關于中小企業(yè)會計電算化與內部控制的探討

1、 關于中小企業(yè)會計電算化與內部控制的探討 于芳（外交部機關及駐外機構服務中心）【摘要】隨著市場經濟機制的不斷健全和發(fā)展，中小企業(yè)不斷的成長和壯大，在這個過程中為了適應市場經濟的需要，中小企業(yè)自身的體制需要逐步的完善和革新。本文根據中小企業(yè)會計電算化與內部管理控制的相關基礎理論，分析探討如何將電算化軟件同企業(yè)內部管理控制有機結合?！娟P鍵詞】中小企業(yè) 會計電算化 內部控制管理計算機技術在中小企業(yè)財務工作中的廣泛應用給財務工作帶來了革命性的變化，不僅大大提高了中小企業(yè)會計工作的效率，也提升了會計工作的質量。另外內部控制理論的成熟和應用，也極大的提高了中小企業(yè)會計信息的真實性與有效性。在某種意義上說中

2、小企業(yè)會計電算化軟件和企業(yè)內部管理控制的有機結合，既是經濟社會和企業(yè)會計管理理論走向成熟的標志，也使人們對當今的中小企業(yè)會計電算化與內部管理控制的關系有了更清晰的認識。作為一名中小企業(yè)的會計工作人員，如何利用電算化軟件將中小企業(yè)內部審批權限與會計電算化等有機結合？如何將報表設計的通俗易懂？如何利用科技手段發(fā)揮管理會計的職能？這些都關系著中小企業(yè)會計管理的效率，甚至關系到中小企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。一、會計電算化與內部控制管理基本理論概述（一）會計電算化的基本理論會計電算化也就是會計業(yè)務的電子計算機化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即采用計算機替代人工記賬、算賬、報賬以及對會計信息進行分析和利用

3、的過程。具體來講就是由專業(yè)人員編制會計軟件，由會計人員及有關的操作人員操作會計軟件，利用計算機替代人工來完成會計工作的活動。會計電算化的開展，提高了會計工作的效率和質量，促進了會計工作的規(guī)范化和會計工作職能的轉變，為企業(yè)的經濟管理活動的現(xiàn)代化奠定了基礎。（二）內部控制管理的基本理論內部控制管理會計制度，在會計實務中也稱為內部會計控制制度，它是指單位為了保護資產的安全、完整、提高會計信息質量，確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度及單位經營管理方針政策的貫徹執(zhí)行，避免或降低風險，提高經營管理效率，實現(xiàn)單位經營管理目標而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。實踐證明，建立并嚴格執(zhí)行企業(yè)內部控制管理制度，會計

4、基礎工作就比較扎實，會計工作在企業(yè)的經濟管理中就能有效的發(fā)揮作用。（三）會計電算化和內部控制管理的必要性會計電算化和內部控制管理應用于中小企業(yè)的經營管理是時代發(fā)展的必然，是市場經濟發(fā)展的客觀需要，也是中小企業(yè)管理現(xiàn)代化和會計自身改革和發(fā)展的需要。目前許多中小企業(yè)暴露出了其內部控制與電算化尚未結合的問題。例如：在會計電算化環(huán)境下，全部責任高度集中于同一電腦系統(tǒng)（或網絡系統(tǒng)）或同一電算化軟件系統(tǒng)。個別中小企業(yè)的會計或其他工作人員正是利用了這一點使系統(tǒng)數據和信息處理資料被不留痕跡非法修改、拷貝乃至毀滅等。尤其是一些中小企業(yè)由于缺乏內部控制管理和會計電算化系統(tǒng)知識，使得企業(yè)的效益嚴重滑坡，企業(yè)內部控制

