省煙草公司營銷流程調研報告

1、省煙草公司營銷流程調研報告一、行業(yè)背景 煙草行業(yè)作為嗜好類消費品工業(yè)，有著明顯的行業(yè)特殊性。為了加強該行業(yè)的管理，更好的服務于國民經濟發(fā)展，中國政府于1981年決定改革煙草管理體制、實行煙草專賣制度，并分別于1982年1月和1984年1月批準成立中國煙草總公司和國家煙草專賣局。1991年6月，全國人民代表大會常務委員會審議通過了中華人民共和國煙草專賣法，用國家立法的形式進一步確立和強化了國家煙草專賣制度，并于1992年1月1日起正式施行。1997年7月3日，國務院頒布了中華人民共和國煙草專賣法實施條例，使煙草專賣法更具有可操作性。 根據煙草專賣法及其實施條例的規(guī)定，卷煙、雪茄煙、煙絲、復烤煙葉

2、、煙葉、卷煙紙、濾嘴棒、煙用絲束、煙草專用機械，均屬煙草專賣品。國家煙草專賣局對煙草專賣品的生產、銷售、進出口貿易及對外經濟技術合作業(yè)務依法實行專賣管理。中國煙草總公司及所屬2000多家工商企業(yè)依法組織煙草專賣品的生產經營活動。 中國煙草行業(yè)實行統(tǒng)一領導、垂直管理和專賣專營的專賣管理體制。國家煙草專賣局（中國煙草總公司）主管全國的煙草專賣工作及統(tǒng)一管理和經營全國煙草行業(yè)的產供銷、人財物、內外貿業(yè)務。國家煙草專賣局和中國煙草總公司在全國省、地、縣設有各級煙草專賣局和煙草公司、全系統(tǒng)有50多萬名員工，分別從事著煙草專賣行政管理工作和煙葉種植的技術指導和收購、煙葉復烤、卷煙、雪茄煙等煙草制品的加工，

3、煙草機械和煙用輔助材料的生產；卷煙批發(fā)；煙草行業(yè)對外貿易與合作等等。二、煙草公司簡介 省煙草公司暨省煙草專賣局隸屬于中國煙草總公司暨國家煙草專賣局，是省煙草行業(yè)的省級管理機構，具有煙草專賣市場的行政管理職能；同時作為企業(yè)，依法承擔煙草產品購進、生產、調撥、營銷及行業(yè)管理工作，具有半行政（計劃）半企業(yè)（市場）的特點。目前管轄有13家地市州煙草（分）公司、1家工商合一的集團公司郴州湘南集團公司、102家縣公司、3家調撥站（長沙煙廠調撥站、常德煙廠調撥站、零陵煙廠調撥站）等119家獨立核算單位，同時對省內15家煙廠（中央直屬4家、計劃內地方煙廠5家、地方煙廠4家）進行行業(yè)管理和指導。另外各級市縣公司

4、擁有近千家批發(fā)部具體承擔卷煙批發(fā)銷售工作（批發(fā)部不作為獨立核算單位）。省煙草公司銷售處作為省煙草公司重要職能機構，具體負責全省煙草行業(yè)卷煙銷售的計劃分配、全省卷煙銷售市場的管理、銷售網建等行業(yè)管理工作；同時作為一級批發(fā)部門，負責省內外卷煙的購進、調撥、貯運、銷售，承擔省公司下達的一定數量及利潤指標的卷煙產品的銷售工作。銷售處（10人）目前設置業(yè)務科（2人）、財務科（2人）、信息科（3人）、物價科（1人）等部門，具體職能如下：業(yè)務科：負責省內外卷煙產品的購進、調撥、銷售等工作財務科：負責對銷售處發(fā)生的經營費用、銷售收入、銷售成本、往來賬款、應交稅金等進行核算，并向公司財務處上報銷售處資產負債表、

5、損益表、應交款項表等物價科：負責收集市場信息，參與定價領導小組制定批發(fā)價格，向市縣公司下達價格通知單并監(jiān)督該價格的執(zhí)行信息科：負責收集整理省內網點建設信息省煙草公司銷售處財務處計劃處其它職能部門地州 市公司財務科業(yè)務科信息科物價科縣公司批發(fā)部卷煙廠及調撥站湘南煙草集團公司中國煙草總公司圖1 省煙草公司組織結構示意圖三、 總體需求省煙草公司營銷管理信息系統(tǒng)是由省煙草公司立項，省公司銷售處牽頭，省公司信息中心配合實施的服務于各級煙草公司，尤其是省煙草公司的管理和決策，面向全省商業(yè)環(huán)節(jié)的營銷管理信息系統(tǒng)。本項目的提出是基于對當前的煙草市場發(fā)展的需要。目前省煙草經營形式不容樂觀：u 全省15家卷煙工廠

6、分別隸屬于中央直屬、計劃內地方煙廠和地方煙廠，省煙草公司僅僅代行行業(yè)管理職責，沒有人才物管理權限。由于煙草行業(yè)在地方經濟發(fā)展中的特殊性，各煙廠的生產欲望很強，生產能力過剩，限產壓庫難度非常大，超產時有發(fā)生，造成商業(yè)環(huán)節(jié)煙草庫存增加，銷售難度加大。卷煙市場增長緩慢，產品價格低迷不振，商業(yè)銷售毛利率持續(xù)下降，1998年全省商業(yè)銷售毛利率甚至達到負數u 卷煙銷售信息反饋慢，信息失真現(xiàn)象嚴重。各級公司得到的下級報表、數據不能真實反映發(fā)生的業(yè)務情況。u 省公司對煙草銷售的調控能力較弱，制定的各項政策不能在全省范圍內很好的執(zhí)行。目前，省煙草公司只能通過一些事后檢查的手段進行控制，缺乏事前和事中的控制能力。

