專業(yè)外包單位的管理辦法

1、專業(yè)外包管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司物業(yè)服務活動，維護公司合法權益和社會公共利 益，杜絕違規(guī)服務活動的發(fā)生，提高公司資金使用效益，根據(jù)上海市及青 浦區(qū)年度政府采購集中采購目錄和采購限額標準及其他法律法規(guī)的規(guī) 定，結合上海淀山湖新城發(fā)展有限公司招投標管理制度及公司各項規(guī) 章制度，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱專業(yè)外包，是指公司日常服務過程中需要采取專 業(yè)服務類的項目外包（主要包括：公共秩序服務、保潔服務、綠化養(yǎng)護、 電梯維保、弱電系統(tǒng)維護、消防系統(tǒng)保養(yǎng)、給排水系統(tǒng)保養(yǎng)專業(yè)外包項目 等）。第三條 本辦法適用范圍：公司及各項目管理處。第二章組織機構及職責第四條 公司成立專業(yè)外包項目工作領導小

2、組（以下簡稱領導小組） 組長由總經(jīng)理擔任，畐聞長由副總經(jīng)理、畐U書記擔任，成員由辦公室、財 務部、市場拓展部、物業(yè)管理部、項目管理處相關負責人組成。領導小組下設不同類別的外包單位工作小組。領導小組的職責是:（一）負責制定公司各項專業(yè)外包工作的政策、規(guī)定；（二）負責確定專業(yè)外包招標方式、招標公告，審定招標文件；（三）選擇采取資料審核、現(xiàn)場考察、分項評分、逐級審核、評估會 議等方式對專業(yè)外包單位進行評估；（四）審定年度內部評標專業(yè)人員名單；（五）監(jiān)督和檢查各工作小組依照本辦法組織專業(yè)外包工作的情況；（六）負責批準選擇的合格專業(yè)外包的最終采購。第五條公司辦公室和財務部成立專業(yè)外包監(jiān)督工作小組，主要職

3、責:（一）負責對專業(yè)外包單位的付款方式及合同約定支付價格進行財務 審核監(jiān)控；（二）負責對專業(yè)外包招投標活動全過程進行監(jiān)督，定期或不定期抽 查公司招標過程的合法性；（三）負責對專業(yè)外包單位服務質量評估管理的監(jiān)督工作，并對監(jiān)督 事項作出決定。第六條公司市場拓展部成立專業(yè)外包招標工作小組，主要職責：（一）負責專業(yè)外包單位的招標管理工作，及時掌握國家、地方相關 法律、法規(guī)的有關規(guī)定；（二）組織對專業(yè)外包單位的招標及評標工作并處理招標工作中的解 釋工作；（三）定期收集招標需求，組織招標信息的預審并起草招標文件；（四）負責招標項目合同的草擬、簽訂與履行；（五）負責招標項目有關材料的記錄與文檔管理。第七條

4、公司物業(yè)管理部和項目管理處成立專業(yè)外包質量監(jiān)控工作小 組，主要職責：（一）負責對專業(yè)外包單位的消息收集、專業(yè)外包單位的考察及推薦；（二）負責專業(yè)外包單位服務質量記錄的監(jiān)督、檢查、評價；（三）組織服務質量數(shù)據(jù)分析及服務質量改進措施的研究與實施工作；（四）負責服務質量運作的監(jiān)督、檢查和控制，組織處理與服務質量有 關的投訴問題；（五）及時收集、整理有關提高服務質量方面的建議和信息，并及時 向領導小組匯報。第三章招標流程及辦法第八條 業(yè)務外包招標工作可根據(jù)招標項目具體要求， 采用公開招標、 邀請招標、競爭性談判或詢價議標等方式。招標方式及招標資格要求由公 司領導小組審定。第九條 預算金額20萬元（不含

