檔案管理制度

1、河南太極置業(yè)有限公司 文件編號(hào)：zx001受控范圍全體職員文件名稱頁 次第1頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/251.目的 規(guī)范公司檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱、保管與銷毀等程序，提高檔案管理水平與利用價(jià)值，更好地為公司的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。2.適用范圍本制度適用于公司各類檔案資料的管理。3.內(nèi)容3.1職責(zé)3.1.1公司檔案實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的原則。資料形成或使用過程中由業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門管理，歸檔后由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。3.1.2公司總經(jīng)辦設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)公司各類檔案的鑒定、立卷、編目、檢索、借閱、保管與銷毀，并指導(dǎo)、督促各部

2、門及時(shí)收集、整理、移交相關(guān)檔案資料。3.1.3各部門設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)收集、整理與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，并及時(shí)移交檔案室。各部門須將兼職檔案員名單報(bào)總經(jīng)辦備案，如遇人員調(diào)整應(yīng)及時(shí)通知總經(jīng)辦。3.2檔案分類公司檔案分行政檔案、人事檔案（公司內(nèi)部）、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案四大類。3.3歸檔范圍凡在公司經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的，具有查考價(jià)值的文字、圖表、聲像資料與實(shí)物，均列入歸檔范圍。聲像資料包括記錄公司相關(guān)活動(dòng)的錄像帶、錄音帶、照片及底片（含電子文件），實(shí)物包括公司獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗及公司宣傳品等。3.4保管期限與檔案密級(jí)3.4.1根據(jù)專業(yè)規(guī)范要求、檔案材料價(jià)值與公司實(shí)際需要，

3、將檔案保管期限受控范圍全體職員文件名稱頁 次第2頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25分為永久、長期（16至50年）和短期（15年以下）三種。3.4.2根據(jù)檔案材料的性質(zhì)，分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四種。3.5歸檔時(shí)間與歸檔份數(shù)3.5.1各類檔案的歸檔時(shí)間見附表。3.5.2公司發(fā)文歸檔份數(shù)為兩份（一份為批件底稿，一份為印發(fā)稿），其它文件、聲像、實(shí)物類資料歸檔份數(shù)為一份，重要的、利用頻率高的資料可適當(dāng)增加歸檔數(shù)量或備用復(fù)印件。3.6檔案收集、整理與移交3.6.1公司員工應(yīng)做好日常工作及外出參觀學(xué)習(xí)、考察等活動(dòng)中基礎(chǔ)資料的收集、整理，及

4、時(shí)交部門兼職檔案員簽收，作為費(fèi)用報(bào)銷的必備手續(xù)之一。3.6.2各部門交公司檔案室歸檔的聲像資料必須附有簡要的文字說明，以便查閱。3.6.3公司的公文、項(xiàng)目各階段各專業(yè)圖紙、招標(biāo)文件、合同、工程概算、決算、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、客戶檔案等必須同時(shí)保存電子文檔。其它檔案有電子版時(shí)，應(yīng)同時(shí)歸檔。3.6.4各部門兼職檔案員及時(shí)收集部門范圍內(nèi)需歸檔的資料，在公司檔案管理人員的指導(dǎo)下分類整理，并在規(guī)定期限內(nèi)移交公司檔案室。3.6.5歸檔資料必須做到線條、字跡、圖象清晰、格式規(guī)范。經(jīng)公司檔案管理人員核驗(yàn)不合格的，退回重新整理。3.6.6資料移交檔案室時(shí)，應(yīng)填寫一式兩份檔案資料交接單，交接雙方核驗(yàn)簽字。3.7檔

5、案鑒定、立卷、編目與歸檔3.7.1公司檔案管理人員對(duì)接收資料鑒定，確定檔案的密級(jí)與保管期限。受控范圍全體職員文件名稱頁 次第3頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/253.7.2公司檔案管理人員對(duì)接收資料分類、立卷、編制檔號(hào)和目錄，錄入電腦檢索系統(tǒng)，以便查詢。3.7.3檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和盒面應(yīng)有清晰牢固的標(biāo)識(shí)。3.7.4裝盒檔案應(yīng)存放在專用檔案柜內(nèi)，按照年度、類別依序排列。3.8檔案保管與銷毀3.8.1公司檔案管理人員要定期檢查，對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修復(fù)。3.8.2檔案室要做到防盜、防水、防火、防霉、防蟲。3.8.

