做個時間管理的高手(1)

1、做個時間管理的髙手我的時間管理培訓通常是用李宗盛的忙與盲這首歌來歡迎每一 位入場的學員的：曾有一次晚餐和一 X床，在什么時間地點和哪個對象，我已經(jīng)遺忘，我 已經(jīng)遺忘生活是肥皂香水，眼影唇膏。許多的在響，許多的事要備忘。許多的門與抽屜，開了又關，關了又開, 如此的慌Xo我來來往往，我匆匆忙忙，從一個方向到另一個方向。忙忙忙，忙忙忙，忙是為了自己的理想，還是為了不讓別人失望？盲盲盲，盲盲盲，盲得已經(jīng)沒有主X,盲得已經(jīng)失去方向。忙忙忙，盲盲盲，忙得分不清歡喜和憂傷，忙得沒有時間痛哭一場！培訓一開始，我會問大家：“你忙嗎？ ”“要是忙的話，能有多忙？ ”“忙得有目的嗎？還是瞎忙？ ”“是忙得心力交瘁，

2、還是忙而快樂著？ ”當然，我還一定會問：“各位參加時間管理培訓的期望是什么？”眾說紛紜之后，我會請學員回答以下10個問題：你是否曾：1、在下班回家的路上突然想起今天還有一項工作沒有完成？2、給對方打，放下后突然意識到該說的事沒說？3、看到記在某X紙上的卻不知是誰的，然后惡作劇地把打過去，聽到 對方自報XX后馬上把放下？4、認為計劃趕不上變化？5、給對方遞名片時，突然意識到僅剩的兩X名片上還記著別人的聯(lián)系 信息？6、記不清把信息記錄在哪里了？7、別人說你的桌子太亂？8、想做一件事，比如健身或談戀愛、與家人多在一起等，卻總沒開始 或找不到時間做？9、別人答應你一件事，過了期限后你才想起來？10、忘

3、記某個約會后，謊稱自己生了病或親屬有??？看你有多少個問題回答為“是”:1、0個：沒必要參加培訓。2、1-3個：你的時間管理很棒，但還有提高的余地。3、4-7個：日子過得還不錯，但你滿足嗎？4、弘10個：祝賀你！你參加培訓是來對了。培訓目標：通過本次培訓，學員應能夠：-說明時間管理的實質意義-明確高效能人士的成功習慣制定人生7個方面的目標-掌握時間管理的具體方法內(nèi)容概要：單元一：時間管理的意義一本末兼顧單元二：時間管理的原則要事第一單元三：時間管理的方法集中統(tǒng)籌時間管理的意義：本末兼顧時間管理的實質很多人都認為，時間管理的意義在于讓我們工作得更有效率。這確實是 掌握時間管理技能的一大好處。然而，

4、時間管理的本質并不如此。時間管 理的根本是人生的自我管理。它應該是每個追求成功的人的必備素質。那么，什么又是真正的成功呢？成功包含“效能”和“效率”兩個方面?！靶?能”是指一個人是否在“做正確的事”，即是否確立了適合他自己的人生目標 并為此行動；“效率”是指“正確地做事”，即在實現(xiàn)目標的過程中是否采取 了正確的方法并行之有效。因此，時間管理不僅涉及“效率”，更要關注“效 能”，才能真正體會到成功所帶來的喜悅。“效能”為本，“效率”是末。我相信，我們每個人都會或多或少地在內(nèi)心深處探尋這樣一個難解之 謎：人活著到底是為了什么？我的人生價值何在？既然“效能”為本，那么一個自然的問題是：你確立了適合自

5、己的人生目 標嗎？很多學員正是帶著“如何確定人生目標”這樣的疑問來參加培訓的。 我們常常感嘆：說起來容易，做起來難！所以，這個世界上成功的人并不 多。我們都知道人活著應該有目標，這說起來確實容易；但到底怎樣確立 目標，什么樣的目標才是正確的，這的確是個難題?！澳愕呢操x才能與世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。”亞里士 多徳其實很早就為我們指點了迷津。而遺憾的是，現(xiàn)實中人們所追求的，往往不是內(nèi)心呼喚的自我，而是攀比與虛榮。這樣得來的結果，只能是暫 時的滿足，更多的卻是失落。你認識到自己真正的才能了嗎？你知道這些 才能如何滿足世界的需求嗎？你若想成功，就從回答這一問題開始吧，否 則你很難體會到

