檔案管理規(guī)定2

1、檔案管理規(guī)定第一章 總則一、為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。二、本規(guī)定所稱(chēng)的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦資料等不同形式的歷史記錄。三、公司及各部門(mén)、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。四、檔案工作實(shí)行各部門(mén)負(fù)責(zé)管理。第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)一、公司各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即負(fù)責(zé)人）。二、檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)安排，各部門(mén)負(fù)責(zé)接收，收集、整理、保管檔案工作。三、辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便使用工作逐步實(shí)現(xiàn)檔案管

2、理規(guī)范化。第三章 檔案的管理（一） 歸檔范圍1、 可歸檔的：是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)社會(huì)和本公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式歷史記錄。2、 不必歸檔的：（1） 上級(jí)未定稿的管理性文件（2） 未生效的合同、協(xié)議書(shū)（3） 其他單位抄送的不需辦理、也無(wú)參考價(jià)值的文件（二） 歸檔時(shí)間隨時(shí)歸檔：隨時(shí)歸檔適用于包括機(jī)密性文件及外來(lái)文檔、臨時(shí)文件等。（三） 歸檔份數(shù)1、凡是需要?dú)w檔的文件材料一般應(yīng)歸檔一份。但是，重要的使用頻繁的文件材料可以根據(jù)需要，由檔案保管人員再將一份或者兩份隨同檔案保管，專(zhuān)供日常借閱使用。2、歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（四） 歸檔要求1

3、、歸檔的文件，必須做到書(shū)寫(xiě)整齊，字跡工整，圖象清楚，格式統(tǒng)一。2、歸檔的文檔，必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確并由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查簽字。（五） 歸檔手續(xù)對(duì)歸檔的文件進(jìn)行檢查，編制檔案冊(cè)，嚴(yán)格驗(yàn)收，交接雙方在移交清單冊(cè)上簽字，以便查考。（六）借閱手續(xù)1、對(duì)借閱的文檔認(rèn)真、負(fù)責(zé)填寫(xiě)借閱單；借閱單內(nèi)容包括部門(mén)、經(jīng)辦人、借閱文件、類(lèi)別、借閱時(shí)間、借閱歸還時(shí)間、注明等事項(xiàng)，經(jīng)總經(jīng)理或部門(mén)經(jīng)理簽字方能借閱。2、閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。（七）檔案保密措施 *公司的密級(jí)確定1、絕密、重要2、機(jī)密3、普通屬于密級(jí)之內(nèi)的檔案，都應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，使用個(gè)人有責(zé)

4、任保守秘密。 凡有密級(jí)的檔案，不同密級(jí)由不同范圍的人員接觸使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。絕密重要檔案訂期檢查檔案其保管情況，如發(fā)現(xiàn)失、泄密問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取措施，防止擴(kuò)散。（八）檔案的保管制度 檔案保管人員隨時(shí)注意對(duì)檔案柜的落鎖，保障檔案的安全性。（九）檔案的銷(xiāo)毀1、任何部門(mén)或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。2、保存沒(méi)必要繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷(xiāo)毀，廢除或銷(xiāo)毀程序必須報(bào)總經(jīng)理認(rèn)可，由二個(gè)人員工在場(chǎng)監(jiān)督銷(xiāo)毀，一般性的本部門(mén)內(nèi)部檔案經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核對(duì)后進(jìn)行粉碎銷(xiāo)毀。3、經(jīng)批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案保管員要認(rèn)真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。（十）處理?xiàng)l例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1. 毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀企業(yè)檔案2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案3. 涂改、偽造檔案4. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）第四章 責(zé)任本制度適用