7、如最低批發(fā)銷售價格問題；超計劃生產問題；流通領域煙草的體外循環(huán)問題等等。由此，本項目在省煙草公司需求較為迫切。本系統(tǒng)的實施應能達到以下要求：u 覆蓋全省所有商業(yè)環(huán)節(jié)（到批發(fā)部）營銷管理u 全面、準確、快速反映各流通環(huán)節(jié)發(fā)生的業(yè)務及其信息。如各品牌銷售數量、價格、地域、銷售增長速度等。u 對收集到的業(yè)務信息進行深度分析，輔助進行生產和銷售的決策u 系統(tǒng)靈活有彈性?？梢赃m應各種銷售政策的變動。如價格政策（省公司制定的最低批發(fā)銷售價格，那么在不同的單位（市、縣、批發(fā)部）必須按此價格執(zhí)行）；限區(qū)銷售政策（對某些品牌的卷煙限定只能在部分地區(qū)銷售）；順價銷售問題（銷售價必須大于購進價）等。u 系統(tǒng)操作簡單

8、、便捷；界面親切友好。u 其它。四、流程現(xiàn)狀41采購流程現(xiàn)狀描述說明在湘南煙草集團、岳陽市公司、株洲縣公司及各相應批發(fā)部調研報告的基礎上，整理出煙草行業(yè)目前的基本采購流程。其采購流程圖見圖2-1，這個采購流程圖含蓋了省公司、分公司和縣公司。其中，大部分公司按此流程開展采購業(yè)務的，有些公司可能只是執(zhí)行了大部分流程，這在該流程圖中會標識出來。下面描述一下各公司的基本采購流程，這里的供應商分為省內外煙廠、調撥站、煙草公司等。x公司可以向省內外外廠及調撥站采購卷煙，同時，它也可以向省外煙草公司采購。另外，若x 公司是縣公司，有向上級公司購進的情況。411省外卷煙的采購的一般流程1、簽定合同x公司業(yè)務部

9、門根據市場變動情況、結合歷史銷售業(yè)績和上級公司下達的購銷指標，做出銷售預測，在每年的5月和10月和全國主要供應商進行業(yè)務洽談，形成購銷意向。然后x公司在一年兩次的全國定貨會上和供應商簽定合同。由于運輸中存在專賣檢查問題，一般需要按每次發(fā)貨的實際運輸能力簽定數張合同，每張合同明確到品牌、數量、價格、運輸方式等。在購銷總指標內，x公司經過與省外供應商協(xié)商可以調整合同的執(zhí)行如推遲發(fā)貨時間、取消合同執(zhí)行等。如果需要臨時或追加采購，x公司可以到中國煙草交易中心批發(fā)市場進行交易，重新簽定合同。2、供應商通知發(fā)貨并開出發(fā)票省外供應商在發(fā)貨之前與業(yè)務部門協(xié)商，確定是否執(zhí)行合同，一般是按合同執(zhí)行，但也有不執(zhí)行、

10、變更合同和推遲執(zhí)行等情況。確定執(zhí)行合同后，省外煙廠根據合同安排發(fā)貨。同時該供應商開出銷售發(fā)票遞交到業(yè)務部門。3、驗收入庫貨到達倉庫以后，倉庫保管員根據隨貨同行聯(lián)驗收入庫，填寫卷煙入庫驗收單，一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務部門、第三聯(lián)財務、第四聯(lián)統(tǒng)計。第三聯(lián)送交財務科作帳，第二聯(lián)送交業(yè)務部門，以便業(yè)務員根據庫存情況開展銷售業(yè)務。同時，倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。4、申請付款業(yè)務員收到供應商轉來的發(fā)票，核實無誤后填寫付款申請單，經業(yè)務主管簽字后將發(fā)票和付款申請單一并交財務部門。另外，如供應商要求先付款后發(fā)貨，業(yè)務員填寫預付款申請單，經業(yè)務主管同意簽字后交財務部門。5、財務付款財務部

11、門收到業(yè)務部門轉來的付款申請單、采購發(fā)票以及庫管部門轉來的入庫驗收單，審核無誤后付款，或者根據預付款申請單審核付款。付款方式有匯票和托收承付兩種。運費有三種付款方式：1.單獨托收，2.貨款和運費同時托收，3.有承運人持運輸發(fā)票給x公司的財務部門，財務部門付款。412省內卷煙的采購1、簽定計劃銜接書x公司業(yè)務部門根據市場變動情況、結合歷史銷售業(yè)績和上級公司下達的購銷指標，做出銷售預測，在每年的5月和10月和省內供應商進行業(yè)務洽談，形成購銷意向。然后x公司在省內的兩次定貨會上簽定計劃銜接書。在計劃銜接書中沒有細化到品牌，只明確購進總量。在總量不變的情況下，由省內供應商（中央直屬煙廠）為主確定每月安

12、排發(fā)貨的卷煙品牌及數量。2、供應商通知發(fā)貨并開出發(fā)票省外供應商在發(fā)貨之前與業(yè)務部門協(xié)商，確定是否執(zhí)行合同，一般是按合同執(zhí)行，但也有不執(zhí)行、變更合同和推遲執(zhí)行等情況。確定執(zhí)行合同后，省外煙廠根據合同安排發(fā)貨。同時該供應商開出銷售發(fā)票遞交到業(yè)務部門。3、驗收入庫貨到達倉庫以后，倉庫保管員根據隨貨同行聯(lián)驗收入庫，填寫卷煙入庫驗收單，一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務部門、第三聯(lián)財務、第四聯(lián)統(tǒng)計。第三聯(lián)送交財務科作帳，第二聯(lián)送交業(yè)務部門，以便業(yè)務員根據庫存情況開展銷售業(yè)務。同時，倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。4、申請付款業(yè)務員收到供應商轉來的發(fā)票，核實無誤后填寫付款申請單，經業(yè)務主管簽字后將

