高校檔案信息化建設(shè)問題及路徑研究

1、高校檔案信息化建設(shè)問題及路徑研究 摘要為了跟上時代的步伐，高校檔案逐漸開始進行信息化的建設(shè)，該建設(shè)屬于一項系統(tǒng)性的建設(shè)工程，由于受到各種影響因素的限制，高校檔案信息化建設(shè)并不如預(yù)期所想那樣順利，這些影響因素阻礙了檔案信息現(xiàn)代化和規(guī)劃化的建設(shè)進程。為此，本文就高校檔案信息化建設(shè)的影響因素進行分析討論，并提出整改意見，從而不斷的完善檔案信息化建設(shè)體制，促進高校人才管理模式的發(fā)展。 關(guān)鍵詞高校檔案；信息化建設(shè)；建議 在高校的各種教學(xué)資源中，以信息資源最為重要，因此信息化資源也倍受人們的關(guān)注。隨著科學(xué)的進步，信息化技術(shù)的發(fā)展也極為迅速，這使得高校越來越重視檔案信息化建設(shè)，有的高校已將其列為發(fā)展方向和建

2、設(shè)目標(biāo)。在高校檔案信息化建設(shè)過程中，信息資源占首要地位，檔案信息化的建設(shè)成功的使紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為了數(shù)字化檔案，并結(jié)合了現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和實際需求，從而更科學(xué)、合理的進行高校檔案信息化資源管理。所謂高校檔案信息化建設(shè)就是指對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改革，從而致使檔案信息化建設(shè)由實體管理轉(zhuǎn)化成數(shù)字化管理。進入21世紀以來，評價一個高校現(xiàn)代化檔案管理水平的高低，往往是通過比較其信息化建設(shè)水平得出，然而，由于受到各種因素的限制，我國高校檔案信息化建設(shè)體系并不完整，也可以說目前的檔案信息化建設(shè)正處于萌芽狀態(tài)，還需加強對其進行探索和總結(jié)，特別是在信息化技術(shù)的運用和創(chuàng)新上還需多加努力。 一、高校檔案信息化建設(shè)的

3、不足之處 要想進行高校檔案信息化的建設(shè)，必然需要先對館藏檔案進行實體化到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，其次需進行檔案工作一體化管理，從而實現(xiàn)讓檔案信息資源高等共享的目的。所以在進行檔案信息化建設(shè)時，需要特別注意相關(guān)檔案依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，從而確保信息化建設(shè)的構(gòu)架和渠道的正確性，并結(jié)合實際需求，更好的完成高校檔案信息化的建設(shè)。目前為止，高校檔案信息化建設(shè)的核心目標(biāo)是對高價值的檔案資源進行開拓，為了達成這一目標(biāo)，還需做好檔案工作的良性循環(huán)建設(shè)。通常情況下，對檔案信息化資源的開發(fā)需要著重考慮該資源開發(fā)帶來的遠期效益和近期效益等問題，并結(jié)合兩個因素進行分析和討論。因我國高校檔案信息化建設(shè)還處于萌芽時期，所以該體系還

4、不夠完善，例如不能很好的結(jié)合實際，從而導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)不夠準(zhǔn)確。由于沒有一套完整的信息化建設(shè)理論體系例如缺乏建設(shè)所需用到的具體實施細節(jié)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，致使高校在進行信息化建設(shè)時得不到正確的理論引導(dǎo)，導(dǎo)致著重于信息化表面建設(shè)的情況出現(xiàn)，導(dǎo)致信息化建設(shè)出現(xiàn)徒有其表，內(nèi)部卻十分匱乏的現(xiàn)象，讓人們把檔案信息化建設(shè)誤解為只是簡單的將檔案文獻實體數(shù)字化的過程，從而忽略了對數(shù)字化信息的開拓和管理工作。也有將檔案信息化建設(shè)誤解成高校檔案相關(guān)部門的信息化過程，從而忽略了整體合作意識，顯得檔案信息化建設(shè)觀點單一片面。高校在檔案信息建設(shè)管理方面有很多不足之處，造成這種現(xiàn)狀的原因主要是因為我國高校對檔案信息化建設(shè)

