簡(jiǎn)述檔案事業(yè)年度統(tǒng)計(jì)工作

1、簡(jiǎn)述檔案事業(yè)年度統(tǒng)計(jì)工作 檔案統(tǒng)計(jì)工作是整個(gè)檔案工作中一項(xiàng)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，是檔案行政管理部門一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。通過(guò)對(duì)各級(jí)檔案行政管理部門、各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室人員情況，檔案收、管、用等全方位數(shù)據(jù)的收集整理、匯總分析，以數(shù)據(jù)和圖表的形式客觀真實(shí)地反映檔案和檔案工作的發(fā)展?fàn)顩r，為檔案決策人員更加系統(tǒng)精確的掌握檔案管理現(xiàn)狀，找到檔案工作的發(fā)展規(guī)律，從而依據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展把舵領(lǐng)航。目前，檔案統(tǒng)計(jì)工作主要是通過(guò)實(shí)施全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度并定期填報(bào)年報(bào)報(bào)表實(shí)現(xiàn)。全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度始于上個(gè)世紀(jì)90年代初，十幾年來(lái)不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在實(shí)踐中修改完善，歷經(jīng)1999

2、年、2006年、2011年3次修訂，逐步充實(shí)了統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，增設(shè)了統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，研發(fā)了配套軟件，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)一步向?qū)I(yè)化轉(zhuǎn)型。作為部門檔案事業(yè)年度統(tǒng)計(jì)工作人員，筆者認(rèn)為，筑牢檔案工作在黨和國(guó)家工作中的基礎(chǔ)性地位，就必須至上而下高度重視基礎(chǔ)的基礎(chǔ)全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作。正視存在的問(wèn)題，勇于突破瓶頸，不斷優(yōu)化檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的數(shù)據(jù)構(gòu)成及發(fā)布、利用的制度和方法，提升檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有用性、完整性和可利用性。 一、當(dāng)前檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作存在的問(wèn)題 （一）年報(bào)報(bào)表統(tǒng)計(jì)指標(biāo)問(wèn)題。1.檔案室檔案利用目的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)不完整。在全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度中，關(guān)于各級(jí)各類檔案室檔案利用目的，列出了經(jīng)濟(jì)建設(shè)、工作參考

3、、學(xué)術(shù)研究、宣傳教育和其他5種。筆者認(rèn)為，這種分類方式著重強(qiáng)調(diào)檔案為黨政機(jī)關(guān)的服務(wù)功能，統(tǒng)計(jì)指標(biāo)已不能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展，原因有二：一是隨著社會(huì)民眾維權(quán)意識(shí)和檔案意識(shí)的提高，個(gè)人利用檔案數(shù)量逐漸增多，利用目的也呈多樣化發(fā)展趨勢(shì)，如個(gè)人利用檔案有以連續(xù)計(jì)算工齡為目的的，有以辦理社保為目的的，有以解決歷史糾紛為目的的等等，眾多目的用“其他”二字囊括，未免草率和籠統(tǒng)，不能真實(shí)反映檔案利用規(guī)律。二是隨著國(guó)家檔案資源體系的擴(kuò)大，各級(jí)檔案行政管理部門對(duì)民生檔案日趨關(guān)注，與人民群眾切身利益密切相關(guān)的各類文件材料收集歸檔、提供利用成為必然趨勢(shì)。而根據(jù)現(xiàn)行檔案室向同級(jí)檔案館移交檔案時(shí)限的規(guī)定，這些新近形成

4、的檔案在5年內(nèi)只能保存到各機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案室，如此檔案室順理成章成為諸如民生檔案等的主要利用場(chǎng)所，對(duì)應(yīng)這一發(fā)展需求檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)中檔案利用目的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)就越顯單薄了，需要進(jìn)一步完善修改。2.檔案編研成果統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位過(guò)于單一。隨著當(dāng)今信息載體日益豐富、傳播渠道日益拓寬，多樣化的檔案編研成果表現(xiàn)形式不斷涌現(xiàn)。如編纂展品型編研成果、光盤出版物等符合時(shí)代特點(diǎn)和公眾需要的檔案文化產(chǎn)品，已成為當(dāng)前檔案編研工作的價(jià)值取向。如果不對(duì)計(jì)量方式加以補(bǔ)充，就會(huì)與檔案編研成果多樣化的現(xiàn)實(shí)不符，檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也就失去了真實(shí)性，進(jìn)而有損于完整性和可利用性。（二）配套軟件存在問(wèn)題。1.數(shù)據(jù)傳出前把關(guān)不嚴(yán)。全國(guó)檔案事業(yè)年

