外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度_規(guī)范

1、v1.0可編輯可修改關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴(yán)格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。(一)日常工作1 .上班第一件事打開電腦查收郵件，查看詢價(jià)信息。2 .綜合整理一大要做的事情，列出每天的六點(diǎn)計(jì)劃，把要處理的事情分為 四類：(1)緊急；(2)重要；(3)日常(4)臨時(shí)3. 和在線的客戶進(jìn)行及時(shí)溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。4. 每周一上午10:00點(diǎn)部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員開晨會(huì)，安排本周工作計(jì)劃及做 上一周的工作反饋和總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：(1)所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進(jìn)程，下周計(jì)劃。(2)總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。(3)總

2、結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題5.每月對(duì)自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號(hào)，合同金額，合同數(shù)量，價(jià)格 條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對(duì)本月簽單量，款項(xiàng) 回收情況進(jìn)行總結(jié)。6對(duì)客戶進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于每一個(gè)客戶的要求，對(duì)產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作 總結(jié)，進(jìn)行客戶評(píng)價(jià)分析。7.對(duì)自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評(píng)價(jià)，制訂半年的工作目標(biāo)和 計(jì)劃。（2） 客戶開發(fā)前期工作1 .收到詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，要 及時(shí)跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有, 及時(shí)跟蹤和處理。2 .在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時(shí)與 部門經(jīng)理或研 發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公 司及辦證機(jī)構(gòu)

3、聯(lián)系，進(jìn)行辦理。3 .業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費(fèi)用，快遞費(fèi)或取得客戶到 付帳號(hào)。不能取得樣品費(fèi)又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn) 才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個(gè)星 期，須跟蹤樣品測試結(jié)果。（3） 報(bào)價(jià)及合同簽定1 .收到客戶詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，原則上按報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，如最終報(bào)價(jià)低于報(bào)價(jià)單， 應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后 在給客戶報(bào)價(jià)，做報(bào)價(jià)單或形式發(fā)票給客 戶，并要求客戶簽字回傳。2 .收到客戶簽字確認(rèn)形式發(fā)票后，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。 銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與 客戶簽定傭金協(xié)議。3 .將填寫完整的合同，傭

4、金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。4 .合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。5 .如客戶對(duì)銷售合同有異議，合同修改后重新確認(rèn)。6 .雙方簽字蓋章后,合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。（4） 安排生產(chǎn)（備貨）1 .業(yè)務(wù)員在收到財(cái)務(wù)確認(rèn)預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員及時(shí)制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。2 .業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計(jì)劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時(shí)間表。3 .業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險(xiǎn)，定船定航班情 況。4 .業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5 .跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計(jì)本上。（5）

5、發(fā)貨1 . fo陳款下，客戶如指定貨代，及時(shí)與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是 cif 條款，或fo除款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時(shí)聯(lián)系貨代，確 認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時(shí)間。2 .貨物報(bào)關(guān)出口后，把 所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等 掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。（6） 文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等）， 必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo) 識(shí)已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場的情況下，其他人能盡快幫 助處理緊急事件。（七）電腦管理1. 電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案2. 業(yè)務(wù)人員的電腦e盤統(tǒng)一

6、設(shè)置為業(yè)務(wù)盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看。（八）e盤文件管理1 .所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電 子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在e盤，保證所有資料在e盤對(duì)應(yīng)的文件夾下都能 找到。e盤：高級(jí)客戶 ：客戶-business report-customerfile-packing-shipping document低級(jí)客戶：客戶-郵件潛在客戶：客戶-郵件2.文件存放說明：business report下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。customerfile下存放來往郵件，傳真，及報(bào)價(jià)。packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。 shipping document下按合同號(hào)設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。 保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對(duì)應(yīng)的文件夾都能找到。（九）郵件管理統(tǒng)一使用foxmail管理。郵件記錄需在f盤保存?？偨?jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查 看工作郵箱。（十）產(chǎn)品報(bào)價(jià)程序業(yè)務(wù)人員對(duì)外報(bào)價(jià)不得低于底價(jià)，如有特殊情況低于底價(jià)時(shí)，需要向總經(jīng)理, 主管，提出書面或郵件申請(qǐng)，審批單價(jià)后才可對(duì)外報(bào)價(jià) 。（十一）合同號(hào)登記本業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時(shí)在合同號(hào)登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部 門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