餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制探討

1、餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制探討 提要隨著市場競爭的日趨激烈，餐飲企業(yè)的利潤空間越來越小，在這種苛刻的環(huán)境條件下，想要繼續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，其關(guān)鍵在于成本控制。為了達(dá)到成本控制目標(biāo)，做好內(nèi)部控制是必要手段。本文通過分析餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容及特點(diǎn)，對其做好有效的內(nèi)部控制提出建議。 關(guān)鍵詞：餐飲企業(yè)；采購；內(nèi)部控制 一、餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo) （一）保證采購業(yè)務(wù)和生產(chǎn)銷售要求一致。采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制應(yīng)使采購的一切活動(dòng)，包括訂貨要求的提出和審批、供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、采購批量、貨物驗(yàn)收等，須嚴(yán)格按照生產(chǎn)和銷售的要求進(jìn)行，因?yàn)椴少徳牧系钠贩N、數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格高低等決定了企業(yè)未來生產(chǎn)和銷售的成敗盈虧，所以防止

2、不恰當(dāng)?shù)牟少徍湍承┤藶榱藗€(gè)人利益，以犧牲企業(yè)的利益購入與生產(chǎn)和銷售要求不符的原材料的行為發(fā)生。 （二）保證采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整。要求每一項(xiàng)貨物采購業(yè)務(wù)都必須得到反映，換言之，在有關(guān)會(huì)計(jì)核算資料中，都可以追溯到每一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的蹤跡，而且所記錄的都是實(shí)際已經(jīng)發(fā)生的采購業(yè)務(wù)。這些核算資料都能真實(shí)地反映采購業(yè)務(wù)的情況、來源、單價(jià)、金額以及費(fèi)用等都是實(shí)際發(fā)生的，內(nèi)部控制應(yīng)防止漏記或虛記采購業(yè)務(wù)資料。 （三）合理反映企業(yè)應(yīng)享有的折扣折讓。商業(yè)折扣是供應(yīng)商為了促銷而給予企業(yè)的價(jià)格上的讓渡，現(xiàn)金折扣是供應(yīng)商為了使賒銷款項(xiàng)提早收回而給予企業(yè)的價(jià)格讓渡。兩種折扣都會(huì)給企業(yè)帶來相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益。如果發(fā)現(xiàn)采購貨物存

3、在質(zhì)量問題，可向供應(yīng)商要求退回或給予一定折讓。內(nèi)部控制應(yīng)合理揭示企業(yè)已享有的各種折扣和折讓，合理地沖銷相應(yīng)的應(yīng)付賬款并正確確認(rèn)購進(jìn)貨物的成本，防止有人將企業(yè)享有的折扣和折讓隱匿起來，避免企業(yè)獲得的利益為私人占有。 （四）盡量降低采購風(fēng)險(xiǎn)。采購風(fēng)險(xiǎn)是在采購過程中由于存在不確定因素而造成的可能損失。當(dāng)商品供不應(yīng)求時(shí)，由于不確定因素增多，應(yīng)增大保險(xiǎn)儲(chǔ)備量。保險(xiǎn)儲(chǔ)備是企業(yè)為了防備物資運(yùn)送誤期或來料品種不符需要等而建立的物資儲(chǔ)備。再如，當(dāng)購買新產(chǎn)品時(shí)，如果事先不了解市場反應(yīng)，應(yīng)減少購買量。 二、餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)基本內(nèi)容 采購原材料是餐飲企業(yè)組織生產(chǎn)和提供服務(wù)的前提。比較完整的采購過程一般由采購計(jì)劃、組織

4、訂購、簽訂購貨合同、到貨驗(yàn)收入庫、貨款結(jié)算和付款入賬等環(huán)節(jié)組成。 （一）制定采購計(jì)劃。購買原材料的申請通常源于倉庫存貨的儲(chǔ)備要求。倉庫管理員應(yīng)填制請購單，送交采購人員。請購單一般包括所需要的材料名稱、規(guī)格、庫存數(shù)量、請購數(shù)量等。大多數(shù)企業(yè)對正常營業(yè)所需材料的購買均作一般授權(quán)，比如倉庫在現(xiàn)有庫存達(dá)到再訂購點(diǎn)時(shí)就可以直接提出采購申請。但對超過正常金額和非日常所需材料的購買，企業(yè)通常會(huì)要求作特別授權(quán)，只允許特定人員提出請購。為加強(qiáng)控制，每張請購單應(yīng)經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。 （二）組織訂購。采購人員對經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的請購單實(shí)施采購，選擇合適的供應(yīng)商發(fā)出購貨單。若企業(yè)與某些供應(yīng)商有合約，

5、則直接發(fā)出購貨單，否則，應(yīng)針對每次訂貨情況確定最佳的供應(yīng)渠道。采購人員可通過與供應(yīng)商談判和競價(jià)的方式來保證訂貨質(zhì)量上乘、成本低廉、時(shí)間迅速。 （三）簽訂購貨合同。企業(yè)確定貨源后，應(yīng)與供貨單位簽訂購貨合同。合同是供需雙方共同簽訂的具有法律效力的經(jīng)濟(jì)合同。采購人員與供應(yīng)商簽訂的購貨合同內(nèi)容必須詳細(xì)明確，文字表述準(zhǔn)確完整。采購合同應(yīng)主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、供貨日期結(jié)算方式、違約責(zé)任以及糾紛解決方式等。會(huì)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)參與采購合同的簽訂工作，并監(jiān)督執(zhí)行。 （四）驗(yàn)收入庫。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同所約定的要求對供應(yīng)商發(fā)運(yùn)的商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員首先應(yīng)比較所有商品的名稱、數(shù)量、到貨時(shí)間等