13、發(fā)票和付款申請單一并交財務部門。另外，如供應商要求先付款后發(fā)貨，業(yè)務員填寫預付款申請單，經業(yè)務主管同意簽字后交財務部門。5、財務付款財務部門收到業(yè)務部門轉來的付款申請單、采購發(fā)票以及庫管部門轉來的入庫驗收單，審核無誤后付款，或者根據預付款申請單審核付款并做相應的財務處理。付款方式有匯票和托收承付兩種。運費付款方式：一般是自提，若對方送貨，承運人開票給財務，由財務付款。413向上級公司采購一般有兩種情況：分公司替縣公司代簽合同；下級公司向上級公司申請調劑（臨時性）。第一種情況下，縣公司的購進流程如下：1、 縣公司向分公司上報購進計劃（品牌、型號、數量等）2、 由分公司替縣公司到全國定貨會上代簽合

14、同3、 省外煙廠向分公司發(fā)貨并開票4、 貨到分公司后，分公司通知縣公司提貨5、 縣公司的業(yè)務員帶匯票去分公司先交錢取得發(fā)票后自行提貨6、 到縣公司后，倉庫保管員憑隨貨通行聯(lián)驗收入庫，并填寫入庫驗收單，分別交財務部門和業(yè)務部門處理。 下級公司向上級公司申請調劑購進時，其購進流程如下：1、 下級公司提出申請2、 上級公司進行審核3、 下級公司叫款提貨并取得增值稅發(fā)票4、 貨到下級公司倉庫后，倉庫保管員憑隨貨通行聯(lián)驗收入庫，并填寫入庫驗收單，分別交財務部門和業(yè)務部門。414調撥站購進 由于調撥站和煙廠的特殊關系，調撥站一般沒有獨立的倉庫，沒有獨立的采購環(huán)節(jié)。對于調撥站而言，銷售和采購是同步實現(xiàn)的。也

15、就是說銷售時，調撥站向客戶開票，同時煙廠向調撥站開票。415對于罰沒煙罰沒煙由專賣部門以較低的價格收購或沒收，存儲在倉庫中，然后以較低的價格買出。29416采購流程的例外情況由于煙草行業(yè)的特殊性，各級公司的部分業(yè)務流程是不相同的，采購流程也如此。1 存在代簽的情況：有些縣級公司沒有與某些省外煙草公司簽合同的權限，所以由其上一級分公司代它簽合同。2 縣級公司或分公司向其上級公司購進卷煙：由于市場行情好，縣級公司可能出現(xiàn)某種品牌短缺，這時可以向其上級分公司要貨，如果分公司同意則成交，但沒有正式的采購合同。分公司同樣存在向省公司要煙的情況，但也沒有正式的采購合同。3 向省外煙草公司購進卷煙：省公司或

16、分公司可以從省外煙草公司購進卷煙，但必須在國家煙草交易中心簽合同。4 長沙煙廠每季度訂一次貨。 42庫存現(xiàn)有業(yè)務流程主要涉及采購入庫，銷售出庫，內部調撥，從煙廠購進，批發(fā)部向所屬零售戶配送等五種主要業(yè)務流程。其中內部調撥又應分為內部調撥的特殊情況和煙草公司向自己下屬的批發(fā)部的內部調撥業(yè)務。421倉庫基本情況目前幾乎所有倉庫的庫存管理均實行非嚴格貨位區(qū)分，并不直接在出入庫單上填具產品所存放的庫位。僅以根據卷煙完工入庫日期確定其在倉庫中的存放時間，并以此為基礎對庫存卷煙實行批次控制。由于卷煙有保質期要求，故倉庫在發(fā)貨全部實行先進先出法。倉庫每月盤點在絕大多數情況下，不會有盤盈盤虧情況發(fā)生。目前公司

17、對倉庫盤虧的處理辦法是由倉庫保管員按售價賠償，即相當于卷煙零售。對于發(fā)貨成本的計價方式，財務核算上目前采用全月一次加權平均計算其銷售成本。倉庫保管員對所管實物實行日清日結，按月盤點庫存并進行對帳。一般按日填制收發(fā)存日報表以作對帳處理。此外，省公司倉庫則是外部租用而非自己擁有的，調撥站和煙廠共用一個倉庫。423采購入庫業(yè)務流程：在省內，省外所采購的卷煙經運輸到達倉庫之后，倉庫保管員根據供貨方提供的隨貨同行聯(lián)及到貨產品并進行驗貨無誤后，填寫入庫驗收單，同時在對方的送貨回單上簽字表示卷煙已收到并由承運人帶回送貨回單，對方即可憑此送貨回單向公司收取貨款（托收或電匯），同時送貨回單亦可是承運方結算運費的

18、依據。入庫驗收單記帳聯(lián)則由倉庫保管員交財務做相應處理。參見圖2-6423銷售出庫業(yè)務流程銷售時首先由業(yè)務員通知開票員開出一式七聯(lián)增值稅專用發(fā)票（對一般納稅人）或是普通發(fā)票（小規(guī)模納稅人，如零售戶等），客戶憑發(fā)票提貨聯(lián)到倉庫提貨或是由銷售方組織送貨，倉庫保管員根據提貨聯(lián)發(fā)貨（在湘南集團倉庫保管員在發(fā)貨后還需填制出庫單）。另外，批發(fā)部銷售為了簡化開票工作，對一般零售戶不開具普通發(fā)票，只開卷煙供應通知單（即銷貨小票），倉庫憑通知單而不是普通發(fā)票的提貨聯(lián)發(fā)貨，而在每日營業(yè)結束后對當日尚未開票部分按品種匯總開具普通發(fā)票。這里存在專人保管制度下的發(fā)貨問題：對于一張發(fā)票銷售涉及多個保管人負責的品牌時，則需分

