2×1000MW機(jī)組新建工程基建項(xiàng)目文件歸檔管理制度

1、神華四川天明21000mw機(jī)組新建工程基建項(xiàng)目文件歸檔管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的管理，更好地維護(hù)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保證項(xiàng)目檔案能全面反映工程建設(shè)及實(shí)體質(zhì)量的情況，為項(xiàng)目建設(shè)竣工后的生產(chǎn)運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)、改（擴(kuò)）建提供利用，特制定本規(guī)定。第二條 名詞術(shù)語(yǔ)解釋項(xiàng)目文件：指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文檔等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件(包括施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件)和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。第三條 引用的規(guī)范文件(一)中華人民共和國(guó)檔案法(二)國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整

2、理規(guī)范 da/t 28-2002(三)火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范 國(guó)家能源局發(fā)布dl/t 2412012(四)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 gb/t 118222008(五)火電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程dl 5277-2012(六)電力工程竣工圖文件編制規(guī)定dl/t5229-2005(七)電力建設(shè)施工及驗(yàn)收技術(shù)規(guī)范（全套現(xiàn)行版本）(八)技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(gbt106093-2009)(九)電子文件歸檔與管理規(guī)范（gb/t18894-2002）(十)照片檔案管理規(guī)范（gb/t11821-2002）(十一)磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范da/t15-1995(十二)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)

3、范gbt50328-2001(十三) 火電企業(yè)檔案分類(lèi)表第四條 本規(guī)定適用于神華四川天明21000mw機(jī)組新建工程項(xiàng)目的檔案管理。第五條 根據(jù)預(yù)先風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（pha）的方法，參建各方分別從政治、經(jīng)濟(jì)、工程建設(shè)三方面對(duì)本制度的執(zhí)行進(jìn)行危險(xiǎn)源辨識(shí)并制定具體的控制措施，內(nèi)容見(jiàn)附件1。第二章 組織與職責(zé)第六條 建設(shè)單位職責(zé)（一）制定本項(xiàng)目的統(tǒng)一管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督、指導(dǎo)總包單位制定相應(yīng)的管理規(guī)定。（二）負(fù)責(zé)對(duì)總承包單位、監(jiān)理單位的檔案進(jìn)行監(jiān)管、檢查、指導(dǎo)。對(duì)歸檔的項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效利用與安全保管負(fù)責(zé)。（三）負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的移交審查，申報(bào)及組織檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作。并對(duì)竣工檔案進(jìn)行匯總整

4、理、系統(tǒng)編目、編制檢索工具。第七條 監(jiān)理單位職責(zé)（包括設(shè)計(jì)監(jiān)理和施工監(jiān)理）（一）對(duì)總承包單位整理和移交的竣工檔案質(zhì)量情況負(fù)責(zé)審查，并簽署審查意見(jiàn)。（二）負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目監(jiān)理活動(dòng)中形成的紙質(zhì)文件，并同時(shí)掛接電子版后，向建設(shè)單位移交。第八條 總包單位職責(zé)（一）設(shè)立項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)；負(fù)責(zé)制定相應(yīng)的管理規(guī)定，對(duì)各分包單位的檔案管理實(shí)行監(jiān)管、檢查與指導(dǎo)；（二）對(duì)各分包單位移交的竣工檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步以及項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)。滿(mǎn)足建設(shè)單位檔案管理錄入系統(tǒng)（清華紫光）的具體要求, 所有紙質(zhì)檔案（合同除外）均要求掛接電子版，并定期用光盤(pán)備份，異

5、地存儲(chǔ)。（三）收集、整理工程建設(shè)活動(dòng)中形成的檔案，并將各分承包單位形成的檔案匯總、整理、編目，經(jīng)監(jiān)理單位審查后向建設(shè)單位檔案部門(mén)移交。（四）配合建設(shè)單位完成項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作。第三章 要求與程序第九條項(xiàng)目文件收集(一)收集范圍總包單位的檔案管理工作要貫穿于整個(gè)工程施工的全過(guò)程。項(xiàng)目建設(shè)中所形成的所有文字、圖表、光盤(pán)、照片、錄像、實(shí)物、電子文件必須全部歸檔。具體歸檔范圍參照火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范國(guó)家能源局發(fā)布dl/t 2412012，結(jié)合本工程實(shí)際收集歸檔。(二)收集時(shí)間：項(xiàng)目文件應(yīng)與工程建設(shè)同步開(kāi)始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收，即總承包單位將辦理完畢的各種載體的資料隨時(shí)進(jìn)行收集、積累、整