5、度統(tǒng)計(jì)軟件在每一份匯總數(shù)據(jù)傳出前都設(shè)置了一個(gè)數(shù)據(jù)傳出前批量審核的程序，以確保數(shù)據(jù)的正確性，但是此程序卻是可以跨越的，可以不加審核直接傳出數(shù)據(jù)。這就導(dǎo)致了一些不負(fù)責(zé)任的檔案館、室將問(wèn)題數(shù)據(jù)報(bào)給了同級(jí)或上級(jí)檔案行政管理部門，加大了檔案行政管理部門統(tǒng)計(jì)工作人員的工作量。2.關(guān)于數(shù)字檔案中GB的問(wèn)題。在數(shù)字檔案基本情況年報(bào)中，一是軟件對(duì)數(shù)字檔案的大小錄入時(shí)均四舍五入取整數(shù)，這對(duì)于館藏量大的檔案館、室來(lái)說(shuō)比較實(shí)用，但是相對(duì)于館藏量小的檔案室來(lái)說(shuō)，沒有達(dá)到1GB均按1GB來(lái)錄入，有違檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。二是館藏?cái)?shù)字錄音、數(shù)字錄像因?yàn)楦袷降牟煌?，統(tǒng)一按GB來(lái)?yè)Q算統(tǒng)計(jì)，很難保證最終統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）實(shí)

6、務(wù)操作中存在的問(wèn)題1.檔案館尤其是檔案室統(tǒng)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過(guò)關(guān)。檔案統(tǒng)計(jì)人員要想全面掌握?qǐng)?bào)表填報(bào)流程、掌握審核檢查方法則需要經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)、鍛煉和摸索。而在具體的工作實(shí)踐中，檔案統(tǒng)計(jì)崗位，在檔案館，尤其是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案室，往往都是單位內(nèi)部的冷板凳，被分派過(guò)去的要么是年齡長(zhǎng)者，雖可能熟知檔案業(yè)務(wù)，卻對(duì)計(jì)算機(jī)使用較為生疏，無(wú)法流暢使用檔案統(tǒng)計(jì)軟件；要么是剛參加工作的新人，剛開始熟悉檔案業(yè)務(wù)就被調(diào)離檔案崗位，頻繁的更換不利于統(tǒng)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)的積累?；谏鲜鰞煞N因素，導(dǎo)致眾多統(tǒng)計(jì)人員無(wú)法掌握檔案統(tǒng)計(jì)工作具體流程和要求，遇到問(wèn)題不知如何解決，甚至出現(xiàn)畏難情緒，嚴(yán)重影響了檔案統(tǒng)計(jì)工作的正常開展。2

7、.檔案管理失范對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的負(fù)面影響。在實(shí)際操作中，部分檔案室機(jī)制渙散，造成檔案室該歸檔的文件材料不能及時(shí)歸檔，已歸檔的材料不齊全、不完整等后果；部分檔案館管理缺位，造成鑒定環(huán)節(jié)缺失，檔案利用登記粗疏、甚至重要文件流失等嚴(yán)重后果。以上管理失范后果不但破環(huán)了館藏檔案體系的完整性，使得館藏量與檔案利用比例失調(diào)、檔案利用情況不真實(shí)不完整，更是波及到了檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，直接導(dǎo)致了檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度較低，科學(xué)性不足，規(guī)律性難以把握。3.部分統(tǒng)計(jì)人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作重要性認(rèn)識(shí)不到位。統(tǒng)計(jì)過(guò)程中存在的問(wèn)題，歸根結(jié)底，在于部分統(tǒng)計(jì)工作人員對(duì)于檔案統(tǒng)計(jì)工作觀念淡薄，存在應(yīng)付了事的工作態(tài)度，在統(tǒng)計(jì)數(shù)字上模棱兩可，習(xí)

