會(huì)議會(huì)務(wù)流程分析報(bào)告

1、會(huì)議會(huì)務(wù)流程分析報(bào)告會(huì)議是各黨政機(jī)關(guān)、各企事業(yè)單位研究解決問題、布置工作的一種重要手段，在管理層級(jí)眾多、管理跨度過大、官僚思想根深蒂固的大型國有控股企業(yè)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對會(huì)議，特別是對大型系統(tǒng)會(huì)議（參會(huì)人員來自省、市、縣、鄉(xiāng)各個(gè)層級(jí)的分支機(jī)構(gòu)）一直非常重視，要求十分苛刻，因此，做好會(huì)議會(huì)務(wù)工作十分重要。大型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作是一個(gè)繁雜的系統(tǒng)工程，從時(shí)間流程上講，一般分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中運(yùn)營、會(huì)后掃尾三個(gè)主要環(huán)節(jié)，每一個(gè)主要環(huán)節(jié)中又分為若干個(gè)子環(huán)節(jié)。會(huì)后掃尾會(huì)中運(yùn)營會(huì)前準(zhǔn)備一、原始會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備大型會(huì)議的會(huì)議準(zhǔn)備工作大概包括12項(xiàng)具體內(nèi)容：確定會(huì)議名稱和內(nèi)容、確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)以及參會(huì)人員、

2、確定會(huì)議籌備人員、確定會(huì)議議程、確定會(huì)議文件材料、發(fā)出會(huì)議通知、報(bào)名（收集參會(huì)人員信息，提前安排住宿和就餐事宜）、制作會(huì)議指南、會(huì)場布置、證件制作、會(huì)議材料裝袋、報(bào)到等。會(huì)前準(zhǔn)備的大致流程圖為：確定會(huì)議名稱和內(nèi)容確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)以及參會(huì)人員確定會(huì)議籌備人員確定會(huì)議議程發(fā)出會(huì)議通知確定會(huì)議文件材料報(bào)名，收集參會(huì)人員信息，提前安排住宿和就餐事宜制作會(huì)議指南制作會(huì)議證件會(huì)議材料裝袋會(huì)場布置報(bào)到1、確定會(huì)議名稱和內(nèi)容。會(huì)議名稱可以用通稱，如辦公會(huì)、職代會(huì)等，也可以用參加人員的職務(wù)命名，如高管人員大會(huì)、經(jīng)理大會(huì)，還可以根據(jù)會(huì)議內(nèi)容命名，比如經(jīng)營形勢分析會(huì)議、業(yè)務(wù)管理工作會(huì)議等。會(huì)議內(nèi)容的確定應(yīng)該根據(jù)公

3、司整體戰(zhàn)略或全年工作部署，結(jié)合當(dāng)前經(jīng)營實(shí)際或遇到的問題有針對性地確定會(huì)議內(nèi)容。2、確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)以及參會(huì)人員。首先是會(huì)議具體時(shí)間的確定，確定具體時(shí)間應(yīng)該考慮公司當(dāng)初所處發(fā)展階段，比如在業(yè)務(wù)沖刺的關(guān)鍵階段就不適合開涉及全局的大型會(huì)議。其次是確定會(huì)議持續(xù)時(shí)間的長短，應(yīng)該根據(jù)會(huì)議需要解決的問題來確定會(huì)議持續(xù)時(shí)間，同時(shí)應(yīng)該按照優(yōu)質(zhì)高效的原則來安排會(huì)期。再次是確定會(huì)議地點(diǎn)，要本著交通便利、住宿就餐有保障的原則來確定會(huì)議地點(diǎn)，能在本單位內(nèi)開的就不應(yīng)該在外面開，以節(jié)約會(huì)議成本。最后是確定參會(huì)人員，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容明確會(huì)議精神需要傳達(dá)到哪一個(gè)具體層級(jí)，只能或只需要開到市州分公司一級(jí)的就沒有必要開到縣級(jí)公司一級(jí)

