樂清湖南商會成立慶典活動策劃方案

1、 樂清湖南商會成立慶典活動策劃方案一、慶典時間： 2011年11月26日（周六）二、慶典地點：三、活動主題：交流、和諧、發(fā)展、共贏策劃方案四、活動格調(diào)：熱烈、喜慶、莊重、大氣、五、參與群體：出席會議的領(lǐng)導、來賓、會員等六、日程安排：（一）成立慶典的前一天：遠方貴賓報到；（二）成立慶典當天上午：嘉賓及會員報到；（三）成立慶典當天下午：召開第一次會員代表大會；舉行隆重的成立慶典大會；（四）成立慶典當天晚上：舉辦晚宴及聯(lián)歡活動；（五）成立慶典的第二天：歡送嘉賓返程。七、成立慶典籌備工作的組織結(jié)構(gòu)：（一）籌備工作領(lǐng)導小組名單：組 長： 趙紅良 劉新文副組長：張勇、歐紹明，張中國，肖也君，何伯，盧軍，易

2、成標，周勝軍，姚琳。等成 員： 唐延紅，許榮，曹文波，尹小軍，沈檢華，黃實，賀玉鳳，劉品山，馬朝華，李榮，達小中，劉小義，蔣小軍，周五毛，歐陽群海，付志青，譚中，及自愿參加的各位老鄉(xiāng)若干。（二）籌備工作領(lǐng)導小組職責：1、全面負責商會成立慶典活動的組織、策劃、準備和實施工作；2、全面負責慶典活動的總體指揮工作；3、全面負責慶典活動與政府部門、社會團體等的協(xié)調(diào)工作；4、負責督促各工作組按本方案實施并完成本職工作；5、及時對工作組的請示做出指導性意見。（三）籌備工作領(lǐng)導小組下設(shè)機構(gòu)：a、事務組：（組長： 成員： ）1、負責廣告媒體（報紙、電視臺、電臺、廣告制作公司）的選擇（合同）；2、負責慶典活動廣

3、告宣傳的制作和發(fā)布（可與廣告公司合作）；3、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置（場外的地毯、塔臺、橫幅、彩旗、拱門、空飄等；場內(nèi)的主席臺、舞臺布景、橫幅、植物盆景、發(fā)言席鮮花等，可與廣告或禮儀公司合作），制作出布置程控表，配以文字資料，與相關(guān)具體執(zhí)行人進行技術(shù)交底，并強調(diào)重點注意事項；4、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音像和麥克風（調(diào)試）、道具等的準備；5、負責按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，并擺放好兩邊均有名字的席卡；6、各個活動區(qū)域布置完畢后，派專人隨時維護、檢查現(xiàn)場布置的相關(guān)情況；7、負責提前催場；8、按議程需要落實好相關(guān)人員（主持人、民政局和商務局宣讀文件的領(lǐng)導、揭牌領(lǐng)導、授牌領(lǐng)導

4、、致辭嘉賓等），并按議程需要提前做好溝通協(xié)調(diào)工作；9、負責安排禮儀小姐做好領(lǐng)導發(fā)言等活動的引導工作；10、負責安排禮儀小姐按議程準備物件，并根據(jù)主持人的示意向主席臺展示牌匾禮品等，并做好展示后的保管收存工作；11、根據(jù)需要負責請慶典專門人才和隊伍（主持人、演藝公司、軍樂隊、威風鑼鼓隊等），并做好協(xié)調(diào)工作；12、協(xié)助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作（地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）；13、負責慶典后的清場收拾工作b、宣傳組：（組長： 成員： ）1、負責向民政局和商務局提供尚需補充的備案資料。2、負責慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂、明確各部門及成員的工作職責；3、負責慶典活動廣告