6、3對(duì)過期或無使用價(jià)值的檔案，編制銷毀清單，經(jīng)總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理審批后方可銷毀。3.8.4銷毀檔案時(shí)要有一人以上監(jiān)銷，銷毀人、監(jiān)銷人均須在銷毀清單上簽字。3.8.5檔案銷毀清單須永久保存。3.9檔案借閱3.9.1公司員工有權(quán)按相應(yīng)程序借閱本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的有關(guān)檔案資料。3.9.2借閱普通檔案，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)辦主任簽字認(rèn)可，并在檔案借閱登記表上登記；借閱秘密以上檔案，須經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理審批。3.9.3借閱檔案必須按期歸還，如確因工作需要延長借用時(shí)間，必須辦理續(xù)借手續(xù)（同借閱手續(xù)）。3.9.4外單位人員借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)后，方可借出；借

7、閱秘密以上檔案，須經(jīng)總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理審批。3.9.5檔案借閱人員必須愛護(hù)檔案，對(duì)檔案的安全與保密負(fù)責(zé)，不得擅自涂受控范圍全體職員文件名稱頁 次第4頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25改、勾畫、拆散、翻印、復(fù)印、拷貝、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則，將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任。3.9.6歸還檔案時(shí)，必須當(dāng)面清點(diǎn)，驗(yàn)證檔案是否與借出的相符。3.10罰則3.10.1對(duì)無故不移交、逾期不還、損壞、丟失、私自銷毀檔案，擅自提供、抄錄、拷備、涂改、偽造或泄密者，處以50至500元罰款。3.10.2對(duì)檔案使用管理過程中，違返國家相關(guān)法律法規(guī)者，移交司

8、法部門處理。3.11附則3.11.1本制度自發(fā)行之日起實(shí)施，原檔案管理暫行規(guī)定自行廢止。3.11.2本制度解釋權(quán)歸總經(jīng)辦。3.12附件3.12.1歸檔資料一覽表3.12.2檔案分類與編號(hào)3.12.3檔案資料交接單3.12.4檔案借閱申請表3.12.5檔案借閱登記表受控范圍全體職員文件名稱頁 次第5頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25附表：歸檔資料一覽表類別歸檔范圍收集部門歸檔時(shí)間密級(jí)保管期限行政檔案公司設(shè)立、變更申請及批文、公司章程、股東名冊?？偨?jīng)辦確定后兩日內(nèi)普通永久股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事（會(huì)）的決定、決議、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等?？偨?jīng)

9、辦確定后兩日內(nèi)普通永久公司各類證件、證照、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯?？偨?jīng)辦取得后兩日內(nèi)普通永久公司年度規(guī)劃、目標(biāo)責(zé)任書、工作計(jì)劃?？偨?jīng)辦確定后兩日內(nèi)普通長期公司年度總結(jié)、重要的階段性總結(jié)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、公司級(jí)會(huì)議資料、簡報(bào)、簽呈、請示、報(bào)告、批復(fù)等內(nèi)部行政公文；與政府及職能部門間往來公文、傳真、函件等具有查考價(jià)值的資料?？偨?jīng)辦每月10日前鑒定確定鑒定確定公司歷史沿革、大事紀(jì)、企業(yè)文化、品牌宣傳、團(tuán)體活動(dòng)等相關(guān)文字、圖片及聲像資料。總經(jīng)辦及相關(guān)部門每月10日前普通永久行政類合同、協(xié)議等相關(guān)資料?？偨?jīng)辦簽訂后兩日內(nèi)普通永久人事檔案公司人員名冊、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、考核記錄、轉(zhuǎn)正資料、薪酬資料

10、、職業(yè)發(fā)展記錄、任免文件、獎(jiǎng)懲文件等相關(guān)資料。總經(jīng)辦確定后兩日內(nèi)機(jī)密鑒定確定會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其它類。財(cái)務(wù)部形成后兩年內(nèi)按行業(yè)規(guī)定受控范圍全體職員文件名稱頁 次第6頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25續(xù)表類別歸檔范圍收集部門歸檔時(shí)間密級(jí)保管期限基建檔案項(xiàng)目研究資料：公司簽批的市場調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目投資估算、項(xiàng)目定位報(bào)告等。策劃部每月10日前秘密永久營銷策劃、推廣、制作類合同及協(xié)議。策劃部簽訂后兩日內(nèi)機(jī)密永久項(xiàng)目營銷資料：公司簽批的定價(jià)方案、價(jià)目表；營銷方案、營銷活動(dòng)執(zhí)行方案；營銷策劃月報(bào)與專案分析、

11、總結(jié)報(bào)告。策劃部每月10日前秘密長期項(xiàng)目營銷資料：樓書、報(bào)紙廣告、電視廣告等項(xiàng)目宣傳的紙質(zhì)與聲像資料。策劃部每月10日前普通長期銷售月報(bào)銷售部每月10日前秘密長期客服月服、客戶維修、投訴記錄等客戶資料?？蛻舴?wù)部每月10日前機(jī)密長期銷售合同；補(bǔ)充、補(bǔ)償協(xié)議等相關(guān)資料?？蛻舴?wù)部每月10日前機(jī)密永久征地與拆遷資料：合同、協(xié)議；立項(xiàng)文件、土地征用報(bào)告、批文等。開發(fā)部簽訂后兩日內(nèi)批復(fù)后兩日內(nèi)機(jī)密永久批文與證件：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國有土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、開發(fā)項(xiàng)目建設(shè)條件意見書等。開發(fā)部取得后兩日內(nèi)普通永久土地相關(guān)資料：航測圖等土地相關(guān)資料。開發(fā)部取得后兩日內(nèi)普通永久受

