制定采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

1、9.3制定采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度9. 3.2采購預(yù)算管理制度采購預(yù)算是采購業(yè)務(wù)的起始環(huán)節(jié)。為使采購預(yù)算編制合理、符合實(shí)際，且與生產(chǎn)經(jīng)營計 劃相協(xié)調(diào)，中小企業(yè)一般由生產(chǎn)、銷售等需求部門提出物資需求計劃，再由采購部結(jié)合庫存 物資平衡計算、統(tǒng)籌規(guī)劃。為制泄合理、可行的采購預(yù)算并嚴(yán)格進(jìn)行控制，中小企業(yè)須制怎采購預(yù)算的管理制度, 具體示例如下。制度名稱采購預(yù)算管理制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章總則第1條目的為了加強(qiáng)對公司采購預(yù)算的管理.有效控制釆購成木，特制定木制度。第2條適用范困本制度適用于公司采購預(yù)算管理工作。第3條職責(zé)劃分1. 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審批。2. 采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購i

2、l劃編制采購預(yù)算.并嚴(yán)格執(zhí)行。3財務(wù)部協(xié)助采購部制定采購傾算.整合公司整體預(yù)算并監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況。第2章 采購預(yù)算的編制第4條采購傾算編制原則1. 實(shí)事求是原則。2. 留有余地原則。3比質(zhì)比價原則。第5條采購預(yù)算編制目標(biāo)1. 編制合理，可使采購部進(jìn)行采購時按偵算進(jìn)行，控制采購費(fèi)用的支出，節(jié)省成木。2. 方便財務(wù)部門據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時性。 第6條采購傾算影響因素在編制采購預(yù)算時.采購部應(yīng)充分考慮以下七種影響采購預(yù)算的閃素.具體如下圖所示。采購預(yù)算需考慮的七大因索第7條采購傾算編制依據(jù)1. 生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)雖。2. 偵計的物資期末庫存址。3木期訃劃末

3、結(jié)轉(zhuǎn)庫存雖。結(jié)轉(zhuǎn)庫存址由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存雖和提前采購 期進(jìn)行確認(rèn)。4. 物資il劃價格。物資il劃價格由采購部根據(jù)物資的、“I前價格，結(jié)合可能影響物資價格變化的因 素進(jìn)行確定。第8條采購預(yù)算編制方法采購部須根據(jù)物資采購的具休內(nèi)容.選擇合適的采購傾算方法，如固定傾算.彈性預(yù)算、滾動預(yù)算、 増址預(yù)算、寥基預(yù)算和定期預(yù)算等，具體如下表所示。采購預(yù)算方法選擇明細(xì)表采購方法優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)適用范圍固定預(yù)算簡便易行.較為直觀可比性差不利于正 確地控制.考核和評 價預(yù)算執(zhí)行情況在一定范困內(nèi)相對穩(wěn)定的采購項(xiàng) 目，如采購金額變化很小.或者金 額固定的采購項(xiàng)目彈性預(yù)算有利于對偵算執(zhí)行情況進(jìn)行 控制、考

4、核和評價.避免預(yù)算 的頻繁修訂操作復(fù)雜，工作fit大適用于采購數(shù)雖隨肴業(yè)務(wù)址變化 而變化時市場價格及市場份額不 確定時的采購（續(xù)表）采購方法優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)適用范圍滾動預(yù)算有助于采購支出的連續(xù)性和 完整性，可充分發(fā)揮預(yù)算的指 導(dǎo)和控制作用操作復(fù)雜，工作量大適用于規(guī)模較大、時間較長的工程 類或大型設(shè)備采購項(xiàng)目的預(yù)算增fit預(yù)算簡單易操作不利于克服預(yù)算中的某些不合理因素適用于由于某些計劃采購項(xiàng)目的 實(shí)現(xiàn)而相應(yīng)増加的支出采購項(xiàng)目零基預(yù)算有利于合理配迓資源.切實(shí)提 島企業(yè)采購資金的使用效益工作量大，預(yù)算成木較高適用于各種采購預(yù)算定期預(yù)算便于考核、評價預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果周期長、有一定的盲目性和滯后性適川于服務(wù)性質(zhì)的

5、.經(jīng)常性采購項(xiàng)目的預(yù)算第9條編制采購傾算1. 采購部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并據(jù)此編制采購預(yù)算草案，報財 務(wù)部審核。2. 采購部應(yīng)與財務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮到公司的現(xiàn)實(shí)狀況、市場狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ) 上，綜合平衡采購預(yù)算草案。3采購部應(yīng)根據(jù)平衡過的采購汁劃草案編制正式的采購預(yù)算并報總經(jīng)理審批。4.在編制采購預(yù)算的過程中.采購部必須對預(yù)算留有適十的余址，以應(yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購情 況。第3章 采購預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整第10條采購預(yù)算的執(zhí)行1. 經(jīng)核定的分期采購預(yù)算,當(dāng)期未動用的.不得保留：如確有需要,下期補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2. 未列入預(yù)算的緊急采購，由使用部門領(lǐng)用后補(bǔ)辦追加

