郵箱使用管理規(guī)范

1、郵箱使用管理規(guī)范修訂歷史生效日期版本號版本說明制作復(fù)審批準(zhǔn)()1.目的.22.適用范圍.23.職責(zé).2信息技術(shù)部.24.主要內(nèi)容.2郵箱管理.2郵箱安全.3郵件使用.4郵件說明.5主送、抄送與密送.5主題與標(biāo)題.6稱謂選擇.6郵件正文.7郵件附件.8轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù).8郵件簽名.8注意事項(xiàng).95.獎罰 .96.附則 .107.附件 .101.目的為加強(qiáng)企業(yè)郵箱（以下簡稱郵箱）管理，規(guī)范郵箱使用，保證郵箱系統(tǒng)的 正常運(yùn)行，高效、規(guī)范地傳遞信息，體現(xiàn)公司優(yōu)良形象，特制定本指引。2.適用范圍本指引適用于XX總部及下屬分子公司。3.（4.職責(zé)4.1信息技術(shù)部制定、發(fā)布并不斷完善本操作指引。負(fù)責(zé)郵箱的維護(hù)。協(xié)

2、助和指導(dǎo)員工對郵箱進(jìn)行規(guī)范使用和管理。5.主要內(nèi)容5.1郵箱管理所有辦公室人員對外客戶溝通，對內(nèi)同事間溝通必須使用公司郵箱，不得 使用外部郵箱。新職員入職時，根據(jù)其溝通需求開通賬戶如：需要對外和客戶溝通，需要 和總部溝通，下屬公司工作匯報(bào)內(nèi)部溝通均可申請郵箱，由當(dāng)?shù)厝?力資源部/綜合人員提交申請運(yùn)管管理部設(shè)立郵箱；臨時人員（如臨 吋借調(diào)、實(shí)習(xí)生等）需要設(shè)置郵箱的應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識，如實(shí)習(xí)生表示成： 姓名（實(shí)習(xí)）；基于安全考慮，外部到我司協(xié)助的人員一律不得設(shè)置 郵箱，若有需要可自行申請外部免費(fèi)郵箱進(jìn)行工作溝通。由于人事異動、崗位變動、工作調(diào)整等需要變更的，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜 合人員發(fā)送0A申請信息技術(shù)部

3、及時做相應(yīng)變更。員工離職，當(dāng)?shù)厝肆Y源部/綜合人員發(fā)送0A申請將凍結(jié)其郵箱，確定不 需使用后再撤銷。郵箱賬號資源有限，信息技術(shù)部定期后臺巡查，若連續(xù)60天未登錄郵箱的 將予以禁用，如需激活請通知運(yùn)營部。郵箱使用人必須遵守計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際互聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法和 國家其他有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章及公司相關(guān)管理制度。郵箱使用人不得制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。郵箱使用人不得自己或允許他人利用郵件服務(wù)散布不受歡迎或未經(jīng)允許 的垃圾郵件（如廣告等），也不得散發(fā)包含反動、色情或違反國家法 律規(guī)定有害信息的電子郵件和信息。違反以上規(guī)定，給公司和其他員工造成損失的，由該郵箱使用人承擔(dān)全部

4、責(zé)任，涉及到法律法規(guī)的，務(wù)交司法機(jī)關(guān)處理。5. 2 5.3 郵箱安全設(shè)置密碼不要與用戶名、生日、電話號碼相同，應(yīng)字母大小寫、數(shù)字進(jìn)行 混排，系統(tǒng)60天強(qiáng)制更換密碼，郵箱賬號密碼和RTX相同，更改任 意一方密碼另外一方密碼也隨之同步變化。不要將密碼告訴其他人，特殊情況需要告之的，使用完畢及時更換密碼。在非本人專用電腦上，不要保存郵箱密碼，在公共場合（如網(wǎng)吧等）使用 郵箱后，必須點(diǎn)“退出”按鈕退出郵箱，并關(guān)閉所有瀏覽器窗口。在使用Outlook或Fox mail等代理軟件時，應(yīng)設(shè)置電腦鎖屏密碼，離開 時鎖定電腦。5.4郵件使用需從提高信息交流速度和質(zhì)量、減少信息垃圾的角度出發(fā)，恰當(dāng)使用郵件, 提高

5、效率。以下為不適用郵件的事宜：I即時通訊即可完成的事宜。不需要審批，需要快速交流的事宜。需要充分討論的事宜。比較緊急的事宜或者重大、需要當(dāng)面授權(quán)的事宜。以下情況為適用郵件的事宜：按照業(yè)務(wù)流程需通過郵件完成的事宜。具有備案性質(zhì)的事宜。需大范圍傳播的臨時性信息：如紅頭文件、項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃、公司快報(bào)、 經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、更等。需大范圍傳播的定時信息：如各部門工作計(jì)劃、部門半月報(bào)、會議紀(jì)要 等。工作郵件發(fā)送范圍.1員工不得發(fā)送公司全體郵件。如因工作（如外出出差、休假知會等） 需要發(fā)送的，可發(fā)所在部門全體及工作關(guān)系緊密人員。4. 3. 3.5.2 確需發(fā)送全體郵件的，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管高管審核后 發(fā)送至行政及人

