高效工作方法[36頁]

1、高高 效效 工工 作作 方方 法法講座介紹講座目標(biāo)讓工作變得簡單而高效主要內(nèi)容高效工作法則快速學(xué)習(xí)、快速提高高效工作能力訓(xùn)練高效管理時間幾點建議講座時間2小時高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事q故事一： 一個人想吃蘋果，所以他搬來了梯子并靠在樹上準(zhǔn)備爬上樹摘蘋果，但當(dāng)他爬上樹時他才發(fā)現(xiàn)他的梯子靠錯了地方，他爬上的是一棵梨樹。q啟示：做正確的事，比什么都重要做正確的事，比什么都重要高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事管理名言：q對企業(yè)來言，不可缺少的是效能，而非效率 彼得德魯克q我們不一定知道正確的道路是什么，但卻不要在錯誤的道路上走得太遠。 奧姆威爾格林紹高效工作法則 之正確的做

2、事，更要做正確的事德魯克在有效的主管一書中的論述：q效率是以正確的方式做事；效能（有效性）是做正確的事。q效率和有效性不應(yīng)偏廢。q當(dāng)兩者不能兼得時，我們首先應(yīng)著眼于有效性，然后再設(shè)法提高效率高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事q“正確的做事”強調(diào)的是最佳工作方法，其結(jié)果是更快的朝目標(biāo)靠近。q“做正確的事”強調(diào)的是工作的準(zhǔn)確定位和最終效果，其結(jié)果是更加確保自己堅實的朝目標(biāo)邁進。q在企業(yè)里員工嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作，他是在正確的做事；如果他的產(chǎn)品沒有買主，沒有市場，那么他是在做不正確的事。高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事q做正確的事是解決做什么和不做什么的問題。是一個戰(zhàn)略問題。同時

3、也是一個方向問題。q正確的做事是解決工作方法（如何做的問題）。是一個執(zhí)行問題。q正確的做事，更要做正確的事，不僅僅是一個重要的工作方法，更是一種重要的管理思想，同時也是做事的文化。高效工作法則 之做正確的事q故事二： 一個車間主管在車間檢修設(shè)備，這時他需要一個扳手，他就對小王說，“請你到倉庫幫我拿一個扳手”，小王馬上說，“好的”。這位主管心想到倉庫來回也就是10分鐘時間，就趁這個時間抽支煙，誰知抽了一支又一支的煙，仍未見到小王的蹤影，“看我回來怎么收拾你”，主管已經(jīng)不耐煩了。終于，在30分鐘后，小王出現(xiàn)了。主管見到小王后，馬上暈倒！!原來,小王和倉管員費了九牛二虎之力抬來了一個碩大的扳手。主管

4、苦笑，“是我錯了，小王，你到倉庫去拿一個12的呆板手”，小王馬上轉(zhuǎn)身去倉庫，8分鐘后取回扳手。高效工作法則 之做正確的事q傳達和接受正確的任務(wù)在軍隊里，下級接受任務(wù)時，要求大聲重復(fù)上級下達任務(wù)的內(nèi)容，以防止對任務(wù)理解錯誤。很多時候我們做了不正確的事是因為未能準(zhǔn)確理解或全面掌握上級的任務(wù)要求。在下達和接受任務(wù)時，上級和下級應(yīng)進行有效的溝通，上級的安排應(yīng)詳盡，下級應(yīng)澄清自己所有的疑惑，并向上級重復(fù)任務(wù)的內(nèi)容和要求，同時做好記錄。高效工作法則 之做正確的事解決正確的問題:q一個好的醫(yī)生不會完全根據(jù)一個病人對自己病癥的描述而作出醫(yī)療方案，他還要做一些深入檢查和研究q一個優(yōu)秀主管也不會馬上對交給自己的問

