授權(quán)房產(chǎn)物業(yè)公司修繕風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)

1、授權(quán)房產(chǎn)物業(yè)公司修繕風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn) 綜合性集團(tuán)的業(yè)務(wù)跨度較大，且各個(gè)單位的性質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)務(wù)特點(diǎn)千差萬(wàn)別，企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范中關(guān)于業(yè)務(wù)層面的控制內(nèi)容不可能涵蓋一些行業(yè)性較強(qiáng)的企業(yè)，故針對(duì)這類(lèi)企業(yè)，其內(nèi)部控制制度的有效性有賴(lài)于企業(yè)內(nèi)部熟悉控制環(huán)境的人員自己編制探索。本文所介紹的針對(duì)授權(quán)房產(chǎn)物業(yè)公司修繕工程的業(yè)務(wù)流程是筆者根據(jù)其在集團(tuán)性公司所積累的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，有針對(duì)性的為防范各種弊端所制定的部分業(yè)務(wù)控制流程，由于篇幅所限，故主要針對(duì)部分關(guān)鍵控制點(diǎn)的管理進(jìn)行相關(guān)分析。 一、授權(quán)房產(chǎn)的修繕管理 授權(quán)房產(chǎn)指的是上海市住房保障和房屋管理局授權(quán)各區(qū)房產(chǎn)集團(tuán)管理經(jīng)營(yíng)的公房資產(chǎn)。此類(lèi)物業(yè)公司管理的居住類(lèi)房屋

2、有兩類(lèi)，一類(lèi)就是日益由于買(mǎi)下產(chǎn)權(quán)而減少的授權(quán)房產(chǎn)，亦叫公房；另一類(lèi)就是所謂買(mǎi)下產(chǎn)權(quán)的售后公房，亦叫私房。在此類(lèi)物業(yè)公司發(fā)生修繕業(yè)務(wù)，其資金來(lái)源分兩塊，一是公房繳納的租金部分，用于公房的維修；另一種就是針對(duì)不同的修繕部位，運(yùn)用三項(xiàng)維修資金，維修資金來(lái)源于買(mǎi)下產(chǎn)權(quán)時(shí)的部分資金，它分為維修資金、電梯水泵資金、街坊養(yǎng)護(hù)資金。房屋的承重結(jié)構(gòu)、公共部位、公共設(shè)備的修繕、更新，在維修資金中按各業(yè)主的房屋面積分?jǐn)偭兄В桓邔与娞菟么笮蘩?、更新，在電梯水泵資金中列支；公共設(shè)施(道路、照明路燈、綠化)的修繕、更新在街坊養(yǎng)護(hù)資金中列支。 二、授權(quán)房產(chǎn)修繕工程的業(yè)務(wù)流程(適用于投資額在30萬(wàn)元以下的工程) 立項(xiàng)訂立合

3、同施工監(jiān)控驗(yàn)收階段委托審計(jì)或內(nèi)部審計(jì)分?jǐn)偱c結(jié)算支付工程款流程財(cái)務(wù)控制歸檔評(píng)價(jià) 三、業(yè)務(wù)流程的控制 1、立項(xiàng)業(yè)務(wù)流程控制 立項(xiàng)業(yè)務(wù)的流程如下：首先由業(yè)委會(huì)、小區(qū)經(jīng)理提出立項(xiàng)建議，然后將立項(xiàng)建議上報(bào)集團(tuán)（附維修資金狀況表，本次工程分?jǐn)偤缶S修資金情況說(shuō)明）。立項(xiàng)建議待集團(tuán)批復(fù)后需取得2/3居民征詢(xún)通過(guò)，并經(jīng)過(guò)業(yè)委會(huì)確認(rèn)，然后物業(yè)公司需根據(jù)立項(xiàng)建議編制工程預(yù)算，并將其上報(bào)集團(tuán)物業(yè)部門(mén)批復(fù)，最后經(jīng)集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察室復(fù)核后正式立項(xiàng)。立項(xiàng)的具體規(guī)定：（1）動(dòng)用房屋維修資金的項(xiàng)目，要做好立項(xiàng)前的征詢(xún)工作，維修資金按幢、門(mén)牌分?jǐn)偟?，?yīng)取得2/3以上涉及業(yè)主（指涉及分?jǐn)偩S修資金的對(duì)象）簽字認(rèn)可，并取得業(yè)主委員會(huì)簽字、