6、力資源部審核統(tǒng)一發(fā)送。5.5郵件說明郵件類型分為：溝通、通知、請示、匯報(bào)、審閱、轉(zhuǎn)發(fā)、溫馨提示、會議 紀(jì)要、意見征詢等。郵件內(nèi)容包括：收件人、抄送人、主題、標(biāo)題（根據(jù)郵件性質(zhì)確定是否添加）、稱謂、正文、簽名、附件等。5.6主送、抄送與密送主送是受理這封郵件所涉及的主要內(nèi)容的人，是必須對郵件予以回復(fù)的人 員，回復(fù)時間應(yīng)在收到郵件兩小時內(nèi)，如無法及吋答復(fù)也應(yīng)回復(fù)確 定吋間。抄送是對此郵件內(nèi)容需要知情的人，如直接上下級、同一項(xiàng)目或部門成員、 收件人直接上級等，抄送人不需回應(yīng)此郵件，但有建議時可進(jìn)行回 復(fù)。密送是對此郵件內(nèi)容知情的，但又不需要體現(xiàn)出來的人，一般只在特殊情 況下使用。在添加相應(yīng)人員時，應(yīng)

7、按職位等級從高到低或郵件內(nèi)容的主要負(fù)責(zé)人到輔 助人員的順序進(jìn)行排列。請示性、審批性郵件最好主送一人，最多不超過兩人，避免職責(zé)不清，通 過后再逐級上報(bào)。5.7主題與標(biāo)題主題須清晰明確，應(yīng)概括整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩 急，并分類處理。郵件必須填寫主題，凡沒有主題的郵件，收件人未及時閱讀或批復(fù)而造成 的后果由發(fā)件人承擔(dān)。一封郵件只針對一個主題，不得在同一郵件內(nèi)談及多件事情，以便日E整 理。通知、匯報(bào)、審閱、意見征詢等重要郵件，為表示文件的重要性，應(yīng)添加 標(biāo)題，標(biāo)題可與郵件主題相同。標(biāo)題可使用強(qiáng)調(diào)性文字或符號來究出表示，以便引起收件人注意，但應(yīng)適 度，盡量不適用敏感性字眼。5.8稱謂

8、選擇郵件開頭要稱呼收件人，既表示禮貌，也可明確此郵件對象，作為給出必 要回應(yīng)的人員。如公司發(fā)文則使用司全體”，多個部門則使用各部門”，對管理人員則 使用“姓氏+職務(wù)”，多位管理人員則使用“各位高管、部門負(fù)責(zé)人”, 對個人則直呼其名即可，涉及多人時則使用“各位同事”。對外發(fā)文 時應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，不清楚職務(wù)，則應(yīng)按商務(wù)禮儀稱呼。郵件的開頭與結(jié)尾應(yīng)有問候語，稱謂后一般使用“您好”或“你好”即可, 郵件結(jié)尾使用“祝工作順利”或“祝身體健康”即可。5.9郵件正文正文應(yīng)簡明扼要，如具體內(nèi)容較多，正文只作摘要介紹，詳細(xì)內(nèi)容制作文 檔作為附件進(jìn)行發(fā)送。行文應(yīng)通順，多用簡明詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，避免使用

9、晦澀難懂 語句，盡量將控制文字?jǐn)?shù)量。所有正式發(fā)文及發(fā)送管理層的郵件字體，均遵照如下標(biāo)準(zhǔn)：郵件標(biāo)題：宋體、小二、加粗：郵件正文：仿宋GB-2321、四號字；根據(jù)郵件性質(zhì)的不同，注意論述語氣，多用“請”“謝謝”“請查收”“如 有疑問，請隨時溝通”“請查閱附件”“請回復(fù)”“請審閱”等。建議正文中多用列表式，進(jìn)行清晰明確的表達(dá)，盡量簡短，突出重點(diǎn)。 郵件中需體現(xiàn)所有相關(guān)信息，避免另行郵件進(jìn)行“補(bǔ)充”或“更正”。合理提示重要信息，避免全文使用粗體、斜體、加大字號等方式體現(xiàn)，必 要的提示使用粗體或顏色標(biāo)記即可。公司內(nèi)部鼓勵合理利用圖片、表格等方式來輔助闡述，多采用簡單易僮的 圖表，提高溝通效率。5. 10

10、郵件附件郵件帶有附件的，應(yīng)在正文里提示收件人查看附件。附件命名應(yīng)槪括附件內(nèi)容，以便收件人下載E管理。正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，需分別說明附 件內(nèi)容。附件數(shù)目不易超過四個，數(shù)量較多時應(yīng)打包壓縮發(fā)送。附件為特殊格式文件的，應(yīng)在正文中予以說明。9為避免網(wǎng)絡(luò)堵寒，發(fā)送的附件較大時（超過20MB）選擇超大附件傳送。 插入附件后，需打開附件查看，避免文件打不開或插入的文件錯誤等現(xiàn)象 出現(xiàn)。5.門轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)郵件時，首先確定收件人是否需要此郵件內(nèi)容，慎用轉(zhuǎn)發(fā)全體、 全部答復(fù)等功能。根據(jù)需要，應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)的郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出重點(diǎn)；根 據(jù)重點(diǎn)需更改郵件主題。注意郵件中的附件、鏈接是否需要，應(yīng)進(jìn)行必要的整理。5. 12郵件簽名郵件簽名可包括公司、部門、姓名、電話、傳真、地址等。郵件簽名是商務(wù)禮儀的一種，所有員工需統(tǒng)一簽名，以體現(xiàn)公司整體形象，如：5. 13注意事項(xiàng)郵件完成后，對文字、語句需認(rèn)真校對，可使用郵件的拼寫檢查功能，特別 對郵件主題需慎重斟酌。確認(rèn)稱謂是否合理、文字大小是否標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)標(biāo)注是否得當(dāng)、落款時期是否 正確，收件人是否有錯誤或遺漏。對于知會性質(zhì)的重要郵件，可要求收件人必須回復(fù)，并對郵件設(shè)置送達(dá)致已 讀回執(zhí)。對于請示性及要求性的郵件，可設(shè)置后續(xù)特性或重要性標(biāo)注，預(yù)設(shè)時間提醒 收件人回復(fù)。涉及敏感或機(jī)密信息的