5、題制定解決方案，最好的工作方法應(yīng)首先確保自己在解決的是正確的問題，以確保自己不會走錯方向。q搞清楚交給自己的問題是不是真正的問題，唯一的方法是更深入地挖掘和收集事實，再加上結(jié)構(gòu)化的分析和論證。應(yīng)像醫(yī)生一樣“望、聞、問、切”后再下結(jié)論。高效工作法則 之正確的做事，更要做正確的事解決問題規(guī)則讓事實說話:q 故事三： 有一次我?guī)椭蛻舾纳粕a(chǎn)效率，我們假定將不良工作時間降低20%，坦白講，在接受任務(wù)時我對如何降低不良工作時間沒有任何假設(shè)，對于車間的工作流程也知之甚少，我就去拜訪車間的主管。 那位主管直截了當(dāng)?shù)卣f：“我們車間非常忙，所有的工人都很負(fù)責(zé)，整天忙得團團轉(zhuǎn)，你們對我們這一行不了解，更本就沒有

6、什么不良工作時間，最后你們會勞而無功的?！?雖然這樣，他仍然非常配合的投入了工作。當(dāng)我們對車間人員的工作時間進行了精確測量分析以后，我們發(fā)現(xiàn)，每天工人用于尋找工作工具和原料的時間占工作總時間的30%，等待零部件和上工序產(chǎn)品的時間占10%，不良工作時間高達50%。 了解到這些信息后，通過流程改造，我們很容易就超越了目標(biāo)。高效工作法則 之正確的做事解決問題規(guī)則讓事實說話:q 故事三啟示： 最初的對問題的任何假設(shè)都不是成功解決問題的先決條件。 任何問題都無法躲過以事實為基礎(chǔ)進行分析的威力。 只要把足夠的事實放在一起，把它們與某些創(chuàng)造性的思維結(jié)合起來，你自然就會得出解決問題的方法。 回到事實上去！讓事

7、實說話！高效工作法則 之正確的做事q一個廣泛傳播的案例： 我們走進一個叢林，開始清除矮灌木。當(dāng)我們費盡千辛萬苦、好不容易清除完這一片灌木叢，直起腰來，準(zhǔn)備享受一下完成了一項艱苦任務(wù)后的樂趣時，卻猛然發(fā)現(xiàn)，需要清除的不是這片灌木叢，而是旁邊的那一片。啟示：有多少人在工作中就同那些砍伐矮灌木的工人，常常只是埋頭砍伐，甚至沒有意識到要砍得不是那片叢林。高效工作法則 之正確的做事始終都應(yīng)心懷最終目標(biāo)始終都應(yīng)心懷最終目標(biāo)確保在做確保在做正確的事正確的事q實現(xiàn)目標(biāo)是所有工作的價值體現(xiàn),是工作的核心。q目標(biāo)是指引我們做正確的事的指南針,沒有目標(biāo)就會像無頭的蒼蠅,不知道會飛向何方q高效人士有一個共同的特征,那

8、就是在工作之前他就知道應(yīng)該達到一個什么樣的目的，并在做任何事情時都確保對實現(xiàn)目標(biāo)有貢獻。高效工作法則 之正確的做事養(yǎng)成良好的行為模式和工作習(xí)慣確保采用最佳的工作方法，我們要正確的做事q弗蘭西斯培根在論習(xí)慣中寫到：“人的思考取決于動機、語言與學(xué)問和知識，而他們的行動，則多半取決于習(xí)慣。”q長期按某種習(xí)慣行事，久而久之就形成一種固有的行為模式。q行為模式一旦形成，具有非常強的頑固性。江山易改，本性難移。q培養(yǎng)一種好的行為模式是每個人工作高效的根本。q行為模式包括思考問題的思維模式、合理安排時間的方法、安排生活的方式等q下面的內(nèi)容均涉及到行為模式和工作習(xí)慣。高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q如果停