5、宣傳的定位和設(shè)計審定；4、負責慶典活動宣傳資料的編輯、整理、印刷及派發(fā)；5、視情況需要制作各項展板、模型等；6、負責慶典活動所需的稿件（議程、發(fā)言稿等文字資料）；7、負責商會會刊（創(chuàng)刊號）的編輯、出版；8、負責對參加慶典活動的媒體的邀請和協(xié)調(diào)；9、負責慶典活動的攝像、攝影（新聞攝影，集體合影：地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）；10、負責領(lǐng)導題詞的準備工作（慶典之前、慶典當日）11、負責慶典活動專題采訪的整個策劃和安排；11、負責會議記錄；c、聯(lián)絡接待組：（組長： 成員： ）1、根據(jù)領(lǐng)導小組擬定的名單負責邀請領(lǐng)導和嘉賓及通知會員（到場的時間不同）；2、將出席慶典的人員情況分門別類進

6、行統(tǒng)計并及時報告。尤其是對領(lǐng)導和貴賓的情況要隨時提醒領(lǐng)導小組和其他工作組；3、對領(lǐng)導和貴賓制訂專門的接待方案（含日程安排及落實貴賓休息室等），專人負責與領(lǐng)導和貴賓的聯(lián)系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；4、負責與酒店等服務承接單位的工作銜接；5、負責報到區(qū)（簽到簿、筆、胸花、記者采訪證、慶典出席證、禮品券、慶典資料包、礦泉水等）、住宿區(qū)、會員代表大會區(qū)、成立慶典區(qū)、宴會區(qū)、文藝聯(lián)歡區(qū)、禮品區(qū)等的接待服務工作。分別作出接待服務細則。尤其要做好各區(qū)域的人員安排；6、做好慶典禮品的接收、保管和派發(fā)工作，并做好文字記錄（商會顧問的禮品由趙，劉組長安排奉贈）；7、根據(jù)需要向禮儀慶典公司遴選公關(guān)小姐，并

7、對其進行必要的培訓和工作安排；8、負責來賓禮品的登記和存放。9、協(xié)助宣傳組做好慶典活動的集體合影工作（地方、前排座次及名字提示、準備工作的人員安排）；10、負責慶典后的清場收拾工作。d、財務組：（組長： 成員： ）1、負責收存參加慶典的會員臨時繳納的會費；2、負責收存參加慶典的有關(guān)人士和組織捐贈的款項；3、負責成立慶典所需開支經(jīng)費的支付；4、負責慶典專請人員（主持人、民政局和商務局宣讀文件的領(lǐng)導、揭牌領(lǐng)導、授牌領(lǐng)導、致辭嘉賓等）的禮物（含紅包及其禮金）跟隨專門負責接待的領(lǐng)導由其奉贈；5、及時以報表形式向領(lǐng)導小組匯報資金使用情況e、安全保衛(wèi)組：（組長： 成員： ）1、負責成立慶典安全方案的制訂和

8、報批；2、負責與公安等政府有關(guān)安防部門進行協(xié)調(diào)，爭取得到其最大的支持；3、負責成立慶典的現(xiàn)場消防安全檢查；4、負責成立慶典的每項活動現(xiàn)場的秩序維護；5、負責來賓車輛的指引和調(diào)度；6、保證展示品、來賓禮品的安全；7、負責處理突發(fā)事件，是處理突發(fā)事件的直接執(zhí)行者。8、負責慶典后的清場收拾工作。f、后勤組：（組長： 成員： ）1、根據(jù)各工作組的請購計劃負責慶典物資（含用品、設(shè)備等）的購置和保管（制物資進出表）。對應備物資實行核查制。按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以保證各類慶典用品及時到位；2、負責慶典場地、酒店以及停車場的落實（以合同形式）并與接待組對接；3、負責成立慶典晚宴用品的準備和

9、擺設(shè)（煙酒專人負責打開并派發(fā)）；4、與接待飯店餐飲部等部門接洽，保證餐飲衛(wèi)生安全；5、與接待飯店工程部等部門接洽，保證慶典時正常的供水（洗手間）、供電；6、負責成立慶典各工作組人員的餐飲（包含工作期間的飲水等）；7、負責慶典后的清場收拾工作。g、協(xié)調(diào)組：（組長： 成員：各工作組負責人）1、明確領(lǐng)導小組對本次活動的絕對領(lǐng)導，聽從領(lǐng)導小組的統(tǒng)一指揮；2、在各工作組之間，在各工作組與領(lǐng)導小組之間建立良好的溝通橋梁；3、以“先執(zhí)行、后申訴”為原則。以集中指令為主，以民主建議為輔；4、積極協(xié)調(diào)各工作組之間、各工作組與領(lǐng)導小組之間的工作銜接。確保活動有條不紊地進行。5、各司其職，互相提醒，團結(jié)協(xié)作，共享輝