4、。3、確定會(huì)議籌備人員。召開大型會(huì)議的時(shí)候一般要組織專門的力量進(jìn)行前期籌備，多數(shù)情況下需要確定大會(huì)秘書處、會(huì)務(wù)組、材料組、生活組、宣傳組的具體構(gòu)成人員，以確保分工明確，協(xié)同完成會(huì)議會(huì)務(wù)工作。4、確定會(huì)議議程。多數(shù)大型會(huì)議有包括有以下幾項(xiàng)議程：公司主要負(fù)責(zé)人講話、分管領(lǐng)導(dǎo)講話、部分職能部門負(fù)責(zé)人宣講政策、會(huì)議代表分組討論、經(jīng)驗(yàn)交流、專題培訓(xùn)、先進(jìn)表彰、會(huì)議小結(jié)、宴會(huì)等。5、確定會(huì)議文件材料。根據(jù)會(huì)議議程安排，需要確定各項(xiàng)議程所需的文件材料，一般主要包括各位會(huì)議主持詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策性文件、經(jīng)驗(yàn)交流材料、表彰文件、培訓(xùn)資料等。6、發(fā)出會(huì)議通知。對大型會(huì)議必須采用書面通知，讓各參會(huì)系統(tǒng)報(bào)送參會(huì)人員信

5、息，可提前數(shù)日讓各級(jí)管理人員提前安排好本級(jí)單位或部門的工作，同時(shí)做好參加會(huì)議所需準(zhǔn)備的事宜，比如匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)等。7、報(bào)名。收集參會(huì)人員報(bào)名信息的主要作用是確定哪些人可以到位，哪些人因?yàn)槭裁丛虿荒艹鱿?，這樣可以提前做好住宿、就餐、座次安排、證件制作等事宜。8、制作會(huì)議指南。制作會(huì)議指南的目的是讓所有參會(huì)人員對會(huì)議的注意事項(xiàng)、日程安排、會(huì)議代表信息、食宿安排、分組安排、座次安排等相關(guān)會(huì)議信息一目了然，以便于提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。9、制作會(huì)議證件。制作證件的目的是因?yàn)榇笮蜁?huì)議往往在外部大型賓館舉行，代表證件可以證明參會(huì)人員身份、保障會(huì)議安全和秩序。10、會(huì)議材料裝袋。主要是將會(huì)議指南、領(lǐng)導(dǎo)講話、

6、政策性文件、經(jīng)驗(yàn)交流材料、培訓(xùn)資料、代表證件、就餐憑證、房卡、筆記本、一次性筆等資料和物品統(tǒng)一裝袋，便于在參會(huì)代表報(bào)到時(shí)統(tǒng)一發(fā)放。11、會(huì)場布置。主要包括座次安排、桌簽擺放、橫幅及歡迎牌布置、會(huì)場背景、會(huì)場燈光音響等。12、報(bào)到。一般直接在賓館大堂設(shè)會(huì)議接待處，會(huì)議代表報(bào)到時(shí)憑其身份證在報(bào)到名冊上簽字，并發(fā)放會(huì)議材料袋。（二）會(huì)中運(yùn)營會(huì)中運(yùn)營主要根據(jù)會(huì)議議程安排依次進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)，每項(xiàng)活動(dòng)一般主要包括：主持人致主持詞、個(gè)人發(fā)言或分組討論、會(huì)議記錄、定時(shí)倒水、小結(jié)講話、食宿安排、會(huì)議集體攝影等內(nèi)容。此外，會(huì)議工作人員還應(yīng)該保持對會(huì)議過程的高度關(guān)注，及時(shí)妥善處理各種突發(fā)事件，確保會(huì)議順利進(jìn)行。每項(xiàng)活