6、相關(guān)手續(xù)。3采購偵算由使用部門嚴(yán)格執(zhí)行.其他部門予以監(jiān)替。第11條預(yù)算外采購預(yù)算外采購行為必須經(jīng)采購部經(jīng)埋、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購傾算相關(guān)內(nèi)容辦 理采購第12條采購預(yù)算調(diào)整前提遇有下列情況之一者，采購預(yù)算需要進(jìn)行調(diào)整。1. 公司經(jīng)營方向發(fā)生變更。2. 受重大自然災(zāi)害的影響。3. 公司內(nèi)部重大政策調(diào)整。4. 外界發(fā)生重大爭件，如政治經(jīng)濟(jì)爭件.宏觀政策的調(diào)整等。5. 市場經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)生重大變化.導(dǎo)致公司經(jīng)營目標(biāo)需要調(diào)整。第13條采購預(yù)算調(diào)整程序采購預(yù)算的調(diào)整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。第4章附則第14條 木制度由采購部負(fù)責(zé)解釋和修改。第15條 木制度自公布之日起執(zhí)行

7、。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期9. 3.3供應(yīng)商管理制度中小企業(yè)對供應(yīng)商的選擇直接影響采購的價格與物資的質(zhì)量。若供應(yīng)商選擇不當(dāng)可能引 起采購物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、采購費(fèi)用偏髙等問題，從而導(dǎo)致相關(guān)經(jīng)營風(fēng)險。為合理選擇采購供應(yīng)商，保證采購價格合理性、物資質(zhì)量可靠性與供應(yīng)及時性，保障生 產(chǎn)、銷售等活動順利開展、減少相關(guān)風(fēng)險，中小企業(yè)應(yīng)制左采購供應(yīng)商的管理制度，具體示 例如下。制度名稱供應(yīng)商管理制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章總則第1條目的選擇合格的供應(yīng)商并對其進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督、管理，確保其能按時保質(zhì)為公司提供合格的物資與服務(wù)等， 保障公司生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)順利開展。第2條適用范

8、圍木制度適用于為公司提供物資與服務(wù)的所有供應(yīng)商。第3條職責(zé)劃分1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的審批工作。2.采購部負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商信息，并調(diào)査供應(yīng)商資信情況。3采購部、質(zhì)址管理部、設(shè)計部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行評估選擇。4. 采購部、質(zhì)址管理部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行考核。第2章供應(yīng)商調(diào)查第4條供應(yīng)商調(diào)查內(nèi)容采購部對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)査應(yīng)從六個方面展開，具體內(nèi)容如下圖所示。第5條供應(yīng)商調(diào)查程序1. 采購部根據(jù)采購物資特點(diǎn)及市場現(xiàn)狀，確定供應(yīng)商調(diào)査分析的目的及制定供應(yīng)商調(diào)查方案。2. 調(diào)査方案經(jīng)審批通過后，采購部設(shè)計相關(guān)調(diào)査問卷并對調(diào)研人員進(jìn)行培訓(xùn).為調(diào)査工作做準(zhǔn)備。3采購部組織人員根據(jù)調(diào)查方案和汁劃開展調(diào)査工作，建立供應(yīng)商

9、檔案.收集整理調(diào)查結(jié)果。第6條供應(yīng)商調(diào)查渠道1. 采購物資發(fā)布會、展銷會、訂貨會等。2傳播媒體，如網(wǎng)絡(luò).報紙、電視等。3行業(yè)協(xié)會或相關(guān)行業(yè)組織發(fā)布的名錄.公報等。4. 第三方涮研資料。5. 其他企業(yè)或個人介紹。第3章供應(yīng)商評估選擇第7條供應(yīng)商評估維度采購部.質(zhì)址管理部、設(shè)計部對供應(yīng)商進(jìn)行評估.應(yīng)主婆從五個方而入于具體內(nèi)容如下表所示。供應(yīng)商評估維度說明表序號評估維度具體內(nèi)容1價格與費(fèi)用物資報價、成本下降空間、消化材料漲價能力.價格優(yōu)患幅度等2產(chǎn)品質(zhì)量質(zhì)址于冊完整程度、質(zhì)雖管理制度落實(shí)情況、質(zhì)址認(rèn)證情況、樣品質(zhì)雖檢 驗(yàn)合格率.質(zhì)雖問題承諾處理等（續(xù)表）序號評估維度具體內(nèi)容3交貨情況交貨及時性、樣品