10、煌。h、突發(fā)事件處理組：（組長： 成員：各組負責人）1、擬訂突發(fā)事件處理辦法，以便臨場調(diào)節(jié)；2、保證通訊通暢，隨時保持聯(lián)系，了解現(xiàn)場的每一個細節(jié)；3、堅持“以人為本，及時報告，群策群力，冷靜處理”為原則處理突發(fā)事件；4、督促安全保衛(wèi)組作好現(xiàn)場秩序的維護；5、現(xiàn)場出現(xiàn)突發(fā)事件時，現(xiàn)場工作人員須保持清醒的頭腦。如能處理，則當機立斷進行處理；如不能處理，須第一時間報告領(lǐng)導小組（時間、地點、事件發(fā)展狀態(tài)、擬采取什么措施、需要哪些支持）。并按指令全力以赴處理事件。八、成立慶典區(qū)域分布：為讓本次成立慶典達到科學分工、合理布局、高效執(zhí)行的目的，保證本次活動順利進行及圓滿成功，在執(zhí)行過程當中領(lǐng)導小組把慶典場所

11、分為幾個功能區(qū)域，具體內(nèi)容如下：（一）報到區(qū)1、地點：接待大堂；2、功能：來賓登記處，資料領(lǐng)取處，3、配備：禮儀小姐、接待人員、簽到用具、會議宣傳資料、攝影攝像、接待煙茶、禮品票據(jù)。（軍樂隊、威風鑼鼓隊等）（二）住宿區(qū)1、地點：接待飯店 樓；2、功能：合理安排，來賓稱心3、配備：酒店服務人員、接待人員、嘉賓住宿房號登記簿。（三）外景區(qū)1、地點：接待飯店大門外、周邊2、功能：利于宣傳、營造慶典的熱烈氣氛，并合影留戀。3、配備：拱門、空飄、橫幅、保安、軍樂隊、威風鑼鼓隊等（四）第一次會員代表大會區(qū)地點：接待酒店會議中心 * 新聞發(fā)布廳；a、主席臺：1、功能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（民政廳領(lǐng)導，商

12、務廳領(lǐng)導，商會顧問等），利于會員代表大會選舉和討論文件；2、配備：音響設(shè)備、鮮花、飲料、相關(guān)文件、服務人員。b、代表席：1、功能：利于會員代表大會選舉和討論文件；2、配備：服務人員、會議記錄人員、飲料、相關(guān)文件c、現(xiàn)場總控臺：1、地點：會場一側(cè)；2、功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程；3、配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。（五）成立大會典禮區(qū)地點：接待酒店會議中心 * 新聞發(fā)布廳；a、主席臺區(qū)：1、功能：有主持席；發(fā)言席；貴賓席（民政局領(lǐng)導，商務局領(lǐng)導，商會顧問、會長、秘書長，常務副會長等）利于典禮舉行；2、配備：地毯、音響設(shè)備、國歌音像、鮮花、飲料、相關(guān)文件、商會紅綢牌匾、

13、會員單位牌匾，賀信、題詞條幅、名主持、禮儀小姐、警衛(wèi)人員、服務人員。b、來賓及代表席區(qū)：1、功能：利于典禮舉行；2、配備：服務人員、會議記錄人員、飲料、相關(guān)文件c、現(xiàn)場總控臺：1、地點：會場一側(cè)；2、功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程；3、配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。（六）貴賓休息區(qū)1、地點：接待酒店會議中心 * 貴賓休息室；2、功能：利于領(lǐng)導會前休息、交流；3、配備：輕音樂、水果、鮮花、煙茶、禮儀小姐（七）宴會區(qū)1、地點：接待飯店貴賓宴會廳；2、功能：利于舉辦成立慶典晚宴；3、配備：音響設(shè)備、輕快喜悅的音像、酒店服務員（八）文藝聯(lián)歡區(qū)a、舞臺1、地點：2、功能：所涉及