19、開填列一張或多張出庫單以便于倉庫保管員發(fā)貨并記帳。參見圖2-7424煙草公司向自己下屬的批發(fā)部的內部調撥公司所屬各批發(fā)部一般有獨立的倉庫。市、縣煙草公司將自己的庫存卷煙調撥到下屬各批發(fā)部倉庫的業(yè)務稱為內部調撥。先由網點批發(fā)部根據自己的庫存情況提出調撥申請，經公司經理部業(yè)務主管人員簽字同意后開出內部調撥單，公司倉庫憑內部調撥單發(fā)貨聯(lián)發(fā)貨，批發(fā)部倉庫憑此單可進行收貨。在一些地方如岳陽市煙草公司，有些批發(fā)部的配送車直接從公司倉庫提貨銷售，然后在每月末匯總補充開具相應的內部調撥單。參見圖2-8425調撥站工作流程卷煙廠按計劃產品完工后，填制成品入庫單一式五聯(lián)，依次為車間，企業(yè)部，卷煙銷售公司，生產科，

20、財務部聯(lián)。倉庫交接員或質檢部門根據成品入庫單所填內容與實際到貨產品經核查合格后，填制卷煙銷售公司成品入庫驗收單一式二聯(lián)，依次分別為交接，保管聯(lián)。并將實物和入庫驗收單保管聯(lián)移交倉庫保管員保管。另外，由于倉庫實行的是專人保管制度，所以煙廠成品入庫單上如填列多個品牌卷煙且涉及到不同倉庫保管員時，交接員填入庫驗收單則將多個品牌卷煙按保管負責人范圍分別填寫數張入庫驗收單以便于入庫記帳。當調撥站按計劃發(fā)貨后，由開票員開出銷售發(fā)票并將有關聯(lián)次交客戶。客戶賃提貨聯(lián)到倉庫提貨或由倉庫組織送貨。這些信息傳遞至財務后，財務根據當月銷售和購進數額按調撥站零庫存原則通知煙廠開出增值稅專用發(fā)票，煙廠應調撥站要求開出相應的

21、增值稅專用發(fā)票并交調撥站財務。參見圖2-9426批發(fā)部向所屬零售戶配送目前大多數批發(fā)部存在送貨業(yè)務。即由市區(qū)各批發(fā)部的送貨組（車）從銷售經理部倉庫開具借出清單，從倉庫中借出卷煙裝車送貨，并向所轄區(qū)內零售戶開出配送單，每天送貨回來根據所送出的卷煙及所開出的配送單交回所收現(xiàn)金，匯總開具普通發(fā)票，其所開發(fā)票應與交回現(xiàn)金完全核對一致，將現(xiàn)金繳存銀行。余貨存放于車廂內，如此反復，一星期結算一次，并沖減借據，余貨歸還批發(fā)部倉庫。市區(qū)配貨業(yè)務今后將可能被取代為事先由訪銷員確定第二天將要送貨數量，次日統(tǒng)一裝車送貨，回來匯總開具發(fā)票的形式。在縣以下農村批發(fā)部，由于村落分散，道路崎嶇，交通不便，故事先訪銷的形式在

22、農村目前還不太可能采用。參見圖2-10427罰沒品入庫流程：各級公司專賣辦在實施對零售戶的專賣檢查時，如有發(fā)現(xiàn)非法渠道卷煙，即可進行罰沒處理，對這部分卷煙可按七折價收購，并同時處以罰款。對于這部分卷煙，倉庫則分開存放，單獨管理。當經確認要銷售時，開票員憑批條開票，倉庫憑批條對此部分卷煙進行單獨發(fā)貨。對于專賣煙的進銷存，均記入財務帳，對專賣辦只作業(yè)績考核。 專賣煙在進價和售價上均實行特殊管理，此外專賣煙的進銷單獨核算，不與其他卷煙合并計算財務的加權平均單價。參見圖2-11428崗位及職責：1、品質檢驗：（屬于卷煙廠）負責卷煙廠生產出的卷煙的品質檢驗工作，同時就檢驗合格的卷煙開具檢驗合格單并交倉庫

23、保管員。在湘南煙草集團本崗位稱為交接員。2、倉庫收貨員：負責倉庫接貨，并將卷煙移送給倉庫保管員進行保管，在進貨量不大時則通常由倉庫保管員兼任。3、倉庫保管員：負責保管職責范圍內所屬卷煙的保管工作4、倉庫發(fā)貨員：負責根據提貨單據進行倉庫發(fā)貨工作，在發(fā)貨工作量不大時如批發(fā)部倉庫的情況下通常由倉庫保管員同時兼任。429使用的單據：u 發(fā)票：按性質具體分為采購發(fā)票（通常為增值稅專用發(fā)票）和銷售發(fā)票（對小規(guī)模納稅人，如批發(fā)部對零售戶應當開具普通發(fā)票；否則應開具增值稅專用發(fā)票）。按類型可分為增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。具體內容略u 內部調撥單：表首數據項1收貨部門；2. 日期；3. 實物負責人（倉庫）；表體

24、數據項：4. 品名及規(guī)格；5. 商品件數；6. 計量單位（條）；7. 數量；8. 單價；9. 金額；10. 備注；表尾數據項：11. 發(fā)貨人簽字；12. 業(yè)務主管；13. 審核；14. 送貨人；15. 制單；16. 收貨人簽字u 隨貨同行聯(lián)：通常就是增值稅專用發(fā)票的第五聯(lián)，特殊時有供應商另行開具的隨貨同行聯(lián)數據項格式參見增值稅專用發(fā)票u 成品入庫單：煙廠在卷煙生產完工后，由車間生產部門填制的單據u 驗收入庫單：倉庫保管員或收貨員在收到卷煙之后填制的單據，在如湘南集團工商倉庫合一的模式下，則驗收入庫單是由倉庫交接員填制后再轉交給倉庫保管員。表頭數據項：1. 編號；2. 日期3. 來貨單位；4.

