充分利用合同信息資源規(guī)范合同管理

1、充分利用合同信息資源規(guī)范合同管理 空分車間 代春麗 摘要：為避免投機(jī)違法分子利用企業(yè)管理上的漏洞，以簽訂合同為幌 子進(jìn)行欺詐，增強(qiáng)企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失。荊門分公司 提出并實(shí)施充分利用信息資源規(guī)范合同管理。實(shí)施后，分公司簽訂的合同 中未引發(fā)一起糾紛，避免了分公司經(jīng)濟(jì)效益的流失，促進(jìn)了分公司對(duì)外經(jīng) 濟(jì)交往的健康發(fā)展。 關(guān)健詞：利用 信息資源 規(guī)范 合同 管理 刖言 荊門分公司是中國石化股份有限公司下屬的分公司，位于湖北省中部 的荊門市，屬國有特大型企業(yè)，同時(shí)也是湖北省最大的石油化工企業(yè)和中 南地區(qū)最大的潤滑油、石蠟生產(chǎn)基地，年原油加工能力500萬噸，占地面 積14平方公里。公司擁有

2、煉油化工生產(chǎn)裝置38套，是全國石油煉制加工 手段最齊全的企業(yè)之一，能生產(chǎn)燃料油、潤滑油、溶劑油、化工原料、石 蠟、瀝青、聚丙烯、石油焦、液化氣等九大類100多個(gè)牌號(hào)的石油產(chǎn)品， 其中有19種產(chǎn)品榮獲省部優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎(jiǎng)，4種產(chǎn)品榮獲國家金、銀質(zhì)獎(jiǎng)。石 蠟系列產(chǎn)品被評(píng)為湖北省名牌產(chǎn)品，遠(yuǎn)銷美歐、日本和東南亞等國家和地 區(qū)。 在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的絕大多數(shù)經(jīng)營活動(dòng)是通過簽訂合同來實(shí)現(xiàn) 的，合同能否得到切實(shí)的履行，不僅關(guān)系到市場經(jīng)濟(jì)秩序，而且直接影響 到企業(yè)的經(jīng)營管理秩序和經(jīng)濟(jì)效益。信守合同，講求信用，是企業(yè)完善經(jīng) 營管理的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)在市場競爭中樹立良好形象的重要舉措。同 時(shí)，合同內(nèi)容所蘊(yùn)含的大

3、量信息也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。通過對(duì)各類合同的 統(tǒng)計(jì)、分析，企業(yè)可以清楚地了解市場需求和供給的變動(dòng)狀況，有利于企 業(yè)對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)和銷售、物質(zhì)采購做出正確的安排，有利于企業(yè)充分利用價(jià) 格杠桿，合理地配置資源獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。 由于我國目前市場經(jīng)濟(jì)的法制環(huán)境還不夠完善，一些投機(jī)違法分子乘 改革之機(jī)，鉆法律的空子，利用企業(yè)管理上的漏洞，以簽訂合同為幌子進(jìn) 行欺詐、違法經(jīng)營的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而且這種違法活動(dòng)具有隱蔽性、預(yù)謀 性、智能性和欺騙性，對(duì)企業(yè)的正常經(jīng)營提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，如何 加強(qiáng)企業(yè)合同管理，使企業(yè)在激烈的市場競爭中增強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，避免不 必要的經(jīng)濟(jì)損失就顯得尤為迫切。 鑒于此，荊門分公司提出

4、并實(shí)施了充分利用信息資源規(guī)范合同管理 充分利用信息資源規(guī)范合同管理的主要做法 合同信息資源包括兩個(gè)方面：一是簽約方的信息資源；二是合同內(nèi)容 中的市場信息、價(jià)格信息等資源。通過對(duì)簽約方的信息資源進(jìn)行分析，能 夠判斷簽約方的主體資格、承受風(fēng)險(xiǎn)能力等，避免合同欺詐；通過合同內(nèi) 容中的市場信息、價(jià)格信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，能夠判斷市場供需變化，從而 作出正確的決策。為了充分利用合同信息資源，企業(yè)必須實(shí)行規(guī)范化、制 度化管理，避免和杜絕短期行為。 一、建立合同管理網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮企業(yè)合同管理部門和業(yè)務(wù)單位合同 管理員的作用 分公司成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組， 并將公司合同管理歸口專業(yè)部門管理， 在此基礎(chǔ)上，有對(duì)外業(yè)務(wù)

