【文件制度】物業(yè)文件管理制度及公文格式(WOR10頁)

1、【文件制度】物業(yè)文件管理制度及公文格式(WOR10頁)1. 目的 為了使公司各部門文件管理規(guī)范化、系統(tǒng)化，強(qiáng)化文件起草的準(zhǔn)確性和文件執(zhí)行的有效性，特制定本制度。 2. 適用范圍 本制度適用于東正物業(yè)管理公司各部門及下屬公司。 3. 文件的類別、定義 3.1類別： 3.1.1公文按文種分為：管理制度、管理辦法、請示、報(bào)告、通知、申請、通報(bào)、 決定、會議紀(jì)要、 、工作聯(lián)系函等。 3.2定義: 3.2.1對公司范圍內(nèi)的工作事務(wù)制訂帶有約束性的規(guī)章制度，用“管理制度或“管 理規(guī)定。規(guī)定某些事項(xiàng)的工作流程或各部門的使命、職權(quán)的規(guī)章制度文件用“管理辦法。 3.2.2向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)或匯報(bào)

2、工作時，用“請示或“報(bào)告 文種。同一級別請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時，可用“申請；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示文件，可用 。 3.2.3上級部門向下級部門傳達(dá)重要狀況，用“通報(bào)或“決定。 3.2.4對公司內(nèi)部公布制度、辦法及其它必需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、計(jì)劃、規(guī)定 等，用“通知。 3.2.5與集團(tuán)兄弟公司進(jìn)行工作接洽，必需對方給以反饋時，要求填寫中頤集團(tuán)工作 聯(lián)系函。 3.2.6對周例會、總結(jié)計(jì)劃會、部門工作溝通會等會議的內(nèi)容綱要，規(guī)定事項(xiàng)和工 作指示等，用“會議紀(jì)要，并發(fā)給相關(guān)與會人員。 4、文件格式 4.1規(guī)章制度格式：由首頁表頭+正文+頁數(shù)組成。 4.1.1首頁表頭格式： 件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔

3、密級。 右上角解釋：要求注明發(fā)文單位及規(guī)章制度的形式。(如公司發(fā)的管理制度，為“東正物業(yè)公司管理制度；如公司發(fā)的管理辦法，為“東正物業(yè)公司管理辦法，依此類推。 公司商標(biāo):要求所有的文件首頁必需加上公司的商標(biāo)。 權(quán)責(zé)單位:行文部門名稱以便文件閱讀者可將有關(guān)信息反饋給行文部門。 總頁數(shù):共多少頁含附件。 生效日期:文件自何時起生效。 替代文件:被新文件取代的原文件編號。 編號:由發(fā)文單位、年度及三位序數(shù)組成。 發(fā)文單位一般為各發(fā)文單位的第一個字起頭。公司部門：行政人事部 “人字、客戶服務(wù)部“客字、財(cái)務(wù)部“財(cái)字、物業(yè)管理部-“物 字、安全管理部“安字、管理處“管字。 如：行政人事部2006年制定的第

4、一項(xiàng)管理制度編號為：人字06001； 擬稿人:擬稿人簽名。 審核人:審核人簽名。 審批人:審批人簽名。 主題:文件的題目。 歸檔密級 依據(jù)文件的保密程度，分為一般、機(jī)密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負(fù)責(zé)，密級以上文件的查閱須經(jīng)行政人事部同意、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。 4.1.2. 正文基本要求 正文通常包括的內(nèi)容:目的+適用范圍+內(nèi)容+附件。 目的:制定文件的原因及意義。 適用范圍:收文單位及執(zhí)行對象。 內(nèi)容:文件具體內(nèi)容。如遇電子版與原件內(nèi)容不符，以審批人簽名的原件為 準(zhǔn)。 附件:文件中提及的表格、流程圖或其它。 4.1.3. 字體、字符與行間距 字體 為使文件有

5、統(tǒng)一的格式，要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以 避免文件在不同電腦系統(tǒng)或不同文字處理器之間互相傳送時無法顯現(xiàn)。 表頭內(nèi)字體大小及字間距必需按照本制度電子版的表頭復(fù)制。 內(nèi)容可使用字體:宋體。 可使用字號:正文使用小四號字。 行間距：1.5倍行距。 頁尾:每頁頁尾設(shè):第幾頁,共幾頁。 4.1.4. 條款的編排序號 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.1.1. 以此類推 4.2 其它公文格式 除規(guī)章制度外，公司其它各類公文如請示、報(bào)告、通知、申請、通報(bào)、決定、會議紀(jì)要、 、工作聯(lián)系函等，均統(tǒng)一采納集團(tuán)公司規(guī)定的公文格式見附件印發(fā)。 5、文件處理 5.1擬稿與審核。 5.1.1擬稿要符