12、控范圍全體職員文件名稱頁 次第7頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25續(xù)表類別歸檔范圍收集部門歸檔要求密級(jí)保管期限基建檔案建筑工程消防設(shè)計(jì)審核意見書、施工圖設(shè)計(jì)文件審查批準(zhǔn)書、建筑工程消防驗(yàn)收意見書、竣工驗(yàn)收備案表等。開發(fā)部取得后兩日內(nèi)普通永久開發(fā)項(xiàng)目手冊、開發(fā)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)資料及報(bào)表。財(cái)務(wù)部確定后兩日內(nèi)普通永久商品房預(yù)售許可證?？蛻舴?wù)部取得后兩日內(nèi)普通永久設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料：地質(zhì)勘察報(bào)告與審核意見書、文物等勘察報(bào)告（包括勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告，重要土巖石樣及說明。地形、地貌等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料）。工程部確定后兩日內(nèi)普通永久項(xiàng)目規(guī)劃紅線圖、規(guī)

13、劃總平面圖、建設(shè)工程放驗(yàn)線報(bào)告。開發(fā)部取得后兩日內(nèi)普通永久設(shè)計(jì)文件與圖紙：設(shè)計(jì)任務(wù)書、各階段方案設(shè)計(jì)、施工圖、意見反饋書等。設(shè)計(jì)研發(fā)部各階段設(shè)計(jì)完成一周內(nèi)普通永久預(yù)算及招投標(biāo)資料：成本控制方案、招標(biāo)文件（包括招標(biāo)申請、招標(biāo)方案、招標(biāo)書、投標(biāo)書、競標(biāo)單位考察報(bào)告、答疑文件、評(píng)標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書等）、合同執(zhí)行情況評(píng)價(jià)、結(jié)算書等。成本控制部每月10日前秘密永久工程類合同、協(xié)議等。成本控制部簽訂后兩日內(nèi)秘密永久受控范圍全體職員文件名稱頁 次第8頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25續(xù)表類別歸檔范圍收集部門歸檔要求密級(jí)保管期限基建檔案施工資料

14、：開工報(bào)告、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃；原材料及設(shè)備材質(zhì)書、合格證、質(zhì)檢報(bào)告；設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定單；施工記錄、日記、工程例會(huì)紀(jì)要；隱蔽、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄；事故處理報(bào)告等。工程部每月10日前普通永久竣工資料：各類竣工圖（竣工總平面圖、給排水、消防竣工總平面圖、電力、電訊竣工總平面圖、燃?xì)饪⒐た偲矫鎴D、供暖管道圖及其它隱蔽工程分布圖等）、竣工驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。工程部竣工驗(yàn)收整改復(fù)驗(yàn)合格一周內(nèi)普通永久綜合驗(yàn)收：綜合驗(yàn)收申請、綜合驗(yàn)收報(bào)告、綜合驗(yàn)收會(huì)議決議。開發(fā)部綜合驗(yàn)收整改復(fù)驗(yàn)合格一周內(nèi)普通永久項(xiàng)目移交：項(xiàng)目移交記錄、工程維修整改記錄等相關(guān)資料

15、。工程部移交手續(xù)辦理完畢一周內(nèi)普通永久項(xiàng)目后評(píng)估資料組織部門兩日內(nèi)秘密永久備注檔案資料移交公司檔案室時(shí)，檔案管理人員要進(jìn)行鑒定，根據(jù)以上原則與所移交資料的情況，確定是否歸檔、密級(jí)與保管期限等。受控范圍全體職員文件名稱頁 次第9頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25附件： 檔案分類與編號(hào)1 公司設(shè)立、變更類資料2 董事會(huì)文件 行政檔案（xz） 3 紅頭文件4 會(huì)議紀(jì)要 5 管理體系文件 6 其它資料 1人事文件人事檔案（rs） 2在職員工 3 離職員工 4 儲(chǔ)備員工歸檔資料 1憑證會(huì)計(jì)檔案（kj） 2帳薄 3報(bào)表 4 其它 1 竣工綜

16、合驗(yàn)收資料 1一期項(xiàng)目 2 預(yù)算招標(biāo)資料1（項(xiàng)目1） 3 施工資料 4 竣工資料（全部）基建檔案（jj） 2二期項(xiàng)目 5 其它資料 2 （項(xiàng)目2） n（項(xiàng)目n） 檔號(hào)示例：j j 3 11（順序號(hào)） 竣工綜合驗(yàn)收資料 一期項(xiàng)目 南陽路太極公館基本建設(shè)檔案受控范圍全體職員文件名稱頁 次第10頁共12頁發(fā)行狀態(tài)書 面檔案管理制度修訂日期2004/09/25版 本1發(fā)行日期2004/09/25附件：檔案借閱申請表借閱部（室）/人： 年 月 日檔案名稱密級(jí)用途借閱時(shí)間歸還時(shí)間備注部門經(jīng)理審核： 總經(jīng)辦主任審核： 總經(jīng)理批示： 檔案借閱申請表借閱部（室）/人： 年 月 日檔案名稱密級(jí)用途借閱時(shí)間歸還時(shí)間備注部門經(jīng)理審核： 總經(jīng)辦主任審核： 總經(jīng)理批示： 檔案借閱申請表借閱部（室）/人： 年 月 日檔案名稱密級(jí)