5、權(quán)力的所有二級(jí)單位均設(shè)立專職合同管理員，形 成健全的合同信息資源傳遞和管理體系。根據(jù)公司專業(yè)管理和技術(shù)經(jīng)濟(jì)覆 蓋面寬，涉及的經(jīng)濟(jì)合同種類繁多的特點(diǎn)，公司合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組、合同 管理歸口專業(yè)部門、各直屬單位按照合同標(biāo)的及合同的重要性對(duì)合同實(shí)行 分級(jí)管理。一般合同授權(quán)各單位負(fù)責(zé)管理，合同管理歸口專業(yè)部門從業(yè)務(wù) 上給予指導(dǎo)；較為重要的合同由合同管理歸口專業(yè)部門直接管理，合同管 理領(lǐng)導(dǎo)小組把關(guān)審查。 二、充分利用合同信息資源規(guī)范合同日常管理 在加強(qiáng)合同日常管理的基礎(chǔ)上，我們充分利用合同信息資源，建立了 一套完善的合同管理體制，使合同管理實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化和制度化。 （一）、規(guī)范合同起草。要求業(yè)務(wù)單位嚴(yán)格按照

6、合同法的有關(guān)規(guī)定 條款執(zhí)行，主要包括：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的的種類、數(shù)量、 履行的期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任解決爭議的方法。簽訂合同的日期、 地點(diǎn)及其他內(nèi)容。 （二）、嚴(yán)格合同審查。主要看合同是否符合國家法律政策的規(guī)定，合 同條款是否完備、嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)行“六個(gè)審查”：一是審查簽約雙方的主體資 格和履約能力；二是審查合同項(xiàng)目的真實(shí)性； 三是審查合同條款是否完備; 四是審查合同標(biāo)的數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量、結(jié)算方式、違約責(zé)任等條款是否違 反國家有關(guān)法律規(guī)定；五是審查合同的文字是否準(zhǔn)確；六是審查合同簽訂 的手續(xù)是否完備。 （三）、建立委托授權(quán)書管理制度。授權(quán)委托書由法律事務(wù)處辦理。授 權(quán)委托書寫明了代

7、理人的姓名、單位、職位、代理權(quán)限和有效期限，由分 公司負(fù)責(zé)人簽名授權(quán)。在日常管理中，我們嚴(yán)格執(zhí)行委托授權(quán)制度，有效 地防止了無權(quán)代理或越權(quán)代理簽訂合同的現(xiàn)象。 （四）、建立合同專用章的管理制度。建立合同專用章管理制度，對(duì)合 同專用章的使用進(jìn)行登記管理；建立相應(yīng)的合同管理臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。首 先，規(guī)定合同專用章的刻制、管理、啟用、報(bào)廢及銷毀等程序，嚴(yán)格按照 荊門分公司合同管理規(guī)定的要求執(zhí)行。其次，對(duì)各業(yè)務(wù)單位領(lǐng)用的合 同專用章，在管理中要求專人負(fù)責(zé)，在使用時(shí)要求專章專用，使用前必須 先確認(rèn)合同主體資格合格，內(nèi)容條款齊全合法，符合分公司合同簽訂的要 求。再次，督促各業(yè)務(wù)單位建立合同專用章使用登記臺(tái)賬

8、，按要求填寫合 同專用章使用情況登記表，杜絕加蓋合同章不規(guī)范，簽訂合同隨意性較大 等情況發(fā)生。 （五）、實(shí)行重大合同會(huì)簽制度。我們根據(jù)荊門分公司合同管理規(guī)定 的要求，堅(jiān)持重大合同會(huì)簽制，加強(qiáng)監(jiān)督，保證這項(xiàng)制度落到實(shí)處。在監(jiān) 督過程中，抓住4個(gè)重點(diǎn)，做到“四看”：一看專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的合同是 否由相關(guān)人員參與談判；二看重大合同會(huì)簽時(shí)是否有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)簽字； 三看合同是否有會(huì)簽單位的簽字；四看會(huì)簽單位的意見是否統(tǒng)一。 三、充分利用合同信息資源，加強(qiáng)合同履行監(jiān)管，規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。 在以往的合同管理中，我們只重視合同訂立審查管理，而疏于對(duì)履約 的監(jiān)督管理，不僅存在嚴(yán)重的合同糾紛隱患，而且合法的合同權(quán)益得不到 保護(hù)，致使合同糾紛訴訟頻發(fā)，甚至造成效益流失。通過加強(qiáng)對(duì)合同管理 薄弱環(huán)節(jié)的控制，不斷強(qiáng)化以“四做四看”為內(nèi)容的合同履行監(jiān)督管理， 重點(diǎn)解決了合同管理中存在的“重訂立輕履行、重業(yè)務(wù)輕法律、重效率輕 風(fēng)險(xiǎn)”等弊端，有效地保證了合同履行質(zhì)量，規(guī)避了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。 1、做形式審查，看結(jié)算業(yè)務(wù)合同，核對(duì)該筆結(jié)算業(yè)務(wù)有無合同依據(jù)