5、乏力、會計信息失真嚴重。企業(yè)內部管理散亂的現(xiàn)狀，不但使自身企業(yè)的發(fā)展受阻，而且影響了社會經濟的發(fā)展。例如：由于所有數據都源于憑證庫，當憑證輸入后，系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務處理。一旦輸入操作不當，將會引發(fā)日記賬、明細賬、總賬乃至會計報表等一系列的錯誤。這些問題嚴重制約和影響了中小企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。二、中小企業(yè)會計電算化與內部控制管理的有機結合（一）電算化軟件與內部審批權限的有機結合中小企業(yè)會計電算化軟件是專門用于會計核算工作的電子計算機應用軟件，包括采用各種計算機語言編制的用于會計核算工作的計算機程序，從而替代人工，實現(xiàn)會計核算任務。電算化軟件以賬務處理功能為核心，包括多種功能的有機組合體，具備

6、相對獨立地完成會計數據輸入、處理和輸出功能的各個部分，包括賬務處理模塊、報表處理模塊、固定資產核算模塊、工資核算模塊等。電算化軟件所要實現(xiàn)的重要功能之一是控制功能，即通過電算化軟件與內部審批權限的有機結合，來完成中小企業(yè)內部控制管理在會計信息系統(tǒng)中的任務，使得會計信息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會計工作流程進行處理，并防止非法的修改、拷貝和錯誤的輸入、輸出以及操作處理。電算化軟件與內部審批權限的有機結合主要指企業(yè)財務收支審批制度，確定財務收支審批范圍、審批人員、審批權限、審批程序及其責任的制度。建立健全中小企業(yè)的財務收支審批制度，是企業(yè)會計電算化工作的關鍵環(huán)節(jié)。要明確財務收支審批人員和審批權限，明確財

7、務收支審批程序，明確財務收支審批人員的責任。（二）會計電算化崗位與內部控制崗位設置的有機結合會計電算化崗位與內部控制崗位設置的有機結合可以有效的防止會計人員徇私舞弊、弄虛作假的行為，有效的提高會計工作的效率，保證會計信息的真實性。例如，可以設置電算主管，一方面負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，另一方面負責對輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會計軟件登記機內賬薄，對打印輸出的賬薄、報表進行確認。也可以設置電算審核崗位，負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。審查人員要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知

8、識培訓的水平。通過會計電算化崗位與內部控制崗位設置的有機結合，確定由誰編制憑證，誰輸入憑證，誰復核憑證，誰記賬，誰保管，誰匯總，誰編制報表，誰確認最終賬表的正確性，何時完成上述各項工作，都必須作出合理的規(guī)定和安排。（三）內部控制規(guī)范與會計電算化核算方法的有機結合會計電算化核算方法要根據計算機特點對原有會計核算方法進行審核和調整，對于不符合會計基礎工作規(guī)范要求的，要改正過來；對于手工核算過粗的方法要進行改進。例如，手工條件下固定資產核算通常采用分類折舊率，在采用計算機后改為個別折舊率；在手工條件下成本核算的輔助生產費用分配一般采用順序分配法或計劃成本分配法等，在計算機下可改為代數分配法。內部控制

9、規(guī)范與會計電算化核算方法的有機結合是指在會計電算化的核算過程中，需要以內部控制規(guī)范為標準，規(guī)范會計電算化的核算工作，主要包括以下幾項規(guī)范制度：一是會計電算化財務處理程序制度的規(guī)定；二是會計電算化原始記錄管理制度、定額管理制度、計量驗收制度、財產清查制度等；三是會計電算化的成本核算等。（四）電算化、內部控制與會計人員培訓的有機結合電算化、內部控制與會計人員的培訓有利于提高會計人員的職業(yè)道德素質，有利于提高會計人員電算化軟件使用技能。通過培訓可以學習會計核算軟件的使用方法，學習硬件和軟件基礎知識，掌握賬務、報表處理一般方法，以及通用的會計核算軟件的使用方法，可以強化會計人員的管理職能，提高會計工作的水平，使會計工作程序化、規(guī)范化。三、總結中小企業(yè)會計電算化與內部控制的有機結合是中小企業(yè)貫徹落實國家會計法律、法規(guī)的重