6、理、錄入并掛接電子版，做到“隨辦隨歸”。1.前期階段、施工準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備階段等項(xiàng)目管理性文件，在文件辦理完畢或階段性工作完成后及時(shí)收集；2.設(shè)備、儀器及物資文件，應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收后及時(shí)收集登記；3.施工、調(diào)試單位形成的各專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目文件，責(zé)任單位應(yīng)在單位工程完工后及時(shí)收集；4.監(jiān)理（監(jiān)造）、設(shè)計(jì)等單位形成的項(xiàng)目文件，應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集。（三）收集份數(shù)1. 文件材料一般歸檔1份。合同正本、副本各一份，招標(biāo)文件正本、副本各一份，中標(biāo)單位投標(biāo)文件正本、副本各一份，未中標(biāo)單位正本一份，評(píng)標(biāo)報(bào)告正本、副本各一份，與施工、檢修、維護(hù)有關(guān)的文件材料和圖紙歸檔一式兩份，竣工圖一式三份,電子版光盤(pán)

7、兩份。2.在城建規(guī)劃范圍內(nèi)的項(xiàng)目，應(yīng)按gb/t50328的規(guī)定將歸檔范圍增加一份，向城建檔案館移交。第十條 文件材料質(zhì)量要求歸檔資料必須組織結(jié)構(gòu)清晰、邏輯性強(qiáng)。資料內(nèi)容要完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)，真實(shí)反映工程施工過(guò)程中建筑、安裝的情況。1. 項(xiàng)目文件應(yīng)為原件，因故無(wú)原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，提供單位（原件保存單位）應(yīng)在復(fù)制件上加蓋公章。2. 項(xiàng)目文件應(yīng)完整，簽章手續(xù)完備,字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書(shū)寫(xiě)及制成材料應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 gb/t 118222008的規(guī)定。3. 各種表格、會(huì)議紀(jì)要、工程信函的頁(yè)面設(shè)置、格式、字體要統(tǒng)一、規(guī)范，符合現(xiàn)行

8、電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式，沒(méi)有填寫(xiě)內(nèi)容的空白格應(yīng)劃線或加蓋“以下空白”章，以示閉環(huán)。具體參照神華天明公司所編制的規(guī)范表格。4. 凡合同、協(xié)議、試運(yùn)后簽證、機(jī)組啟動(dòng)驗(yàn)收交接書(shū)、機(jī)組移交試生產(chǎn)交接書(shū)、機(jī)組移交生產(chǎn)交接書(shū)等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表的親筆簽名，有單位蓋章欄目的必須加蓋單位公章）歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔。6. 竣工資料不得有涂改。文件必須使用符合歸檔要求的三孔一線法裝訂。凡是正文有頁(yè)腳的均采用小5號(hào)宋體，頁(yè)腳居中設(shè)置，注明第x頁(yè)共y頁(yè)。文件中附圖的幅面、構(gòu)件代號(hào)均應(yīng)符合我國(guó)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，圖紙的尺寸一律以毫米為單位。7. 引進(jìn)技術(shù)工程的設(shè)備訂貨合格及其附件、招投標(biāo)書(shū)等重要依

9、據(jù)性文件材料應(yīng)字跡耐久、清楚，不能復(fù)印件歸檔。中譯文應(yīng)同外文原文一同歸檔。主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。8. 電子版文件：電子文件與紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明和描述上需保持一致。保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，歸檔要求應(yīng)符合電子文件歸檔與管理規(guī)范（gb/t18894-2002）相關(guān)條款。滿(mǎn)足建設(shè)單位檔案管理錄入系統(tǒng)的電子版掛接要求。9. 工程照片：按每個(gè)單位工程至少六張（有隱蔽工程的項(xiàng)目不得低于十張）的要求歸檔。照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整和揭示要素齊全等特點(diǎn)。具體要求符合照片檔案管理規(guī)范（gb/t11821-2002）。10. 探傷底片:按整理要

