會計信息系統(tǒng)第10章采購管理系統(tǒng)

1、第10章 采購管理系統(tǒng) 10.1 采購管理系統(tǒng)概述 10.2 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 采購管理系統(tǒng)概述 o 采購系統(tǒng)初始設(shè)置采購系統(tǒng)初始設(shè)置 n包括設(shè)置采購管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理所需要的采購參數(shù)、基 礎(chǔ)信息及采購期初數(shù)據(jù) o 采購業(yè)務(wù)處理采購業(yè)務(wù)處理 n采購業(yè)務(wù)處理主要包括請購、訂貨、到貨、入庫、采購 發(fā)票、采購結(jié)算等采購業(yè)務(wù)全過程的管理?？梢蕴幚砥?通采購業(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)、直運業(yè)務(wù)等業(yè)務(wù)類型。企 業(yè)可根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，對采購業(yè)務(wù)流程進行可選配置。 o 采購賬簿及采購分析采購賬簿及采購分析 n提供各種采購明細表、增值稅抵扣明細表、各種統(tǒng)計表 及采購賬簿供用戶查詢。同時提供采購成本分析、供應 商價

2、格對比分析、采購類型結(jié)構(gòu)分析、采購資金比重分 析、采購費用分析、采購貨齡綜合分析。 采購管理系統(tǒng)概述 o 采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系 采購訂單、到貨單 采購入庫單 直運采購發(fā)票 采購成本 直運銷售訂單、 銷售訂單、發(fā)票 直運采購發(fā)票 付款信息 采購發(fā)票 應付款管理系統(tǒng) 采購管理系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng) 存貨核算系統(tǒng) 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 普通采購業(yè)務(wù)處理 n 普通采購業(yè)務(wù)適合于大多數(shù)企業(yè)的日常采購業(yè)務(wù)， 提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發(fā) 票、采購成本核算、采購付款全過程管理。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購入庫業(yè)務(wù) n 按貨物和發(fā)票到達的先后，將采購入庫業(yè)務(wù)劃分

3、 為單貨同行、貨到票未到（暫估入庫）、票到貨 未到（在途存貨）三種類型，不同的業(yè)務(wù)類型相 應的處理方式有所不同。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 單貨同行的采購業(yè)務(wù) 憑證 憑證 憑證 發(fā)票制單 （應付款系統(tǒng)） 核銷制單 結(jié) 算 制單 采購入庫單錄入 （庫存管理） 采購入庫單記賬 （存貨核算） 采購入庫單審核 （庫存管理） 借：原材料 貸 ：物資采購 借：物資采購 應交稅金 貸：應付賬款 借：應付賬款 貸：銀行存款 采購發(fā)票錄入 （采購管理） 錄入付款單 （應付款系統(tǒng)） 審核、記賬 （總賬系統(tǒng)） 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購請購 n采購請購是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購部門提出采購申請，或采 購部

4、門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求列出采購清單。請購是采購業(yè)務(wù) 的起點，可以依據(jù)審核后的采購請購單生成采購訂單。在采購 業(yè)務(wù)流程中，請購環(huán)節(jié)是可省略的。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購訂貨 n訂貨是指企業(yè)與供應商簽訂采購合同或采購協(xié)議，確定要貨需 求。供應商根據(jù)采購訂單組織貨源，企業(yè)依據(jù)采購訂單進行驗 收。在采購業(yè)務(wù)流程中，訂貨環(huán)節(jié)也是可選的。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購到貨 n采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù) 員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確定對方所送貨物、數(shù)量、價 格等信息，以到貨單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)。 在采購業(yè)務(wù)流程中，到貨處理可選可不選。 采購管理

5、系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o采購入庫 n采購入庫是指將供應商提供的物料檢驗（也可以免檢）確定合 格后，放入指定倉庫的業(yè)務(wù)。當采購管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng) 集成使用時，入庫業(yè)務(wù)在庫存管理系統(tǒng)中進行處理。當采購管 理系統(tǒng)不與庫存管理系統(tǒng)集成使用時，入庫業(yè)務(wù)在采購管理系 統(tǒng)中進行處理。在采購業(yè)務(wù)流程中，入庫處理是必須的。 n采購入庫單是倉庫管理員根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的 入庫單據(jù)。采購入庫單既可以直接填制，也可以拷貝采購訂單 或采購到貨單生成。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購發(fā)票 n 采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng) 根據(jù)采購發(fā)票確定采購成本，并據(jù)以登記應付賬 款。采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為