6、生命的意義。當你找到了這個問題的答案，你就開始有了目標人生效能的起點。人生不是單一的色彩，而是萬花筒。要實現(xiàn)目標，需要關照人生的各個方 面，這就是你的人生之輪。高效能人士的7個習慣的作者史蒂芬柯維在研究并采訪過大量的成 功人士之后得出：真正成功的人注重人生各個方面的修煉。練習：請為自己目前人生的7個方面從最滿意到最不滿意排序。-你希望在哪些方面尋求大的發(fā)展？你為這兒方面樹立了目標嗎？你對人生7個方面的關照程度，將決定你人生效能的高低。高效能（成功）人士的8個習慣1、積極主動2、以終為始3、要事第一4、雙贏思維5、知彼解己6、統(tǒng)合綜效7、不斷更新8、找到心聲這8個習慣是史蒂芬柯維博士在他兩部經(jīng)典

7、著作高效能人士的7個習 慣和第8個習慣中總結并倡導的。習慣1、2、3幫助你實現(xiàn)個人成 功。習慣4、5、6和8幫助你實現(xiàn)人際關系和團隊的成功。習慣7幫助你 保持恒久的成功。這兩本書值得我們每個人反復咀嚼、消化，從而化為行 動。要想突破時間管理能力的瓶頸，這兩本書是必讀的。8個習慣都與時間管理密切相關：習慣1和8要求樹立正確的人生態(tài)度和時間觀念。習慣2要求行動前要有目標，保證做正確的事。習慣3要XX現(xiàn)目標要有計劃，保證正確地做事。習慣4、5、6說明與他人合作會更有效率。習慣7說明僅事業(yè)成功不代表人生的成功，時間管理要關照人生的各個 方面。8個習慣的養(yǎng)成，將會大大提升人生效能?！靶堋碧嵘螅靶?/p>

8、率”自 然就成了你的關注點。個人效率的11個方面?zhèn)€人效率自我檢測。請為自己的各項打分。如傾向左邊的描述，分數(shù)應 為1-5：如傾向右邊的描述，分數(shù)應為6-10o11項當中你分數(shù)偏低的項目，就是你時間管理“效率”方面需要提高的重 點。工作效率與個人效率。對于我們多數(shù)人來說，除了睡覺，生活的大部分 時間都在工作中度過。一個人對工作的態(tài)度從很大程度上能反映其人生效 能的高低。工作效率則往往代表了個人的生活效率。影響一個人工作效率的原因主要有以下方面：一、自身因素：如缺乏計劃，時間觀念不強，追求完美，不愿委托或授 權等。二、組織因素：如績效管理等制度不健全，溝通不暢，XX會海等。三、環(huán)境因素：如突發(fā)事件

9、多，應酬多，同事時間觀念不強等。四、技術因素：如缺乏科學的時間管理方法和有效的時間管理工具等。問題：影響你工作效率的因素是哪些？你能改變組織和環(huán)境嗎？你一定能改變的是：你的自身因素以及找到適合自己的時間管理方法和 工具。時間管理培訓能夠幫助你的也正是自身和技術兩方面的因素。學習 時間管理的意義。一、明確成功（效能）的真正含義。二、釆取正確、有效 率的方法和工具去實現(xiàn)成功。時間管理的原則：要事第一時間管理的一個經(jīng)典游戲桌上放有兩個大小相同的類似水盆的容器和六七塊大小不一的石頭。其 中一個容器中盛有一大半的細沙，另一個容器是空的?，F(xiàn)在讓你把所有石 頭和所有細沙都放到那個空的容器中，但條件是細沙和石