10、提供及時性、擴(kuò)大供貨彈性、合同履約能力、年均供貨 額外負(fù)擔(dān)與比例等4服務(wù)水平供應(yīng)商運(yùn)輸.安裝、維修.培訓(xùn)、技術(shù)支持、零星訂貨保證.補(bǔ)充延期交 貨、糾紛處理、信息傳遞等5綜合管理水平供應(yīng)商組織架構(gòu).內(nèi)部管理制度完善性、合理性及落實(shí)情況等第8條供應(yīng)商初步評估1. 質(zhì)雖管理部.采購部.設(shè)訃部及其他部門視實(shí)際情況按評估維度選擇合理的評估抬標(biāo)。2. 評估部門通過判斷法.層次分析法.排序法等方法為評估抬標(biāo)確定權(quán)重。3. 評估部門對供應(yīng)商評估指標(biāo)及其權(quán)重進(jìn)行打分，按分值高低決定選擇范困與優(yōu)選順序。4. 在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，評估部門須確定采購的物資是否符合國家法律.法規(guī)的要求和安全 雯求，涉及有毒品.危

11、險品應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。第9條供應(yīng)商的現(xiàn)場評審1. 根據(jù)所采購材料對產(chǎn)品質(zhì)雖的影響程度，可將采購的物資分為關(guān)鍵、重耍、普通三個級別.對不 同級別實(shí)行不同的控制等級。2. 對于普通材料的供應(yīng)商.無須進(jìn)行現(xiàn)場評審。3對于提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商.采購部組織質(zhì)址管理部、設(shè)計部對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審，并 由采購部填寫供應(yīng)商現(xiàn)場評審表，質(zhì)雖管理部、設(shè)訃部簽署總見。供應(yīng)商現(xiàn)場評審的合格分?jǐn)?shù)至少須達(dá) 到70分。第10條樣品檢驗(yàn)1. 如公司有樣品需求，由采購人員通知供應(yīng)商送交樣品.質(zhì)址管理部相關(guān)人員需對樣品提出詳細(xì)的 技術(shù)質(zhì)量要求，如品名.規(guī)格.包裝方式等。2. 樣品應(yīng)為供應(yīng)商在正常生產(chǎn)情況下生產(chǎn)出

12、的代表性產(chǎn)品數(shù)址應(yīng)多于兩件。3. 樣品在送達(dá)企業(yè)后.由設(shè)汁部、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)完成樣品的材質(zhì).性能、尺寸.外觀質(zhì)雖等方面 的檢驗(yàn)工作.并填寫樣品檢驗(yàn)確認(rèn)表。4. 經(jīng)確認(rèn)合格的樣品，需在樣件上貼“樣件標(biāo)簽”，并注明合格，標(biāo)識檢驗(yàn)狀態(tài)。5. 合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，作為供應(yīng)商生產(chǎn)的依據(jù)：一件留在質(zhì)雖管理部，作為 今后檢驗(yàn)的依據(jù)。第11條簽訂供應(yīng)商質(zhì)址保證協(xié)議1. 采購部負(fù)責(zé)與重要材料的供應(yīng)商和普通材料供應(yīng)商簽訂供應(yīng)商質(zhì)雖保證協(xié)議。2. 供應(yīng)商質(zhì)址保證協(xié)議一式兩份.雙方各執(zhí)一份作為供應(yīng)商提供合格材料的一種契約。第12條供應(yīng)商選擇確定1. 經(jīng)過的供應(yīng)商初步評估.現(xiàn)場評審和樣品檢驗(yàn)后.采購部

13、應(yīng)完整填寫供應(yīng)商基木資料表、供應(yīng)商 現(xiàn)場評審表.供應(yīng)商質(zhì)雖保證協(xié)議和樣件檢驗(yàn)確認(rèn)表.并擬定供應(yīng)商選擇報告將合格供應(yīng)商名單 交公司總經(jīng)理審批。供應(yīng)商選擇原則示意圖3. 一種材料需暫定兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇c對于唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場的 供應(yīng)商.可直接列入“合格供應(yīng)商名爪”。4. 接單生產(chǎn)時.如果客戶抬定供應(yīng)商名認(rèn) 采購人員必須按顧客提供的供應(yīng)商名單進(jìn)行采購?？蛻籼峁┑?供應(yīng)商名單直接列入“合格供應(yīng)商名也”。如需從非客戶提供的供應(yīng)商處采購時.必須爭先得到客戶的書面許耳5. 適時對供應(yīng)商進(jìn)行考核.并根據(jù)考核結(jié)果修訂“合格供應(yīng)商名單及時刪除不合格供應(yīng)商。修 訂后的“合格供應(yīng)商名強(qiáng)”由