8、慣于統(tǒng)計(jì)加估計(jì)蒙混過(guò)關(guān)。 二、新常態(tài)下完善檔案事業(yè)年度統(tǒng)計(jì)工作的建議 （一）完善一個(gè)制度。建議國(guó)家檔案局將全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度修訂提上議事日程?；诋?dāng)前機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位各類檔案管理范圍的擴(kuò)展和信息化應(yīng)用普及情況，研究、優(yōu)化全國(guó)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)構(gòu)成及發(fā)布利用制度和方法。進(jìn)一步完善報(bào)表中的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，該增加的增加，該刪減的刪減，使得報(bào)表更加貼近實(shí)際，貼近檔案業(yè)務(wù)，全面提升檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的有用性、完整性和可利用性。（二）加強(qiáng)兩大工程建設(shè)。1.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)軟件更新工程建設(shè)。一是嚴(yán)格數(shù)據(jù)傳出前的審核程序，合理分配各級(jí)檔案行政管理部門統(tǒng)計(jì)人員的審核工作量，倒逼原來(lái)不負(fù)責(zé)任的統(tǒng)計(jì)人員挑起責(zé)任的擔(dān)子，全面審核

9、報(bào)表數(shù)據(jù)，提升報(bào)表質(zhì)量。二是進(jìn)一步探討完善數(shù)字檔案報(bào)表數(shù)據(jù)單位問(wèn)題，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。三是根據(jù)已掌握檔案事業(yè)規(guī)律，能否研制出與上年匯總數(shù)據(jù)對(duì)比的自動(dòng)程序，執(zhí)行該程序系統(tǒng)便提示可疑數(shù)據(jù)，從而保證與上年數(shù)據(jù)的銜接和對(duì)接。2.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)的監(jiān)管工程建設(shè)。一是根據(jù)統(tǒng)計(jì)法和檔案法，建議提高檔案行政管理部門的執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)能力，和統(tǒng)計(jì)部門聯(lián)合起來(lái)共同監(jiān)督各級(jí)各類檔案館、室的檔案統(tǒng)計(jì)工作。嚴(yán)肅懲處作為檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查對(duì)象的機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位，及主管人員和直接責(zé)任人拒絕提供統(tǒng)計(jì)資料或者經(jīng)催報(bào)后仍未按時(shí)提供統(tǒng)計(jì)資料，及提供不真實(shí)或者不完整統(tǒng)計(jì)資料等違法行為。二是建議把統(tǒng)計(jì)工作和檔案業(yè)務(wù)工作結(jié)合起來(lái)，在制定標(biāo)準(zhǔn)

10、化檔案館、室考核辦法等檔案業(yè)務(wù)考核細(xì)則時(shí)，把統(tǒng)計(jì)工作作為考量指標(biāo)列入其中，加大檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的力度和影響力，相信檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)質(zhì)量也會(huì)隨之提高。（三）組織三大培訓(xùn)。1.建議根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作的需要，加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員的職業(yè)道德教育培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，逐步樹立檔案統(tǒng)計(jì)工作人員“堅(jiān)持實(shí)事求是，恪守職業(yè)道德”的理念，培養(yǎng)其愛崗樂(lè)崗、忠于職守的敬業(yè)意識(shí)，從而消除思想上的消極因素。2.建議加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。以繼續(xù)教育培訓(xùn)為主要方式，突出針對(duì)性和實(shí)用性，建立健全檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)、考核、登記制度。一方面以檔案業(yè)務(wù)新知識(shí)、新理論和新技術(shù)為主要教學(xué)內(nèi)容，另一方面著重講授檔案統(tǒng)計(jì)相關(guān)知識(shí)和實(shí)踐操作。3.建議