25、運輸工具；5. 車（船）號；表體數據項：6. 品名；7. 規(guī)格；8. 計量單位；9. 數量；10. 隨貨同行號碼；表尾數據項：11. 承運人；12. 驗收人；13. 倉庫主任；u 出庫單：此單僅在湘南集團中使用。即倉庫發(fā)貨員在發(fā)貨后填制的單據。u 提貨聯(lián)：通常是指增值稅發(fā)票第五聯(lián)或普通發(fā)票中的提貨聯(lián)，在批發(fā)部因簡化而不向每一客戶開具發(fā)票的情況下則倉庫賃銷售通知單的發(fā)貨聯(lián)發(fā)貨。u 卷煙供應通知單：由銷售業(yè)務相關及負責人員下達，向客戶確認銷售并據以開票的單據u 銷售通知單：通常是批發(fā)部銷售給所屬零售戶的銷貨單據，俗稱銷貨小票或卷煙供應通知單u 卷煙盤存表:此表為月報，倉庫填制。因倉庫的商品賬簿依據

26、財務填制的商品驗收單和在途商品驗收單作為購進數據，業(yè)務部門開具的發(fā)票和調撥單中的倉庫聯(lián)作為出庫數據，所以會出現(xiàn)賬存數與實物庫存數之間存在差異，此表可反映賬存數與實存數之間各種原因導致的差異數未驗數、未提數等，也可反映盤盈盤虧情況。表頭數據項：1、填報日期表體數據項：2、品名；3、單位；4、 賬存數；5、 未驗收數；6、 未提數；7 已提數；8、 盤存數；9、 盤盈；10、盤虧；11、 備注；43銷售流程現(xiàn)狀431一般銷售指各級煙草公司向省外煙草公司的銷售及各調撥站對省內外各級煙草公司的銷售（見流程圖一） 這一類型的銷售流程可以分成以下四個步驟；（1） 業(yè)務開發(fā) 在每年的年初或是上年的年末，由公

27、司的領導部門為銷售部制定一個全年的銷售數量、銷售毛利或銷售利潤的指標。各煙草公司銷售部門的業(yè)務員按照銷售這一計劃指標及公司內部現(xiàn)有的庫存情況（各煙廠的調撥站則是依據煙廠的生產計劃及國家局或省公司的規(guī)定），積極與省內外的煙草公司聯(lián)系，開發(fā)新的銷售業(yè)務，并在開發(fā)業(yè)務過程中向公司的定價部門反映價格信息。各級煙草公司與省外的煙草公司就卷煙的銷售品種、價格和數量（調撥站對省內各級煙草公司的銷售只有一個銷售數量）取得一致，形成購銷意向。（2） 評審合同及簽定合同在形成購銷意向后，各級的煙草公司或調撥站要對合同進行評審。各煙草公司要確保銷售合同能有一定的經濟效益；各調撥站對省內外煙草公司銷售的或計劃的內容沒

28、有違反國家局或省公司相應的規(guī)定，例如各調撥站向各市縣煙草公司計劃銷售數量不能超過國家局或省公司規(guī)定的總量。如果客戶是省外的煙草公司，各煙草公司及調撥站的業(yè)務人員要到國家局主持的每年二次的定貨會或是臨時到北京的卷煙交易中心及在云南的卷煙交易市場上，與省外的客戶簽定購銷合同。5月份的定貨會上與客戶簽定下半年的購銷合同，11月份則簽定來年上半年的購銷合同。購銷合同上規(guī)定了具體的品種、數量及價格。調撥站向省內的各級煙草公司銷售卷煙，則是調撥站的業(yè)務人員在省煙草公司主持的每年二次的定貨會上與省內的煙草公司簽定“計劃銜接書”，在6月 份與省內的客戶簽定下半年的購銷計劃，12月份則簽定來年上半年的購銷計劃。

29、“計劃銜接書”上只有一個銷售數量的總量，沒有具體的品種、數量及價格。（3） 執(zhí)行合同在與客戶簽定完合同或計劃后，調撥站的計劃人員要對銷售合同進行分解。省公司對省外客戶銷售的合同分解工作由調撥站完成，各市縣煙草公司對省外銷售的業(yè)務多屬一次性的合同，沒有分解合同的步驟；市公司代縣公司向省外煙廠采購，省外煙廠把卷煙發(fā)運到市公司，市公司需要向縣公司開出銷售發(fā)票的業(yè)務中，有合同分解的工作。調撥站的計劃員按照合同或計劃的總量、庫存情況及價格情況，準備每個月對客戶均衡發(fā)貨。合同分解完后由計劃員填報出發(fā)貨的安排表交給業(yè)務員。業(yè)務人員要按照合同或計劃的進度或發(fā)貨安排表，定期或不定期地與客戶取得聯(lián)系，安排卷煙的發(fā)

30、運。在發(fā)貨前，就發(fā)貨時間、價格與數量與客戶取得一致。同時按照客戶的信用情況，要求客戶在每次提貨前支付貨款或是先提貨后付款。如果要求客戶先付款，客戶可通過電匯或自帶匯票來業(yè)務部，交業(yè)務部的收款員進行收款確認。 在開票前，業(yè)務員要就銷售的品種、數量及價格等內容填制一份書面的開票通知（各煙草公司的單據名稱互不相同），在經銷售部門的領導或是公司的領導簽字同意后，業(yè)務員把開票通知書交給開票員。開票員進行審核后，開出一式七聯(lián)的增值稅發(fā)票交給客戶或者是代辦運輸的部門?？蛻艋蚴沁\輸部門憑增值稅發(fā)票中的提貨聯(lián)到倉庫提貨，倉庫的保管員依增值稅發(fā)票的提貨聯(lián)發(fā)貨。（4）銷售數據統(tǒng)計及財務核算在銷售實現(xiàn)后，由計劃員或開