14、文藝表演人員表演區(qū)域；3、配備：主持人、演員、表演嘉賓、工作人員、音響設(shè)備、表演道具、舞臺效果設(shè)備、舞臺裝飾設(shè)備等。b、貴賓、領(lǐng)導觀禮區(qū)：1、地點：舞臺正前方；2、功能：到場領(lǐng)導、嘉賓觀看區(qū)域；3、配備：禮儀小姐、警衛(wèi)人員、飲料等。c、現(xiàn)場總控臺：1、地點：舞臺一側(cè)；2、功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程；3、配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設(shè)備。（九）禮品發(fā)放區(qū)1、地點：接待飯店大堂2、功能：發(fā)放禮品；3、配備：工作人員、禮品等。（十）來賓停車區(qū)1、地點：停車場；2、功能：參與活動的所有車輛的臨時停放點；3、配備：標志牌、警衛(wèi)人員。九、成立慶典籌備工作倒計時排期（一）成立慶典前

15、十二天，應落實的主要事項（11月14日）：1、確定禮品款式，訂制禮品；（后勤組）2、向民政局、商務局報告成立大會籌備情況并請領(lǐng)導出席成立典禮；（宣傳組）3、審定儀式有關(guān)項目內(nèi)容；（領(lǐng)導小組）4、設(shè)計成立慶典廣告板式；（宣傳組）5、負責慶典場地、酒店以及停車場的落實；（后勤組）6、負責慶典活動策劃方案（執(zhí)行計劃）的擬訂；（宣傳組）7、會員會費的催繳；(聯(lián)絡接待組)8、會員牌匾制作。（后勤組）（二）成立慶典前十天，應落實的主要事項（11月16日）：1、做好省外領(lǐng)導、嘉賓的邀請工作；(領(lǐng)導小組)2、會刊通過審定并準備付?。唬ㄐ麄鹘M）3、負責向民政廳和商務廳提供尚需補充的備案資料；（宣傳組）4、視情況

16、需要制作各項展板、模型等；（事務組）5、根據(jù)領(lǐng)導小組擬定的名單負責邀請領(lǐng)導和嘉賓及通知會員；（聯(lián)絡接待組）6、負責慶典活動廣告宣傳的定位和設(shè)計審定；（宣傳組）7、禮儀小姐的落實；（事務組）8、保安（公司）人員的落實；（事務組）9、晚會演藝（公司）節(jié)目的選擇；（事務組）10、負責廣告媒體（報紙、電視臺、電臺、廣告制作公司）的選擇。（事務組）（三）成立慶典前一周，應落實的主要事項（11月19日）：1、做好省內(nèi)領(lǐng)導、嘉賓的邀請工作；（聯(lián)絡接待組）2、確定參加成立慶典的人員名單；（從領(lǐng)導小組、事務組、宣傳組等處獲得）（聯(lián)絡接待組）3、草擬的主持辭和領(lǐng)導講話稿通過初審。（宣傳組）4、負責慶典活動宣傳資料

17、的編輯、整理、印刷和宣傳物品的制作；（宣傳組）5、負責慶典活動所需的稿件（議程、發(fā)言稿等文字資料）；（宣傳組）6、負責商會會刊（創(chuàng)刊號）的編輯、出版；（宣傳組）7、根據(jù)需要向禮儀慶典公司遴選公關(guān)小姐；（事務組）8、負責成立慶典安全方案的制訂和報批；（安全保衛(wèi)組）9、根據(jù)需要負責請慶典專門人才和隊伍（主持人、軍樂隊、威風鑼鼓隊等），并做好協(xié)調(diào)工作；（事務組）10、與廣告公司一起踏勘現(xiàn)場，熟悉成立慶典各個活動區(qū)域場景布置條件及周邊環(huán)境，共同研究每個活動場所場景布置的具體方案，并報審；（事務組）11、檢查工作進度，落實日程安排。（領(lǐng)導小組）（四）成立慶典前三天，現(xiàn)場布置（11月13日）：1、主持辭和

