，比如 Carter, D. (2013). How to write a letter. Letters, pp. 23-2524第一步是給書(shū)目創(chuàng)建單獨(dú)的節(jié)：在文章中要加書(shū)目的位置插入分節(jié)符/Section Breaks，選擇下一頁(yè)/Next Page，這樣書(shū)目會(huì)從新的一頁(yè)開(kāi)始。如果想讓書(shū)目與正文連續(xù)，可以選擇連續(xù)/Continuous。此處插入分節(jié)符25如果發(fā)現(xiàn)書(shū)目的頁(yè)碼是和正文分開(kāi)的，可以進(jìn)入插入菜單，選擇頁(yè)碼，然后設(shè)置頁(yè)碼格式，如上圖。在彈出的窗口中選擇續(xù)前節(jié)/Continue from pre

8、vious section。26使用EndNote管理引文接下來(lái)的步驟僅限于EndNote，沒(méi)有EndNote的可以跳致下一段使用Word直接管理引文（第34頁(yè)）。27如果使用EndNote管理引文，選中要插入引文的位置，進(jìn)入EndNote菜單，選擇Go to EndNote。這個(gè)時(shí)候EndNote的窗口會(huì)彈出。28在EndNote中選中想要插入的引文，然后點(diǎn)擊Insert Citation圖標(biāo)，如圖。29引文出現(xiàn)在正文中，如上圖。文章最后一節(jié)也出現(xiàn)了相應(yīng)的書(shū)目，如下圖。30再介紹另一種插入引文的方法：直接點(diǎn)擊Word 中的Insert Citation按鈕，如上圖。接下來(lái)會(huì)彈出右邊的窗口，在

9、上面的搜索欄里填寫(xiě)搜索的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊Find，這樣會(huì)列出EndNote中所有提到該關(guān)鍵詞的文獻(xiàn)。選中你要作為引文插入的文獻(xiàn)，然后點(diǎn)擊Insert。31可以更改引文的樣式，點(diǎn)擊Style可以選擇其他的樣式。如圖，引文被改為了numbered樣式。32給引文部分加上標(biāo)題，如References，并把樣式改成標(biāo)題1。更新目錄后就就會(huì)出現(xiàn)在目錄里了。33使用Word直接管理引文在沒(méi)有EndNote 的情況下，也可以使用Word直接管理引文。進(jìn)入引用/References菜單，點(diǎn)擊管理源/Manage Sources，如圖。使用Endnote的用戶可以跳過(guò)本段直接看其他格式上的編輯（第43頁(yè)）。34在源

10、管理器里可以創(chuàng)建并編輯所有的源（source）。點(diǎn)擊新建/New來(lái)創(chuàng)建新的源。你也可以在搜索欄里搜索已經(jīng)創(chuàng)建的源。35填寫(xiě)相應(yīng)的信息，不要忘了選擇源類(lèi)型/Type of Source。注意，語(yǔ)言一定要選擇相應(yīng)的語(yǔ)言，否則會(huì)出現(xiàn)格式上的問(wèn)題；如果英文文獻(xiàn)被當(dāng)做中文保存的話，作者的名字會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題（姓出現(xiàn)在名前，姓與名之間無(wú)空格）。填寫(xiě)作者名稱的格式：姓1，名1；姓2，名2；如果有中間名（middle name)可以點(diǎn)編輯/Edit設(shè)置。點(diǎn)擊確定創(chuàng)建完畢后，該源就會(huì)出現(xiàn)在源管理器中，見(jiàn)下一頁(yè)圖。創(chuàng)建新源36藍(lán)框內(nèi)是當(dāng)前文檔中的源（當(dāng)前列表/Current List），在正文中添加引文時(shí)是從這個(gè)列表里

11、選擇的。紅框內(nèi)是用戶所有的源，包括其他文檔中創(chuàng)建的源?？梢园言磸倪@里復(fù)制進(jìn)當(dāng)前列表使用。37把所有要使用的源添加好之后就可以在正文中插入引文了。在引用菜單，選擇插入引文/Insert Citation，選擇相應(yīng)的文獻(xiàn)。38選中需要插入書(shū)目的位置，進(jìn)入引用菜單，點(diǎn)擊書(shū)目/Bibliography圖標(biāo)，選擇書(shū)目/Bibilography，如圖。書(shū)目的創(chuàng)建39結(jié)果如下。Word在這里會(huì)添加源管理器當(dāng)前列表/Current List中所有的源；即使你沒(méi)有把他們插入正文，也會(huì)出現(xiàn)在書(shū)目中。下圖中我雖然在正文中只插入了一個(gè)引文，書(shū)目錄中出現(xiàn)了三個(gè)，其中兩個(gè)未使用，需要把未使用的兩個(gè)刪除。40再次進(jìn)入源管理

12、器/Source Manager。當(dāng)前列表中第一篇前方打了鉤，打鉤說(shuō)明該源在文中被引用，沒(méi)有打鉤說(shuō)明沒(méi)有被引用。把沒(méi)有引用到的源從當(dāng)前列表中刪除。41對(duì)引文和源進(jìn)行修改后記住要更新引文和書(shū)目，如下。42其它格式上的編輯接下來(lái)介紹以下的幾項(xiàng)編輯： 插入封面頁(yè) 正文的對(duì)齊 目錄項(xiàng)目的對(duì)齊 創(chuàng)建新的樣式43插入封面頁(yè)進(jìn)入插入/Insert菜單，點(diǎn)擊封面/Cover Page，選擇想要的封面樣式。44填寫(xiě)封面的相關(guān)項(xiàng)目，標(biāo)題，作者，年份，等。45選中正文的任意部分，進(jìn)入頁(yè)面布局/Page Layout菜單更改它的對(duì)齊方式。如圖，被選中的段落左邊被縮進(jìn)了2字符。正文的對(duì)齊46目錄項(xiàng)目的 對(duì)齊要對(duì)齊目錄項(xiàng)

13、目最保險(xiǎn)的方法是右鍵要更改的樣式，如標(biāo)題1/Heading 1，然后選擇修改/Modify。這樣保證所有的目錄項(xiàng)目都統(tǒng)一得到修改。471.點(diǎn)擊格式/Format，選擇段落/Paragraph，如下圖。2.在縮進(jìn)(Indentation)部分更改各項(xiàng)縮進(jìn)，如右圖。48創(chuàng)建新的樣式Word自帶的樣式（如標(biāo)題1，標(biāo)題2，等等）有的時(shí)候會(huì)自帶一個(gè)小黑點(diǎn)，如圖。這個(gè)貌似沒(méi)有辦法通過(guò)編輯樣式來(lái)去掉，遇到這種情況，可以自己創(chuàng)建新的樣式。下面介紹步驟。49在開(kāi)始/Home菜單的樣式/Styles模塊中，點(diǎn)擊右下角的箭頭，如下圖：選擇創(chuàng)建樣式/Save Selection as a New Quick Style，如下圖：50在新彈出的窗口中，選擇修改/Modify，如下圖。 在新窗口中，可以修改名稱，如目錄等級(jí)1。 樣式基準(zhǔn)選擇無(wú)樣式/no style。 后續(xù)段落樣式選擇正文/Normal。 在最下面選擇基于該模板的新文檔/New documents based on this template。 點(diǎn)擊格式/