14、公司總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。第4章供應(yīng)商的監(jiān)督與考核第13條供應(yīng)商考核方法公司對供應(yīng)商實(shí)行評分分級辦法。第14條供應(yīng)商考核內(nèi)容采購部對供應(yīng)商進(jìn)行考核.內(nèi)容基木應(yīng)包括質(zhì)量、交期、服務(wù).價格水平等方面的內(nèi)容.如下表所示供應(yīng)商考核評分表考核項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)評分標(biāo)準(zhǔn)權(quán)垂得分供貨質(zhì)址批次合格率目標(biāo)值為 ，每商出 個百分點(diǎn) 加 分.差 個百分點(diǎn)扣 分10%（續(xù)表）考核項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)評分標(biāo)準(zhǔn)權(quán)垂得分供貨質(zhì)址數(shù)址合格率目標(biāo)值為 ，每商出 個百分點(diǎn) 加 分，差 個百分點(diǎn)扣 分5%退貨率目標(biāo)值為每商出個百分點(diǎn)打1 分，差 個百分點(diǎn)加 分5%采購價格價格預(yù)算執(zhí)行偏差率目標(biāo)值為，每商出個百分點(diǎn)In分，差個百分點(diǎn)加分20%降價率目標(biāo)

15、值為，每商出個百分點(diǎn)加 分，差 個百分點(diǎn)扣 分10%采購交貨交貨交期準(zhǔn)確率目標(biāo)值為 ，每高出 個百分點(diǎn) 加 分.差 個百分點(diǎn)扣 分20%交付方式準(zhǔn)確性依據(jù)采購部等綜合評分確定5%服務(wù)情況供貨達(dá)成率目標(biāo)值為 ，每商出 個百分點(diǎn) 加 分，差 個百分點(diǎn)扣 分20%售后服務(wù)滿意度依據(jù)采購部等綜合評分確定5%第15條供應(yīng)商考核頻率1. 對關(guān)鍵.重要材料的供應(yīng)商，應(yīng)每刀考核一次。2. 對普通材料的供應(yīng)商，則每季度考核一次。第16條考核結(jié)果的處理1. 核結(jié)果在90分以上的供應(yīng)商，優(yōu)先采購。2. 考核結(jié)果在8089分的供應(yīng)商，要求其對不足部分進(jìn)行整改.并將整改結(jié)果以書而形式提交, 供應(yīng)商評價小組對其提交的糾正

16、措施和結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。3考核結(jié)果在7079分的供應(yīng)商.婆求其對不足部分進(jìn)行整改并將整改結(jié)果以書面形式提交. 供應(yīng)商評價小組對其提交的糾正描施和結(jié)果進(jìn)行確認(rèn).并決定是否繼續(xù)采購.或減少采購量。4. 對考孩結(jié)果在69分以下的供應(yīng)商.須從“合格供應(yīng)商名爪”中測除.并終止向其采購。5. 考核標(biāo)準(zhǔn)和考孩結(jié)果由采購人員書而通知供應(yīng)商。第17條供應(yīng)商交期監(jiān)督采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨.同時記錄由供應(yīng)商原因引起的分批發(fā)運(yùn)造成的超額費(fèi)用。第18條供應(yīng)商質(zhì)雖監(jiān)督1 質(zhì)雖管埋部和采購部應(yīng)保存合格供貨方的供貨質(zhì)雖記錄，產(chǎn)品不合格時應(yīng)對供應(yīng)商提出警告，連 續(xù)兩批產(chǎn)品不合格則暫停采購.另選供應(yīng)商.或待其提高產(chǎn)品質(zhì)址后再行

17、采購。2. 對于不合格的供應(yīng)商，應(yīng)取消其供貨資格.將其從“合格供應(yīng)商名譏”中刪除。第5章 供應(yīng)商政策的執(zhí)行.反饋與變更第19條 供應(yīng)商政策的執(zhí)行與反饋1. 采購部在接到供應(yīng)商政策執(zhí)行通知書后，須按規(guī)定執(zhí)行并嚴(yán)格遵守保密制度。2. 公司各部門在執(zhí)行供應(yīng)商相關(guān)政策的過程中，若發(fā)現(xiàn)任何問題.應(yīng)立即反饋給采購部。 第20條 供應(yīng)商政策的臨時性變更1. 在出現(xiàn)下列情況時，經(jīng)過公司采購部經(jīng)理的書面同意后，可對某些供應(yīng)商的政策作臨時性調(diào)整。（1）某供應(yīng)商的發(fā)展戰(zhàn)略或地域銷售政策發(fā)生對公司有利或不利的重大調(diào)整。（2）某供應(yīng)商決定把我公司作為重要客戶。（3）重要供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營危機(jī)。（4）市場供應(yīng)價格發(fā)生劇烈喪蕩

18、，使供應(yīng)風(fēng)險驟然加大.供需雙方需相應(yīng)作出重大的政策調(diào)整。5）其他需作臨時性調(diào)整的情況。2臨時性供應(yīng)商等級調(diào)整同樣應(yīng)填寫供應(yīng)商等級變動中請表.并在表格右上方注明臨時字樣和調(diào)整 時限。3. 一旦凋整結(jié)束，應(yīng)立即恢復(fù)其原有等級.如仍需繼續(xù)保留臨時等級，需報總經(jīng)理持批并于該季 度在供應(yīng)商評審會議上通過。第6章 供應(yīng)商質(zhì)屋體系的建立第21條 對供應(yīng)商質(zhì)量體系的開發(fā)采購部每年組織供應(yīng)商學(xué)習(xí)質(zhì)雖體系標(biāo)準(zhǔn)，耍求供應(yīng)商制訂質(zhì)址體系推行il劃，通過質(zhì)雖體系認(rèn)證。 第22條 供應(yīng)商質(zhì)雖體系的評定1. 重要、關(guān)惟材料的供應(yīng)商每年評定一次，普通材料的供應(yīng)商兩年評定一次。2. 質(zhì)雖管理部制訂評定汁劃，采取評定小組（物控、

