公司文件管理制度

1、河北源泰文化傳播有限公司文件文件編號 our ref： HBYT-13-D001擬文日期 DATE 2013-12-17文件類別CATEGORY制度規(guī)范擬文人FROM 黃翠萍審核/日期 VEREFED/DATE 田杰批準(zhǔn)/日期APPROVED/DATE張發(fā)志收文人TO：源泰全體員工收文部門TO( DPT : SIS抄送CC： /附件ATTACHMENT附件文頭格式說明傳閱CIRCULAR閱后存檔 FILIG保密 / 期限 CONFIDENTIAL/TERM 其他 OTHERS頁數(shù) NO.OF PAGES 6河北源泰文化傳播有限公司文件管理制度一、目的1、規(guī)范源泰公司文件管理流程。2、明確公司、

2、部門及地區(qū)不同文件層級的規(guī)則。3、規(guī)范行文及編號規(guī)則。二、名詞解釋文件是指公司各機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理過程中形成的規(guī)范性文書。三、適用范圍適用于河北源泰公司。四、文件管理職責(zé)建立河北源泰公司文件管理體系，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行、修訂，并對公司文件進(jìn)行管理五、文件層級根據(jù)文件涉及范圍不同，文件分為：1、公司級文件：即源泰公司文件。2、部門級文件：即人力資源部文件、市場部文件、財(cái)務(wù)部文件等；3、地區(qū)級文件：即*地區(qū)文件（如：保定地區(qū)文件）”；4、聯(lián)合行文：即兩個及以上單位聯(lián)合文件。5、每一層級文件一經(jīng)發(fā)布，即產(chǎn)生效力。其內(nèi)容不得與上一層級文件有原則性 抵觸。六、文件格式根據(jù)文件內(nèi)容不同，文件格式分為：1、請示/申請

3、類文件格式2、普通文件格式（非請示/申請類文件格式）七、文件種類根據(jù)文件內(nèi)容不同，文件種類分為：1、決定（代碼A）: 般是指傳達(dá)上級決定的事項(xiàng)，起決定的事項(xiàng)。2、通知（代碼Z）:指通告事情的文字或口信。3、通報(bào)（代碼B）:指上級機(jī)關(guān)把有關(guān)情況以書面形式通告下級機(jī)關(guān)。 例如：通報(bào)批評。4、制度規(guī)范/管理流程（代碼D）:指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則5、請示/申請（代碼E）:指向上級或有關(guān)部門申述理由，請求批準(zhǔn)。6報(bào)告（代碼C）:指向上級或群眾就調(diào)查、觀察的結(jié)果提出詳細(xì)書面材料或作 口頭敘述。7、會議紀(jì)要（代碼G）:紀(jì)錄會議重點(diǎn)內(nèi)容及需要跟蹤解決的問題。8、其他（代碼I ）:例如策劃案等活

4、動相關(guān)文件。八、行文規(guī)則1. 公司級文件：源泰公司文件行文1.1. 適用范圍：面向全體員工的重大戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、干部任命、通用管理制度、獎罰通報(bào)、總經(jīng)理室決策內(nèi)容的通報(bào)、其他重要通知等使用公司級文 件格式。涉及公司職能管理的文件可使用公司級文件格式1.2. 簽字權(quán)人：公司級文件由總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)簽發(fā)（見附件 1、附件 2 ） 內(nèi)布署的文件（見附件3附件8）見附件 9、附件 10）1.3. 公司級文頭格式：分普通類、請示類。2. 部門級文件：各部門級文件行職責(zé)范圍2.1. 簽字權(quán)人：部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人2.2. 分部級文頭格式：分普通類、請示類3. 地區(qū)級文件：各地區(qū)級文件行文。3.1. 適

5、用范圍：涉及地區(qū)整體布署的文件3.2. 簽字權(quán)人：地區(qū)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人。3.3. 地區(qū)級文頭格式：分普通類、請示類4. 聯(lián)合文件行文4.1. 適用范圍：公司同級部門之間就同一問題需協(xié)作處理的，可協(xié)商一致后聯(lián) 合行文。4.2. 聯(lián)合行文文件頭中應(yīng)列出聯(lián)合行文部門，主辦部門名稱應(yīng)排列在前。4.3. 簽字權(quán)人：部門第一負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人；聯(lián)合行文部門第一負(fù)責(zé)人或其授 權(quán)人共同批準(zhǔn)簽發(fā)。4.4. 聯(lián)合文頭格式：普通類。 （見附件 11）九、文件處理程序及規(guī)范1. 擬文1.1. 擬文人是明確行文目的與要求，并具體起草文件的人。1.2. 擬文人要遵循擬文三原則：1.2.1. 簡潔：力求簡短、條理，倡導(dǎo)“一頁