7、動(dòng)會(huì)中運(yùn)營的大致流程圖為：主持人致主持詞會(huì)議記錄定時(shí)倒水個(gè)人發(fā)言或分組討論小結(jié)講話會(huì)議集體攝影食宿安排1、主持人致主持詞?；顒?dòng)正式開始前，活動(dòng)主持人一般要致主持詞，主要目的是讓參會(huì)者明白整個(gè)活動(dòng)安排，包括誰先上臺(tái)講什么，誰后上臺(tái)講什么，會(huì)議結(jié)束時(shí)有什么特殊安排需要大家配合等。整個(gè)活動(dòng)中間，當(dāng)一項(xiàng)小議程結(jié)束時(shí)，主持人也承擔(dān)著宣布下一項(xiàng)小議程開始并請相關(guān)人員上臺(tái)的職責(zé)。2、個(gè)人發(fā)言或分組討論。主要指根據(jù)會(huì)議議程安排，個(gè)人上臺(tái)就某項(xiàng)工作進(jìn)行發(fā)言，或者依據(jù)會(huì)議分組安排圍繞某項(xiàng)議題進(jìn)行分組討論。3、會(huì)議記錄。不論會(huì)議規(guī)模大小，一般都必須要有會(huì)議記錄，對大型會(huì)議一般采取文字記錄、錄音、錄像并行的以真實(shí)記載

8、會(huì)議的情況，客觀反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，以作為重要的文字檔案資料，為日后翻閱檔案、進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要、編發(fā)信息打好基礎(chǔ)。4、定時(shí)倒水。多數(shù)會(huì)議代表偏好在會(huì)議口渴時(shí)喝溫水或熱茶，因此，在會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行中，需要安排服務(wù)人員定時(shí)給全體參會(huì)代表、特別是在臺(tái)上進(jìn)行發(fā)言的代表添水。5、小結(jié)講話。某一項(xiàng)議程或整個(gè)會(huì)議結(jié)束時(shí)，一般主持人需要對該議程或整個(gè)會(huì)議的進(jìn)行情況作一個(gè)簡潔的總結(jié)發(fā)言，特別是針對代表們在分組討論中提出的一些問題，在當(dāng)時(shí)能夠回答的情況迅速作出回答，以利于各項(xiàng)工作的順利開展。6、會(huì)議集體攝影。一般大型會(huì)議在會(huì)中或結(jié)束時(shí)都有請全體會(huì)議代表進(jìn)行合影的傳統(tǒng)，在確定好合影場地和提前安排攝像師的同時(shí)，關(guān)鍵是要做好

9、代表排列次序和隊(duì)列位置，以避免蜂擁而上，場面混亂。7、食宿安排。作息時(shí)間、就餐時(shí)間和地點(diǎn)都應(yīng)該在會(huì)議指南中提前明確告知，如發(fā)生臨時(shí)變化而需要提前或推遲就餐的，應(yīng)在某項(xiàng)議程結(jié)束時(shí)及時(shí)在會(huì)場通過主持人告知全體參會(huì)代表。（三）會(huì)后掃尾會(huì)后掃尾工作主要包括：整理會(huì)議紀(jì)錄、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要或領(lǐng)導(dǎo)講話、對會(huì)議情況進(jìn)行新聞報(bào)道、進(jìn)行會(huì)議成本決算、督導(dǎo)落實(shí)會(huì)議重大工作部署等。會(huì)后掃尾工作的流程圖為：整理會(huì)議紀(jì)錄印發(fā)會(huì)議紀(jì)要或領(lǐng)導(dǎo)講話對會(huì)議情況進(jìn)行新聞報(bào)道督導(dǎo)落實(shí)會(huì)議重大工作部署結(jié)束1、整理會(huì)議紀(jì)錄。由于會(huì)議現(xiàn)場記錄十分緊張，筆記可能遺漏一些內(nèi)容或在表述時(shí)不夠規(guī)范，這時(shí)可采取聽錄音、看錄像的方式對原始記錄進(jìn)行整理。

