采購部管理制度

1、采購管理制度、總則采購制度是嚴格按照公司的標準要求所制定。使其采購過程簡化、程序可 循，做到有據(jù)可查、防范風險、降低成本，便于加強采購工作的管理，提高采 購工作的效率。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。二、采購部工作內(nèi)容及職責（一） 熱愛本職工作，勤于學習新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。（二） 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。（三） 負責公司工程所需材料的采購工作。（四） 負責供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護工作。（五） 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。（六） 大項材料必須做招標采購，其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。（七） 積極了解材

2、料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。（八） 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進行付款。（九） 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。（十）建立采購檔案：將采購相關(guān)資料進行電子文檔和書面文檔分項管理；每 一年的材料供銷合同與相關(guān)文檔統(tǒng)一管理；材料詢價單、材料詢比價表、材料 審批表統(tǒng)一管理。（十一）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。三、工作指導(dǎo)流程采購部作為一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責 任，采購工作的好壞，直接影響了項目的質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實 用、完善的采購工作流程是提高采購效率，降低成本最有效的方法。在項目實 施的過程中，采購部需要項目部

3、、行政管理中心、財務(wù)管理中心等各個部門的 大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī) 劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為項目的順利實施做出各自的貢獻。（一） 項目過程中指導(dǎo)流程1、 在項目的初始運作階段，采購部根據(jù)項目部的具體要求，配合進行投標 的材料報價，以便更好的達到在以后的施工中控制成本的目的，更要避免發(fā)生 投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。2、 項目正式運作后，采購計劃由具體項目經(jīng)理提供項目用料清單（見 附表1）,經(jīng)總經(jīng)理批準后，統(tǒng)一下達到采購部。收到材料請購單后，采購部 應(yīng)該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。3、 采購部接到項目用料清單后，根據(jù)所需材料

4、的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要 求及項目所在地等實際情況，向公司已經(jīng)確定的合格供應(yīng)商中的3家一5家發(fā) 出材料詢價單（見附表2）。供應(yīng)商根據(jù)要求確認價格后對我司的材料 詢價單簽字，蓋公章后回傳，簽字蓋章的材料詢價單會做為以后向供應(yīng) 商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。采購評估委員會根據(jù)幾家供應(yīng)商的材料詢 比價表（見附表3）進行評價、定價后確定其中的一家或者幾家進行供貨。 由采購負責人正確填寫材料審批表（見附表4）,經(jīng)審批確定后，采購部 與供應(yīng)商簽訂材料供銷合同，同時向項目部通知其準備收貨。4、 供應(yīng)商根據(jù)材料供銷合同安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽 訂的供銷合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質(zhì)證明書。5、 項

5、目部所需材料到場后，應(yīng)由采購員負責材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查，檢查 中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的材料供銷合同相對照，質(zhì)量和數(shù)量都準 確無誤后才能進行收貨，然后填寫物料驗收記錄表（見附表5）及材料 進場驗收單（見附表6）,相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。6、 項目完成后，采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時， 采購部填寫統(tǒng)一的材料付款申請表（見附表刀，同時向財務(wù)管理中心遞 交此批次材料的材料付款審批表、材料供銷合同和物料驗收記錄 表。由財務(wù)管理中心根據(jù)材料供銷合同安排付款額度。7、 付款：供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的増值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務(wù) 管理中心在收到發(fā)票后即向供應(yīng)商付款。（二） 合

6、同管理指導(dǎo)流程負責與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠 款項。K合同簽訂：統(tǒng)一制定標準合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細及價格、主要技 術(shù)參數(shù)、運輸方式、到貨時間、質(zhì)保期等幾個大的方面。如大型設(shè)備盡可能的 爭取扣留質(zhì)保金。2、 合同管理則按具體項目劃分，直接采購部分按人頭細分，重點跟蹤供貨 周期長的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號、數(shù)量、貨期、運輸?shù)龋?、 采購合同管理：采購部、財務(wù)管理中心統(tǒng)一管理。（三） 供應(yīng)商管理工作指導(dǎo)流程通過尋找新貨源、拓展供應(yīng)商范圍，加強老供應(yīng)商管理。每年對供應(yīng)商進 行一次評定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價格等方面考核）， 對不合格供應(yīng)商及時進行調(diào)