6、藍字發(fā)票和紅字發(fā) 票；按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票 和運費發(fā)票。 n 采購發(fā)票既可以直接填制，也可以從“采購訂 單”、 “采購入庫單” 或其他的 “采購發(fā)票” 拷貝生成。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購結(jié)算 n采購結(jié)算也稱采購報賬，在手工業(yè)務(wù)中，采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導 審批過的采購發(fā)票和倉庫確定的入庫單到財務(wù)部門，由財務(wù)人員確定 采購成本。在本系統(tǒng)中采購結(jié)算是針對采購入庫單，根據(jù)發(fā)票確定其 采購成本。采購結(jié)算的結(jié)果是生成采購結(jié)算單，它是記載采購入庫單 與采購發(fā)票對應關(guān)系的結(jié)算對照表。采購結(jié)算分為自動結(jié)算和手工結(jié) 算兩種方式。 n自動結(jié)算是由計算機系統(tǒng)自動將相同供貨單位的，存貨相

7、同且數(shù)量相 等采購入庫單和采購發(fā)票進行結(jié)算。 n使用“手工結(jié)算”功能可以進行正數(shù)入庫單與負數(shù)入庫單結(jié)算、正數(shù) 發(fā)票與負數(shù)發(fā)票結(jié)算、正數(shù)入庫單與正數(shù)發(fā)票結(jié)算，費用發(fā)票單獨結(jié) 算。手工結(jié)算時可以結(jié)算入庫單中部分貨物，未結(jié)算的貨物可以在今 后取得發(fā)票后再結(jié)算?？梢酝瑫r對多張入庫單和多張發(fā)票進行報賬結(jié) 算。手工結(jié)算還支持到下級單位采購，付款給其上級主管單位的結(jié)算， 支持三角債結(jié)算，即支持甲單位的發(fā)票可以結(jié)算乙單位的貨物。 n如果費用發(fā)票在貨物發(fā)票已經(jīng)結(jié)算后才收到，為了將該筆費用計入對 應存貨的采購成本，需要采用費用發(fā)票單獨結(jié)算的方式。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 暫估入庫（貨到票未到）的采購業(yè)務(wù) n

8、 暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收 到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確 核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入 賬，形成暫估憑證。對暫估業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供了三 種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單 到補差。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 暫估入庫（貨到票未到）的采購業(yè)務(wù) n 暫估是指本月存貨已經(jīng)入庫，但采購發(fā)票尚未收 到，不能確定存貨的入庫成本，月底時為了正確 核算企業(yè)的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入 賬，形成暫估憑證。對暫估業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供了三 種不同的處理方法。即月初回沖、單到回沖和單 到補差。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 月初回沖 n本月月底，填寫暫估單價，記存

9、貨明細賬，生成暫估憑證。 n進入下月后，存貨核算系統(tǒng)自動生成與暫估入庫單完全相 同的“紅字回沖單”，同時登錄相應的存貨明細賬，沖回 存貨明細賬中上月的暫估入庫。對“紅字回沖單”制單， 沖回上月的暫估憑證。 n收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā) 票作采購結(jié)算。結(jié)算完畢后，進入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行 “暫估處理”功能，進行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動 生成一張 “藍字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報銷金 額。同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對“藍字回沖單” 制單，生成采購入庫憑證。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 單到回沖 n 當月, 貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬 n 下月發(fā)票到:

10、 暫估制單 暫估入庫單記賬 （存貨核算） 借：原材料 貸：物資采購 填制暫估入庫單 （采購管理） 藍字回沖單制單 紅字回沖單制單 填制采購發(fā)票 （采購管理） 采購結(jié)算 （采購管理） 暫估處理 （存貨核算） 借：原材料(紅) 貸：物資采購(紅) 借：原材料 貸：物資采購 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 單到補差 n 下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理 中錄入并進行采購結(jié)算；再到存貨核算中進行 “暫估處理”，如果報銷金額與暫估金額的差額 不為零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購入庫單生成一 張調(diào)整單，用戶確定后，自動記入存貨明細賬； 如果差額為零，則不生成調(diào)整單；最后對“調(diào)整 單”制單，生成憑證，傳遞