18、領(lǐng)導講話稿定稿，并將稿件交到主持人和致辭領(lǐng)導的手中；（宣傳組）2、將出席慶典的人員情況分門別類進行統(tǒng)計并及時報告。尤其是對領(lǐng)導和貴賓的情況要隨時提醒領(lǐng)導小組和其他工作組；（聯(lián)絡接待組）3、確定主席臺就位的貴賓名單（含致辭等領(lǐng)導名單）；（事務組）4、具體落實簽到處、來賓休息處、停車場及相關(guān)設(shè)備用品的準備情況；（后勤組）5、禮品到位，分裝禮品；（后勤組）6、會議資料到位，分裝會議資料；（后勤組）7、媒體宣傳計劃內(nèi)容的審定；（宣傳組）8、負責對參加慶典活動的媒體的邀請和協(xié)調(diào)。負責慶典活動專題采訪的整個策劃和安排；（宣傳組）9、負責對接待工作人員尤其是公關(guān)禮儀小姐進行必要的禮儀培訓，并明確每個人的工作

19、職責；（聯(lián)絡接待組）10、對領(lǐng)導和貴賓制訂專門的接待方案（含日程安排）；（聯(lián)絡接待組）11、負責與酒店等服務承接單位的工作銜接；（聯(lián)絡接待組）12、負責慶典活動廣告宣傳的發(fā)布（可與廣告公司合作）；（事務組）13、現(xiàn)場用水、電及保衛(wèi)工作落實；（后勤組）14、負責與公安等安防部門進行協(xié)調(diào)，爭取得到其最大的支持；（安全保衛(wèi)組）15、負責慶典物資（含用品、設(shè)備等）的購置和保管（制物資進出表）。對應備物資進行核查制，按計劃請購清單逐一細致檢查物資的準備情況，以保證各類慶典用品及時到位；（后勤組）（五）慶典前一天，現(xiàn)場布置結(jié)束，召開慶典接待工作動員大會（9月18日）：1、在接待飯店大堂做好遠方來賓接待工作

20、，安排好來賓的食宿。并對來賓住宿房號做好登記，以便拜訪；(聯(lián)絡接待組)2、負責檢查慶典活動宣傳資料、攝影攝像器材及所有材料的準備情況；（宣傳組）3、專人負責與領(lǐng)導和貴賓的聯(lián)系。并做好迎送、休息、食宿等接待工作；(聯(lián)絡接待組)4、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的場景布置（場外的地毯、塔臺、橫幅、彩旗、拱門、空飄等；場內(nèi)的主席臺、舞臺布景、橫幅、植物盆景、發(fā)言席鮮花等，可與廣告或禮儀公司合作），制作出布置程控表，配以文字資料，與相關(guān)具體執(zhí)行人進行技術(shù)交底，并強調(diào)重點注意事項；（事務組）5、負責成立慶典的各個活動區(qū)域的音響、音像和麥克風（調(diào)試）、道具等的準備；（事務組）6、按社交禮儀規(guī)范排好主席臺座位，

21、并擺放好兩邊均有名字的席卡；（事務組）7、各個活動區(qū)域布置完畢后，派專人隨時維護、檢查現(xiàn)場布置的相關(guān)情況；（安全保衛(wèi)組）8、負責成立慶典的現(xiàn)場消防安全檢查（1）；（安全保衛(wèi)組）9、與接待飯店餐飲部等部門接洽，保證餐飲衛(wèi)生安全；（后勤組）10、與接待飯店工程部等部門接洽，保證正常的供水（洗手間）、供電；（后勤組）11、負責成立慶典各工作組人員的餐飲（包含工作期間的飲水等）；（后勤組）12、為成立慶典造勢及預熱活動。（事務組）13、負責檢查慶典活動宣傳資料的裝袋情況；（宣傳組）14、對相關(guān)工作進行檢查，并及時整改。(領(lǐng)導小組)15、除臨時項目外，其余項目要求全部到位；(領(lǐng)導小組)16、召開慶典接待