7、整，并進行合格供應(yīng)商名錄備案（見附表 8） o合格、長期供應(yīng)商要進行年度復(fù)核（查看生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等），并進行供應(yīng)商評定備案（見附表9）。（四） 采購（比價）工作指導(dǎo)流程熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地 等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時按量按質(zhì)完成采購供應(yīng)計劃指標，積極開拓貨源市 場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計劃不符， 則其損失由具體采購負責人承擔。對特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供 相關(guān)證件或檢測報告。采購活動具體實施分以詢價、比價、議價三個方面，在 比價和議價過程中做好記錄及備案，設(shè)備、材料物品比價議

8、價記錄表（見 附表10）O1、詢價詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)、電話查詢、面對直接供應(yīng)商、供應(yīng)商自 我推銷、展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不 斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進貨的原則不斷改進。2、比價對供應(yīng)商所報的產(chǎn)品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產(chǎn)品進行 比價）。對單項產(chǎn)品做到至少比價三家，以正規(guī)比價格式存于計算機或手工紀 錄文字資料。在比價同時做出價格分析。3、議價在確定廠家后、進行產(chǎn)品價格商務(wù)談判，盡量降低采購成本，可通過多種 方式進行壓價（通常可以以公司中標價格低，要求降低采購成本為由；以多家公 司比較后相對競爭為由；以拖延時間，給供應(yīng)商產(chǎn)

9、生我們要更改采購意向為由; 也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分 析。四、崗位職責（-）采購部經(jīng)理K擬定采購部門工作方針與目標。2、負責主要材料的采購。3、編制公司年度采購計劃。4、簽核材料供銷合同。5、建立與改善采購制度。6、撰寫部門周報、周議題、月報及年目標計劃。7、主持采購人員的教育培訓(xùn)。8、建立與供應(yīng)商的良好關(guān)系。9、主持或參與采購相關(guān)業(yè)務(wù)的會議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。（二）采購員K負責次要材料的采購。2、協(xié)助采購部經(jīng)理與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨日期等。3、采購進度的追蹤。4、市場調(diào)查、定期開展供應(yīng)商考核。5、協(xié)助采購部經(jīng)理查訪廠商。6、協(xié)助內(nèi)業(yè)

10、人員建立供應(yīng)商采購庫。（三）采購內(nèi)業(yè)人員1、 項目用料清單、材料詢價單、材料詢比價表、材料供銷 合同、物料驗收記錄表的登記和保管。2、 公司內(nèi)部采購手續(xù)的申辦。3、 電腦作業(yè)與檔案管理。4、 建立供應(yīng)商采購庫并及時更新。五、內(nèi)部管理制度（-）采購時效管理制度所有的采購計劃根據(jù)具體項目情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨 周期長，力爭做到材料不耽誤項目實施的前提下，材料及時到位，不擠占、積 壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃、在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下、 按采購計劃規(guī)定時間完成任務(wù)，做到及時采購、及時跟蹤、及時發(fā)貨、及時反 饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。（-）采購崗位責任制1、 在部門經(jīng)理

11、領(lǐng)導(dǎo)下，采購負責公司所有采購范圍內(nèi)的工作，其中包括設(shè) 備、設(shè)備備件、各種材料等。2、 采購應(yīng)嚴格遵守采購程序，有效地進行采購，包括：采購申請單的審 查、詢價、比價、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等。3、 不斷開辟建立新的物資供應(yīng)渠道，尋找物美價廉的物資，提高供應(yīng)商的 服務(wù)質(zhì)量，減少采購費用，節(jié)省開支，降低成本，獲得充分的物資供應(yīng)。4、 采購合同的起草及審核，其中包括物資、設(shè)備 材料、材料加工、維修 服務(wù)以及其它相關(guān)合同的談判、起草和審定。5、提高工作效率、縮短采購周期、提高經(jīng)濟效益。6、 對物資采購工作要及時提出對企業(yè)經(jīng)營管理意見，以及相關(guān)采購的戰(zhàn)略 措施，按實際需要與供應(yīng)廠商進