10、頭都不能冒過容 器的上端平面，你會怎么做？有的人會先把細沙全倒入空容器中，然后費了九牛二虎之力也無法將所 有石頭都塞進細沙，從而達到規(guī)定的條件?？扇绻阆劝阉械氖^都放進空容器中，然后再倒入細沙，你會發(fā)現(xiàn) 在搖一搖、抹一抹之后，輕而易舉地就完成了任務。在這個游戲中，容器象征著什么？細沙象征著什么？石頭象征著什么？這個游戲又說明了什么？容器象征著我們每個人有限的時間，不管是一天也好，或是一生也罷。 細沙象征著那些每天糾纏著我們的似乎永遠也忙不完的緊急的瑣事。石頭 象征著關乎人生效能的大事。這個游戲說明，倘若我們總先忙瑣事，那么 很難成就大事。而如果我們能做到要事第一，那么處理起瑣事來也會游刃

11、有余。事務四分類事務依重要性與緊急性可分為四類：我們每個人對這四類事務都會有自己的判斷。但不管怎樣，我們在現(xiàn)實 中卻常常落入這樣的俗套：首先處理那些緊急的事務，即首先關注細沙； 等有了時間才想到那些石頭，即重要的事務。重要性與目標有關，凡有價 值，有利于實現(xiàn)目標的就是要事，而緊急之事往往對別人而非對自己重要。 緊急且重要的事務：一定要減少當我們過多地或被迫處理緊急之事時，那 些重要而非緊急的事務遲早會變得緊迫，使我們陷入“救火隊員”的模式之 中，似乎永無寧日，也體會不到游刃有余的境界。顯而易見，要想減少這類事務的比例，平時你必須首先關注重要但不緊 急的事務。緊急但不重要的事務：可以委托授權我們

12、為什么會感到忙而無功，原因往往在于我們把大量的時間都花在了這類事務上面。主管臨時派的某些活就可能屬于這一類事務，對于主管來說重要，對于 你只是緊急。這里幫助你實現(xiàn)人際關系和團隊成功的高效能人士習慣4、5、 6和8就會發(fā)揮作用了。倘若你的人際關系很差，或委托授權的能力欠缺, 那你只能獨白忍受這類事務。如果人緣好，就可以找人幫你來處理這類事 務。當然，委托或授權不是倒垃圾，不能讓對方感到你是把自己不愛干的事 推給他。高明的委托或授權，是讓你擁有更多的時間關注重要但不緊急的 事，而又讓被委托或被授權方感到你對他的重視和承擔該項工作的價值， 因為緊急之事往往對別人而非對自己重要。如果你需要提高委托和授

13、權的能力，建議你參加這方面的培訓。不緊急也不重要的事務：盡力去放棄這類事務往往與你難于戒掉的習慣相關，譬如有求必應、沉迷于網(wǎng)游、 泡吧等等。我們常說積習難改，改變習慣真得就那么難嗎？行為學的研究表明，如果堅持21天，你就很可能改變或養(yǎng)成一個新的 習慣。當然，這21天，你需要經(jīng)歷如下過程。1-15天：感到別扭15-18天：可以自覺地去做了1&20天：感覺做起來舒服21天：變得自動了！曾經(jīng)有一位女學員聽到這“21天”的說法后，按捺不住內(nèi)心的激動，同我 們分享她的經(jīng)歷。她說自己是個特別好吃的人，所以過去總覺得用一雙筷 子吃不過癮。她有一天立下志愿，吃東西時能做到“雙筷齊下”，所以她開 始練習用左手吃

14、飯。開始兩周真的很別扭，但過了兩周后就開始有些習慣 了，到了第三周，即差不多21天時，真的變得熟練自如了！現(xiàn)在只要一 個人吃飯，她就能左右開弓！習慣不一定難改，難的是堅持！重要但不緊急的事務：需要我們最為重視！這類事務就是你人生中的大石頭！人生之輪中的7個方面都屬于這類事 務。你每天的生活，都應圍繞它們來展開。這樣一來，你生活和工作行事 的優(yōu)先順序是不是就出來了呢？時間管理的方法：集中統(tǒng)籌目前常用的時間管理手段-以富蘭克林-柯維公司開發(fā)的效率手冊為代表的紙質工具-以Outlook和Lotus Notes為代表的電子工具盡管電子工具是辦公現(xiàn)代化的體現(xiàn)，但它時常并不像紙質工具那么方 便。這里介紹的