6、與訂購單上的要求是否相符，然后再盤點(diǎn)商品并檢查商品有無損壞。驗(yàn)收后，驗(yàn)收人員應(yīng)對已驗(yàn)收的每張訂購單編制一式多聯(lián)，預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，作為已驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)，并將其中的一聯(lián)送交會(huì)計(jì)人員記賬。驗(yàn)收人員將貨品送交倉庫時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過倉庫保管人員的簽字的收據(jù)，已確定他們對所采購的資產(chǎn)應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。 （五）貨款結(jié)算。貨物驗(yàn)收后，應(yīng)核對購貨單、驗(yàn)收單與供貨發(fā)票的一致性，編制付款憑單，并交會(huì)計(jì)人員。付款憑單載明已收到商品的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期，是企業(yè)內(nèi)部記錄和清償負(fù)債的授權(quán)證明文件。會(huì)計(jì)人員對付款憑單等原始憑證進(jìn)行核審，確認(rèn)無誤后，編制記賬憑證和登記有關(guān)賬簿，并根據(jù)與供應(yīng)單位的合同，選擇適當(dāng)?shù)呢浛罱Y(jié)

7、算方式。 三、餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)基本內(nèi)部控制制度 （一）職務(wù)分離制度。在采購環(huán)節(jié)中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，不得由同一個(gè)人員辦理采購業(yè)務(wù)的全過程。需要職務(wù)分離的有：（1）采購申請必須由生產(chǎn)銷售部門人員提出，具體采購業(yè)務(wù)由采購人員完成；（2）采購與驗(yàn)收崗位人員的職務(wù)相互分離；（3）采購、驗(yàn)收與會(huì)計(jì)記錄崗位人員的職務(wù)相分離；（4）采購合同的訂立與審計(jì)崗位人員的職務(wù)相分離；（5）付款審批與付款執(zhí)行崗位人員的職務(wù)相分離；（6）記錄付款與執(zhí)行付款人員的崗位職務(wù)相分離。 （二）授權(quán)批準(zhǔn)制度。授權(quán)批準(zhǔn)控制指在處理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)

8、時(shí)，必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)以進(jìn)行控制。有效的內(nèi)部控制要求每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)，各級(jí)管理部門和人員按照各自的授權(quán)批準(zhǔn)范圍各司其職、分工負(fù)責(zé)，防止濫用職權(quán)，確保內(nèi)部控制目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對采購業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人員對采購業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式，權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人員辦理采購業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。 （三）訂貨控制制度。當(dāng)購貨部門收到請購單后，在最終發(fā)出購貨訂單之前，必須對以下三個(gè)方面做出決定：應(yīng)訂購多少、向誰發(fā)出購貨訂單、什么時(shí)候發(fā)出購貨訂單。購貨部門內(nèi)部控制應(yīng)為合理地做出這些決定而加以制定。向誰發(fā)出購貨訂單，取決于供應(yīng)方的信譽(yù)、價(jià)格、地理位

9、置、供貨能力等因素，一般采取由采購、使用部門共同參與比質(zhì)比價(jià)的方式，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)廠商；應(yīng)訂購多少、什么時(shí)候發(fā)出購貨單則可以量化計(jì)算，在實(shí)際工作中可以采用定量訂貨控制法和定期訂貨控制法。 （四）收貨控制制度。為了達(dá)到控制目的，收貨的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和財(cái)務(wù)部門的人員來擔(dān)任。對收貨的控制具有雙重的作用，既要控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門的控制責(zé)任主要在收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量方面，應(yīng)根據(jù)訂貨單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的貨物。檢驗(yàn)質(zhì)量是物品入庫前的重要控制環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和程序，只有檢驗(yàn)合格的物品才能辦理入庫手續(xù)，并進(jìn)行相應(yīng)的

10、賬務(wù)處理。每一項(xiàng)收到的貨物必須在檢驗(yàn)后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的收貨報(bào)告單，并及時(shí)交購貨人員和會(huì)計(jì)人員以防止少計(jì)應(yīng)付賬款、成本及存貨。 （五）付款控制制度。付款控制制度主要有：（1）正確的付款和記錄。對于現(xiàn)金支付的交易，付款人在付款前，首先必須檢查供應(yīng)商的發(fā)票是否蓋有“款已收訖”的戳記，以防止已經(jīng)支付的款項(xiàng)被第二次支付；其次復(fù)核數(shù)量、價(jià)格和合計(jì)數(shù)以及折扣條件等；最后付款人應(yīng)檢查付款憑證和是否經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)；（2）所有已確認(rèn)的負(fù)債都應(yīng)及時(shí)清償，以加強(qiáng)同供應(yīng)商的良好關(guān)系和維持企業(yè)的信譽(yù)；（3）對于存在因退貨或讓利而造成的應(yīng)付款項(xiàng)，在良好的控制制度下也可以于沒有收到供應(yīng)商的貸項(xiàng)通知之前，從付款金額中予以扣除。 主要參考文獻(xiàn)： 1徐利.淺談酒店業(yè)餐飲成本控制.西部財(cái)經(jīng)，2005.10. 2趙石.論