項(xiàng)目部資料室管理制度

1、河南安信建設(shè)實(shí)業(yè)有限公司恒星美景花園項(xiàng)目部資料室管理制度 為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作，參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范等文件的有關(guān)要求,結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的相關(guān)要求特制訂本管理制度。一、 工程資料歸檔范圍主要為工程和設(shè)備檔案資料:1. 工程檔案是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同，供應(yīng)商（服務(wù)）單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)明文件，比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告，考察調(diào)研的影像、照片資料）、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、

2、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、用于工程上的各種材料合格證明證明（企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品認(rèn)證、型式檢驗(yàn)報(bào)告、出廠合格證等）設(shè)備隨機(jī)資料（生產(chǎn)資質(zhì)、合格證、說(shuō)明書、安裝施工圖）及其他需要存檔的文件等。2. 設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)（儀器）技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料，是為保障（儀器）設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計(jì)劃、選購(gòu)階段的儀器設(shè)備購(gòu)買申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往函件、電文；開箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗(yàn)記錄；安裝

3、調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問(wèn)題及處理意見；運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件。二、 檔案保密制度1. 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項(xiàng)保密制度。2. 凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管

4、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3. 凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。4對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。三、資料員崗位職責(zé)1. 熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，勤奮學(xué)習(xí)，具備檔案收集管理、承做工程資料專業(yè)知識(shí)。2. 負(fù)責(zé)本項(xiàng)目建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。3.經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)，了解施工進(jìn)度及質(zhì)量情況，確保資料的真實(shí)性，做到資料與工程同步。4.積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足

5、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。5.做好檔案、資料的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向相關(guān)管理部門填報(bào)其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。6.在做好資料室內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部各科室檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。7.按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。8. 積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案、工程資料工作情況，接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。9.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。四、檔案管理制度1. 非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。2. 檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無(wú)關(guān)的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便3. 做好檔案柜內(nèi)“六防”（防

6、盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。 4. 對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。5. 凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件，儀器設(shè)備說(shuō)明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應(yīng)留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復(fù)印件隨機(jī)使用。與工程相關(guān)的任何資料不得歸個(gè)人所用。6. 資料員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料，要按時(shí)間先后排列好，用鉛筆編寫頁(yè)號(hào)，凡有文字的頁(yè)面，都要編號(hào)，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內(nèi)目錄。五、檔案安全制度1

7、. 嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度，檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。2. 每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實(shí)消除安全隱患。六、檔案資料查閱利用制度1. 本項(xiàng)目人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過(guò)半個(gè)月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。2. 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，

8、借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。3. 檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交付。4. 查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。5. 查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。七、檔案立卷歸檔制度1、本部門在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。2、必須按本部門立卷歸檔

9、分類方案，將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。3、每年將有保存價(jià)值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，分類準(zhǔn)確，合理組卷。4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁(yè)碼清楚，標(biāo)量確切簡(jiǎn)明，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷裝訂整齊美觀。5、各分包單位歸檔的案卷必須編制移交目錄，向資料室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。資料室對(duì)接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)登記，編目上架。7、檔案室對(duì)文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導(dǎo)幫助。八、檔案的收集1. 檔案管理人員收到項(xiàng)目?jī)?nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時(shí)登記。

10、2. 工程檔案資料按項(xiàng)目收集,檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。3. 設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列，依照設(shè)備材料的自然形成過(guò)程排列并做電子目錄方便日后檢索。4. 應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。5. 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。6. 項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。勞務(wù)隊(duì)不按時(shí)提交合格竣工文件的不算完成施工任務(wù)。7. 本項(xiàng)目購(gòu)置的設(shè)備

11、儀器的隨機(jī)全套資料，由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全，及時(shí)移交資料員統(tǒng)一積累和集中保管。8. 本著誰(shuí)施工誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則，特制定如下規(guī)定：1）由項(xiàng)目部采購(gòu)的用于工程上的各種材料，由項(xiàng)目采購(gòu)員向資料員提供材料合格的相關(guān)文件；2）合同約定中分包單位自購(gòu)的材料，由分包單位向資料員提供材料合格的相關(guān)文件，提供文件合格、齊全程度，做為項(xiàng)目與分包單位的結(jié)算依據(jù)之一。3）誰(shuí)攪拌的砼誰(shuí)做試塊，如發(fā)生試塊抗壓強(qiáng)度不合格或無(wú)試塊的情況，由攪拌方出面解決，直至出具合格文件為止。如因此給項(xiàng)目造成危害者，項(xiàng)目部將對(duì)相關(guān)責(zé)任方進(jìn)行處罰。未盡事項(xiàng)按此項(xiàng)執(zhí)行（如鋼筋試件不合格者，由鋼筋試焊方出面解決等）。4）現(xiàn)場(chǎng)材料取樣程序：資料員通知工長(zhǎng)取樣品種、數(shù)量、規(guī)格工長(zhǎng)通知相關(guān)施工隊(duì)進(jìn)行取樣施工隊(duì)把樣品送到資料室。九檔案統(tǒng)計(jì)制度：1建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。2建立檔案、資料、設(shè)備等實(shí)物統(tǒng)計(jì)工作和登記臺(tái)帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確。3堅(jiān)持做好檔案資料統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作，做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。4每年對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細(xì)記錄