19、開發(fā).質(zhì)址）現(xiàn)場評定，或供應(yīng)商自我評定的 辦法。3. 按質(zhì)址體系編制“供應(yīng)商質(zhì)址體系評定表X列明評定內(nèi)容。4. 如果供應(yīng)商通過了質(zhì)雖體系的第二方或第三方認(rèn)證，并提供了認(rèn)證證明資料（證書或報告），可 免除評定。第7章附則第23條 木制度由采購部制定并負(fù)責(zé)解釋和修訂。 第24條 木制度報總經(jīng)理審批后，自頒布之日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期9.3.4采購價格控制制度采購價格直接決泄了采購成本，以最低的價格采購到質(zhì)量最高的物資，是中小企業(yè)開展 采購內(nèi)控的基本任務(wù)。中小企業(yè)在確立采購價格時，主要存在著因采購立價方法不科學(xué)、價格審議不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)炔?合理現(xiàn)象，并由此帶來的企業(yè)資金損失

20、。因此，企業(yè)應(yīng)規(guī)范采購價格管理措施，制左相關(guān)的 采購價格控制制度。制度名稱采購價格控制制度編 號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章總則第1條目的為了盡址降低采購價格.控制采購成木，提高公司經(jīng)濟(jì)效益.特制定木制度。第2條適用范用生產(chǎn)所需各項(xiàng)原料、輔料、設(shè)備、配件及辦公物資的采購價格控制.除其他特殊形式或有特殊耍求 外，均依照本制度處理。第3條職責(zé)劃分1. 采購部（1）采購部經(jīng)理負(fù)責(zé)抬導(dǎo).監(jiān)督采購專員進(jìn)行詢價、比價.議價并對采購專員編制的采購中請報 告等進(jìn)行審核、審批。（2）采購專員根據(jù)采購申請表.負(fù)責(zé)采購物資價格的估價.詢價.比價.議價等相關(guān)工作，并制定 采購報價單。（3）負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)價

21、格信息，侈促相關(guān)人員完善價格檔案，更新相關(guān)重要物資的價格檔案。2. 財務(wù)部財務(wù)部經(jīng)理授權(quán)相關(guān)財務(wù)人員調(diào)査了解市場狀況和物資的采購價格悄況，制定物資采購底價。3價格審議小組價格審議小組主婆由公司財務(wù)部.采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)址管理部等相關(guān)部門選派主管及以上級別人 員組成，其主要工作職責(zé)如下。（1）負(fù)責(zé)審議采購報價單價格，并最終確定采購價格（2）替促采購部積極進(jìn)行采購價格詢價.議價工作并對采購部議價工作進(jìn)行考核。（3）盡量降低采購價格同時保證采購質(zhì)址。第4條術(shù)語解釋木制度所指采購底價是指公司采購物資時愿慰支付的辰商價格。第2章采購價格底價確定第5條 采購底價確定依據(jù)財務(wù)部門須依據(jù)采購預(yù)算制定采購價格的

22、底價。第6條 收集確定底價所需資料財務(wù)部制定采購底價時.需調(diào)査收集以下相關(guān)資料。1. 公司以往采購記錄。2. 市場調(diào)査資料。3報載行情。4 同業(yè)公會牌價。5 著名公司的報價。6 臨時向有關(guān)匸廠詢價。7.其他機(jī)構(gòu)調(diào)査的采購價格。第7條采購底價計算1. 財務(wù)部根據(jù)合理的物資成木.人丄:成本及作業(yè)方法.計算物資的采購價格.其汁算公式如下。采購底價=總成木+采購對彖的預(yù)期利潤總成木=采購需求址X采購價格+標(biāo)準(zhǔn)時間X （爪位時間丄資率+爪位時間費(fèi)用率）X （1+修正系數(shù)）傾期利潤=單位時間費(fèi)用率X預(yù)期利潤2. 標(biāo)準(zhǔn)時間包括主要作業(yè)時間和準(zhǔn)備時間.修正系數(shù)產(chǎn)生原因包括為特急品而加班、趕匸及試作 等。3財務(wù)