22、工作動員大會；(領(lǐng)導小組)（六）成立慶典當天，各司其職，全力以赴（11月26日）。1、督促各工作組全部到崗，全力以赴做好慶典接待工作；(領(lǐng)導小組)2、負責報到區(qū)（簽到簿、筆、胸花、記者采訪證、慶典出席證、禮品卷、慶典資料包、礦泉水等）、住宿區(qū)、會員代表大會區(qū)、成立慶典區(qū)、宴會區(qū)、文藝聯(lián)歡區(qū)、禮品區(qū)等的接待服務工作。分別作出接待服務細則。尤其要做好各區(qū)域的人員安排；（聯(lián)絡接待組）3、負責來賓禮品的登記和存放。（聯(lián)絡接待組）4、負責收存參加慶典的會員臨時繳納的會費；（財務組）5、負責收存參加慶典的有關(guān)人士和組織捐贈的款項；（財務組）6、負責提前催場；（事務組）8、按議程需要落實好相關(guān)人員（主持人、

23、民政廳和商務廳宣讀文件的領(lǐng)導、揭牌領(lǐng)導、授牌領(lǐng)導、致辭嘉賓等），并按議程提前做好協(xié)調(diào)工作；（事務組）9、負責安排禮儀小姐按議程準備物件，并根據(jù)主持人的示意向主席臺展示牌匾禮品等，并做好展示后的保管收存工作；（事務組）10、負責慶典專請人員（主持人、民政廳和商務廳宣讀文件的領(lǐng)導、揭牌領(lǐng)導、授牌領(lǐng)導、致辭嘉賓等）的禮物（含紅包及其禮金）跟隨專門負責接待的領(lǐng)導由其奉贈；（財務組）11、負責慶典活動的攝像、攝影（新聞攝影，集體合影）；（宣傳組）12、負責會議記錄；（宣傳組）13、負責成立慶典的現(xiàn)場消防安全檢查（2）；（安全保衛(wèi)組）14、負責成立慶典的每項活動現(xiàn)場的秩序維護；（安全保衛(wèi)組）15、負責來賓

24、車輛的指引和調(diào)度；（安全保衛(wèi)組）16、督促展示品、來賓禮品的堆、放、擺、設(shè)；（安全保衛(wèi)組）17、負責處理突發(fā)事件，是處理突發(fā)事件的直接執(zhí)行者。（安全保衛(wèi)組）18、負責成立慶典晚宴用品的準備和擺設(shè)；（后勤組）19、負責成立慶典各工作組人員的餐飲（包含工作期間的飲水等）；（后勤組）20、做好慶典禮品的接收、登記、保管和派發(fā)工作；（聯(lián)絡接待組）21、負責慶典后的清場收拾工作。（事務組）（后勤組）（安全保衛(wèi)組）十、成立慶典活動當日的具體時間進度安排：（11月26日）8：30全體工作人員到位。8：309：00 各工作組開會，明確每個人的工作職責。1、軍樂隊（或威風鑼鼓隊）現(xiàn)場站位完畢（1）；9：0011

25、：00 1、軍樂隊、威風鑼鼓隊在主會場入口處交替暖場表演（1）；2、安排好現(xiàn)場執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)；3、再次明確現(xiàn)場秩序維護方案與要點。與合作單位、有關(guān)人員一起再次明確迎賓準備；4、檢查確認會場布置及停車場，與酒店保安銜接，再次明確交通路線和車輛停放位置和細節(jié)；5、檢查確認現(xiàn)場車輛的到位情況，并按指定位置排放好；6、檢查報到區(qū)人員安排情況和簽到用品準備情況；7、檢查宣傳資料、禮品到位情況；8、攝影師、攝像師到場；9、督促聯(lián)絡接待組人員做好迎賓工作；10、禮儀小姐到位，并與相關(guān)工作人員銜接。禮儀小姐站位要求：酒店大門兩側(cè)、簽到臺、臨時休息區(qū)，及后續(xù)每項活動的機動安排；禮儀小姐迎賓程序：停車場接待貴賓至

26、簽到臺簽到、佩帶胸花，后引導貴賓至休息處休息。配合威風鑼鼓隊表演；11、檢查接待媒體的準備工作；12、檢查確認各區(qū)域電源線路及備用發(fā)電機的情況；11：0012：00 1、督辦上述未盡事項；2、主持人熟悉完善文稿；3、銜接音控師，背景音樂播放；12：0013：00午餐地點：接待飯店餐廳標準：視情況定12：3013：00 暖場。1、軍樂隊（或威風鑼鼓隊）現(xiàn)場站位完畢（2）；2、音控師播放背景音樂。3、媒體到場，選擇取景地點，全程采寫，直到儀式結(jié)束。（要求：主題明確、畫面清晰、視覺中心突出）13：0013：30 迎賓。1、軍樂隊、威風鑼鼓隊在主會場入口處交替暖場表演（2）；2、負責接待媒介記者，并向