10、2、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要或領(lǐng)導(dǎo)講話。一般重要會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議形成的決策或者重要的領(lǐng)導(dǎo)講話都應(yīng)該被印發(fā)成會(huì)議紀(jì)要或者文件，以便使各層級(jí)迅速了解相關(guān)精神和工作部署。3、對會(huì)議情況進(jìn)行新聞報(bào)道。一般重要的大型會(huì)議需要發(fā)布新聞并跟蹤報(bào)道，在會(huì)議召開期間可邀請新聞媒體到會(huì)，但最后的宣傳稿件最好由本單位向新聞媒體提供以避免出現(xiàn)差錯(cuò)或潛在負(fù)面影響。4、督導(dǎo)落實(shí)會(huì)議重大工作部署。多數(shù)重大會(huì)議的主要任務(wù)是對全局性或重要專項(xiàng)工作進(jìn)行部署，為確保會(huì)議產(chǎn)生實(shí)際效果，公司相關(guān)職能部門應(yīng)在會(huì)后擇機(jī)對下級(jí)單位的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行檢查督導(dǎo)。二、原始會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程的利弊分析從總體來講，原始會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程是經(jīng)過長期實(shí)踐檢驗(yàn)并被證明是科

11、學(xué)有效的，但在會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中運(yùn)營、會(huì)后掃尾三個(gè)子流程中，由于有很多具體活動(dòng)是同時(shí)進(jìn)行的，某一活動(dòng)的不確定性會(huì)直接影響其后的一系列活動(dòng)，在具體操作時(shí)需要根據(jù)實(shí)際情況靈活安排。在會(huì)前準(zhǔn)備這個(gè)大環(huán)節(jié)中，一是比如多數(shù)大型會(huì)議在發(fā)出通知時(shí)往往需要分兩次進(jìn)行：第一次是通知大概開會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)，主要目的是為收集參會(huì)人員名單，以便提前聯(lián)系賓館住宿和就餐，同時(shí)也為參會(huì)人員參加會(huì)議做好各種準(zhǔn)備留出時(shí)間。二是比如多數(shù)大型會(huì)議的材料任務(wù)很重，而且需要反復(fù)修改確定，一般公司主要負(fù)責(zé)人的年度工作報(bào)告事先還需要各職能部門提供材料，再由秘書人員加工整理，形成對上一年度的總結(jié)、對當(dāng)前形勢的分析和對新一年度整體工作思路、工作措施的

12、部署，最后還需要通過大會(huì)前的公司黨委會(huì)議或總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過，這一過程一般需要較長時(shí)間，往往是在會(huì)議即將開始時(shí)才能夠準(zhǔn)備到位。三是一般大型年度工作會(huì)議往往需要對上一年度的先進(jìn)單位先進(jìn)個(gè)人進(jìn)行表彰，這涉及到制作獎(jiǎng)牌、證書等內(nèi)容，同樣需要一定時(shí)日，因此在做準(zhǔn)備工作時(shí)必須統(tǒng)籌考慮。在會(huì)中運(yùn)行這個(gè)大環(huán)節(jié)中，每一個(gè)具體小環(huán)節(jié)活動(dòng)都不盡相同，各項(xiàng)具體工作必須同時(shí)進(jìn)行，在重點(diǎn)做好會(huì)議主持、會(huì)場布置、會(huì)務(wù)保障等工作的同時(shí)，會(huì)議組織機(jī)構(gòu)必須安排足夠人手分布在各個(gè)活動(dòng)地點(diǎn)進(jìn)行全程監(jiān)控，確保遇到突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)迅速處理到位，使各項(xiàng)活動(dòng)能夠按計(jì)劃進(jìn)行。在會(huì)后掃尾這個(gè)大環(huán)節(jié)中，整理會(huì)議記錄、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要或領(lǐng)導(dǎo)講話文件往往需要一定時(shí)間，因此會(huì)議的宣傳報(bào)道可以同步進(jìn)行。三、再造后的會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備的再造流程圖為：確定會(huì)議內(nèi)容和名稱確定會(huì)議參會(huì)人員范圍、大致時(shí)間和地點(diǎn)確定會(huì)議籌備人員確定會(huì)議議程準(zhǔn)備會(huì)議文件材料、表彰獎(jiǎng)牌證書發(fā)第一次會(huì)議通知，收集參會(huì)