15、紙質工具（即下面要講的“效能效率年冊”），將以上兩類代 表性工具的精華濃縮其中。熟練運用這套工具，會大大彰顯你的職業(yè)化水 準。以終為始，我們來這樣做計劃：Goal by Year,每年設定目標Review by Month（atleastQuarter）,月（至少每季度）反思回顧Plan by Week,每周制定計劃Live by Day!過好每一天！首先從目標開始。每年都要把你最重要的人生目標放在首位 （GoalbyYear）o放下眼前的事，屏息靜氣凝神你的激情所在，這是世界最 需要你為之奮斗的。柯維在其第個習慣一書中寫道:“一個人的使命 或生活中的角色通常是發(fā)現(xiàn)出來的，而不是發(fā)明出來的?！?/p>

16、譬如我自己，生 活的經(jīng)歷讓我發(fā)現(xiàn)“影響他人”是我的一大天賦才能，因此，培訓便成為了 我人生的一項使命。當然，我還有許多其他與“影響他人的才能”相關的夢 想，這都是我的激情所在，那么我的人生目標便會圍繞這一主題展開。我 2006年與此相關的最重要目標包括：讓柯達公司各部門從我的咨詢和培訓 工作中獲得更大的收益；通過為公司內(nèi)部雜志SMILE每期撰稿把積極 的影響帶給更多的員工；讓家庭實現(xiàn)嶄新的過渡（兒子離開幼兒園要上小 學，新居交房還需要裝修)。最重要的目標是你無論如何都要去拚力實現(xiàn)的。同時，你也不要忽視人 生的其他方面。這就是說，一旦確定好最重要的目標，還需對人生的其他 方面作出計劃和安排。譬如

17、，我2006年的最重要目標主要與事業(yè)和家庭 有關，我就會考慮在精神追求、身體健康、知識教育、經(jīng)濟條件和社交生 活方面需要做些什么。確立了目標，就要用行動將目標落實到每周的生活和工作中(Plan by Week)。行動切忌悶頭前行，不駐足反思。每個月，至少每個季度都應該 對行動進行總結。這樣，你才能真正領略到時下流行的一個說法：“活在當 下”(Live by Day)的真諦!每年年終，你是否能像孫悅唱得那樣“這一年總得說來高興的事挺多。身 體不錯，工作不錯，心情也不錯”？回首剛剛過去的2006年，我的心情還 真不錯！最重要的目標完成得不錯，人生的其他方面也不錯。每周都有計 劃，每個月都有反思，每

18、天過得也都挺充實快樂。新的一年，我的使命還 在延續(xù)，我的激情仍在燃燒，人生之輪依舊是指引我前進的方向盤。我相 信，到了 2007年底，我還會像那首歌唱的那樣“家人不錯，朋友不錯，自 己也不錯”！與時間管理工具相關的最重要的5個概念以下5個概念可以涵蓋人生中所有要做的事。效能效率年冊幫助你管理 這5個概念，也就是你要做的所有的事，從而將你的計劃真正落實。這5個概念是：約見、活動、未來活動、對別人的承諾、別人給你的承諾。約見：口期已經(jīng)確定，有明確的開始時間，一般也有結束時間，如會議、 約見、培訓、接機等?；顒樱嚎谄谝惨呀?jīng)確定，但沒有規(guī)定開始時間，優(yōu)先度可由自己確定， 如寫報告、通知、發(fā)等。未來活動

19、：未確定名確日期的一般為一周以后的約見或活動，如你今年 年假何時休，怎么休還有待安排，這就算未來的活動。對別人的承諾：不一定有開始時間，但成果交付有時間期限。如項目經(jīng) 理承擔的工作。別人的承諾：別人向你交付的成果有時間期限。有人可能會問，人的死亡屬于什么？正常來說，死亡應該是未來的活動。 但如果一個人想自殺，并且確定好了日期和時間，就成了約見。上學也屬 于約見。開學有日期，放假也有日期；上學有時間，放學也有時間；入學 有期限，畢業(yè)也有期限。做夢是未來的活動；你想今晚做夢，那是活動；你想一睡著就做夢，那 是約見。人生中兒乎所有的事都可以被這5個概念所涵蓋。時間管理體系的兩個層面-時間安排：每項工