5、20萬元）以下的各類專業(yè)外包，由 公司采取直接委托的方式確定外包單位。第十條 預算金額20-50萬元（含20萬元）的各類專業(yè)外包采用邀請招標或競爭性談判。公司根據(jù)招標內容及要求，確定招標控制價，報總 公司內部審批?？偣敬_認招標控制價后，公司向相關單位發(fā)出投標邀請。 邀請單位不得少于3家并不大于7家。對于邀請的投標單位，要重點考慮其 當前和過去的財務狀況、近期承接同類項目的管理水平、管理經(jīng)驗、資質 等級、在本地區(qū)或同行業(yè)的信譽度、對招標項目的綜合承擔能力等，并對 其現(xiàn)有客戶進行實地考察或暗訪調查后 ，確認符合條件的，再向其發(fā)出邀請 招標。所有競標單位應在投標截止日內提交投標文件及相關材料，主要

6、內容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。投標截止之日起2個工作日內，根據(jù)外包內容組成評標委員會，評標委員會成員在專家組中產(chǎn) 生，人數(shù)一般為5人（含5人）以上單數(shù)。專家組由總公司系統(tǒng)內部具備 招標法規(guī)知識和實踐經(jīng)驗、辦事公正、具有職業(yè)資格的專業(yè)人員組成或從 相關職能部門專家?guī)熘谐槿〈_定。評標全過程在總公司紀委和法務審計部 的列席見證下進行，評分最高者為中標單位，投標評分標準詳見專業(yè)外 包單位投標評分細則。第十一條 預算金額50萬元（含50萬元）以上的各類專業(yè)外包，適用中華人民共和國政府采購法及其相關規(guī)定，采用公開招標.招標預算經(jīng)招標工作領導小組核準后，報總公司完成內部簽報，并由 總公司

7、行政部報區(qū)政府采購辦公室審核明確采購方式，即：集中采購還是分散采購。若采用集中采購的方式，則由 區(qū)財政局政府采購中心 負責實施 招標流程。若采用分散采購的方式，則由公司按照招標采購流程實施，具 體流程：選擇招標代理公司（亦可自行組織）7制定招標文件T專家認證T在 公開平臺發(fā)布招標公告T接受投標單位報名T資格預審T領取招標文件T 開標、評標7發(fā)放中標通知書7簽訂承包合同7財政局備案。第十二條 選擇專業(yè)外包單位除了按照規(guī)定的程序和權限做出選擇 外，也要綜合考慮公司內外部因素，對業(yè)務外包的人工成本、營銷成本、 業(yè)務收入、人力資源等指標進行測算分析，合理確定外包價格，嚴格控制 業(yè)務外包成本。并建立嚴格

8、的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關人員在 選擇外包單位過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。第四章后續(xù)管理第十三條 對要外包的各項業(yè)務，必須與外包單位簽訂承包合同。承 包合同應明確雙方的權利與義務、承包的范圍、工作內容、質量標準要求、 應負的責任及有無特殊要求等事項。第十四條 承包合同中應明確對外包單位不能履行合同條款或服務質 量達不到要求的處罰條例，乃至解除合同的條款。第十五條對各類外包業(yè)務必須按一定比例分期付款，款項必須在對 外包業(yè)務服務質量評定后支付。第十六條 項目管理處應熟悉了解和掌握合同的相關要求，定期對外 包單位基本信息情況全面更新，及時掌握外包單位的企業(yè)狀況，適時采取 措施，確保外包單位有能

9、力持續(xù)履行服務合同，并將外包單位相關信息報 公司物業(yè)管理部。第十七條 項目管理處應建立與外包單位的定期溝通會議制度，及時 解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，同時為外包單位提供合同約定的各項工 作條件，協(xié)助外包單位開展工作。第十八條 項目管理處應監(jiān)督和驗收外包單位的各項工作，并要求外 包單位相關人員按合同要求提供其工作記錄（服務人員與項目負責人應簽 字確認），相關工作情況報公司物業(yè)管理部。第十九條 項目管理處應定期進行效果評估，每月底對所有外包的項 目進行評估，填寫專項服務單位服務質量月度評定表。對評估過程中 發(fā)現(xiàn)的較大或普遍存在的問題，以書面形式通知外包單位，并提出整改要 求，限期整改，對未及時整