5、的不重視，所以說還需加強高校的檔案信息化建設(shè)，從而推進信息化建設(shè)管理的發(fā)展。有的高校在進行檔案信息化建設(shè)時沒有做好充足的準(zhǔn)備工作，例如沒有進行合理的管理規(guī)劃，也缺乏相關(guān)的部門進行管理，若將其放到宏觀調(diào)控的范圍中去，則高校檔案信息化建設(shè)將會沒有政策、財力、物力、人力技術(shù)的支持，與此同時，高校在這種情況下的建設(shè)，必然沒有方向性，并且其還具有重復(fù)性，這會阻礙信息資源的流通，從而造成信息失真和不平衡的現(xiàn)象，這樣會使得信息資源嚴重浪費。由于在高校檔案信息化建設(shè)缺乏目標(biāo)性，這使得各種多元化信息需求無法在高校檔案建設(shè)過程及時得到補充，又因建設(shè)中沒有具體的目標(biāo)規(guī)劃，所以無法進行信息技術(shù)的全面建設(shè)，更不能提供信

6、息技術(shù)的先關(guān)服務(wù)，加之忽略了信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的因素，讓當(dāng)代高校檔案信息化建設(shè)失去了時代先進性和延伸性的特點。國內(nèi)大多數(shù)高校檔案信息化建設(shè)只重視表明的發(fā)展，而忽略了該建設(shè)需要結(jié)合實際需求，從而讓檔案信息化建設(shè)沒有充分發(fā)揮其作用，也沒有體現(xiàn)出其在當(dāng)今社會的信息化特征，事實證明，只有落實實際，重視先進技術(shù)的引進，依照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不斷的進行創(chuàng)新，才能使高校檔案信息化建設(shè)安全可靠的發(fā)展。 二、高校檔案信息化建設(shè)的意義 高校檔案信息化建設(shè)是未來趨勢所向，并且隨著時代的發(fā)展，科技的進步，會越來越受人們的關(guān)注和支持，在這樣的社會需求下，高校檔案信息化的建設(shè)顯得更為重要，它的建設(shè)可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式，進而實現(xiàn)檔案

7、信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式的種種局限，致使其已經(jīng)在不能滿足時代的需求，檔案信息的種類、載體和使用等都隨著時代發(fā)生著巨大的變化。這時一種新型的、先進的高校檔案管理模式顯得極為重要，結(jié)合時代所需，這種先進的檔案管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，將散亂的信息資源按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進行整理規(guī)劃，可以優(yōu)化信息資源，從而達到提高資源利用率的目的。要實現(xiàn)高校檔案信息化的建設(shè)，其間必然需要以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為建設(shè)基礎(chǔ)，這是高校檔案信息化建設(shè)中將檔案實體數(shù)字化的首要條件，可以使檔案信息資源管理變得更合理，做到了科學(xué)管理，同時這些信息資源還打破了傳統(tǒng)受到地域空間限制的難題，讓高價值資源得到了充分的共

8、享。時代發(fā)展迅速，信息資源共享已經(jīng)成為了當(dāng)代社會發(fā)展的趨勢。檔案信息資源建設(shè)本著以建立一個多樣、完善的檔案信息資源庫為目的，建設(shè)完成后還需對其進行合理的管理和維護，積極創(chuàng)新多種應(yīng)用系統(tǒng)，從而真正的實現(xiàn)檔案信息資源庫共享化，進而達到提高人們工作效率的目的。受到信息化時代的影響，幾乎所有高校都開始進行信息化建設(shè)，在這種新型管理模式下，讓資源的管理變得井井有條，不光減少了傳統(tǒng)檔案管理所需的時間，還大大增加了檔案管理的工作效率，同時信息資源共享化的實現(xiàn)還打破了領(lǐng)域的局限，并能配合高校辦公自動化系統(tǒng)的使用，不但解決了檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)缺乏的難題，還使檔案信息化管理充分的展現(xiàn)了其功能的卓越性。 三、高校檔案信