12、行商務(wù)談判，遵照技術(shù)先進可靠、質(zhì)量好、價 格低，服務(wù)優(yōu)良、交貨期有利的原則，對大型設(shè)備的采購提出建設(shè)性意見。7、在任職期間，嚴格履行本崗位的職責，廉潔自律。8、定期向總經(jīng)理匯報本部門的周、月、年的工作匯報及計劃，并提出好的 意見和建議。（三）聯(lián)動責任1、負責與財務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫、發(fā)票清理和結(jié)款等工作。2、及時與項目部，了解項目進行情況和緊急情況變動。3、售后服務(wù)，由專人負責返修產(chǎn)品明細，其中包括產(chǎn)品、廠家、返修時間 及聯(lián)系方式等。由具體采購負責人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時間 內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情 況，根據(jù)情節(jié)輕

13、重，扣除3個月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、樹立公司形象，不斷學習，不斷進步，體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多 效益。項目用料清單編號:項目名稱訂購日期預(yù)定交貨日交貨方法交貨地點保管部門序號物品名稱品牌規(guī)格單位數(shù)量備注合計注：項目部依據(jù)圖紙要求做好數(shù)量統(tǒng)計。申請人：部門負責人簽字：日期:注：此表由項目部填寫，相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。非該項目經(jīng)理下 達的采購計劃概不采購。項目用料清單中應(yīng)標明：工程名稱、物品名 稱、數(shù)量、規(guī)格（型號）、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)等。采購部接到采購計劃后， 將采購計劃與項目合同進行核對，如有更改之處，需經(jīng)項目經(jīng)理簽字才予 采購（其中包括數(shù)量增減、型號更改、增減項

14、目等）。如項目經(jīng)理出差， 可請示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打E卩備案。材料詢價序號材料名稱規(guī)格數(shù)量質(zhì)量要求專票竝ZE 曰示是否送貨 及安裝保修年限備注報價單位名稱（蓋章）材料詢比價表公司名 稱序號材料名稱規(guī)格單位數(shù)量聯(lián)系人電話12345678910111213141516價格信息比較材料審批表項目名稱：供貨商名稱：序號名稱規(guī)格要求單位數(shù)量中標單價（元）采購單價 （元）采購合計（元）備注123456合計經(jīng)辦人采購部：項目經(jīng)理：總經(jīng)理：審核人財務(wù)中心：總辦：審批人董事長：說明：此表各部門留存。日期：年月日物料驗收記錄表項目名稱：供應(yīng)商名稱： _ 編號:材料名稱品牌日期年月日數(shù)量抽樣數(shù)量驗收項目驗收標準與規(guī)格檢驗結(jié)果12345評定備注驗收人：項目經(jīng)理：注：此表由項目部填寫，相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。材料進場驗收單編號：年 月曰供應(yīng)商名稱采購單號材料名稱規(guī)格采購數(shù)量交貨數(shù)量短缺退 回數(shù)量實收數(shù) 量備注收貨人：項目經(jīng)理：注：此表由項目部填寫，相關(guān)責任人簽字后回傳采購部。材料付款申請表供應(yīng)商名稱：采購經(jīng)辦人：申請日期：年 月曰序號品種規(guī)格單位 數(shù)量單價（元）應(yīng)付金額（元）已付金額（元）本次實付金額（元）驗收單號123456合計付款方式1 現(xiàn)金2.電匯口3.支票口4.網(wǎng)銀口收款人信息須附單據(jù)：材料進場計劃 表采購審批表驗 收單采購部核簽項目經(jīng)理采購經(jīng)理總辦審計財務(wù)中心：總