9、止學(xué)習(xí)，任何一個人的知識都不會確保他永遠適應(yīng)社會的發(fā)展。知識更新周期人類壽命周期時代發(fā)展知識更新速度的加快與人類壽命的延長的矛盾，導(dǎo)致不會再有“一技在身，走遍天下”的現(xiàn)象發(fā)生，唯有不斷的學(xué)習(xí)和提高才是永不變的真理高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q提高很重要，快速提高更重要。時代發(fā)展知識和能力水平社會平均水平A企業(yè)或人員B企業(yè)或人員高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q總結(jié)過去并形成文件，是學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)眼睫毛型學(xué)習(xí)曲線眼睫毛型學(xué)習(xí)曲線高效能學(xué)習(xí)曲線高效能學(xué)習(xí)曲線能力水平能力水平學(xué)習(xí)周期高效工作法則 之快速學(xué)習(xí)、快速提高q最佳的學(xué)習(xí)方式是從實踐和工作中學(xué)習(xí) PDCA循環(huán)工作法監(jiān)視和測量評估實踐水平C

10、分析和總結(jié)工作方法的不足A嚴(yán)格執(zhí)行文件的規(guī)定D根據(jù)對實踐情況的總結(jié)和理論研究制定工作方法P嚴(yán)格執(zhí)行文件的規(guī)定D理論層面實踐層面高效工作法則 之高效工作能力訓(xùn)練q工作秩序條理化（辦公現(xiàn)場5S） 整理辦公桌、公文包，使與工作無關(guān)的東西為零 整頓你的工作文件、工具等，使尋找東西的時間為零 確保辦公現(xiàn)場整潔，令人賞心悅目，確?？傆泻眯那?培養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)q精心策劃工作方法，使工作方法多樣化 同時并行； 結(jié)合； 重新排列； 穿插； 代替； 創(chuàng)新； 標(biāo)準(zhǔn)化高效工作法則 之高效工作能力訓(xùn)練q工作內(nèi)容簡明化 最容易不過的是忙碌，最難的是有成效的工作。而將繁雜的工作間明化是防止忙亂，事半功倍的法寶。 三思而后行三思

11、而后行 為了是工作內(nèi)容簡明化，在開始每項工作之前應(yīng)針對工作提出以下6六方面的問題對工作進行分析和檢查，以尋找簡明化的工作方法。 為什么做這項工作？這項工作對公司總體目標(biāo)的實現(xiàn)有什么重要意義？是根據(jù)習(xí)慣去做的嗎？是否可以不做？ 這件工作的關(guān)鍵點在什么地方？做了之后，將出現(xiàn)什么過去沒有的新效果？ 如果必須要做這項工作，那么應(yīng)在那里完成這項工作？既然可以邊聽音樂就可輕松完成，還有必要坐在辦公室冥思苦想嗎？ 什么時候做這件事情呢？是在一天中精力最好的時間來做呢？還是在路途中就可完成？高效工作法則 之高效工作能力訓(xùn)練q工作內(nèi)容簡明化 誰干這件事情好呢？是自己干，還是安排別人去干？還需要哪些人的支持和配合

12、 這件事情的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率？q流程圖是分析工作環(huán)節(jié)安排科學(xué)性的有效工具q通過以上問題對工作進行分析和檢查后，再采取如下步驟： 刪減：省去不必要的工作 優(yōu)化工作順序：使工作順序合理，干起來得心應(yīng)手 合并：兩件或兩件以上的事情能夠合起來做的時候就合起來做 標(biāo)準(zhǔn)化：預(yù)先頂好一項工作的程序，增強工作預(yù)見性。高效工作法則 之高效管理時間q你的時間用完了，你的使命也就到頭了。你的時間用完了，你的使命也就到頭了。 富蘭克林q有人問撒切爾夫人，你每天日理萬有人問撒切爾夫人，你每天日理萬機又是怎樣將所有的工作處理得井機又是怎樣將所有的工