31、票員依據開票情況，填報銷售日報表、旬報表及月報表，并統(tǒng)計出長沙煙廠各品種卷煙的銷售情況。各級公司要定期或不定期地向上級的煙草公司交送這些報表。市公司的網建管理人員要統(tǒng)計下轄的各個縣煙草公司的銷售情況，省公司銷售處則要統(tǒng)計各市公司上報的銷售統(tǒng)計。銷售部門定期或不定期地把客戶的匯票或其它付款憑證及增值稅發(fā)票交給公司的財務部門。由財務部門確認銷售收入，并按加權平均法結轉銷售成本，財務部部門要定期向業(yè)務部門反映銷售的收入、成本、毛利及利潤情況。432臨時調劑銷售省煙草公司內部的相互調劑，它包括省公司對市縣煙草公司的調劑和市公司對縣公司的調劑（見銷售流程圖二）這一類型的銷售與第一種銷售類型的主要差異在于

32、調劑沒有合同或計劃銜接書，沒有合同或計劃的分解工作，它屬于臨時性的銷售。這一類型有以下三個步驟：（1） 審核調劑申請：在調劑前，下級煙草公司必須向上級單位提出申請。上級單位依據庫存卷煙品種的市場銷售情況及庫存情況，上級單位決定調劑的數量及調劑品種。（2） 上級單位發(fā)貨：下級單位的申請被同意后，下級單位的業(yè)務員憑單位的介紹信到上級單位去辦理提貨事宜。省公司對下屬各市縣公司的調劑是由銷售處的領導在介紹信上簽字，交開票員開出增值稅發(fā)票。由下屬的煙草公司自提或由省公司銷售處委托運輸公司辦理提貨及運輸手續(xù)。貨款由下級單位先提貨后匯款或是在提貨前就付款。（3）銷售數據統(tǒng)計及財務核算433批發(fā)部銷售指一些市

33、縣煙草公司的邊貿業(yè)務、批發(fā)部的對外銷售、送貨車的對外送貨業(yè)務及各煙草公司少量的零售業(yè)務。各煙草公司向零售戶的銷售有二種情況，即零售戶上門采購和送貨車送貨上門。各市縣煙草公司把本地的零售戶按地域劃分到各個批發(fā)部，各批發(fā)部負責向劃定區(qū)域內的各零售戶批發(fā)卷煙。卷煙零售戶憑“卷煙零售許可證”到規(guī)定的批發(fā)部去批發(fā)所需的卷煙，批發(fā)部不定期地到經理部去辦理內部調撥手續(xù)，送貨車則每天把卷煙送到零售戶那里。批發(fā)部對外批發(fā)及送貨車送貨上門都要按定價小組確定的價格進行銷售。 銷售流程： 卷煙零售戶憑“卷煙零售許可證”到規(guī)定的批發(fā)部去批發(fā)所需的卷煙，批發(fā)部按公司定價小組確定的價格對外批發(fā)。批發(fā)部的開票員開出銷售小票（

34、各公司的單據名稱不相同）或普通商業(yè)發(fā)票（按客戶的要求）。零售戶向批發(fā)部的收款員交納現(xiàn)金后，由批發(fā)部的倉庫保管員發(fā)貨交客戶。批發(fā)部的收款員在收款后每天一到二次到銀行交存現(xiàn)金，批發(fā)部在每天結束經營后，要對未開普通商業(yè)發(fā)票的“銷售通知單”進行按品種匯總并開出一張普通商業(yè)發(fā)票。同時，批發(fā)部的開票員、收款員及保管員要進行核對，確保財、物的實際數與銷售數相符。每個月底，收款員把銀行進帳單、銷售旬報及發(fā)票記賬聯(lián)交給財務科進行財務核算。如果定價小組要變更價格，則由公司通過電話或書面的形式通知各批發(fā)部。批發(fā)部先統(tǒng)計當時的庫存數量，報給公司，然后再按新的定價進行銷售。各送貨車對外送貨的流程如同批發(fā)部的對外批發(fā)業(yè)務

35、，差別在于送貨車是送貨上門，而批發(fā)部是各零售戶上門采購。由于一些農村批發(fā)部送貨的路途較遠，送貨車送貨的銷售價格會略高于批發(fā)部的銷售價格。 434現(xiàn)有流程中的各崗位及崗位職責：1 業(yè)務崗：（1）尋找新的客戶，對客戶報價，與客戶進行聯(lián)絡；（2）在卷煙的銷售品種、價格和數量上與客戶進行談判。在取得一致后，形成購銷意向；（3）向公司的定價小組反映卷煙的銷售信息及市場走向，參與定價小組的定價工作；（4）參與合同的評審；（5）按發(fā)貨安排表的安排，在發(fā)貨前及時與客戶進行聯(lián)系，確認發(fā)貨的時間、數量及付款方式；（6）保存客戶信息，并把客戶按信用情況進行分類。根據信用情況決定是否先發(fā)貨后收款。（7）在確定了發(fā)貨時

36、間后，由業(yè)務員填寫開票通知，在經銷售部或公司領導審批后交給開票員開出增值稅發(fā)票；（8）如果客戶要求送貨，業(yè)務員要委托相應部門去辦理提貨及發(fā)貨手續(xù)；（9）審核下級單位的調劑申請2 定價小組：（或定價委員會）由銷售部、公司財務部、專賣辦、監(jiān)察或其它相關部門組成，定價小組討論確定銷售的批發(fā)價、調撥價，并填制出定價通知。例如湘南集團的定價委員會由省公司、集團總部、銷售公司業(yè)務、銷售公司財務等成員組成，定價委員會確定最低限價，允許有適度的地區(qū)差價。定價小組確定最低限價后，業(yè)務員及各批發(fā)網點不得任意調整價格。定價小組的職責是確定批發(fā)價、調撥價或對省外銷售的最低限價，并向業(yè)務員、計劃員、開票員等相關人員下達