27、記者發(fā)放標識和會議資料（尤其是新聞通稿）。同時，向記者介紹慶典有關(guān)情況。明確其攝影、攝像及采訪區(qū)域；3、視情況需要負責安排設(shè)置警戒線和維持秩序；4、最后一次落實致辭、揭牌來賓名單，并與主持人銜接。13：3014：00 會員代表入場。會員代表大會代表入場14：3015：30 會員代表大會召開第一次會員代表大會（詳見會議議程）15：3015：50 合影紀念全體代表同領(lǐng)導、嘉賓合影留念（宣傳組、事務組、接待組負責具體事務，尤其注意座次問題）；15：5016：00 全體人員入場領(lǐng)導、嘉賓及全體代表入場；16：0017：30 成立大會慶典16：00主持人登場（短片停止播放，兩個大屏幕投影儀同步現(xiàn)場直播活

28、動實況），宣布“樂清湖南商會成立儀式”正式開始，全體起立，奏國歌，介紹到場領(lǐng)導及嘉賓；16：10有請省民政廳領(lǐng)導宣讀同意成立的批復文件（禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現(xiàn)場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16：15有請商務局領(lǐng)導宣讀同意成立的批復文件（禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現(xiàn)場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16：20宣布會長、監(jiān)事長、秘書長、常務副會長、副會長、常務理事、理事名單（禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現(xiàn)場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16：25宣讀有關(guān)單位賀電（大屏幕投影儀現(xiàn)場直播，背景音樂烘托登臺氣氛）；16：30主持人宣布樂清湖南商會揭牌儀式正式開始，有請兩地領(lǐng)導為商會揭牌，并授匾，由商

29、會會長和秘書長接牌。禮儀人員協(xié)助相關(guān)服務（禮儀小姐引導、大屏幕投影儀現(xiàn)場直播，背景音樂烘托現(xiàn)場氣氛）。16：40請主賓為會長授牌并頒發(fā)證書（禮儀小姐引導）16：45請兩地領(lǐng)導為秘書長，常務副會長、副會長授牌頒發(fā)證書（禮儀小姐引導）16：50商會會長、常務副會長向名譽會長、顧問頒發(fā)證書（禮儀小姐引導）16：55當選會長講話（禮儀小姐引導）17：05湖南省領(lǐng)導講話（禮儀小姐引導）17：15當?shù)仡I(lǐng)導講話（禮儀小姐引導）17：25主持人做結(jié)束寄語，然后宣布儀式結(jié)束，請全體人員照完相后到接待飯店宴會廳。18：00開始用餐。并說明宴會期間有文藝晚會供與會代表和嘉賓一起聯(lián)歡。17：3018：00 合影紀念全

30、體代表同領(lǐng)導、嘉賓合影留念（宣傳組、事務組、接待組負責具體事務，尤其注意座次問題）；18：00 成立大會慶典晚宴1、當選會長致祝酒辭2、領(lǐng)導宣布晚宴開始19：00 成立大會慶典晚宴聯(lián)歡晚會21：00 成立大會慶典活動全部結(jié)束十一、第一次會員代表大會暨成立大會慶典區(qū)域的要求場 內(nèi)：播放多媒體短片（由樂清湖南商會提供相關(guān)短片資料）簽 到 處：設(shè)置兩處，布置在會場入口兩側(cè)，以期將簽到人員分流。a、嘉賓簽到處嘉賓簽到專用，可以有針對性的發(fā)放相關(guān)宣傳品。b、媒體簽到處媒體由宣傳組接待并發(fā)放資料。接 待：在活動區(qū)域入口、樓梯口、電梯口、及會場大廳等處分別安排禮儀小姐進行引導，并在關(guān)鍵入口設(shè)置引導牌做指示。