10、求歸檔一套,不允許底片卷曲、變形、變脆、粘連、破損等。11. 為了避免相同文件重復(fù)整理及歸檔，監(jiān)理等簽審的文件宜由文件“閉環(huán)”即關(guān)閉“事由”的參建單位進(jìn)行整理并歸檔。如工程聯(lián)系單、事故及缺陷處理、安全質(zhì)量等有關(guān)施工及管理性等文件。12.總包單位認(rèn)真做好資料的管理與保存，存放地點(diǎn)的溫度、濕度、防蟲(chóng)防霉、防火防盜、照明等要符合國(guó)家檔案局頒布的檔案庫(kù)房管理規(guī)定的相關(guān)要求。13.總包單位做好新版與舊版圖紙、資料的識(shí)別標(biāo)識(shí)，舊版圖紙、資料的回收處理，防止舊版圖紙資料的繼續(xù)使用。并及時(shí)將新版圖紙、資料提供給使用單位。第十一條 竣工圖的要求1.不同幅面的工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(gbt10609

11、3-2009)統(tǒng)一折疊成a4幅面(297mm210mm)，圖標(biāo)欄露在外面。2.竣工圖應(yīng)齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)完備，并應(yīng)與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)實(shí)際情況相符。所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋、簽署竣工圖章?？⒐D章應(yīng)按dl/t5229-2005的規(guī)定執(zhí)行?？⒐D章中的內(nèi)容填寫(xiě)齊全、清楚，不得代簽?？⒐D章應(yīng)使用不褪色紅印泥。監(jiān)理單位進(jìn)行審查并加蓋審查章。3.設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)單位設(shè)計(jì)范圍的編制?？偘鼏挝?、施工、調(diào)試和建設(shè)單位應(yīng)在施工及啟動(dòng)調(diào)試過(guò)程中及時(shí)、準(zhǔn)確的做好變更記錄，提供完整資料給竣工圖的編制單位進(jìn)行編制并出版。4.竣工圖的編制工作應(yīng)及時(shí)、正確、完整，設(shè)計(jì)單位各專(zhuān)業(yè)工地代表應(yīng)及時(shí)做好本專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)變

12、更記錄，收集施工和設(shè)計(jì)變更單，并將變更情況及時(shí)反映在設(shè)計(jì)藍(lán)圖上，對(duì)于涉及其他專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)變更，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)專(zhuān)業(yè)。5.監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖進(jìn)行審查，監(jiān)理審查合格的竣工圖應(yīng)在卷冊(cè)目錄上加蓋并簽署竣工圖審查章，審查章應(yīng)蓋在竣工圖卷冊(cè)目錄的空白處。6.應(yīng)編制“竣工圖編制總說(shuō)明”，在總說(shuō)明中應(yīng)敘述竣工圖的編制原則以及各專(zhuān)業(yè)的竣工圖卷冊(cè)目錄。對(duì)每?jī)?cè)修改圖紙，宜編制分冊(cè)說(shuō)明，內(nèi)容包括：修改內(nèi)容、修改原因、提供修改資料單位等。第十二條 項(xiàng)目文件整理按照火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范國(guó)家能源局發(fā)布dl/t 2412012的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類(lèi)并劃分保管期限、組卷、排列、編號(hào)與編目、裝訂、錄入

13、、掛接電子版。照片檔案依據(jù)照片檔案管理規(guī)范（gb/t11821-2002）按張整理，逐張編寫(xiě)文字說(shuō)明并按分類(lèi)、照片號(hào)裝冊(cè)。電子文件按電子文件歸檔與管理規(guī)范gb/t18894規(guī)定整理。工程質(zhì)量相關(guān)實(shí)物檔案依據(jù)實(shí)物檔案整理規(guī)范整理，應(yīng)建立與相應(yīng)施工記錄或試驗(yàn)報(bào)告的互證關(guān)系，填寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)。1.項(xiàng)目文件由總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理。2.項(xiàng)目文件整理，應(yīng)根據(jù)檔案對(duì)文件形成單位的查考與憑證價(jià)值確定保管期限。保管期限分為永久與定期兩種。3.永久保存文件。凡是證明項(xiàng)目建設(shè)合法性、反映工程質(zhì)量和竣工驗(yàn)收的依據(jù)性文件以及對(duì)文件保管單位今后工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，應(yīng)列為永久保管。4.定期保存文件。凡是反映項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)且