6、紙文章” ；1.2.2. 明 白：易懂、不晦澀；1.2.3. 準(zhǔn)確：不模棱兩可。1.3. 文頭三要點(diǎn)：1.3.1. 明確標(biāo)明收文部門，以公司發(fā)布的部門英文縮寫為準(zhǔn)；1.3.2. 明 確收文人和抄送人姓名；133.標(biāo)題應(yīng)突出,采用“事由+類型”形式（如“關(guān)于XXXX勺通知”），須明確 文件內(nèi)容的關(guān)鍵字。2. 審批（審核 /批準(zhǔn)）文件審批應(yīng)遵循業(yè)務(wù)分管原則及效率原則。2.1. 審核人是對文件內(nèi)容進(jìn)行初步審查并簽字的人，審核人對擬文人的工作質(zhì) 量負(fù)責(zé)，審核人姓名應(yīng)手簽。2.2. 批準(zhǔn)人是對文件內(nèi)容全面負(fù)責(zé)并簽字的人，批準(zhǔn)人姓名應(yīng)手簽。2.3. 審批人需以效率為原則，一般文件三個工作日內(nèi)給予明確答復(fù)，

7、緊急文件 在一個工作日內(nèi)給予明確答復(fù)，審核 /批準(zhǔn)人需在簽字同時標(biāo)明回復(fù)時間。文件內(nèi)容涉及相關(guān)部門業(yè)務(wù)時，需向該部門主管負(fù)責(zé)人征詢意見，經(jīng)同意 后方可正式發(fā)布。3. 發(fā)文3.1. 公司級正式文件須轉(zhuǎn)換為 PDF格式，通過公司郵箱發(fā)布。32 文件管理者審校格式、編號后進(jìn)行發(fā)文，對不符合規(guī)范的文件，須要求擬 文人修改或重新擬制，責(zé)任由擬文人自負(fù)。3.3. 文件管理者發(fā)文時應(yīng)遵照收文人為文件相關(guān)人。不應(yīng)發(fā)給不相關(guān)的人，以 免造成垃圾郵件。4. 存檔4.1. 文件管理者發(fā)文后將原件存檔，保留文件電子版，并對已存檔文件負(fù)責(zé)管 理。4.2. 聯(lián)合行文由主辦部門將原件存檔，其他部門保存復(fù)印件。5. 監(jiān)督5.

8、1. 一級監(jiān)督：人力資源部負(fù)責(zé)公司文件管理的執(zhí)行情況監(jiān)督。5.2. 二級監(jiān)督：部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督部門內(nèi)文件管理的執(zhí)行情況。 十、解釋權(quán)限：本規(guī)定最終解釋權(quán)在人力資源部。十一、生效時間：本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。附件：文件文頭格式（11個附件）附件1:公司級普通類文件文頭 附件2:公司級請示類文頭公司級文件普通類文件.doc公司級文件請示文頭doc附件3附件10：各部門普通類文件文頭及請示類文件文頭部門普通類文件文頭.doc部門請示類文件文頭doc附件11：地區(qū)普通類文件文頭附件12：地區(qū)請示類文件文頭地區(qū)普通類文件文頭.doc地區(qū)請示類文件文頭.doc附件13：聯(lián)合行文普通類文件文頭 （例如：HR

9、&CCS：件文頭中用部門英文縮寫文件編號只標(biāo)明主辦部門的文件編號。）聯(lián)合行文文件文頭.doc附件14：會簽表精品資料源泰會簽表.doc附件15:附屬說明：編號規(guī)則 見例：河北源泰文化傳播有限公司lit uu：SiMr慎 Phi凈 cuEfir:準(zhǔn)此-is -8t5HW &Jn： fjlWSJuhmbt!舅應(yīng)按丈人FSO和h tW-廠抑/日職 jmrr血-盟t：、4 wI i收文豈門TIC （N：卓l陽件ECH倒T：甜肘:m曹五US 洌訂iw Hsw間;TiN舸鼬 flftQomuut IBSgBjM O/fflfficwflbEiTUUTEiH OXMam 口殛 hdjfra：門”購 皿】：采

