文件及資料控制程序

1、文件名稱文件及資料控制程序頁 次第2頁 , 共8頁版 次b/6文件編號(hào)qsp-001生效日期22-08-2009修 訂 記 錄序 號(hào)新版本修訂日期修 訂 內(nèi) 容修訂人文件名稱文件及資料控制程序頁 次第3頁 , 共8頁版 次文件編號(hào)qsp-001生效日期1.0 目 的:為有效對(duì)本公司品質(zhì)系統(tǒng)與環(huán)境管理體系相關(guān)文件進(jìn)行合理發(fā)放、回收及廢止,且確保各文件均在受控之狀態(tài)下運(yùn)行.2.0 范 圍:適用于本公司品質(zhì)系統(tǒng)文件與環(huán)境管理體系.(包括質(zhì)量手冊(cè)、產(chǎn)品含有化學(xué)物質(zhì)管理手冊(cè)、程序、指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、表單及一些外來文件.)3.0 權(quán) 責(zé):3.1文件制訂、審核及批準(zhǔn)規(guī)定:文件類別制訂部門審核單位批準(zhǔn)單位原案

2、保管單位質(zhì)量手冊(cè)產(chǎn)品含有化學(xué)物質(zhì)管理手冊(cè)管理者代表管理者代表總經(jīng)理文控中心程序文件各部門主管管理者代表總經(jīng)理文控中心指導(dǎo)書各部門各部門主管管理者代表文控中心技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(內(nèi)部)圖紙繪圖員香港營業(yè)部香港營業(yè)部文控中心工藝文件各部門各部門主管部門經(jīng)理文控中心品質(zhì)控制計(jì)劃質(zhì)檢部部門主管部門經(jīng)理文控中心記錄表單各部門各部門負(fù)責(zé)人 部門主管或經(jīng)理文控中心3.2 外來文件:由各部門收集,經(jīng)管理者代表確認(rèn)后交文控中心依需要發(fā)放.4.0 定 義: 4.1 質(zhì)量手冊(cè):涵蓋iso9001:2008標(biāo)準(zhǔn)與品質(zhì)相關(guān)的綱要文件;4.2 程序文件:說明什么人在什么時(shí)候在哪里做什么的品質(zhì)相關(guān)文件;4.3 指導(dǎo)書:指導(dǎo)與品質(zhì)相關(guān)

3、的活動(dòng)具體怎樣開展;4.4 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn):包括顧客提供的和本公司編制的工藝文件和圖紙、控制計(jì)劃資料等;4.5 品質(zhì)記錄:證明品質(zhì)系統(tǒng)運(yùn)作情況記錄.(品質(zhì)系統(tǒng)文件所引出之表單); 4.6 記錄性表單:指一般性的記錄表單.(品質(zhì)系統(tǒng)文件中未曾引出之表單);4.7 外來文件:指一些客戶提供與品質(zhì)相關(guān)資料或文件以及與產(chǎn)品相關(guān)的國內(nèi)、國際法律、法規(guī)等,以及本公司程序文件或工作所依據(jù)并引用之標(biāo)準(zhǔn)均屬之.5.0 工作內(nèi)容:5.1 文件編寫規(guī)定: 5.1.1 文件編號(hào)原則 (附參考頁一). 5.1.2 文件編寫格式規(guī)定:5.1.2.1 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件: 1.0 目的; 2.0 范圍; 3.0 權(quán)責(zé); 4.0

4、定義; 5.0 工作內(nèi)容; 6.0 相關(guān)文件(手冊(cè)可視需要適當(dāng)調(diào)整.) 5.1.2.2 作業(yè)指導(dǎo)書、表單:由各部門自行定義格式. 文件名稱文件及資料控制程序頁 次第4頁 , 共8頁版 次b/6文件編號(hào)qsp-001生效日期22-08-2009 5.1.2.3 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn): 由各制訂部門自行設(shè)計(jì)或根據(jù)客戶的要求制訂.5.1.3 文件版次規(guī)定:a/0(a表示版本號(hào),由a z,0表示文件修訂次數(shù),若同一版本修訂9次后或文件修訂的內(nèi)容變化太多,須調(diào)整版本號(hào),如a b,以此類推(修訂內(nèi)容太多而直接換版的文件在填寫文件修改/廢止申請(qǐng)單和修訂記錄時(shí)可不需詳細(xì)記錄修改內(nèi)容).有修改的文件需在新版文件修改處用波浪