10、改的，應按合同中約定的要求進行處理，同時 上報公司物業(yè)管理部。第二十條公司物業(yè)管理部召集相關外包單位負責人召開季度聯(lián)系會 議，針對日常服務工作中的服務質量、服務態(tài)度、服務專業(yè)水平及履行合 同情況等進行有效溝通。第二十一條公司物業(yè)管理部和項目管理處組織對提供外包服務的單 位進行一次年度綜合評定。評定內容包括工作表現(xiàn)、能力、業(yè)績及履行合同情況等，填寫專項服務單位服務質量年度綜合評定表，并提出是否 繼續(xù)保留其合格外包單位資格的建議，交公司領導小組批準。第五章評估標準及應用第二十二條 月度評估是對業(yè)務外包供應商的實時評價，評估記錄由 項目負責人以書面形式填寫，作為公司對外包單位年度評估的參考依據(jù)自 行

11、保管，同時報公司物業(yè)管理部備案。評估結果作為外包單位服務質量評 定的重要依據(jù)。第二十三條 年度綜合評估是對業(yè)務外包供應商的全面評價，年度綜 合評估意見將作為公司是否繼續(xù)與供應商合作的依據(jù)之一。根據(jù)月度績效 評價意見，對業(yè)務外包供應商進行評級管理。綜合評分等級為A、B、C、D、E類。A級：外包費用全額結算并優(yōu)先續(xù)簽合同；B級：外包費用全額結算；C級：扣除當年費用1%-2% ；D級：扣除當年費用3%-5% ；E級:扣除當年費用6%-8%，2年以內不得參與公司相關專業(yè)外 包項目。第二十四條發(fā)生重大安全責任事故（含重大治安責任事件）或重大設 備事故的：扣除當月全部費用與其解除專業(yè)外包合同并計入公司誠信

12、檔案， 在以后項目資格預審環(huán)節(jié)取消競標資格。第二十五條年度評估是總結經(jīng)驗的重要措施，各專業(yè)外包單位應根 據(jù)年度綜合評價結果，及時制定并貫徹落實、糾正存在問題的改進措施。第二十六條 公司物業(yè)管理部將當年所有參與評估的外包單位根據(jù)年 度綜合評估得分進行排序，將排序結果報公司領導小組審核，作為下一年 度專業(yè)外包單位服務質量的參考依據(jù)。第六章附則第二十七條本辦法之評估標準和應用，應當作為與專業(yè)外包單位簽 訂的一切相關法律協(xié)議、文書的附件內容，并與相關協(xié)議正文具有同等法 律效力。有關法律條款與之相沖突的，以法律條款為準。第二十八條 本辦法未規(guī)定的，以法律法規(guī)或上級文件的規(guī)定執(zhí)行;本辦法與法律法規(guī)或上級文

13、件規(guī)定不一致的，以法律法規(guī)或上級文件的規(guī) 定為準。第二十九條 本辦法由上海山湖秀物業(yè)管理有限公司制定并在法律許 可的范圍內負責解釋，自其發(fā)布之日起執(zhí)行。附表：專業(yè)外包單位投標評分細則評分因素評審項目分值評分標準價格評分專業(yè)外包項目總報價40以最低的投標報價為評標基準價，其它按如 下方式投標報價得分=（評標基準價/投標報價）X 40%*100，小數(shù)點后保留兩位商務評分評優(yōu)情況（“市優(yōu)”或以上）5有市優(yōu)項目得5分，沒有不得分認證情況3有ISO9000質量體系認證得1分，環(huán)境管 理體系認證得1分，有職業(yè)健康安全管理體 系認證的得1分業(yè)績情況16公司注冊資金符合要求得 8分，管理項目最 低不得少于三項

14、（含三項），每增加一個項目 得1分（上限8分），滿分16分技術評分投標人公司簡介6優(yōu)：6分，良：4分，中：2 分卜，差：0分外包項目整體設想及策劃5優(yōu)：5分，良：2分，中：1 分卜，差：0分服務質量目標及承諾4優(yōu)：4分，良：2分，中：1 分卜，差：0分人員的配備、培訓與管理6優(yōu)：6分，良：3分，中：2 分卜，差：0分物資裝備4優(yōu)：4分，良：2分，中：1 分卜，差：0分制度和檔案的建立與管理5優(yōu)：5分，良：2分，中：1 分卜，差：0分應急事件的處理預案6優(yōu)：6分，良：4分，中：2 分卜，差：0分總分100說明:本項目的價格分采用低價優(yōu)先法計算，即通過本項目符合性審查且投標價格最低的投標報價為評標