14、在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)文件保管單位有參考利用價(jià)值的項(xiàng)目文件，應(yīng)列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年。5.項(xiàng)目文件整理，卷內(nèi)文件不得有重復(fù)，附件共用時(shí)應(yīng)在備考中說(shuō)明。第十三條 移交要求總承包單位、監(jiān)理單位按合同和檔案管理要求向建設(shè)單位移交檔案，辦理移交手續(xù)。1.整理完畢的項(xiàng)目檔案必須在機(jī)組整套啟動(dòng)試運(yùn)行168小時(shí)后或工程項(xiàng)目竣工后的7日內(nèi)驗(yàn)收合格, 并在項(xiàng)目竣工后四十五天內(nèi)移交建設(shè)單位歸檔。尾工形成的檔案應(yīng)在尾工完工后5日內(nèi)移交歸檔。2.項(xiàng)目竣工后，建設(shè)單位應(yīng)按程序組織對(duì)移交的項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效、案卷質(zhì)量及電子檔案的掛接進(jìn)行審查，審查合格后辦理移交手續(xù)。監(jiān)

15、理單位、總承包單位編制歸檔移交清冊(cè)，由監(jiān)理單位審核后向建設(shè)單位檔案部門(mén)移交,移交清冊(cè)一式兩份，各留存一份。建設(shè)單位檔案部門(mén)接收檔案時(shí)，應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。重要項(xiàng)目的文件材料歸檔時(shí)應(yīng)編寫(xiě)“歸檔”說(shuō)明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字，與“移交清冊(cè)”一并歸檔。竣工文件審核簽字頁(yè)見(jiàn)附件2.建設(shè)項(xiàng)目檔案移交簽證表見(jiàn)附件3.第四章 檢查與評(píng)價(jià)第十四條 本制度每半年檢查評(píng)價(jià)一次，檢查人是工程管理部經(jīng)理和副經(jīng)理，評(píng)價(jià)人是公司副總經(jīng)理。有不足之處進(jìn)行完善，修訂后進(jìn)行升版發(fā)布，檢查內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容：（一） 制度的職責(zé)是否清晰；（二） 標(biāo)準(zhǔn)是否可行；（三） 執(zhí)行程序是否明確、有效；（四）本制度執(zhí)行過(guò)程中是

16、否存在與法律、法規(guī)及上級(jí)單位的制度有對(duì)立和沖突之處。第五章附則第十五條 本制度由建設(shè)單位工程管理部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)疚募缬信c國(guó)家及行業(yè)有關(guān)制度相抵觸或沖突的，一律以國(guó)家或行業(yè)有關(guān)制度為準(zhǔn)。第十六條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。第十七條與本制度關(guān)聯(lián)的制度有：（一）工程文件材料歸檔管理規(guī)定;（二）項(xiàng)目文件整理實(shí)施細(xì)則；（三）照片檔案管理規(guī)定；（四）電子文件歸檔管理規(guī)定；（五）實(shí)物檔案管理規(guī)定；（六）竣工圖管理規(guī)定；（七）檔案庫(kù)房管理規(guī)定;（八）檔案借閱管理規(guī)定.附件：1. 政治、經(jīng)濟(jì)、工程建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)；2.竣工文件審核簽字頁(yè)；3.建設(shè)項(xiàng)目檔案移交簽證表；4.建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程圖。附件1：政治、經(jīng)濟(jì)、工程建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)內(nèi)容控制措施政治、經(jīng)濟(jì)本安收集資料不準(zhǔn)確，導(dǎo)致發(fā)生法律糾紛時(shí)，不能起到憑證作用；甚至造成經(jīng)濟(jì)損失執(zhí)行本制度第三章第十一條生產(chǎn)本安資料保管不當(dāng)，造成資料的損壞、丟失，導(dǎo)致無(wú)法維護(hù)、修理、改擴(kuò)建。執(zhí)行本制度第一章第五條引用的規(guī)范文件并制定庫(kù)房管理規(guī)定圖紙、資料歸檔不齊全，導(dǎo)致無(wú)法維護(hù)、修理、改擴(kuò)建。執(zhí)行本制度第三章第九條的規(guī)定附件2 機(jī)組 單位工程竣工文件審核簽字頁(yè)總承包單