13、作處理得井井有條的，撒切爾夫人說，井有條的，撒切爾夫人說，“其實其實沒什么訣竅，我只是將每天應(yīng)做的沒什么訣竅，我只是將每天應(yīng)做的工作列出來，然后一條條劃去而已工作列出來，然后一條條劃去而已”高效工作法則 之高效管理時間q我們工作的一天早晨9點，你以高速的頭腦風(fēng)暴開始了一天的工作10點是會議然后是無休止的電話然后是無數(shù)的文件等著去處理然后此伏彼起的問題的這去處理還有重要的客戶要去會見 當(dāng)你終于忙完了一天的工作時，你是否會當(dāng)你終于忙完了一天的工作時，你是否會猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒有去做，猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒有去做，時間過得真快時間過得真快。高效工作法則 之高效管理時間q每天根據(jù)工作的

14、輕重緩急（以對公司利益的影響作為判定標(biāo)準(zhǔn)），列出一天應(yīng)開展的工作內(nèi)容和先后順序q每天總結(jié)一天的工作，看一看工作成效和時間浪費在那里，然后列出第二天的工作清單。高效工作法則 之高效管理時間q幾種重要而有效的圖表建議：請準(zhǔn)備一個隨身攜帶的筆記本，以記錄下列內(nèi)容作息時間表v根據(jù)公司作息時間并結(jié)合自己的特點列出自己的作息時間表，將每天的24小時進行合理的安排v安排時間之原則:吃飯的時間吃飯; 睡覺的時間睡覺; 休閑的時間休閑；工作的時間工作v科學(xué)利用時間之原則：合理利用自己的生物鐘工作計劃表：每天晚上總結(jié)一天的工作，并根據(jù)輕重緩急按順序列出明天的主要工作任務(wù)備忘社交活動表：提前安排好重要的社交活動備忘

15、，防止與工作任務(wù)的沖突創(chuàng)新想法表：隨時記下自己靈光一現(xiàn)的好想法和號創(chuàng)意，并定期總結(jié)。高效工作法則 之高效管理時間q典型的浪費時間案例在網(wǎng)絡(luò)上漫無目的的漫游或聊天沒事在辦公室閑聊在飲水機前逗留，聊些七姑八婆的事情打電話就可解決的事情，卻以冗長的信代之，或非要親自跑一趟閱讀那些和工作沒有關(guān)系的報刊雜志吃飯時間過長講話沒有重點會議開的沒完沒了事情一拖再拖決策優(yōu)柔寡斷總是在尋找東西高效工作法則 之高效管理時間q雜亂無章是個壞習(xí)慣工作無秩序，沒有條理，在一切都雜亂無章的工作環(huán)境中東翻西找，無疑嚴(yán)重的浪費著你的時間 注：如何使工作條理化, 見高效能力訓(xùn)練。高效工作法則 之高效管理時間q管理時間的注意事項集

16、中精力做最重要的事做正確的事最重要任何時候都不要忘記所做工作的目標(biāo)不切實際的時間預(yù)算安排時間要有機動性果斷決策大膽、完整的授權(quán)高效工作法則 之建議q建議一：發(fā)現(xiàn)工作中的關(guān)鍵驅(qū)動因素任何一項工作效果均受很多環(huán)節(jié)影響，但工作效果是由其中20%的環(huán)節(jié)決定的。（80/20原則）在處理問題時，天才和蠢才的區(qū)別就在于能否準(zhǔn)確地把握其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，即找到工作的重點。在完成任務(wù)時，人們總是想窮盡一切，反而使一切都沒有做好。要想高效地完成任務(wù)，就要找出問題的關(guān)鍵所在，而找出問題的關(guān)鍵所在，關(guān)鍵又在于掌握大量的事實，并進行科學(xué)的統(tǒng)計和分析。高效工作法則 之建議q建議二：甭想把整個海洋煮沸請記?。耗銢]有能力把整個海洋煮沸！個人的知識、能力、精力是有限的，依靠和利用團隊成員的知識、經(jīng)驗和能力共同完成項目是明智的選擇，不要擔(dān)心功勞被別人搶走。合作、合作、再合作，永遠都是合作！保持對工