歸檔文件的質(zhì)量要求

1、附件 2 城建檔案歸檔質(zhì)量和整理要求 一、歸檔文件的質(zhì)量要求 （一）紙質(zhì)文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列要求 1歸檔文件應(yīng)為原件。施工材料質(zhì)量證明文件為抄件 （復(fù)印件）的必須加蓋供貨單位印章方為有效，并注明使用 工程名稱、規(guī)格、數(shù)量、進(jìn)場(chǎng)日期、經(jīng)辦人簽名及原件存放 地點(diǎn)； 2工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘 察、設(shè)計(jì)施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。表式 填寫要完整，用詞要準(zhǔn)確，結(jié)論要明確； 3歸檔文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符 合。建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、 施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程的要求，對(duì)歸檔 文件內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查； 4 歸檔

2、文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料， 如碳素墨水、 藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán) 墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。計(jì)算機(jī)輸出的文件應(yīng)使用 激光打印，不宜使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打 印機(jī)； 5歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，要求 單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。計(jì)算機(jī)編制的文 件應(yīng)采用內(nèi)容打印，手工簽名的方式。不得采用先簽字再復(fù) 印、蓋章的復(fù)制件； 6 .歸檔文件材料幅面尺寸宜為A4幅面(297mm X 210mm )，圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅； 7工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐 久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。 計(jì)算機(jī)出

3、圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件； 8納入施工圖審查范圍的竣工圖應(yīng)蓋有審圖章，所有 竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章； 9利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)； 凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分 超過圖面三分之一的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖； 10 不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折 疊方法( GB/10609.3-89 )統(tǒng)一折疊成 A4 幅面( 297mm X 210mm )，圖標(biāo)欄露在外面。 (二) 電子文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列要求 1對(duì)于直接生成的文本文件、表格文件、圖形文件歸 檔時(shí)要隨同有關(guān)的管理控制信息 (如簽章) 固化成 PDF 文 件； 2 對(duì)于掃描型電子文件

4、，應(yīng)符合以下質(zhì)量要求： （1）格式采用 TIFF 、 JPEG 、PDF 。單份多頁文件需 存儲(chǔ)成 PDF 格式； （2）掃描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三種模式。 一般文件、頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的文 件，采用黑白模式掃描；清晰度較差的文件采用灰度掃描； 帶有有色標(biāo)記，蓋有有色印章的文件應(yīng)采用彩色模式掃描。 竣工圖可視掃描效果選擇其中一種掃描模式； （ 3）采用黑白二值模式掃描的圖像文件， 一般采用 TIFF 格式存儲(chǔ)，用 Group4 壓縮；采用灰度模式和彩色模式掃描 的文件，應(yīng)采用 JPEG 格式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)時(shí)壓縮率的選擇，應(yīng) 以保證掃描圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)

5、容量為準(zhǔn) 則。原則上 A3、 A4 掃描每頁不超過 1.5MB ， A0 掃描不超 過 10MB ； （ 4 ）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的 圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)，一般應(yīng)在 200 400dpi ; （5）掃描圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以 有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。掃描留下的黑跡 寬度不得超過 0.5 厘米，影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑 線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不 影響可讀度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則，確保圖像清晰、 完整，無偏斜、 失真。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原， 以符合閱讀習(xí)慣； （ 6 ）對(duì)一份文

6、件進(jìn)行分區(qū)掃描的，應(yīng)進(jìn)行圖像拼接處 理。對(duì)有些展開后在同一面但分左右兩頁的文本，如建筑工 程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等兩頁要 視作一頁掃描，以保持文件的完整性。 （三）聲像文件的質(zhì)量應(yīng)符合下列要求 1照片應(yīng)主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準(zhǔn)確， 被攝主體不應(yīng)有明顯失真變形現(xiàn)象； 2照片與底片應(yīng)同時(shí)歸檔，歸檔的照片與底片影像應(yīng) 一致，且應(yīng)有文字說明； 3.照片宜沖印成5英寸7英寸的彩色照片； 4數(shù)碼照片的采集應(yīng)使用 RAW 、JPEG 或 TIFF 格式， 其分辨率不得小于 500 萬有效像素； 5 歸檔的數(shù)碼照片不得經(jīng)過后期加工； 6數(shù)碼照片的歸檔保存應(yīng)選用一次性寫入光盤作為