10、it片號臟 馭滴 wr-林昭破漏-jh料于工洋創(chuàng)w邕jwjt和十r話“戦I一、文件頭部分1. 編號1.1. 通用編號規(guī)則：公司英文簡寫-部門/地區(qū)/英文簡寫-年份（取后兩位）-順序號（三位）。1.2. 部門拼音首字母或者英文大寫縮寫：人力資源部（Human resources ）； 簡寫：HR財(cái)務(wù)部（）； 簡寫：ERH市場部（； 簡寫：WRH1.3. 地區(qū)級英文規(guī)則：以所在城市漢語拼音第一個字母大寫。1.4. 聯(lián)合行文文件編號只標(biāo)明主辦部門的文件編號。1.5. 各類文件舉例說明：公司級文件：HBYT-13- D001部門級文件：HBYT-HR-13-I001聯(lián)合文件：HBYT-HR&CC-13

11、-I001 地區(qū)（如保定地區(qū)）：HBYT-BD-13-I0011.6. 擬文日期由擬文人填寫，采用年-月-日的形式。1.7. 文件類別根據(jù)文件內(nèi)容依據(jù)而定。1.8. 申請類文件、源泰政策類文件（如關(guān)于激勵方案、操作性或流程類規(guī)范文 件）簽批前一般只能以一個收文人為主送對象，不能以文件或電子郵件形式同時主送多位領(lǐng)導(dǎo)；由3人以上（含3人）簽批意見的申請類文件需附 加會簽表。見附件14源泰會簽表簽批后應(yīng)將文件主送經(jīng)辦部門。1.9. 審核人如沒有，則劃“ / ”。1.10. 收文人是對所收文件需承擔(dān)第一直接辦理、答復(fù)責(zé)任、參照執(zhí)行的上級或 相關(guān)部門人員；抄送人指對所收文件無需承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任，只

12、需了解文件內(nèi)容的上級或相關(guān)部門人員。1.11. 收文部門的英文縮寫按收文人、抄送人的順序填寫。1.12. 如有附件必須列出附件順序及標(biāo)題，如無則劃“ / ”。1.13. 擬文人必須注出文件是屬于傳閱或閱后存檔或保密，如是保密，必須標(biāo)注 保密及期限。1.14. 文件頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如有附件則標(biāo)注一個總頁數(shù)。二、正文內(nèi)容1. 字號：標(biāo)題采用宋體 3 號粗體，正文采用宋體小 4號字；2. 段落：采用單倍行距。3. 重點(diǎn)標(biāo)示：對需強(qiáng)調(diào)的重要內(nèi)容可用加粗、下劃線或顏色字來突出，不改變 字體字號。4. 結(jié)構(gòu)層次順序：4.1. 數(shù)字排序：第一層為“ 1”、第二層為“ 1.1 ”、第三層為“ 1.1.1

13、 ”，以次類 推。42 羅馬符號排序：第一層為“ I ”分層級時用“ A，“B”以此類推。從 第五層開始為“ V、“VI” “VII ”“VIII IX”“X”以此類推。5. 制度規(guī)范類文件應(yīng)在標(biāo)題后注明制度版本號。制度版本號采用V（Version ）+年度代碼（取最后二位） .發(fā)布月份的形式。如 2006年12月發(fā)布的文件管 理規(guī)定標(biāo)題應(yīng)為：源泰公司文件管理規(guī)定 V06.12。6. 面向全員發(fā)送的關(guān)于向全員發(fā)送的郵件：7. “授權(quán)通知”禁止以郵件形式向全員發(fā)送。發(fā)布公司主頁上。8. “管理規(guī)定”可以放在主頁或公用文件夾數(shù)據(jù)庫中，通過郵件向全員發(fā)送一 個文檔鏈接。9. “喜報(bào)、通報(bào)、離崗?fù)ㄖ⒒顒訄?bào)道”等，除公司重大消息由人力資源部統(tǒng) 一發(fā)布外，