23、部操作時.若供應(yīng)商無法接受底價時財務(wù)部須根據(jù)各采購項(xiàng)目的資料，逐一檢討分析原 因。原因合理的，則報財務(wù)部經(jīng)理和主管副總審批后，修正采購項(xiàng)目底價。4財務(wù)部在利用公式計算的基礎(chǔ)上，可綜合利用成木加成法、市價法.投資報酬率法等方法對采 購底價進(jìn)行調(diào)整、確定。第3章詢價及議價第8條成立價格審議小組1. 價格審議小組的負(fù)責(zé)人一般是采購主管副總。2. 小組秘書由主管副總選派非采購部門人員擔(dān)任。3組員由各相關(guān)部門主管及以上級別的人員或其抬定人員組成。第9條詢價及議價流程1. 價格審議小組在確定采購底價的基礎(chǔ)上確定議價目標(biāo)并傳達(dá)采購部進(jìn)行詢價。2. 采購部制作報價的并向供應(yīng)商分發(fā)，供應(yīng)商填報后由采購部對報價譏

24、進(jìn)行審査并進(jìn)行報價分析。3采購部根據(jù)分析結(jié)果制定議價方案、確定議價議程做好議價準(zhǔn)備。4. 采購部與供應(yīng)商接洽談判，合理應(yīng)用談判技巧與供應(yīng)商展開議價。5. 采購部根據(jù)議價達(dá)成的一致結(jié)果填寫請購做報請價格審議小組進(jìn)行審議。第10條報價分析方法采購部對供應(yīng)商報價進(jìn)行分析可采用以下四種方法。1. 固定成木與變動成木分析法：根據(jù)采購數(shù)量預(yù)測農(nóng)位采購價格，對價格的固定成木與變動成木 進(jìn)行分析.議價可從變動成木入手督促供應(yīng)商降價。2. 數(shù)雖:折扣分析法：如進(jìn)行大宗采購時訊位價格減少的比例小于少雖采購時的減少比例.可由 此找出議價空間。3組合報價分析法：企業(yè)對不同供應(yīng)商提供的分項(xiàng)明晰報價表進(jìn)行同類項(xiàng)目的對比分

25、析.就某一 分項(xiàng)成木因素的合理性提出異議.達(dá)到降低供應(yīng)商報價的目的。4.變動報價分析法：分析比較各供應(yīng)商之間產(chǎn)品競爭力的高低.適用于只能學(xué)握采購產(chǎn)品中最大 分項(xiàng)成木的情況。第4章 采購價格審議第11條采購價格審議流程1. 采購專員根據(jù)詢價、比價、議價結(jié)果編制采購報價笊，經(jīng)采購部經(jīng)理簽字后，提交財務(wù)部。采購報 價單應(yīng)包含采購物資名、規(guī)格、使用部門、數(shù)雖.供貨商報價、商定價格、供貨商詳細(xì)信息、交貨周期等內(nèi) 容。2財務(wù)部根據(jù)采購部送達(dá)的采購報價譏和采購底價.填制并復(fù)核采購價格審議表.連同采購報價 單一并提交至價格小組進(jìn)行審議。進(jìn)行價格審議之前，價格審議小組須明確采購物資的相關(guān)信息.主要 內(nèi)容有以下五

26、點(diǎn)。（1）采購物資基本信息.如規(guī)格、用途、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。（2）采購物資的安全庫存。（3）采購物資庫存成木費(fèi)用情況。（4）采購物資的替代品情況。（5）采購物資的底價及其他。3價格審議小組在了解采購物資的基礎(chǔ)上，根據(jù)財務(wù)部提交的表格了解供應(yīng)商情況.主要包括以 下六個部分。（1）供應(yīng)商實(shí)際報價。（2）供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)雖及穩(wěn)定性。（3）供應(yīng)商信用狀況。（4）供應(yīng)商交貨期。（5）供應(yīng)商優(yōu)恵政策。（6）供應(yīng)商經(jīng)營狀況。4.價格審議小組根據(jù)采購報價収和采購價格審批表石開小組會議討論價格審議方法，并由此審 議價格c(1) 審議通過的，審議秘書通知采購部辦理釆購。(2) 審議未通過的.審議秘書向采購部傳達(dá)價格審議小組

27、的總見和未通過原因。采購部根據(jù)結(jié)果. 重新選擇供應(yīng)商議價，并努力改進(jìn)采購工作。5.價格審議小組成員會簽審議表.小組秘書向采購部、財務(wù)部等相關(guān)部門傳達(dá)審議結(jié)果。采購部 門根據(jù)審議結(jié)果，辦理采購或重新與供應(yīng)商議價等。第12條價格審議注總事項(xiàng)1.降低采購價格并不等同于降低采購成木。采購價格降低并不完全意味著采購成木的降低，采購 價格并非是影響采購成木的唯一因素。審議小組同樣應(yīng)注總采購交期、采購周期.質(zhì)量穩(wěn)定性等影響采 購成木:的其他重要因素。2明確價格審議的目標(biāo)。審議小組應(yīng)在保證采購質(zhì)雖和及時采購供應(yīng)的基礎(chǔ)上盡址降低采購價格. 而非僅僅審議采購單價。3價格審議過程中，審議小組需考慮采購報價日到審議價