4、蓋章確認(rèn)，而且還需將相應(yīng)征詢(xún)單存檔備查。小區(qū)經(jīng)理對(duì)征詢(xún)單的真實(shí)性負(fù)責(zé)，物業(yè)公司修繕部對(duì)征詢(xún)單的真實(shí)性回訪復(fù)核。（2）動(dòng)用街坊資金的項(xiàng)目，應(yīng)取得2/3以上涉及業(yè)主簽字認(rèn)可，相應(yīng)征詢(xún)單存檔備查，并取得業(yè)主委員會(huì)簽字、蓋章確認(rèn)，才能按實(shí)立項(xiàng)。（3）動(dòng)用電梯、水泵大修資金的項(xiàng)目，應(yīng)取得2/3以上涉及業(yè)主簽字認(rèn)可，并取得業(yè)主委員會(huì)簽字、蓋章確認(rèn),相應(yīng)征詢(xún)單存檔備查，才能按實(shí)立項(xiàng)。業(yè)主大會(huì)管理規(guī)約對(duì)于立項(xiàng)有約定的，按照管理規(guī)約執(zhí)行。管理規(guī)約必須合法（經(jīng)業(yè)主2/3通過(guò)，并進(jìn)行公告）。（4）杜絕跨年度立項(xiàng)，如有特殊情況，需上報(bào)集團(tuán)采取結(jié)轉(zhuǎn)審批。當(dāng)年立項(xiàng)工作已結(jié)束，如有新增項(xiàng)目，須上報(bào)集團(tuán)審批，審批后方能施工（

5、搶險(xiǎn)工程除外）。搶修工程可先施工并于當(dāng)月上報(bào)集團(tuán)審批。根據(jù)集團(tuán)的批復(fù)在當(dāng)年的中大修立項(xiàng)中給予追補(bǔ)立項(xiàng)。搶修工程，可以根據(jù)滬房地資物（2008）389號(hào)文第四條以及上海市住宅物業(yè)管理規(guī)定第37條進(jìn)行操作。綠化工程在立項(xiàng)前須經(jīng)集團(tuán)業(yè)務(wù)部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)察看后，才能立項(xiàng)。（5）動(dòng)用維修資金原始本金（分別按房屋維修資金與街坊維修資金）的項(xiàng)目，除搶修工程外（急難愁項(xiàng)目），原則上控制立項(xiàng)。低于80的原始本金的原則上不予立項(xiàng)。高于80-100之間的原始本金(分別按房屋維修資金與街坊維修資金)采用控制立項(xiàng)，經(jīng)計(jì)算在動(dòng)用本次工程款后，本金不低于80的范圍內(nèi)，并須在2/3業(yè)主征詢(xún)時(shí)如實(shí)告知業(yè)主，本次維修要?jiǎng)佑帽窘穑约皠?dòng)用

6、的業(yè)委會(huì)本金已經(jīng)達(dá)到的百分比，2/3業(yè)主征詢(xún)通過(guò)后，準(zhǔn)予立項(xiàng)。任何項(xiàng)目單位平方米造價(jià)達(dá)到20元時(shí)，征詢(xún)時(shí)應(yīng)及時(shí)向居民公布原始本金以及本次使用后的剩余資金情況。（6）業(yè)委會(huì)的資金賬無(wú)法體現(xiàn)最近數(shù)據(jù)的項(xiàng)目，不予立項(xiàng)。（7）項(xiàng)目征詢(xún)的結(jié)果，物業(yè)公司應(yīng)及時(shí)公示：其中涉及房屋維修資金項(xiàng)目在門(mén)洞中公示，涉及街坊資金在小區(qū)公示欄中公示。（8）街道補(bǔ)貼出資項(xiàng)目的立項(xiàng)。物業(yè)公司配合立項(xiàng)的，應(yīng)首先驗(yàn)看維修資金（包括街坊資金）原始本金的狀況，上報(bào)集團(tuán)批復(fù)，在取得2/3以上涉及業(yè)主簽字認(rèn)可后，再報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)立項(xiàng)。待到立項(xiàng)后，應(yīng)與街道簽訂協(xié)議，并取得街道已經(jīng)立項(xiàng)的依據(jù)。另外，街道的補(bǔ)貼款可以作為施工的首付款。（9）擬立項(xiàng)