5、線“”標(biāo)識(shí).5.1.4 文件頁次規(guī)定: 第_頁, 共_頁.一二階文件總頁數(shù)包括封頁正文和附件部份,表單不計(jì)入總頁數(shù),由該文件引出之表單需附于文件后面,由其余文件引出之表單而該文件也用到者,不再附于文件后面,以表單編號(hào)管制.5.1.5 文件生效日期格式規(guī)定: 日-月-年.5.2 文件的制定、審核及批準(zhǔn)程序5.2.1 文件的制定:由各制定部門視其需要,將所擬訂的文件初稿統(tǒng)一交由文控中心進(jìn)行打印,打印時(shí)應(yīng)依5.1相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行.5.2.2 文件的審核:由文控中心將已按要求打印出來的文件交由對(duì)應(yīng)的審核部門(審核權(quán)限依3.1)進(jìn)行審核,審核過程中,若發(fā)覺有疑問或需要更改時(shí),應(yīng)返回至原制定部門重新修改后,再

6、度審核,直至無誤后方可轉(zhuǎn)批準(zhǔn)部門,審核完畢后應(yīng)將文件返回至文控中心.5.2.3 文件的批準(zhǔn):文控中心將審核部門審核無誤的文件轉(zhuǎn)交給文件的批準(zhǔn)部門(批準(zhǔn)權(quán)限依3.1進(jìn)行),由批準(zhǔn)部門再度對(duì)審核后的文件進(jìn)行確認(rèn),無議后交由文控中心,若有修訂意見參照5.2.2相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行.5.2.4 文件制定、審核及批準(zhǔn)人員的簽名要書寫規(guī)范,以便于辨認(rèn).5.3 文件的頒布、保存程序5.3.1 經(jīng)批準(zhǔn)部門確認(rèn)無議之文件,由文控中心統(tǒng)一保管其原案.原案的背面加蓋”原稿”章以便于區(qū)分（”原稿”印章樣板見參考頁二）.5.3.2 文件頒布5.3.2.1 質(zhì)量手冊(cè): 應(yīng)頒布給總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、總務(wù)部、epe部、eps部、烘室部、

7、包裝部、貨運(yùn)部、質(zhì)檢部、工程部、人事部、營業(yè)部、廠務(wù)部、手工部.5.3.2.2 程序文件、指導(dǎo)書、外來文件:由管理者代表確認(rèn)其頒布對(duì)象,圖紙、樣辦生產(chǎn)品質(zhì)規(guī)格書、樣板評(píng)審確認(rèn)表、試模指示表、試模資料除外(包括有蓋epe公司發(fā)行印章的所有外來文件).5.3.2.3 文控中心將已確認(rèn)的文件依5.3.2.1及5.3.2.2規(guī)定,復(fù)印相應(yīng)份數(shù),且于復(fù)印后之文件上加蓋紅色 “受控文件”章或 “外來文件”章后,除樣辦生產(chǎn)及品質(zhì)規(guī)格書、樣辦評(píng)審確認(rèn)表、試模指示表、試模資料,直接于原稿文件背面加蓋“文件簽收”印章外,其它文件需登記于文件分發(fā)/回收記錄表相關(guān)欄內(nèi),均于發(fā)放時(shí)由接受部門做好簽收之動(dòng)作（“受控文件”