28、格日期間采購物資的價格波動情況和市 場通貨膨脹水平等因素的影響。第5章附則第13條 木制度由采購部制定，并負(fù)責(zé)解釋和修改。第14條 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起實(shí)施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期9. 3.5結(jié)算付款管理制度結(jié)算付款是采購業(yè)務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)主要存在付款審核、付款金額把控不嚴(yán), 付款方式不恰當(dāng)?shù)葐栴}，這些問題可能造成企業(yè)資金損失。因此，中小企業(yè)應(yīng)建立付款結(jié)算的管理制度，規(guī)范采購付款環(huán)節(jié)的相關(guān)事項(xiàng)，以減少問 題的產(chǎn)生。制度名稱結(jié)算付款管理制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門第1章總則第1條目的為了加強(qiáng)采購訂購.付款管理.做好采購結(jié)算.確保按合同付款

29、，維護(hù)公司利益.特制定木制度。第2條適用范圍木公司采購的訂約與付款方式，除另有規(guī)定外，均須參照木制度辦理。第3條職責(zé)劃分1. 采購部負(fù)責(zé)采購訂約.確定付款方式及采購結(jié)算相關(guān)匸作。2. 財務(wù)部負(fù)責(zé)按合同付款.第2章采購合約管理規(guī)定第4條采購下單采購部下訂單方式有三種.具體說明如下圖所示。采購訂單下達(dá)方式示意圖第5條訂購収適用范困規(guī)定1 標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品，不易發(fā)生錯誤。2. 公司與供應(yīng)商雙方有很尚的互信度。3. 在已有長期合約的情況下，每次訂購采用訂購譏即可。4. 出現(xiàn)交貨問題，容易處宜。5. 交貨.驗(yàn)收流程成熟.嚴(yán)密。第6條國內(nèi)采購合同規(guī)定1 明確所訂物料之名稱、規(guī)格.編號、數(shù)址.單價、總價.交貨時間

30、、地點(diǎn)，并與請購單一致。2. 明確付款方式，包括一次付款、分期付款.下批付款等。3規(guī)定延期罰款的責(zé)任、尺度.賠償方式。4. 規(guī)定解約的辦法，保障雙方權(quán)益。5. 商定驗(yàn)收方式與質(zhì)雖問題處理方式。6. 規(guī)定供應(yīng)商保證責(zé)任。7 明確其他認(rèn)為應(yīng)予附加的條款。第7條國際采購合同規(guī)定1. 基木條款包括物資名稱、品質(zhì)與規(guī)格要求、笊價與總價.數(shù)雖、貨款支付方式.裝運(yùn)、包裝、 保險等內(nèi)容。2. 一般條款包括不可抗力爭故.索賠規(guī)定、仲裁.適用法律、違約及解約等內(nèi)容。3. 付款方式包括匯款、信用證付款、托收、貨到付款、憑爪付款等。第8條付款方式規(guī)定1. 國內(nèi)采購一般采用一次性后付款方式，即供應(yīng)商的物資驗(yàn)收合格后，一

31、次性付清該訂収的貨款, 特殊情況需總經(jīng)理核準(zhǔn)。2. 國外采購一般采用信用證付款方式，持殊悄況需總經(jīng)理核準(zhǔn)。第3章采購付款審核、審批第9條 憑單付款原則由采購部填制應(yīng)付憑爪并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批后方可支付貨款。第10條付款申請?zhí)岢?. 采購物資運(yùn)抵倉庫后，由采購部、倉儲部、質(zhì)雖管理部等相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收并入庫。驗(yàn)收時. 驗(yàn)收人員須將運(yùn)抵的材料與采購合同副木.供應(yīng)商提供的發(fā)運(yùn)敢進(jìn)行核對。2. 驗(yàn)收無誤后.倉儲部人員負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)，填寫一式三份的驗(yàn)收也，一聯(lián)倉庫留存.一聯(lián)轉(zhuǎn) 采購部留存，一聯(lián)轉(zhuǎn)送財務(wù)部留存。采購部將驗(yàn)收m與采購合同副木、供應(yīng)商提供發(fā)票、銀行結(jié)算憑證 相核對，以此確

32、定采購業(yè)務(wù)完成情況。4收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購部應(yīng)將發(fā)票與購貨訂収及驗(yàn)收報告進(jìn)行比較核對物資種類.數(shù)雖、 價格、折扣條件、付款金額及付款方式等是否相符，核對無誤后遞交財務(wù)部申請付款。第11條 付款申請審核及審批1財務(wù)部將收到的相關(guān)憑證、資料，包括發(fā)票、驗(yàn)收訊.結(jié)算憑證與購貨訂單、采購合同等進(jìn)行 審議與復(fù)核，檢査真實(shí)性、合法性、合規(guī)性與準(zhǔn)確性、一致性，作為是否支付貨款的依據(jù)。2. 經(jīng)財務(wù)部審孩通過無誤后，填寫應(yīng)付賬款單.遞交總經(jīng)理審批，審批通過后由財務(wù)部按合同約 定付款方式付款。第4章采購付款與結(jié)算第12條付款1財務(wù)部會計開具付款憑證.交出納人員辦理付款于續(xù)。2.出納人員付款后，在進(jìn)貨發(fā)票上蓋“付