7、項(xiàng)目中公房份額占到幢、門(mén)牌2/3以上的，產(chǎn)權(quán)代表人是集團(tuán)的，應(yīng)由集團(tuán)立項(xiàng)審核部門(mén)到現(xiàn)場(chǎng)察看，嚴(yán)格控制立項(xiàng)。（10）不符合上述條件而擅自動(dòng)工的，不予立項(xiàng)，由法人代表承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。如果已經(jīng)開(kāi)工，包括未能收到的資金，公房款項(xiàng)都應(yīng)全部計(jì)入企業(yè)成本。 2、施工合同的訂立與流程 （1）合同的份數(shù)物業(yè)公司修繕部應(yīng)根據(jù)業(yè)委會(huì)以及集團(tuán)的授權(quán)與有相應(yīng)資質(zhì)的施工單經(jīng)過(guò)公開(kāi)招投標(biāo)后，與中標(biāo)單位簽訂有關(guān)合同，合同一式六份（財(cái)務(wù)部、檔案各一份，修繕部二份，乙方兩份），其中正本二份，甲方正本交辦公室（由辦公室貼印花稅）歸檔。（2）合同的內(nèi)容一個(gè)項(xiàng)目只能與一個(gè)施工單位簽訂一份合同，一個(gè)項(xiàng)目不得進(jìn)行不同單位施工段的劃分。

8、物業(yè)公司收取管理費(fèi)的，應(yīng)當(dāng)在補(bǔ)充協(xié)議中明確約定。物業(yè)公司應(yīng)在合同中約定好主要材料的品牌以及規(guī)格（按照集團(tuán)規(guī)定的主材品牌,如pvc用亞通、襯塑鋼管用沙家浜等），并約定違約責(zé)任。（3）合同的使用年底由修繕部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)按施工單位分別匯總裝訂合同，匯總的合同要與檔案匯總一致，有收取管理費(fèi)補(bǔ)充協(xié)議的，應(yīng)當(dāng)與對(duì)應(yīng)的合同，裝訂一起，修繕部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的合同上要用數(shù)碼章敲好工程編號(hào)，用付款結(jié)算表做封面，合同應(yīng)以工程編號(hào)作為序列號(hào)，與付款結(jié)算表的順序一致，與施工單位付款依據(jù)一致。修繕部門(mén)的兩份合同，一份進(jìn)件袋裝訂，一份應(yīng)作為日常請(qǐng)款審核的依據(jù)，并隨著項(xiàng)目的進(jìn)展逐步完善表2的內(nèi)容。財(cái)務(wù)部根據(jù)合同視情況支付預(yù)付款

9、（沒(méi)有合同不允許支付），支付的預(yù)付款項(xiàng)必須在合同預(yù)算金額的20以?xún)?nèi)，增加工程量必須補(bǔ)訂合同，決算金額原則上不能超過(guò)預(yù)算金額（材料漲價(jià)因素可以在預(yù)算金額中考慮一個(gè)漲價(jià)系數(shù)）。未見(jiàn)合同財(cái)務(wù)預(yù)付款的，要追究委派會(huì)計(jì)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，造成嚴(yán)重后果的，不再聘任。財(cái)務(wù)部門(mén)的合同以及匯總表，作為日常付款審核以及年終審計(jì)的依據(jù)。修繕部門(mén)要對(duì)已經(jīng)訂立合同，但當(dāng)年度沒(méi)有進(jìn)行決算的項(xiàng)目，向總經(jīng)理室、財(cái)務(wù)部進(jìn)行書(shū)面說(shuō)明。財(cái)務(wù)部要根據(jù)合同以及賬面情況在下一年度繼續(xù)追問(wèn)。一般情況下，除了中止履行的合同，原則上，已經(jīng)支付預(yù)付款或已經(jīng)履行的合同，必須在2個(gè)年度內(nèi)進(jìn)行決算。主管副總對(duì)該事項(xiàng)負(fù)全責(zé)。（4）合同的歸檔財(cái)務(wù)部門(mén)的合同作為財(cái)