7、載 體，載體材料不能有磨損、劃傷； 7 建設(shè)工程歸檔照片的數(shù)量視工程項(xiàng)目規(guī)?；蛐再|(zhì)而 定，不宜少于 10 張。 二、歸檔文件的整理要求 歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并組成符合要求的案卷。 （一）紙質(zhì)檔案的整理要求 1組卷要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材 料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。每一卷工程檔案都 應(yīng)當(dāng)是一組聯(lián)系緊密、數(shù)量適度、保管價(jià)值基本一致，能表 達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念的文件； 2建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程準(zhǔn)備階 段文件、監(jiān)理文件按項(xiàng)目組卷；多個(gè)單位工程共用的施工準(zhǔn) 備文件、圖紙變更記錄、施工材料質(zhì)量證明文件及試驗(yàn)報(bào)告 等文件按項(xiàng)目組卷；施工試驗(yàn)記錄、施工記錄、竣工

8、驗(yàn)收文 件、竣工圖等按單位工程組卷。對(duì)于專業(yè)化程度高，施工工 藝復(fù)雜，通常由專業(yè)分包施工的子分部（分項(xiàng)）工程應(yīng)單獨(dú) 組卷； 進(jìn)行 3立卷時(shí)對(duì)照歸檔范圍及排列順序，文字材料首先按 照文件類屬進(jìn)行分卷，再考慮案卷的厚度（ 2cm 左右） 組卷；竣工圖首先按照專業(yè)進(jìn)行分卷，再考慮案卷的厚度 （ 4cm 左右）進(jìn)行組卷； 4文字材料按建設(shè)程序、事項(xiàng)、時(shí)間、專業(yè)等順序排 列。各種文字報(bào)告，要求同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件 的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前，請(qǐng)示在后、主件在 前，附件在后的順序排列； 5施工材料質(zhì)量證明文件應(yīng)與相應(yīng)的試驗(yàn)報(bào)告，按一 一對(duì)應(yīng)、先后順序排列； 6施工試驗(yàn)記錄及施工記錄一般可

9、按結(jié)構(gòu)部位、驗(yàn)收 批次、形成時(shí)間的先后順序排列； 7竣工圖按專業(yè)順序排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排 列，修改圖、補(bǔ)充圖排在整套圖紙后面； 8既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖 紙排后。 （二）電子檔案的整理要求 1電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案整理同步進(jìn)行，電子 檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容要一致并建立相應(yīng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，同一 保管單元（或同一案卷）內(nèi)電子檔案的組織和排序應(yīng)與相應(yīng) 的紙質(zhì)檔案相同； 2建設(shè)工程電子文件應(yīng)以單位工程為單位形成上報(bào)文 件。一個(gè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位工程組成時(shí)，共用文件工程準(zhǔn) 備階段文件、 施工準(zhǔn)備文件、 圖紙變更記錄按項(xiàng)目建文件夾， 樁基工程文件、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖

10、按單位工 程建文件夾，竣工圖再按專業(yè)建子文件夾，按照“項(xiàng)目”、“單 位工程”、“案卷”、“文件”的次序，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)； 3電子文件的命名要以卷內(nèi)序號(hào)加與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng) 的文件名來標(biāo)識(shí)， 如 05 建設(shè)用地批準(zhǔn)書 .pdf 。圖紙要序號(hào)加 圖名或圖號(hào)標(biāo)識(shí)。 4電子檔案需刻錄成光盤，不得帶有電腦病毒，每張 光盤要用記號(hào)筆書寫光盤內(nèi)容； 5建設(shè)單位要負(fù)責(zé)匯總施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位形成 的電子檔案，并對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行 檢驗(yàn)。 (三) 聲像檔案的整理要求 1膠片照片的整理應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)照片檔案管 理規(guī)范( GB/T 11821 2002 )的規(guī)定，并應(yīng)符合城建 檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范( CJJ/T158-2011 )的規(guī)定； 2數(shù)碼照片的