11、加強(qiáng)對(duì)新任檔案統(tǒng)計(jì)人員的資格培訓(xùn)。針對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室檔案統(tǒng)計(jì)人員更換頻繁的情況，建議國(guó)家檔案局出臺(tái)部門規(guī)章或以其他規(guī)范性文件的形式，明確要求新任檔案統(tǒng)計(jì)人員必須進(jìn)行資格培訓(xùn)，資格培訓(xùn)合格后方能上任。資格培訓(xùn)要從實(shí)際出發(fā)，以檔案工作基本知識(shí)、基本技能和檔案統(tǒng)計(jì)要領(lǐng)為主要教學(xué)內(nèi)容，注重工作能力和操作技能的培養(yǎng)。為保證學(xué)員能隨到隨學(xué)，資格培訓(xùn)宜采用小班制，時(shí)間靈活，多輪滾動(dòng)。（四）強(qiáng)化四項(xiàng)保障措施。1.強(qiáng)化依法治檔，保障檔案統(tǒng)計(jì)工作的強(qiáng)制性。建議國(guó)家檔案局向國(guó)務(wù)院提出申請(qǐng)，爭(zhēng)取將全國(guó)檔案事業(yè)年度統(tǒng)計(jì)制度列入國(guó)務(wù)院年度立法計(jì)劃，在中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法規(guī)定的行為、種類、幅度和范圍內(nèi)，結(jié)合檔案

12、統(tǒng)計(jì)工作實(shí)際，具體化相關(guān)報(bào)送主體的責(zé)任義務(wù)、細(xì)致化數(shù)據(jù)報(bào)送的環(huán)節(jié)流程、重點(diǎn)化對(duì)拖延、不報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)嚴(yán)重失實(shí)行為的責(zé)任追究。從而以行政法規(guī)的立法高度樹立檔案統(tǒng)計(jì)工作的威嚴(yán)，以行政法規(guī)的強(qiáng)制力保障檔案統(tǒng)計(jì)工作順利展開。2.強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，保障檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)源的準(zhǔn)確性。針對(duì)檔案管理失范對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的不利影響，檔案館、室可以在完善歸檔制度，重視檔案鑒定工作，改進(jìn)檔案利用登記模式，修訂內(nèi)部檔案統(tǒng)計(jì)制度等方面加強(qiáng)檔案管理規(guī)范工作，保證檔案統(tǒng)計(jì)工作數(shù)據(jù)來(lái)源的真實(shí)準(zhǔn)確。從而通過(guò)歷年數(shù)據(jù)比對(duì)檔案工作變化、分析評(píng)估當(dāng)前階段任務(wù)、把握檔案事業(yè)趨勢(shì)奠定詳實(shí)可信的基礎(chǔ)。3.強(qiáng)化檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析，保障檔案統(tǒng)計(jì)

13、工作的價(jià)值性。用“活”統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，提高統(tǒng)計(jì)分析含金量。加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析的質(zhì)量和效率，使檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的“死數(shù)字”變成具有參謀價(jià)值的“活資料”。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的根本是檔案收、管、用具體業(yè)務(wù)工作成果的體現(xiàn)，所以在統(tǒng)計(jì)過(guò)程中統(tǒng)計(jì)人員要加強(qiáng)與收集整理、保管利用、信息化等業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系與溝通，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)新情況、新問(wèn)題，深挖有價(jià)值的統(tǒng)計(jì)分析線索作為基本素材，積極撰寫有內(nèi)容、有質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)分析材料，逐步提高統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)量和質(zhì)量，打開統(tǒng)計(jì)分析工作的新局面。4.強(qiáng)化檔案統(tǒng)計(jì)人員隊(duì)伍建設(shè)，保障其積極性。一是從維護(hù)檔案統(tǒng)計(jì)人員，尤其是檔案室工作人員利益角度出發(fā)，向同級(jí)黨委政府提出申請(qǐng)，形成統(tǒng)一規(guī)范，提高檔案統(tǒng)計(jì)崗位工作人員工資待遇。二是從提高檔案統(tǒng)計(jì)人員隊(duì)伍素質(zhì)角度出發(fā)，積極和組織等部門對(duì)接，爭(zhēng)取把檔案統(tǒng)計(jì)人員的培訓(xùn)、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)