11、到總賬。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 在途業(yè)務(wù)（票到貨未到）處理 n 如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨 單位的貨物，可以對發(fā)票進行壓單處理，待貨物 到達后，再一并輸入計算機做報賬結(jié)算處理。但 如果需要實時統(tǒng)計在途貨物的情況，就必須將發(fā) 票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并 做采購結(jié)算。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 直運采購業(yè)務(wù)處理 n 直運采購業(yè)務(wù)是指產(chǎn)品無需入庫即可完成的購銷 業(yè)務(wù)，由供應商直接將商品發(fā)給企業(yè)的客戶，沒 有實務(wù)的入庫處理，財務(wù)結(jié)算由供銷雙方通過直 運銷售發(fā)票和直運采購發(fā)票分別與企業(yè)結(jié)算。直 運業(yè)務(wù)適用于大型電器、汽車和設(shè)備等產(chǎn)品的購 銷。 n 直運采購業(yè)務(wù)

12、類型有兩種：普通直運業(yè)務(wù)和必有 訂單直運業(yè)務(wù)。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購退貨業(yè)務(wù)處理 n貨雖收到，但尚未錄入采購入庫單 o 只要把貨退還給供應商即可，軟件中不用做任何處理。 n已錄入“采購入庫單” ，未錄入“采購發(fā)票” o 如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”；如果是部分退 貨，可直接修改“采購入庫單”。 n已錄入“采購入庫單” ，已錄入“采購發(fā)票”但未結(jié)算 o 如果是全部退貨，可刪除“采購入庫單”和“采購發(fā)票”； 如果是部分退貨，可直接修改“采購入庫單” 和“采購發(fā) 票”。 n已錄入“采購入庫單” ，已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采 購結(jié)算 o 若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，此時可取消采購結(jié)

13、算，再刪除 或修改“采購入庫單”和“采購發(fā)票”，若結(jié)算后的發(fā)票 已付款，則必須錄入退貨單。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 采購退貨業(yè)務(wù)處理 n 入庫單已記賬 o 無論是否錄入“采購發(fā)票”， “采購發(fā)票”是否結(jié) 算，結(jié)算后的“采購發(fā)票”是否付款，都需要錄入 退貨單。 憑證 憑證 憑證 紅字發(fā)票制單 （應付款系統(tǒng)） 核銷制單 結(jié) 算 制單 退貨單錄入 （庫存管理） 退貨單記賬 （存貨核算） 退貨單審核 （庫存管理） 借：原材料(紅) 貸：物資采購(紅) 借：物資采購(紅) 應交稅金(紅) 貸：應付賬款(紅) 借：銀行存款(紅) 貸：應付賬款(紅) 紅字發(fā)票錄入 （采購管理） 錄入收款單 （應付款系

14、統(tǒng)） 審核、記賬 （總賬系統(tǒng)） 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 現(xiàn)付業(yè)務(wù) n 當采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，立即付款，由供貨單位開具 發(fā)票。 現(xiàn)結(jié)制單 （應付款系統(tǒng)） 填制采購發(fā)票 （采購管理） 現(xiàn)付處理 （采購管理） 借：物資采購 貸：銀行存款 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 受托代銷業(yè)務(wù) n 受托代銷業(yè)務(wù)是一種先銷售后結(jié)算的采購模式。 指商業(yè)企業(yè)接受其他企業(yè)的委托，為其代銷商品， 代銷商品售出后，本企業(yè)與委托方進行結(jié)算，開 具正式的銷售發(fā)票，商品的所有權(quán)實現(xiàn)轉(zhuǎn)移。 n 只有在建賬時選擇企業(yè)類型為“商業(yè)”，才能處 理受托代銷業(yè)務(wù)。對于受托代銷商品，必須在存 貨檔案中將“是否受托代銷”復選框選中，并且 把存貨屬性設(shè)置為“外購”、“銷售”。 采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理 o 受托代銷業(yè)務(wù)流程 n 受托方接收貨物，填制受托代銷入庫單。 n 受托方售出代銷商品后，手工