9、息化建設(shè)的強化策略 由于高校檔案信息化建設(shè)中存在著如資源分散、管理系統(tǒng)不完善、標(biāo)準(zhǔn)的缺乏、管理與維護體系尚未形成等問題，加上館藏中檔案信息化建設(shè)步伐緩慢，這些因素的存在都阻礙著高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，為此，我們需要不斷的摸索高校檔案信息化建設(shè)中的各種影響因素并提出相應(yīng)的解決方案進行處理。從上述內(nèi)容可以看出，這些影響因素不僅包括技術(shù)方面也存在著非技術(shù)方面的問題，這兩種影響因素相互聯(lián)系、相互支持。就技術(shù)難題來說，如信息化建設(shè)中對硬件設(shè)施的要求，而非技術(shù)方面則涉及到相關(guān)制度、政策、規(guī)范、資金、人才等問題。高校檔案信息化的建設(shè)過程中要以信息資源體系建設(shè)作為基礎(chǔ)，將信息資源數(shù)字化作為建設(shè)目標(biāo)，加強數(shù)據(jù)

10、資源的收集，從而建設(shè)更完善的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)體系。在此過程中，高校首先要進行相關(guān)檔案信息資源的收集，其次需要對相關(guān)檔案信息資源按照標(biāo)準(zhǔn)進行分類和管理，在通過數(shù)值模擬技術(shù)對這些信息資源進行數(shù)字化處理，以實體檔案建設(shè)作為基礎(chǔ)，進行電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并將這些電子信息按照相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進行分類和管理，特別是在重點檔案文件的數(shù)字化建設(shè)工作中，更需嚴格按照要求進行。通過這些措施，可以較好的進行信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而為使用者們提供一個高效、高價值、高水平的信息共享環(huán)境。)在檔案信息建設(shè)過程中，需要多加投入人力、物力和財力等，也可以聯(lián)合相關(guān)教師進行信息管理系統(tǒng)或者軟件的開發(fā)，從而建立起以學(xué)校檔案館為中心的信

11、息化體系，并讓這樣的應(yīng)用系統(tǒng)在校園中得到廣泛使用，此外，還需加強對系統(tǒng)的維護和管理工作，從而保證系統(tǒng)安全可靠的運行。為了營造更好的共享體系，學(xué)校還需完善檔案信息化建設(shè)的服務(wù)體系，讓信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，并不斷摸索新型服務(wù)模式，結(jié)合現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會信息資源的實際情況，積極進行創(chuàng)新，還可以和其他高校相互合作，將檔案信息資源集合到一起，從而建設(shè)出一套完善的資源共享體系，同時也滿足了社會高效率的需求，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通性，使信息的接收變得更及時，從而不斷的完善檔案信息化建設(shè)體制，促進高校人才管理模式的發(fā)展。 四、結(jié)語 總結(jié)以上內(nèi)容，高校要進行檔案信息化建設(shè)，則需要本著適度超

12、前、開放、動態(tài)性、系統(tǒng)性的原則，嚴格按照高校檔案信息化體系建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進行，加強檔案信息化建設(shè)知識的宣傳，從而提升其在高校中的重要性，特別是在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上，需要嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)進行安全建設(shè)。結(jié)合實際需求，做好信息化目標(biāo)的規(guī)劃，從而建設(shè)高素質(zhì)水平的信息化團隊，遵守相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，完善整個信息資源體系，開發(fā)實現(xiàn)資源共享的平臺，建設(shè)出以高校信息資源為中心的檔案館，從而更好地為各大高校服務(wù)。 參考文獻 1王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)J.現(xiàn)代情報,2007,06:63-64+67. 2李建平.高校檔案管理工作信息化建設(shè)探析J.韶關(guān)學(xué)院學(xué)報,2011,02:76-79. 3李建英.高校檔案信息化建設(shè)研究J.長沙鐵道學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2014,03:338-339. 4趙文玲.高校檔案信息化建設(shè)的對策