10、務(wù)憑證構(gòu)成部分，待到財(cái)務(wù)資料歸檔時(shí)一并歸檔。修繕部門(mén)的合同一份進(jìn)檔案歸檔，一份留在本部門(mén)，作為部門(mén)管理的依據(jù)加以保留。 3、施工監(jiān)控 施工期間，物業(yè)公司修繕部進(jìn)行進(jìn)度、質(zhì)量監(jiān)控，甲方代表應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行隱蔽工程驗(yàn)收記錄，及時(shí)核實(shí)施工單位工程量，并由甲方代表、公派代表、業(yè)委會(huì)代表同時(shí)確認(rèn)簽字。對(duì)于缺少簽字程序的，在以后的審價(jià)中，一律對(duì)工程量進(jìn)行打折處理。物業(yè)公司主管副總必須要到現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核主要材料是否與合同的約定一致，并對(duì)該項(xiàng)工作負(fù)全責(zé)。 4、驗(yàn)收階段 應(yīng)當(dāng)由物業(yè)公司修繕部、小區(qū)經(jīng)理、業(yè)委會(huì)、居委四方對(duì)工程的質(zhì)量以及工程量進(jìn)行驗(yàn)收，簽字。 5、委托審計(jì)或內(nèi)部審計(jì) 驗(yàn)收以后，由施工單位編制決算，繪制竣工圖

11、，并標(biāo)注尺寸。決算時(shí)按施工單位進(jìn)行分類(lèi)，按照施工編號(hào)，上報(bào)物業(yè)公司物業(yè)部修繕部，物業(yè)公司要在業(yè)務(wù)副總的領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)工程量進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核，再由修繕部進(jìn)行預(yù)審，再上報(bào)集團(tuán)物業(yè)部審核后，最后由集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察室復(fù)核。如果業(yè)主大會(huì)要求進(jìn)行外審，應(yīng)由集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察室選擇審計(jì)企業(yè)。集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)或外部審計(jì)，根據(jù)施工單位出具審定單或?qū)弮r(jià)報(bào)告。集團(tuán)審計(jì)監(jiān)察室在日常審計(jì)中對(duì)大中修項(xiàng)目進(jìn)行抽查，以杜絕將大金額項(xiàng)目分解成小項(xiàng)目的現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目的合規(guī)性進(jìn)行檢查。 6、分?jǐn)偱c結(jié)算 修繕工程經(jīng)集團(tuán)內(nèi)審或委托外部審計(jì)后，審核以后的決算應(yīng)報(bào)施工單位、業(yè)委會(huì)認(rèn)可，之后由物業(yè)公司進(jìn)行公私房分?jǐn)?。分?jǐn)偼戤?，施工單位必須保留分?jǐn)傇逡约皬?fù)制相關(guān)

12、的盤(pán)片（二份），交業(yè)委會(huì)蓋章確認(rèn)（復(fù)印三份），并將正式確認(rèn)書(shū)以及盤(pán)片交銀行，一張分?jǐn)偙P(pán)片存檔（若遇銀行遺失再?gòu)?fù)制報(bào)送）、兩份復(fù)印件保留。等到分?jǐn)偝晒?，分?jǐn)倖T通知財(cái)務(wù)開(kāi)貸記憑證，附上確認(rèn)書(shū)復(fù)印件交業(yè)委會(huì)在貸記憑證上蓋章確認(rèn)。再交銀行撥款，收到款項(xiàng)時(shí)，財(cái)務(wù)應(yīng)做好業(yè)委會(huì)賬目并將代管基金應(yīng)收賬款銷(xiāo)帳。財(cái)務(wù)人員收到款項(xiàng)時(shí)應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知分?jǐn)倖T，而且財(cái)務(wù)與分?jǐn)倖T至少每三個(gè)月對(duì)一次帳。公房款按照集團(tuán)公司統(tǒng)一格式，由物業(yè)公司上報(bào)集團(tuán)部門(mén)審核、總經(jīng)理室批準(zhǔn)，并由集團(tuán)財(cái)務(wù)部下?lián)芸铐?xiàng)。不屬物業(yè)公司承擔(dān)的項(xiàng)目，根據(jù)以往年度的慣例，不承擔(dān)費(fèi)用。物業(yè)公司實(shí)施的項(xiàng)目，在征得業(yè)主大會(huì)同意后，外審額扣除各方面補(bǔ)貼后，將其與工程費(fèi)用一并按公私房分?jǐn)?，稅金在收取的管理費(fèi)中列支，不得分?jǐn)偂?7、資金流程控制 工程驗(yàn)收合格后，需經(jīng)內(nèi)部審計(jì)或者外部審計(jì)，并經(jīng)業(yè)委