20、作活動發(fā)生的時間和所需要的時間。-信息管理：與每項工作活動相關的信息從何處查找或歸檔于何處。時間管理體系是幫助你規(guī)劃、記憶活動和時間安排及有關信息的一套固 定系統(tǒng)，應包括：時間安排工具：歷，每日時間表，每日活動表，甘特圖（項目管理工具） 等。信息管理工具：電腦硬盤檔案，軟盤、光盤檔案，紙文件檔案，、會見 記錄單等。時間管理的具體方法一、每年制定目標。工具：人生之輪二、每周制定計劃。工具：周計劃三、未來活動安排。工具：日歷（大概估計日期，填寫在估計日期的月份）四、約見、會議安排。工具：日歷五、每天的安排。工具：“每日安排表”（見附錄一）。這一工具的特點：a）可以用A4紙自己 拷貝；b）自己填寫日

21、期，靈活、經(jīng)濟；c）管理時間的維度全面周到，且一 目了然。在每口下班前計劃第二天的工作首先將口歷中的約見、會議填入時間表（參考附錄2）將活動按優(yōu)先性分成A、B、C、D類A類：緊急且重要B類：重要但不緊急C類：緊急但不重要D類：不重要也不緊急-估計每類活動應花的時間（參考附錄3）：工作不是干了算，而是應該算了干！對事講效率，對人講效果：談事可以將時間卡得死一點，當涉及情感， 人員發(fā)展等問題時，留的時間余地就要大一些。將活動穿插到約會的間隙內(nèi)（附錄2）-第二天上班后根據(jù)臨時變動可對活動優(yōu)先性做適當調(diào)整每天的工作安排應該：首先處理A、B類，然后是C類，努力完成D 類，避免拖延六、別人的承諾。工具：每

22、日安排表中“別人的承諾”部分。譬如，當有人向你承諾某口作為上交任務的期限時，你就可以直接填寫 一 X該日期的每日安排表，并將責任人和要交付的任務記錄在“應交付的 工作,，一欄中。到了該日期，這一記錄就會給你提醒，從而省去你用腦子記 憶的負擔。七、對別人的承諾。工具：可能運用到以上所有工具。因為你給別人的承諾，如項目管理，可能會包括約見，活動，未來活動 和別人的承諾。八、每個月，至少每季度要做反思回顧。工具：成績總結表。九、集中統(tǒng)籌，將以上所有工具集中在一冊中，形成自己的人生。運用時間管理工具的好處工具幫你記憶，從而減輕心理、思想和頭腦負擔。好記性不如爛筆頭！-幫你輕松有序地完成任務，實現(xiàn)人生的

23、各項目標。怎樣應對打擾打擾的來源有5P：一、People人：同事、上級。永遠不要把客戶當成是打擾，而是機會！二、Phone o三、Paper公文:信件、與自己無關的、文件、沒用的名片等。四、Personal自我打擾：開小差、與別人聊天、打私人等。五、Peripheralvision視力所及的環(huán)境干擾：太漂亮或太亂的辦公室、辦 公桌周圍堆放的雜物等。應對打擾的方式：一、拒絕：不要有求必應，而要學會善意地拒絕。二、推遲：幫助對方認清主次，適當推遲。三、減少：為對方限時。四、阻止：規(guī)定不受打擾的時間和情況。要想避免打擾且不得罪人，就必須實踐高效能人士的習慣4、5、6o怎樣應對人的打擾：一、“誰”經(jīng)常打擾？同他們溝通，說明自己的工作方式；同他們一起探 討如何做好時間管理。二、經(jīng)常因為“何事”打擾？如果無書面說明，制作出來，簡明易懂；再 因此受到打擾，先讓對方自己閱讀說明，不明白再來找你。怎樣