37、定價通知單。3 計劃統(tǒng)計崗：由于各地市公司對省外的銷售合同多為臨時性的合同，合同上有具體的執(zhí)行條款，因而在各市縣煙草公司對合同進行分解的功能不明顯。對合同進行分解的功能主要集中在各調撥站，各調撥站對省外銷售的合同均為6個月的銷售總額，沒有具體的執(zhí)行安排。而各調撥站對省內各煙草公司銷售的計劃銜接書上只有銷售的總量，這一銷售總量是省公司依據各市縣公司轄區(qū)內人口數量估算出來的結果，沒有具體的品種、數量及價格。計劃員在拿到銷售合同或計劃銜接書后，要對合同進行分解。計劃崗位的職責就是按照合同或計劃的總量、庫存情況及價格情況，準備每個月對客戶均衡發(fā)貨，按月或按日編制出計劃安排表，并把計劃安排表遞送到相關的

38、部門；在合同執(zhí)行階段，如果用戶想對合同執(zhí)行數量、發(fā)貨時間等進行調整或是不想執(zhí)行合同，計劃員要對計劃安排表進行修改，并把修改的結果交至相關的人員。省公司及長沙市煙草公司代理銷售長沙煙廠的各類卷煙的計劃安排表也是由調撥站來填報，交省公司及長沙市公司來執(zhí)行。統(tǒng)計崗位的職責是統(tǒng)計各類卷煙銷售數量、銷售價格，同時上級煙草公司的統(tǒng)計人員還要統(tǒng)計下級公司的銷售情況，各公司還要統(tǒng)計長沙卷煙廠的銷售臺賬。4 開票崗：各煙草公司的開票員依據業(yè)務部門開出的開票通知及定價通知單來開出增值稅發(fā)票或普通商業(yè)發(fā)票，批發(fā)部的開票員則是開出銷售小票或普通發(fā)票，同時還要對未開出普通發(fā)票的小票進行匯總，并按品種開出普通發(fā)票。省公司

39、的開票員還要負責向稅務局申報納稅，領購發(fā)票。5 收款崗：各煙草公司及調撥站的收款員要及時把客戶的匯票、支票或現(xiàn)金（批條煙的零售業(yè)務）交存銀行，并把進賬單定期交到財務部進行核算。各批發(fā)部的收款員每天核對銷售的金額和實收的金額，核對完畢后要把批發(fā)部及送貨車銷售的現(xiàn)金及時存入批發(fā)部或煙草公司的銀行帳戶。株洲縣煙草公司的農村批發(fā)部是把現(xiàn)金存入當地的銀行，再公司規(guī)定及銷售金額的情況定期或不定期地把錢匯至公司的帳號，并要與公司的財務部進行核對。6 倉庫保管崗：按開票員開出銷售小票或正式的增值稅發(fā)票及普通發(fā)票的提貨聯(lián)對客戶或運輸部門發(fā)貨，按月或按日核對庫存數量。7 財務部：銷售部門定期或不定期地把客戶的匯票

40、或其它付款憑證及增值稅發(fā)票交給公司的財務部門。由財務部門確認銷售收入，并按加權平均法結轉銷售成本，財務部部門要定期向業(yè)務部門反映銷售的收入、成本、毛利及利潤情況。44現(xiàn)有流程中的問題：采購流程存在的問題u 目前，在采購的過程中存在一些違規(guī)行為，上級公司規(guī)定下面不執(zhí)行。如，從平級公司購進。u 單據不統(tǒng)一，這樣不利于統(tǒng)計和日后此營銷系統(tǒng)的實施。u 缺少明確的采購訂單，采購合同嚴肅性差。u 對地方煙廠缺乏管理，對其限區(qū)銷售執(zhí)行不嚴，這樣，有些公司從不允許購進的地方煙廠購進卷煙。u 計劃銜接書沒有明確品牌和相應的數量，只有總數控制，給采購工作帶來很大不確定性。同時也給以后的營銷系統(tǒng)的采購訂單的錄入帶來

41、困難。u 長沙煙廠調撥站給市縣公司開的隨貨同行聯(lián)不是發(fā)票的隨貨同行聯(lián)，這樣給財務計帳和處理帶來麻煩?，F(xiàn)有業(yè)務流程中存在的問題及改進建議u 各級組織機構中流轉的相同用途的單據在名稱上不統(tǒng)一，例如：倉庫驗收入庫的單據在有些地方稱為入庫驗收單，有些稱為商品驗收單，這些內部單據建議應在名稱、格式和聯(lián)數上作到統(tǒng)一規(guī)范u 由于省公司倉庫是外部租用的，在系統(tǒng)管理上存在著一定的難度u 岳陽市公司在隨時收到倉庫填制并轉來的入庫驗收單之后再由財務立即對已有采購發(fā)票的該部分卷煙填制商品驗收單據以登記入帳，同時對在月末有入庫驗收單而沒有采購發(fā)票部分的卷煙（貨到單未到）填制在途商品入庫驗收單據以暫估入庫的辦法在單據填制

42、上存在了大量的重復工作。不僅在一單對一單的核對上存在了大量重復工作，且填制在途商品入庫驗收單據以暫估入庫的辦法也可通過在計算機內點單處理而簡化省略。u 各倉庫在憑提貨聯(lián)發(fā)貨后通常不填制出庫單，而財務也只憑銷售發(fā)票作銷售記帳，不管客戶提貨情況，對于客戶仍有已開票而未提數只是在倉庫報表中的未提貨數體現(xiàn)出來。這樣使得財務與倉庫發(fā)貨之間無核對關系。建議統(tǒng)一為倉庫在按提貨聯(lián)進行發(fā)貨之后，對系統(tǒng)所開發(fā)票信息自動分解生成的發(fā)貨單進行核銷確認，未核銷部分即已開票而未提數。這樣，便可實現(xiàn)財務與倉庫之間的核對關系并為財務業(yè)務一體化數據接口作了準備。u 倉庫信息通過日報，旬報和月報向財務及業(yè)務報告方式下信息傳遞的不