15、基準價，其價格分為滿分即 40分，其他投標人的價格分統(tǒng)按照下列公式計算：投標報價得分=（評標基準價/投標報價）x 40% X100 ,小數(shù)點后保留兩位專業(yè)外包單位投標評分表評分因素評審項目分值評分標準價格評分專業(yè)外包項目總報價以最低的投標報價為評標基準價，其它按如 下方式投標報價得分=（評標基準價/投標報 價）X 40%*100，小數(shù)點后保留兩位商務評分評優(yōu)情況（“市優(yōu)”或以上）有市優(yōu)項目得5分，沒有不得分認證情況有IS09000質量體系認證得 1分，環(huán)境管 理體系認證得1分，有職業(yè)健康安全管理體 系認證的得1分業(yè)績情況公司注冊資金符合要求得 8分，管理項目最 低不得少于三項（含三項），每增加

16、一個項目 得1分（上限8分）,滿分16分技術評分投標人公司簡介優(yōu)：6分，良：4分，中：2分，差：0分外包項目整體設想及策劃優(yōu)：5分，良：2分，中：1分，差：0分服務質量目標及承諾優(yōu)：4分，良：2分，中：1分，差：0分人員的配備、培訓與管理優(yōu)：6分，良：3分，中：2分，差：0分物資裝備優(yōu)：4分，良：2分，中：1分，差：0分制度和檔案的建立與管理優(yōu)：5分，良：2分，中：1分，差：0分應急事件的處理預案優(yōu)：6分，良：4分，中：2分，差：0分總分投標人名稱：評委簽名：評標日期：_年_月日專業(yè)外包單位投標評分匯總表投標人名稱評分情況綜合得分名次評委一打分評委二打分評委三打分評委四打分評委五打分注：綜合得

17、分=（評委一打分+評委二打分+評委三打分+評委四打分+評委五打分）5根據(jù)上述綜合得分排名，按照招標書的規(guī)定，中標人為 評標日期：年 月日Word專業(yè)資料專項服務單位服務質量月度評定表月份： NO:專項服務單位名稱專項服務類型專項服務單位聯(lián)系現(xiàn)場負責人電話專項服務質量A優(yōu)秀口 B良好口 C 一般口D改進口E不合格專項服務態(tài)度A優(yōu)秀口 B良好口 C 一般口D改進口E不合格專項服務專業(yè)水準A優(yōu)秀 B良好口 C 一般口 D改進口 E不合格專項服務合同履行A優(yōu)秀 B良好口 C 一般口 D改進口 E不合格綜合評定論述綜合評定結果A優(yōu)秀口 B良好口 C 一般口D改進口E不合格項目評定人評定日期項目評估人意

18、見簽名：;日期：專項服務 單位 意見簽名：;日期：備注：專項服務評定客觀事實，作為評定服務質量的重要依據(jù)專項服務單位服務質量年度綜合評定表專項服務單位名稱:評估期間：年月日至年月日評估部門:評估標準：第一至四項A級-5分B級-4分C級-3分D級-2分E級-1分第五項A級-6分B級-5分C級-4分D級-3分E級-2分評核項目A優(yōu)秀BC一般D不良E不合格項目總體評價派駐人1、紀律性員工作2、積極性表現(xiàn)3、責任性4、儀容儀表及服務態(tài)度派駐人1、計劃能力員工作2、判斷能力能力3、協(xié)調能力派駐人1、工作及時性員工作2、工作質里業(yè)績3、工作速度4、工作完成度履行合1、履行合同條款的完整性同條款2、履行合同條款的準確性情況3、履行合同條款的有效性1、人員崗位配置合理性2、完成工作的規(guī)范性其他3、完成工作的專業(yè)程度4、項目負責人員的表現(xiàn)5、有無明顯失誤及重大事故綜合評定論述年度綜合評定結果A優(yōu)秀口B良好口C