制衣廠資料管理程序

1、美億制衣（廣州）有限公司資料管理程序版本號(hào)：1.0生效日期：2013-10-28頁數(shù)：第1頁共4頁編制：劉旭 ken審批：1目的對與公司質(zhì)量/環(huán)境體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所及時(shí)得到并使用文件的現(xiàn)行有效版本。2范圍適用于質(zhì)量/環(huán)境體系有關(guān)的文件控制。3職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量環(huán)境管理手冊和質(zhì)量環(huán)境程序文件。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量環(huán)境管理手冊及質(zhì)量環(huán)境程序文件。3.3 行政經(jīng)理負(fù)責(zé)編制公司管理制度，及組織編制質(zhì)量環(huán)境管理手冊、程序文件，編制受控文件清單，并及時(shí)更新，負(fù)責(zé)各類體系文件的歸口復(fù)制、發(fā)放、回收、銷毀和歸檔管理。3.4 品管部負(fù)責(zé)組織編制工藝、技術(shù)文件和

2、各類作業(yè)指導(dǎo)書，并經(jīng)管理者代表審核。3.5 各部門負(fù)責(zé)控制本部門適用的有關(guān)文件，同時(shí)報(bào)行政經(jīng)理備案。3.6各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)屬本部門適用文件的簽收和貫徹實(shí)施，編制本部門適用的受控文件清單。4程序4.1文件分類4.1.1質(zhì)量環(huán)境管理手冊；4.1.2質(zhì)量環(huán)境程序文件；4.1.3作業(yè)指導(dǎo)書；4.1.4 技術(shù)文件：qc工程圖、化驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)；4.1.5 管理制度、管理職責(zé)；4.1.6記錄表式及外來文件或資料（如國家或地方法律、法規(guī)和其它要求等）4.1.7 外來文件包括適用的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等文件。4.2 文件的編制與批準(zhǔn)文件應(yīng)按其使用范圍和性質(zhì)，由其相應(yīng)的管理者審批后生效。審批人應(yīng)就文件的充分性和

3、適宜性進(jìn)行評價(jià)，如文件的功能、便于使用、所需資源、方針和目標(biāo)、與管理知識(shí)相關(guān)的當(dāng)前和未來的要求、文件體系的水平縱向?qū)Ρ?、公司與顧客、供方和它相關(guān)方的接口等等。必要時(shí)，可采用會(huì)簽或會(huì)議方式予以溝通，確保文件的使用者都能理解和得到相應(yīng)的文件。4.2.1文件審批和發(fā)布權(quán)限(一覽表)4.2.2其它需以公司名義發(fā)布的文件的審批權(quán)限由行政經(jīng)理確定。各部門自行發(fā)布的非質(zhì)量/環(huán)境體系有關(guān)文件由各部門領(lǐng)導(dǎo)審批，但應(yīng)報(bào)行政經(jīng)理備案。4.3 文件編號(hào)按文件編號(hào)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.4 文件的發(fā)放和領(lǐng)用4.4.1 文件發(fā)放前，由分發(fā)部門視發(fā)放對象和目的，分受控文件和非受控文件。受控文件應(yīng)加蓋紅色“受控”印章，并注明

4、分發(fā)序號(hào)后發(fā)放。文件領(lǐng)用人應(yīng)在文件發(fā)放/回收登記表上簽收。4.4.2各部門應(yīng)宣傳貫徹或傳閱受控文件的內(nèi)容，及時(shí)使有關(guān)人員了解文件內(nèi)容。4.4.3文件因破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用者應(yīng)向發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交出破損文件，換發(fā)新的文件。4.4.4 受控文件不得隨意自行復(fù)印。文件因丟失或其它原因（如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證、咨詢機(jī)構(gòu)）而需申請領(lǐng)用時(shí)，由申請人填寫發(fā)放記錄，發(fā)放部門核準(zhǔn)后發(fā)放；提供給顧客等相關(guān)方的文件，不加蓋“受控”印章，不做更改（換）控制，但必須做好發(fā)放記錄。4.4.5 受控文件的使用人因工作崗位變動(dòng)時(shí)，其使用文件按如下方式管理：a) 在本公司調(diào)動(dòng)到性質(zhì)相同的崗位，保留原使用文件；b)

5、 調(diào)出本公司或調(diào)到與原崗位無關(guān)的崗位時(shí)，原使用文件由發(fā)放部門收回或作出相應(yīng)的調(diào)整。4.5文件的使用4.5.1 所有場所使用的有關(guān)文件應(yīng)是現(xiàn)行有效的版本。4.5.2 所有文件使用人應(yīng)經(jīng)常查閱受控文件清單和本部門適用的受控文件清單，了解文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)。4.6文件的更改文件更改時(shí)，由更改申請者填寫文件更改/廢止申請單，按原審批程序批準(zhǔn)后進(jìn)行更改，并將更改后的正稿及相應(yīng)的文件交至發(fā)放部門，由發(fā)放部門按原發(fā)放單位進(jìn)行發(fā)放，同時(shí)收回相應(yīng)的作廢文件并在文件發(fā)放/回收登記表上作相應(yīng)的記錄。4.7 文件的管理4.7.1 本公司的文件以書面形式為準(zhǔn)。4.7.2 任何人不得在受控文件上亂涂亂畫亂改，不準(zhǔn)私自外借

6、，確保文件的清晰、整潔和完好。4.7.3當(dāng)組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限調(diào)整，文件控制部門應(yīng)組織對文件適宜性的評審，確定是否修訂，修訂文件應(yīng)重新履行審批。4.7.4與質(zhì)量/環(huán)境體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥、安全的地方。4.7.5各部門文件由本部門負(fù)責(zé)人保管，體系維護(hù)專員每季對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。4.7.6 對受控文件，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)填寫本部門的適用受控文件清單，并及時(shí)按需更新。4.7.7 行政經(jīng)理匯總填寫受控文件清單，并及時(shí)按需更新。4.8 文件的作廢與銷毀4.8.1所有失效或作廢文件由原擬制部門通知發(fā)放部門，發(fā)放部門文件管理員按原發(fā)放清單逐一收回并記錄于文件發(fā)放/回收登記表。4.8.2 作廢文件的原稿上加蓋“作廢”印章，保存于發(fā)放部門，不作銷毀,其余副本作廢文件，由發(fā)放部門填寫文件更改/廢止申請單，經(jīng)由原文件批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)后，作統(tǒng)一銷毀處理。4.8.3作業(yè)現(xiàn)場不準(zhǔn)保留“作廢”文件。其余留用的作廢文件，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件管理人員加蓋“作廢”印章后方可保存參考。4.9 外來文件的管理4.9.1 收到外來文件的部門,需識(shí)別其適用性,并控制分發(fā),以確保其有效性。4.9.2 體系維護(hù)專員負(fù)責(zé)收集質(zhì)量/環(huán)境適用法律、法規(guī)與其它要求的最新版本,統(tǒng)一編號(hào),加蓋“外來文件”印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。