43、及時一直是一個大問題，同時其中存在了大量手工填寫的單據并引發(fā)了需靠人工進行大量單據間核對的重復性工作。此問題可以通過倉庫人員在系統(tǒng)中輸入或確認出入庫單據并用系統(tǒng)打印的單據來取代手工單據，同時電子數據也將為倉庫，業(yè)務，財務等各部門同步共享，也可很容易地由系統(tǒng)進行自動核對及分類匯總。u 在湘南集團銷售三科向二科申請內部調撥時，銷售三科（調入方）在收到貨時還由倉庫保管員填制入庫驗收單，這種情況可以用內部調撥單直接作為調入方倉庫記帳的入庫單據。u 倉庫保管大都沒有實行貨位控制，而事實上倉庫中存放的一些卷煙，如罰沒走私煙等特殊卷煙或是對客戶已開票而未提數等分開單獨存放的卷煙在存貨管理上不嚴格，而只有保管

44、員本人清楚，故造成信息查詢不透明的困難。另外在本次調研中發(fā)現(xiàn)有些倉庫是由幾個部門合用，因此建議批發(fā)部以上級倉庫均應實行貨位控制，在卷煙的入庫，出庫，存儲，調撥等各環(huán)節(jié)上的業(yè)務均要與卷煙所處貨位進行關聯(lián)以便在線查詢和事后跟蹤線索查詢。u 對于發(fā)貨成本的計價方式，財務核算上目前均采用全月一次加權平均計算其銷售成本。這種方法在簡化月中頻繁結轉銷售成本工作量的同時使得只有在月末計算出全月一次加權平均單價后才能得出銷售成本，不利于及時進行銷售成本的統(tǒng)計，進而不利于及時進行毛利分析等其他深層次分析及決策支持。建議以后在銷售成本核算上可以采用移動加權平均法，這樣可以在銷售時隨時結轉銷售成本，便于日常分析和決

45、策支持，且頻繁的加權平均工作無需人工計算，不需要任何人工干預，不增加工作量。u 目前各級煙草公司對所屬各批發(fā)部之間的內部調撥均是各批發(fā)部自行根據某種卷煙的庫存量若低于安全庫存量則向上級煙草公司提出內部調撥申請，經銷售經理部批準之后再由煙草公司大倉庫中進行內部調撥。建議這種基于庫存補充式的內部調撥可以通過系統(tǒng)自動進行安全庫存判斷來實現(xiàn)自動叫貨并安排調撥。u 郴州卷煙廠生產的所有卷煙全部銷售給銷售公司，自身無成品庫存。公司財務科憑煙廠開出的發(fā)票而不是實際入庫數確認其入庫金額，煙廠將當期生產出的所有卷煙成品全部調入成品庫，但開增值稅發(fā)票數可能小于當期生產總數，即只對生產出的一部分卷煙確認銷售。但這種

46、做法目前存在統(tǒng)計口徑不一的問題：財務上按開票數入庫，而倉庫則按生產實物量入庫，這樣便導致了財務數與統(tǒng)計數不一致的現(xiàn)象發(fā)生。另外，由于煙廠開票數小于實際入庫數，將可能致使銷售公司某一時期的對外銷售額大于郴州卷煙廠銷售給銷售公司的開票金額，即有部分卷煙在實現(xiàn)銷售時卻還未辦理入庫手續(xù)。目前財務的解決辦法是對該批貨物預估入帳并計算銷售成本，在下月再反沖該筆預估業(yè)務，以此類推。u 在批發(fā)部向所屬零售戶進行配送時，由于是批發(fā)部倉庫送貨車向上級倉庫借出卷煙進行送貨銷售，事后再行結算。而在每月末匯總補充開具相應的內部調撥單，這樣庫存有可能出現(xiàn)先賣后買的庫存數字不合理現(xiàn)象。銷售流程存在的問題u 各市縣煙草公司的

47、經營目標不明朗：l 稅收重工輕商的表現(xiàn)比較明顯：l 從煙葉到加工成卷煙并把卷煙銷售到消費者手中，要經歷以下幾個階段，各級煙草公司從煙葉種植戶中收購煙葉，煙草公司再把煙葉銷售到煙廠，工廠把煙葉加工成卷煙，工廠把卷煙銷售給調撥站，各調撥站再把卷煙銷售各煙草公司，各級煙草公司依靠自己的批發(fā)部把煙銷售到卷煙零售戶中，由零售戶把煙銷售到各消費者手中。由于卷煙的特殊性，國家要對卷煙的銷售征收稅率極高的消費稅。由于銷售的環(huán)節(jié)和層次多，國家便把征收消費稅的環(huán)節(jié)放在了工廠向調撥站銷售的環(huán)節(jié)上，按工廠實現(xiàn)的銷售額來征收消費稅，同時國家還把征收的消費稅返還一部分給當地。從稅收環(huán)節(jié)來說，消費稅的稅收最大化只需依靠生產

48、數量及出廠價格最大化來實現(xiàn)。這二者的調整要牽涉到中央及地方的利益分配問題，因而煙廠的生產數量及銷售價格難以發(fā)生調整。煙草行業(yè)的利稅主要集中在生產環(huán)節(jié)，從這一點來說，各級煙草公司的目標就是要服從工廠的生產數量及銷售價格，為省內的各煙廠服務，盡可能多地向消費者銷售卷煙，而不用關心消費者的消費習慣及能力的變化。這一情況表現(xiàn)比較明顯的是省內的煙草公司與調撥站簽定的計劃銜接書上只有銷售的總量，沒有具體的銷售品種、數量及價格，各級煙草公司只能被動接收，難以做到以銷定購。l 各級煙草公司內部有利潤考核的要求：省內的縣公司、市公司、調撥站及省公司均為獨立核算的法人單位，各級公司都要進行收入、成本及費用的核算，因而在各級煙草公司內部有對銷售部門銷售收入或利潤的考核目標。從這一點來說，各級煙草公司希望能在銷售品種、銷售數量及價格上能有一定的靈活性，能隨著市場的變化而變化。l 煙草公司在采購環(huán)節(jié)只能嚴格服從工廠的生產計劃，但同時煙草公司在銷售環(huán)