6、合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團(tuán)公司、公司有關(guān)規(guī)定；狀況真實(shí)， 觀點(diǎn)明確，文字精煉，條理清楚，層次分明，用詞準(zhǔn)確、規(guī)范，簡明扼要；人、地、物名及引文和時間等，要具體、準(zhǔn)確。 5.1.2擬稿部門負(fù)責(zé)人要對文件內(nèi)容進(jìn)行審稿以及對文件格式進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。 5.1.3規(guī)章制度文件除經(jīng)擬稿部門初審后,均必需送行政部人事部與總經(jīng)理審核。 5.2簽發(fā)。 5.2.1公司規(guī)章制度文件經(jīng)審批后由行政人事部統(tǒng)一編號發(fā)放，并設(shè)立“文件發(fā)放登 記表進(jìn)行發(fā)放登記。 5.2.2公司其它各類工作聯(lián)系函、請示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)、決定、決議、會議 紀(jì)要、等，由擬稿部門或單位下發(fā)、登記與存檔。 5.2.3秘密公文不得復(fù)印，摘抄

7、、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞時必需采用相應(yīng)保密措施。 5.2.4所有文件一經(jīng)簽發(fā)即為有效。對已簽發(fā)的文件，未通過領(lǐng)導(dǎo)同意，對公文內(nèi)容不得 自行修改。 6、宣貫執(zhí)行 6.1.1公司文件發(fā)放后，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時在本部門內(nèi)部組織學(xué)習(xí)宣貫，并落實(shí)執(zhí)行。 重要文件學(xué)習(xí)完后必需組織學(xué)習(xí)者簽名。 6.1.2文件的學(xué)習(xí)與執(zhí)行由行政人事部負(fù)責(zé)抽檢。 7、文件的保管、歸檔與作廢 7.1規(guī)章制度及公司重要公文，由行政人事部負(fù)責(zé)保管。設(shè)立文件目錄方便查索，并將 “文 件發(fā)放登記表、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔，建立臺帳。 7.2一般往來公文由各部門負(fù)責(zé)人保管，并定期整理，設(shè)立目錄，方便查索。 7.3各部門的以下文件須交行政

8、人事部備案: 7.3.1因特別狀況接收并已自行處理的外來文件。 7.3.2重要會議的會議紀(jì)要、規(guī)范、決定等未編號文件。 7.3.3政府公布的法律、法規(guī)、行業(yè)管理辦法等文件。 7.4文件的作廢：當(dāng)新修訂文件下發(fā)后，被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂 文 件后須及時將被替代文件銷毀。 7.5所有文件均列入責(zé)任人離任交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容進(jìn)行檢查。 8、集團(tuán)文件與外來文件 8.1關(guān)于集團(tuán)公司下發(fā)的文件及外來文件均由行政人事部負(fù)責(zé)接收，其收文的處理程序 為： 收文、分文、傳送、歸檔。 8.2行政人事部收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后依據(jù)文件的內(nèi)容，及時分送相關(guān)部 門與 領(lǐng)導(dǎo)。有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)及時學(xué)習(xí)與

9、落實(shí)執(zhí)行，并做好歸檔。 9、表單 9.1關(guān)于公司常用的表單統(tǒng)一表單頭格式如下： 東正物業(yè)管理 表單名稱 10、違反上述條款中任何一款，視情節(jié)輕重，對責(zé)任人按50-200元進(jìn)行處罰。 11、附件 11.1請示、報(bào)告、申請公文模式 11.2 通知、通報(bào)、決定公文模式 密級程度： 緩急程度： 集團(tuán)東正物業(yè)公司文件 關(guān)于*的請示報(bào)告 主報(bào)送單位： 正文 附件 集團(tuán)東正物業(yè)公司部 簽名 二00六年月日發(fā)至范圍： 抄送范圍： 抄報(bào)范圍： 印發(fā)份數(shù)：其中存檔份數(shù)：密級程度： 緩急程度： x集團(tuán)東正物業(yè)公司 *號 公文通知、通報(bào)、決定標(biāo)題 主報(bào)送單位： 正文 附件 x集團(tuán)東正物業(yè)公司 二六年月日 印章或簽名發(fā)至范圍： 抄送范圍： 抄報(bào)范圍： 印發(fā)份數(shù)：其中存檔份數(shù)： 東正物業(yè)管理 會議紀(jì)要 會議時間： 會議地點(diǎn)： 會議主