33、吃”草，轉(zhuǎn)交會計記賬。第13條付款結(jié)算注意事項(xiàng)1. 采購部根據(jù)收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同.應(yīng)付賬款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃。結(jié)算訃 劃由采購部結(jié)算專員根據(jù)訂購合同的時間嬰求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況 等制訂，分清輕重緩急。2.在向供應(yīng)商支付貨款時.采購部結(jié)算專員需對照合同.收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及 應(yīng)收賬款等全部債權(quán)一起淸理結(jié)算，防止重復(fù)付款。3支付貨款時財務(wù)部一般應(yīng)采用銀行劃賬的支付辦法，采購結(jié)算專員必須在付款后五日內(nèi)向供應(yīng) 商索婆發(fā)票等有關(guān)票據(jù)或證明文件。4. 在部分物資緊張或供應(yīng)商堅(jiān)持要求先付款后發(fā)貨.所需貨款需由采購部、財務(wù)部和總經(jīng)理嚴(yán)格 審査批準(zhǔn)

34、方能辦理。5. 如確實(shí)需要直接交付支票的，由采購結(jié)算專員帶正式合法發(fā)票到財務(wù)部辦理借款于續(xù)。6. 采購先付款后發(fā)貨作業(yè)具體見公司采購偵付管理規(guī)定扎7. 采購結(jié)算專員支付采購貨款后應(yīng)依據(jù)財務(wù)規(guī)定的報銷程序每半月辦理一次報銷于續(xù)，報銷譏據(jù) 應(yīng)附上購貨發(fā)票.采購計劃單、訂購單、驗(yàn)收入庫玳，并由采購部經(jīng)理審批。第14條 應(yīng)付賬款臺賬管理1. 采購部結(jié)算專員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付賬歎的管理，設(shè)立應(yīng)付賬款臺賬。2. 采購部結(jié)算專員定期編制客戶往來對賬m發(fā)送對方収位，每刀核對一次并妥善保存對賬記錄。第5章附則第15條 木制度由采購部負(fù)責(zé)制定.修訂和解釋。第16條本制度自公布之日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記

35、修改處數(shù)修改日期9.4設(shè)計采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制記錄和憑證9. 4. 1供應(yīng)商篩選表供應(yīng)商評價內(nèi)4甲乙丙T優(yōu)5良3差1優(yōu)5良3差1優(yōu)5良3差1優(yōu)5良3差1企業(yè)規(guī)模企業(yè)信譽(yù)產(chǎn)品質(zhì)址產(chǎn)品價格產(chǎn)品認(rèn)證水平生產(chǎn)技術(shù)加工工藝開發(fā)能力不合格產(chǎn)品控制配合度準(zhǔn)時交貨歷史合作情況服務(wù)范圍售后服務(wù)質(zhì)量保證體系總計得分部門/人員評價總見簽字日期篩選結(jié)果總經(jīng)理審批意:見簽字：日期：年丿日9. 42詢價議價記錄表項(xiàng)目供應(yīng)商原詢單價貨帀類別議價后單價議價后總價股款條件價格條件交貨日期交運(yùn)方式采購擬購料號品名規(guī)格數(shù)雖氓位核準(zhǔn)檢核承辦的位主管承辦人備注9.4.3采購驗(yàn)收報告單日期:年 丿編號:日物資名稱規(guī)格批號數(shù)雖采購日期到貨日期

36、供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱檢驗(yàn)項(xiàng)目檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)結(jié)果合格率不合格件數(shù)備注驗(yàn)收數(shù)雖足短缺總評檢驗(yàn)記錄采購部經(jīng)埋簽字:質(zhì)雖部控制主管簽字:檢驗(yàn)員簽字:9. 4. 4采購質(zhì)量保證協(xié)議文本名稱采購質(zhì)雖保證協(xié)議編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門XX供應(yīng)商：感謝貴公司藝年來的大力支持。為確保購銷合同能夠順利執(zhí)行，雙方的合作不受影響，我公司對從 供應(yīng)商處所采購或委托加工的零件做如下規(guī)定。一、目的為明確我公司（簡稱為“甲方”）對供應(yīng)商的質(zhì)址要求并為供應(yīng)商（簡稱為“乙方”）的產(chǎn)品不合 格時.作為處理和索賠的依據(jù)C二、簽訂合同采購或委托加工以雙方簽訂XX產(chǎn)品購銷合同”形式確認(rèn)，乙方需在收到甲方合同三天內(nèi)對合同 進(jìn)行簽字確認(rèn).合同一經(jīng)簽訂即具有法律約束力，必須嚴(yán)格履行。甲方提供的合同號需在乙方提交的所有交貨資料（