31、十二、聯(lián)歡晚會文藝方案（詳見演出公司演出方案）十三、突發(fā)事件處理預案（一）電源故障：電源超負荷運轉(zhuǎn)導致停電預防辦法：分成多個電路鋪線區(qū)域，在每個區(qū)域設(shè)置總電源，將總電源量分攤至負荷內(nèi)。處理辦法：電路鋪線區(qū)域安排多名電工進行緊急處理，同時防止他人進入電路區(qū)。備 注：在現(xiàn)場布置之前將各區(qū)域總電源準備好，后勤組負責落實，領(lǐng)導小組進行線路檢查，確保線路無誤。（二）音響故障：a類：單套音響出現(xiàn)線路故障預防辦法：備用1套臨時處理音響，2套音響電源線路分開，以便現(xiàn)場緊急調(diào)配。備 注：音控師在活動前一天下午進場將音響及各配件調(diào)試到最佳狀態(tài)。b類：麥克風故障預防辦法：增加麥克風的傳音端口，在一個端口出現(xiàn)問題的情

32、況下不影響麥克風發(fā)生效果。（有線無線均可）處理辦法：馬上調(diào)換麥克風，音控師在故障期間播放混響，以避免出現(xiàn)冷場情況。c類：喜慶的慶典歌曲帶子出現(xiàn)卡帶現(xiàn)象預防辦法：備用多套喜慶曲帶，同時vcd采用三碟連放的方式播放。處理辦法：出現(xiàn)曲帶問題時馬上換頻。備 注：提前調(diào)試各類慶典曲帶。（三）拱門、氣柱：拱門、氣柱風機燒毀導致坍塌預防辦法：備用多個風機。處理辦法：廣告商會工程組派專人看護風機，如出現(xiàn)風機燒毀情況，在3分鐘之內(nèi)換風機，5分鐘之內(nèi)將拱門、氣柱重新立好。備 注：安排多人在活動期間于布置區(qū)域巡回監(jiān)視。（四）安全標記：參加人員（包括觀眾）因碰到現(xiàn)場線路而摔跤預防辦法：在各個危險區(qū)域（如電源、滑濕地帶

33、等）作好危險標示。（五）下雨：預防辦法：為來賓準備雨傘（六）人員情況：禮儀小姐因堵車遲到預防辦法：接待小組工作人員提前2個小時集中人員，統(tǒng)一乘車至活動現(xiàn)場。處理辦法：如出現(xiàn)個別禮儀小姐遲到的情況，接待小組在安排禮儀小姐時增加23個名額，以增補。（七）通訊問題：預防辦法：工作人員以手機+對講機的方式聯(lián)系，保證通訊暢通。（八）消防問題：預防辦法：消防人員隨時檢查對消防點（如火源點、電源接頭等），并作標記。處理辦法：由領(lǐng)導小組安排消防人員對現(xiàn)場火源點進行調(diào)查，如發(fā)生火災馬上在各通道緊急疏散人群。（九）傷情問題：如現(xiàn)場人員，包括工作人員及觀眾出現(xiàn)因各種情況出現(xiàn)的傷情預防辦法：常用藥品的準備，如創(chuàng)口貼、紅藥水等。處理辦法：出現(xiàn)傷情對傷員進行現(xiàn)場救護，如嚴重者馬上將其送往急救中心搶救。（十）塌臺：處理辦法：一旦出現(xiàn)塌臺現(xiàn)象，由領(lǐng)導小組安排保安人員對主席臺區(qū)域的人群進行緊急疏散。備 注：成立慶典典禮前一天由領(lǐng)導小組安排維護人員封閉主會場。（十一）人流擁擠：預防辦法：在各個區(qū)域（停車區(qū)域、主席臺區(qū)域等）由領(lǐng)導小組安排保安人員統(tǒng)一指揮，并事先設(shè)立多個疏散通道。處理辦法：一旦出現(xiàn)擠場情況，各個區(qū)域的保安人員在該區(qū)域的多個疏散通道按序進行秩序維護。備 注：在各個區(qū)域盡量多設(shè)置秩序維護線，同時保安人員充足。（十二）新聞問題：預防辦法：新聞通稿及口徑統(tǒng)一。處