8、印章、 “外來文件”印章、“文件簽收”印章樣板見參考頁二）.5.3.2.4 當(dāng)客戶或本廠其它部門需要本廠的品保體系文件或標(biāo)準(zhǔn)時(shí),由相關(guān)部門提出申 文件名稱文件及資料控制程序頁 次第5頁 , 共8頁版 次b/6文件編號(hào)qsp-001生效日期22-08-2009請(qǐng),經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后交由文控中心復(fù)印相應(yīng)的份數(shù),且在每一頁上加蓋藍(lán)色“僅供參考”章后予以發(fā)行,并記錄.且該文件如有升版時(shí),不予回收及不作相關(guān)記錄. （“僅供參考”印章樣見參考頁二）.5.3.2.5 磁盤內(nèi)之系統(tǒng)文件,如須分發(fā)或保存也須依照本程序在磁盤標(biāo)簽上加蓋 “受控文件”章,予以分發(fā)及管控.5.3.2.6 文控中心需對(duì)已發(fā)放的文件建立文

9、件分發(fā)一覽表，以便對(duì)文件的建立、修改、評(píng)審、批準(zhǔn)、分發(fā)、回收、歸檔及處置進(jìn)行管理,且滿足識(shí)別文件的變更和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的需要. 將文件分發(fā)一覽表以共享形式保存在電腦服務(wù)器,讓各部門隨時(shí)都可以查詢文件的現(xiàn)行狀態(tài).5.3.2.7 文件接受部門將所得文件依實(shí)際狀況需要,應(yīng)對(duì)其所在部門進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)具體參照培訓(xùn)控制程序.5.3.3 文件保存作業(yè) 5.3.3.1 現(xiàn)場(chǎng)使用之文件須置于工作現(xiàn)場(chǎng),由部門主管指定專人集中管理. 5.3.3.2 使用部門不得影印正式發(fā)行之文件,第四階文件不限影印. 5.3.3.3 文件如發(fā)現(xiàn)有遺失破損,字跡模糊或份數(shù)不足等需被發(fā)時(shí),由需求部門填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單注明申請(qǐng)?jiān)?經(jīng)部門

10、主管審核,管理者代表核準(zhǔn)后,由文控中心予以補(bǔ)發(fā)文件及回收損壞文件并做記錄于文件分發(fā)/回收記錄表上. 5.3.3.4 任何人不得于一、二、三階文件上加標(biāo)記或任何字符,所有的記錄表單不可亂涂、亂改,若要改動(dòng),需在原處用橫線劃掉,再改正過來并在修改處簽名,以確保文件的準(zhǔn)確性.5.3.3.5 文控中心之資料由文控文員專門管理，文件管制需納入內(nèi)部品質(zhì)稽核項(xiàng)目中,以確保文件資料之正確使用。5.4 文件的變更與作廢5.4.1 文件經(jīng)正式頒發(fā)后,在運(yùn)作過程中若發(fā)覺有不妥之處時(shí),應(yīng)由原制訂部門提出申請(qǐng),填寫文件修改/廢止申請(qǐng)單,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后交由文控中心進(jìn)行版本晉升及做好修改記錄,按5.2相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行處理.

11、(三階文件只需升版,修改無需記錄.)5.4.2 經(jīng)批準(zhǔn)無議后的文件,由文控中心按5.3.2.3中內(nèi)容進(jìn)行,且須將之前所頒發(fā)的文件予以回收,回收時(shí)應(yīng)注意份數(shù)及內(nèi)容的完整性,且于回收后的文件上加蓋 “作廢”章進(jìn)行處理,于文控中心歷次版本原案的文件上加蓋 “舊版”章,不可作廢,作為今后歷史參考文件.（“作廢”章樣板及“舊版”章樣板見參考頁二） 5.5 文件的廢止作業(yè):當(dāng)有文件需要廢止時(shí),由提出部門填寫文件修改/廢止申請(qǐng)單交原制訂部門審核,管理者代表核準(zhǔn)后,由文控中心負(fù)責(zé)回收與作廢,原文件編號(hào)列入管制,不得重復(fù)使用.5.6 文件的定期評(píng)估:文控中心應(yīng)于每次管理評(píng)審會(huì)議評(píng)估近期來文件的使用狀況等內(nèi)容.文

