學術會議的組織與管理

1、學術會議的組織與管理 摘 要 隨著醫(yī)療市場的進一步開放，學術會議的舉辦日趨活躍，但是在這些學術會議異?；钴S的現(xiàn)象背后，很多學術會議的組織者卻由于會議組織管理上的不足而造成體力、腦力的嚴重透支。本文從學術會議的組織、管理以及應該注意的問題三方面展開探討，以求更好地推動學術會議的管理研究。 關鍵詞 學會 ； 學術會議 ； 組織 ； 管理 中圖分類號r19 文獻標識碼c 文章編號1673-7210（2007）07（c）-096-03 學會組織是科學研究、科技進步的產(chǎn)物。16世紀科學技術迅猛發(fā)展，科學研究者迫切要求相互切磋、共同研討，學會組織應運而生。學會的成立，結(jié)束了“躲進小樓成一統(tǒng)，各立門戶”的獨

2、立研究狀態(tài)，開啟了學術交流研討之風，極大地促進了科學技術的發(fā)展與繁榮。同時，科學技術的突飛猛進和社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，又極大地促進了學會組織的快速發(fā)展，各級學會組織已成為推進科技進步和經(jīng)濟社會發(fā)展的不可或缺的社會力量。 根據(jù)江蘇省級學會章程，學會是按自然科學、技術科學、工程技術及其相關學科組建的學術性、科普性社會團體，是相應學科領域的科研、教育、設計、運用、生產(chǎn)的科研人員和管理人員以及相關單位自愿組織的非營利性群眾團體。學會具有鮮明的特點，首要表現(xiàn)在學術性，學術性是學會的根本屬性，是區(qū)別于其他社團組織的根本所在。學會組織起源于學術交流，發(fā)展于學術交流。開展學術交流是學會組織的核心任務。學術會議的

3、宗旨是：發(fā)揮學會學科眾多、知識密集、人才薈萃、橫向聯(lián)系多的優(yōu)勢，緊密圍繞經(jīng)濟建設中心，突出科技是第一生產(chǎn)力的指導思想，促進學科發(fā)展和科技進步，促進決策的科學化、民主化，促進科技人才的成長與提高，促進經(jīng)濟和社會的發(fā)展。 圍繞學會宗旨與核心，進一步提高學術活動的質(zhì)量和水平是學術活動及學會工作的中心和重點，加強對學術活動的組織管理，理順學術會議的管理機制，確立以會養(yǎng)會的理念，開源節(jié)流，爭取社會各方面的資助，從經(jīng)費上保證學術活動的順利開展，不斷提高學術活動的質(zhì)量和水平，充分調(diào)動各專業(yè)委員會的積極性，使學術活動生機勃勃地開展起來，同時學會全體工作人員要增強服務意識，配合專業(yè)委員開展好各項工作。積極倡導“

4、獻身、創(chuàng)新、求實、協(xié)作”的科學精神，尊重知識、尊重人才。發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)中青年科技工作者，使他們在學會的活動中發(fā)揮更積極的作用。通過活動不斷增強學會的活力和凝聚力，促進全省學術水平的提高和人才的成長。 近年來，據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各省市、地縣的各級學會舉辦的國際、國內(nèi)及片區(qū)學術交流會議每年都在1.2萬次左右，參加人次約180萬；全國性的學會和省級學會所舉辦的學術交流會議在1萬次以上，參加人次約140萬，其中有相當數(shù)量是以學術會議的形式舉行的；全國省級以上醫(yī)學會(含雜志社及區(qū)域性會議)每年召開的各類學術會議在1200次左右；2006年度江蘇省科協(xié)系統(tǒng)統(tǒng)計的各省級學會組織召開的學術會議達600次左右，參加

5、人員6.7萬人次。 江蘇省醫(yī)學會創(chuàng)建可以追溯到20世紀30年代，1915年2月5日中華醫(yī)學會在上海成立，19331947年，江蘇地區(qū)陸續(xù)成立南京、蘇州等8個分會。解放后因為行政區(qū)劃變更等原因，1962年7月正式更名為中華醫(yī)學會江蘇分會，?？品謺慕M織建制也因西醫(yī)、中醫(yī)中藥、預防、醫(yī)院管理等學術團體的合分而有變化。 江蘇省醫(yī)學會召開的學術會議從時間上大致可分為三個階段： 第一階段，即后學會恢復工作到20世紀80年代中期，由于學會各組織機構(gòu)不夠健全，學術會議的數(shù)量較少，會議不收會務費，參加人員只需交住宿費和少量伙食費，其余經(jīng)費由財政補貼，那時代表名額控制較嚴。 第二階段，即20世紀80年代后期至9

