淺談如何做好新建高校檔案管理工作

1、淺談如何做好新建高校檔案管理工作 高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的見證，真實(shí)記錄了高校發(fā)展的整個(gè)過程，學(xué)校發(fā)展中產(chǎn)生的各類檔案，不僅是重要的歷史資料和重要的信息資源，也是一份豐厚的無形資產(chǎn)，是學(xué)校管理、教學(xué)、科研的必要條件和進(jìn)行決策的參考依據(jù)。近些年來新建的職業(yè)學(xué)院和民辦高校，檔案工作整體發(fā)展不均衡，多數(shù)院校忽視了檔案工作，主要表現(xiàn)：一是新建高校全員檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案機(jī)構(gòu)不健全，檔案工作水平整體滯后于本校的教學(xué)、科研、管理等工作；二是檔案管理機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不力，部分新建高校

2、沒有對(duì)學(xué)校的全部檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，歸檔材料的完整性較差；三是檔案安全保管與規(guī)范管理水平較低，庫房面積小，管理不規(guī)范；四是，檔案信息化建設(shè)滯后，雖然配備了計(jì)算機(jī)，但未配置檔案管理軟件，甚至有的檔案室連最基本的打印、復(fù)印、掃描設(shè)備也未配置。這些問題對(duì)新建檔案工作的發(fā)展起著制約作用，必須要想辦法解決。本人認(rèn)為要提升新建高校檔案管理水平保障檔案工作順利運(yùn)行，應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。一、 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的支持。 高校要實(shí)行校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，分管校領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)高校檔案管理工作，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，把檔案的形成、管理和利用服務(wù)工作質(zhì)量考核指標(biāo)有效納入高校各部

3、門工作質(zhì)量考核體系中，納入各部門、各單位工作計(jì)劃，納入有關(guān)工作人員的職責(zé)范圍，將學(xué)校各項(xiàng)管理工作與歸檔工作同步布置、同步檢查、同步總結(jié)、同步驗(yàn)收，加大對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，確保檔案工作順利開展的設(shè)施設(shè)備的構(gòu)置和合理的人員配備，努力為學(xué)校檔案管理工作開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。二、 健立健全檔案管理制度。制度建設(shè)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。由于檔案材料形成的部門不同，形成的時(shí)間也不固定，這就給及時(shí)、全面收集材料工作增加了難度。建立各項(xiàng)規(guī)章制度并保證其實(shí)施，是檔案工作得以順利進(jìn)行的一項(xiàng)根本措施。新建高校在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)高校檔案管理辦法（中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令）的規(guī)定，結(jié)合

4、本校的實(shí)際情況，有哪幾種種類的檔案，就應(yīng)有針對(duì)性地分別制定規(guī)章制度，并做到行之有效。在制訂時(shí)可以深入到有關(guān)部門去了解情況，征求意見，使制定的制度符合學(xué)校實(shí)際。學(xué)校檔案部門要協(xié)同各單位分門別類的制訂出各類管理辦法和規(guī)章制度如：文書檔案的立卷及歸檔辦法、教學(xué)檔案管理辦法、財(cái)會(huì)檔案管理辦法、檔案借閱制度、檔案保密制度等，健立、健全這些規(guī)章制度，才能保障學(xué)校檔案的收集、整理、保管 、利用等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，使檔案工作有章可循、逐步規(guī)范，走上良好的發(fā)展的道路。三、 加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案隊(duì)伍不僅包括檔案綜合室的工作人員，還包括校屬各部門的專（兼）職檔案員，檔案工作開展得如何，在很大程度上取

5、決于檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。首先，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由于新建院校由其是民辦院校人員流動(dòng)較大，檔案管理人員的流動(dòng)性也比較頻繁，因此，要定期或不定期地組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)，掌握有關(guān)的政策規(guī)定 ，明確工作要求，熟悉工作的步驟和實(shí)際操作技術(shù)，使檔案工作人員具備扎實(shí)的知識(shí)功底，能夠熟練掌握檔案材料的鑒別、分類、編排、裝訂、立卷等基礎(chǔ)性工作，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力 。其次，加強(qiáng)檔案人員的自身學(xué)習(xí)，努力提高檔案人員的政治思想素質(zhì)，不斷更新知識(shí)，更新理念，提高履行崗位職責(zé)的能力。再次，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在日常工作中善于總結(jié)不足，虛心向其它單位的同行學(xué)習(xí)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開拓思路，創(chuàng)新進(jìn)取，努力探索檔案工作的規(guī)律，增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。最后，各部門領(lǐng)導(dǎo)要建立穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍，配備素質(zhì)較高的專職或兼職人員，減少檔案崗位人員的變動(dòng)，以保障檔案工作有序、高效的開展。四、 建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校各部門應(yīng)建立以分管負(fù)責(zé)人為領(lǐng)導(dǎo)，以檔案室為中心，在各部門工作的各個(gè)工作環(huán)節(jié)都有人專門負(fù)責(zé)文件材料的收集、歸檔的檔案工作體系。高校檔案門類眾多，形成分散，內(nèi)容復(fù)雜，新建高校的檔案工作僅靠檔案部門的人員去完成是不可能的。因此，新建高校除了建立學(xué)校檔案部門外，還需要在學(xué)校各單位配備兼職檔