12、件名稱文件及資料控制程序頁 次第6頁 , 共8頁版 次b/6文件編號(hào)qsp-001生效日期22-08-20095.7 本程序中所涉及到的表單記錄的保存依品質(zhì)記錄控制程序進(jìn)行管制.5.8 外來文件資料的管制5.8.1 客戶提供之圖面、規(guī)格或技術(shù)資料由相關(guān)部門審查后,轉(zhuǎn)文控中心統(tǒng)一管制;如是制 造部門所必用之生產(chǎn)資料時(shí),由文控中心按5.3.2.3外來文件之頒發(fā)要求分發(fā)給相關(guān) 部門,各接收部門按5.3.3要求進(jìn)行保管. 5.8.2 外來之標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等經(jīng)由相關(guān)部門審查核準(zhǔn)后,由文控中心保管,供各單位供閱參考,除有實(shí)際生產(chǎn)或使用需求經(jīng)申請(qǐng)核準(zhǔn)發(fā)行外,原則不予分發(fā). 5.9 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件資料的管制 5.

13、9.1 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件的制訂、審核、批準(zhǔn)權(quán)限參見3.1執(zhí)行,制訂格式參見5.2執(zhí)行. 5.9.2 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件的制訂時(shí)機(jī): 5.9.2.1圖紙: 繪圖員在接到香港營業(yè)部指示時(shí)開始繪制,并在指定時(shí)間內(nèi)完成.5.9.2.2 控制計(jì)劃: 在樣品試制ok后,由質(zhì)檢部主導(dǎo)相關(guān)部門立即制訂. 5.9.2.3 工藝文件: 各責(zé)任部門在樣品試制ok后立即制定產(chǎn)品相關(guān)之標(biāo)準(zhǔn)文件. 5.9.3 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件的頒布、保存參見5.3執(zhí)行. 5.9.4 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類文件的變更與作廢:當(dāng)某產(chǎn)品有發(fā)生變更時(shí)(包括貨號(hào)、產(chǎn)品規(guī)格、重量等變更),相關(guān)部門需及時(shí)更新相關(guān)之技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件,其它要求參見5.4執(zhí)行. 6.0 相關(guān)文件

14、6.1 培訓(xùn)控制程序 qsp-003qsp-003培訓(xùn)控制程序.doc6.2 品質(zhì)記錄控制程序 qsp-002qsp-002品質(zhì)記錄控制程序.doc 6.3 文件分發(fā)/回收記錄表 qr-001.品質(zhì)記錄文件發(fā)放回收記錄.pdf 6.4 文件分發(fā)一覽表 qr-002.表格受控表單(002)文件分發(fā)一覽表.xls6.5 文件修改/廢止申請(qǐng)單 qr-003.表格受控表單(003)文件修改-廢止申請(qǐng)單.dc 6.6 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單 qr-082.表格受控表單(082)文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單.doc文件名稱文件及資料控制程序頁 次第7頁 , 共8頁版 次b/6文件編號(hào)qsp-001生效日期22-08-2009一

15、.文件編號(hào)原則(參考頁一)1.質(zhì)量手冊(cè): q s m - xxx 流水號(hào) quality system manual2.程序文件: q s p - xxx 流水號(hào) quality system procedure3.指導(dǎo)書 : w i xx - xxx 流水號(hào) 代表部門 working instruction4. 品質(zhì)記錄: q r - xxx x/x 版次 流水號(hào) quality record5. 記錄性表單: for - xx xxx - x/x 版次 流水號(hào) 部門代碼 form縮寫備注：iso14001體系文件編碼原則與iso9000體系文件編碼相同,只是質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、品質(zhì)記錄的編碼的第一位由“”改成“”,指導(dǎo)書的編碼在“”之前增加“”.二.部門代號(hào)一覽表:部 門代 碼部 門代 碼總經(jīng)理辦公室mreps生產(chǎn)部pc廠 務(wù) 部faepe生