6、0年代初期，財政取消了對學術會議的補貼，會議支出主要靠收取會務費和住宿費，取消了對參會代表名額的限制。 第三階段，20世紀即90年代中后期至今，隨著市場經(jīng)濟改革的不斷深入，會展經(jīng)濟這一新的經(jīng)濟形式也逐漸被人們所認識，會議經(jīng)費除來源于代表所交會務、資料費外，廠商公司的贊助費成為會議經(jīng)費的主要來源。 近年來江蘇省醫(yī)學會積極組織多層次、多形式、有影響、有特色的學術交流會議近兩百次，共征集論文近三萬篇，邀請國內(nèi)及美國、英國、澳大利亞、加拿大、德國、法國等十多個國家及香港和臺灣地區(qū)的著名專家作專題報告近兩千場。不僅使學術會議的學術質(zhì)量穩(wěn)步提高，收到了很好的社會效益，而且使學術會議取得了一定的經(jīng)濟效益。同

7、時也通過學術會議的組織和管理，在政府撥款不斷減少乃至取消的情況下，為學會的生存和發(fā)展開辟了一片新天地。 學會肩負著推進學術發(fā)展的重要任務，始終把不斷提高學術交流水平，推進學術發(fā)展和學術創(chuàng)新作為學會工作的第一要務。目前，學會的學術交流活動初步形成了以下特點： （1）會議主題明確，學術水平不斷提高。 （2）在學術活動中貫穿“繼承、發(fā)展、創(chuàng)新”這一主線。 （3）學術活動豐富多彩，不斷拓展交流空間。 （4）國際、國內(nèi)學術交流日益活躍。 雖然這些年來，江蘇省醫(yī)學會在學術會議的組織與管理方面取得了可喜的成績，但是仍然存在多方面的不足，因此現(xiàn)將在組織與管理學術會議方面的一些經(jīng)驗與教訓與各位專家和同行交流。

8、1 舉辦學術會議的組織工作 1.1學術會議前期工作 1.1.1 會議征文 會議征集論文的通知一般應在開會前半年發(fā)出，通知應明確會議的主題、目的、重點議題和有關要求； 論文作者應在會議前一個月將論文提交，以便論文評審小組對論文進行認真的評審，決定取舍； 征集的論文，除特邀報告外，凡已在其他學術會議或在國內(nèi)外公開發(fā)行的刊物上發(fā)表過的不予錄選。 1.1.2 會議合同為了保證會議的順利開展，會議先期必須實地去考察會場、酒店的實際狀況，并與會場、酒店的負責人簽訂合同，依法維護各方的正當權(quán)益。 1.1.3 廠商邀請函在學會宗旨優(yōu)先的原則下，發(fā)放廠商邀請函，邀請相關醫(yī)藥企業(yè)參加會議，舉辦相關醫(yī)療器械、藥品和

9、試劑等展示活動，結(jié)合會議進行新技術、新產(chǎn)品介紹，形成互動、社會效應與經(jīng)濟效應兼得。 1.1.4 會議通知給全省縣以上醫(yī)院的相關科室主任、已收到的征文作者及對會議感興趣的相關人員郵寄正式的會議通知，告之會議的具體時間、地址、收費等。 1.2 學術會議組織計劃 會議組織計劃是有效地協(xié)調(diào)各個環(huán)節(jié)，推動學術會議順利進行的最重要的工具，是組織會議的首要環(huán)節(jié)。抓住這個環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。所以會議組織計劃是會議成敗的關鍵性因素之一。 會議組織計劃主要包括以下幾項內(nèi)容： （1）工作計劃。是為了學術會議順利開展而制定的實施方案，主要包括專家接待計劃、會議代表接待計劃、廠商接待計劃等。一個科學而合理的工作計劃是

10、學術會議順利開展的重要保障。 （2）人員組織計劃。通常都采用框圖式構(gòu)架，各項分工、負責人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個人員組織計劃表。在這份計劃中，明確分工，明確各人的職責，以及各分工之間的相互配合，可以讓工作人員一目了然。 （3）財務預算計劃。學術會議經(jīng)費主要靠自籌，以會養(yǎng)會，對于會議進行過程中的各項費用支出以及可能需要的支出情況做一詳細而周密的預算，確保會議經(jīng)費的正常支出而不會出現(xiàn)虧損的局面。 （4）文件管理計劃。會議前期與相關單位簽定的合同，在會議過程中的代表收費、住房、餐飲的統(tǒng)計以及會議論文匯編、總結(jié)等是會議資料的重要依據(jù)。所以對于文件檔案的管理，最好安排專人負責。這樣不僅可以

11、隨時了解會議的進展情況，也為以后查看。 （5）應急計劃。它是主辦方最容易忽略的地方，也是最難把握的地方，一是因為會議過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況有太多的不可預料性，不知如何制定應急計劃；另外也在于大多數(shù)會議組織者對會議過程中的突發(fā)情況沒有一個清晰的認識，還沒有意識到這一問題的重要性。大型學術會議一般都具有籌備時間長、涉及人員多等特點，在這個過程中難以保證每個人都不出問題、每件事情都進展順利。所以，一份相對嚴密的應急計劃還是不能少的。 怎樣把會議接待過程中出現(xiàn)的情況全部考慮到，并且在會議開始前就部署妥當，是會議能否順利進行的關鍵?？蓮囊韵聨讉€方面著手： （1）認真做好筆記。會議的主要內(nèi)容、具體時間、地點

12、、日程安排、有關文件、經(jīng)費預算等事宜的相關環(huán)節(jié)，會前做到心中有數(shù)，這樣如果在會議的接待過程中如果遇到類似問題就可以胸有成竹了。 （2）集思廣益。由于一個大型學術會議涉及的方方面面比較多，頭緒錯中復雜，對于會議現(xiàn)場可能出現(xiàn)的情況做出準備是一件相當棘手的事，每個人并不能保證把所有可能出現(xiàn)的情況都考慮進去，所以在這個時候運用大家的智慧，集思廣益，就有可能讓前期準備趨于完善。 （3）隨機應變。在學術會議的前期就預先做好會議接待人員的培訓，不僅使其了解整個會議的相關情況，而且使其掌握一定的技能，模擬一些突發(fā)事件，增強應變能力，這樣在會議現(xiàn)場就可以運用自如了。 （4）及時吸取教訓，善于總結(jié)經(jīng)驗。由于大型學

13、術會議的復雜性和不可預見性，為了保證每次會議都順利開展，及時地整理在以往會議過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)會議中的先進經(jīng)驗就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這就為我們今后的會議管理奠定了良好基礎。 2 舉辦學術會議的管理工作 2.1 項目負責人制 現(xiàn)場管理必須由項目負責人統(tǒng)一管理，服從項目負責人統(tǒng)一的指揮和調(diào)度，互相配合，才能保證會議各項工作有條不紊的開展。才能保證整個會議順利、高效而有序地進行。 2.2 “角色管理” 我們可以根據(jù)會議參與者的角色來分配管理工作，合理分工、各司其職。即安排專人來負責會議現(xiàn)場不同身份的相關人員，最后由項目負責人來統(tǒng)一管理各個方面的負責人，協(xié)調(diào)和控制整個會議現(xiàn)場工作

14、。 會議組織方：主要包括會議的主辦方、承辦方、協(xié)辦方等。在會議前期和會議進行過程中，會議的組織各方都需要互相合作、互相協(xié)調(diào)。酒店方：主要是指場地的提供者。在整個會議的進行過程中起著配合的角色，以保證會議進行過程中一些基本設備，如舞臺的搭建、燈光的安裝、音響的調(diào)試、開幕式主席臺的搭建、會場座位的布置等到位。項目負責人必須做好與酒店負責人的相互協(xié)調(diào)，這是很重要的一個環(huán)節(jié)。參會專家方：它是整個會議中最重要的一個環(huán)節(jié)。主要是指大會邀請的，在大會上做專題報告的知名專家及相關的特邀老專家，必須安排專人接待，如果會議邀請的專家較多，必須安排多個專人接待，每個專家還須安排相關人員負責專家在會議的整個過程中的接

15、送站、報銷、安排住宿、陪同旅游等事宜，以保證每位專家賓至如歸的感覺，特別是外省及國外的專家，他們認可會議就成功了一大半。因為會議舉辦成功的重要標志之一是會議專家對本次會議的認可，因此至關重要。參會代表方：主要是指參加會議報到的代表。他們是會議的主要接待人員，也是會議參加的主要對象，要安排專人負責好會議代表的報到、登記、住宿等，使每位代表都滿意。參會廠商方：主要指參加會議的相關廠商，因為每次學術會議的順利舉行，都離不開廠商的大力支持，如何安排好各廠商的展臺布置，營造出一個豐富多彩的會議氣氛，是至關重要的。 媒體記者方：主要包括會議邀請的媒體和主動前來采訪的媒體。因為每次會議都會產(chǎn)生一定的社會效應

16、，媒體的參與對于整個會議的效益評估具有很大的參考價值，所以對于媒體方的管理也就理所當然的獨立為面了。 總之，在角色的劃分上應該充分考慮到每個具體會議的實際情況，根據(jù)每個具體會議實際情況來決定劃分的具體內(nèi)容，靈活運用，才能取到事半功倍的效果。 3 學術會議組織與管理應注意的幾個問題 應從醫(yī)學專業(yè)的行業(yè)角度出發(fā)，做好學術會議的組織管理。協(xié)助?？品謺膶＜易龊脮h的選題及會議具體內(nèi)容的安排，使會議既能反映出近年來該學科領域的學術水平，又要把學術會議辦成大家知識更新、接受繼續(xù)醫(yī)學教育的大課堂。在各項工作中貫穿“繼承、發(fā)展、創(chuàng)新”這一主線，加強制度建設，不斷推進學會工作的規(guī)范化、程序化、法制化、科學化。樹立大局觀念，發(fā)揚學術民主，鼓勵學術創(chuàng)新，在改革中求發(fā)展。以高質(zhì)量的學術會議在醫(yī)學工作者的心目中樹立起學會這一權(quán)威學術機構(gòu)的形象，吸引更多的參會者。 正確處理學術會議與產(chǎn)品展示的關系。始終以學術會議的社會效益為“最高準則”，確保會議的絕大部分時間用于與會議主題有關的專題報告和代表發(fā)言、討論。淡化會議