把握企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)契機(jī),提升全面預(yù)算系統(tǒng)新高度

1、把握企業(yè)信息化建設(shè)契機(jī)，提升全面預(yù)算系統(tǒng)新高度基于鎮(zhèn)海煉化全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)實踐與思考摘要：近幾年來，鎮(zhèn)海煉化大力推進(jìn)信息化工作，實現(xiàn)工業(yè)化與信息化“兩化”深度融合，企業(yè)管理深度與效率不斷提高。本文結(jié)合鎮(zhèn)海煉化公司全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)實踐，探索與思考在公司深化改革、轉(zhuǎn)型發(fā)展的新常態(tài)環(huán)境下，如何通過建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、集成化、協(xié)同化特點的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，推動公司財務(wù)管理重心向注重價值管理、價值創(chuàng)造的管理會計轉(zhuǎn)移，進(jìn)一步提升財務(wù)管理水平，為公司提高創(chuàng)效、增效能力提供強(qiáng)有力的支撐。關(guān)鍵詞：全面預(yù)算管理；信息化；建設(shè)；一、引言全面預(yù)算管理是指通過預(yù)算目標(biāo)的確定、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算考

2、核等活動，合理分配企業(yè)資源、組織和協(xié)調(diào)生產(chǎn)經(jīng)營活動，完成既定經(jīng)營目標(biāo)的管理行為；是圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略和中長期規(guī)劃，對涉及收入費用或可能帶來支出的業(yè)務(wù)、責(zé)任主體，實行目標(biāo)管理、過程控制和責(zé)任考核的管理行為；是融資本預(yù)算、經(jīng)營預(yù)算、財務(wù)預(yù)算等于一體的綜合管理系統(tǒng)。全面預(yù)算管理的主要特點就在“全面”二字上，其全面性表現(xiàn)為“全員、全方位、全過程”，將企業(yè)的一切生產(chǎn)經(jīng)營活動，全部納入預(yù)算管理，做到全員參與，全面覆蓋，并進(jìn)行事前、事中、事后相結(jié)合的全程監(jiān)控。評價一個企業(yè)全面預(yù)算管理水平的高低，取決于兩個方面，一是全面預(yù)算管理的業(yè)務(wù)水平，這取決于企業(yè)管理層特別是“一把手”和總會計師對全面預(yù)算管理的認(rèn)識和重視程

3、度，也取決于企業(yè)的綜合管理水平，是全面預(yù)算管理工作的基礎(chǔ)與核心。二是全面預(yù)算管理的信息化水平，這取決于企業(yè)管理層對信息化的認(rèn)識和重視程度、也取決于企業(yè)信息化建設(shè)和推廣應(yīng)用能力。只有這兩者深度、完美融合，企業(yè)才能實現(xiàn)高水平的全面預(yù)算管理。 二、信息化現(xiàn)狀與存在的問題鎮(zhèn)海煉化全面預(yù)算管理信息化于2005年依托中國石化推廣的煉化“TBM系統(tǒng)”建設(shè)，在滿足中國石化管理需要和企業(yè)預(yù)算日常管理的基本需要上發(fā)揮了重要作用，通過10年的發(fā)展，已逐漸成為公司全面預(yù)算管理不可或缺的支撐平臺。但由于該系統(tǒng)建設(shè)較早，隨著鎮(zhèn)海煉化自身的不斷發(fā)展，銷售收入從2005年的不到600億元增長到2014年的超過1200億元，公

4、司的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍都發(fā)生了巨大變化，加上鎮(zhèn)海煉化全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)水平的不斷提高，現(xiàn)有全面預(yù)算管理信息化水平已無法與全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)水平深度、完美融合，無法滿足企業(yè)日常的全面預(yù)算管理需求?，F(xiàn)有全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)存在的主要問題有：一是標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。主要表現(xiàn)為預(yù)算主數(shù)據(jù)、預(yù)算表單、預(yù)算編制流程、預(yù)算編制方法等缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。如預(yù)算主數(shù)據(jù)中的組織架構(gòu)與物料編碼（名稱）與ERP系統(tǒng)、MDM系統(tǒng)等沒有做到很好的銜接，給預(yù)算管理和信息系統(tǒng)間的交互帶來不便。二是流程化不夠完善。系統(tǒng)中預(yù)算編制與管理流程未能做到與公司全面預(yù)算管理制度的深度融合，全面預(yù)算管理制度中規(guī)定的各單位的職責(zé)劃分、預(yù)算管理流程未能在系統(tǒng)

5、中很好的體現(xiàn)。三是集成化程度不夠。全面預(yù)算管理系統(tǒng)的預(yù)算信息與公司其他信息系統(tǒng)如ERP系統(tǒng)、財務(wù)績效監(jiān)控系統(tǒng)等之間的集成化程度不夠，未能實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)的及時、高效互動，形成預(yù)算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)的“信息孤島”。四是協(xié)同化作用未能充分發(fā)揮?，F(xiàn)有的全面預(yù)算管理系統(tǒng)更多的是一個預(yù)算上報系統(tǒng)，用戶群體狹窄，預(yù)算管理信息沒有及時、充分共享，未能充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的組織、溝通、協(xié)調(diào)等效用。三、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)實踐1、系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)針對現(xiàn)有全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)存在的問題以及公司全面預(yù)算管理需求，我們將系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)定位為建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、集成化、協(xié)同化特點的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步推動公

6、司財務(wù)管理重心向注重價值管理、價值創(chuàng)造轉(zhuǎn)移，提升財務(wù)管理水平，為公司提高創(chuàng)效、增效能力提供強(qiáng)有力的支撐。1.1 標(biāo)準(zhǔn)化主數(shù)據(jù)是構(gòu)成全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，同時又是與ERP系統(tǒng)、財務(wù)績效監(jiān)控系統(tǒng)等有效銜接的媒介。我們以ERP大集中項目標(biāo)準(zhǔn)化工作為基礎(chǔ)，在全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)中完成了170個成本中心、10類837個成本要素、13類1049個物料主數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化定義。預(yù)算編制是全面預(yù)算管理工作中的重點，但同時預(yù)算信息量龐大，加上通常還要上下互動多次，耗時耗力。我們根據(jù)中石化及公司全面預(yù)算管理需求，對預(yù)算表單、預(yù)算編制流程、預(yù)算編制方法等進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化定義，以實現(xiàn)準(zhǔn)確、暢通傳遞預(yù)算信息數(shù)據(jù)，簡化預(yù)算工

7、作程序的目的。1.2 流程化近幾年來，鎮(zhèn)海煉化一直堅持按照“管理制度化，制度流程化，流程信息化”的思路開展和推進(jìn)信息化工作。我們在建設(shè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)伊始，就把管理制度、工作流程與系統(tǒng)的深度融合作為主要建設(shè)目標(biāo)之一。從明確各部門在全面預(yù)算管工作各環(huán)節(jié)的職責(zé)、梳理業(yè)務(wù)流程開始，理清每項業(yè)務(wù)行為的工作程序，借助信息化手段，把相關(guān)制度規(guī)定嵌入到程序中去，在提高工作效率的同時，確保制度規(guī)定的執(zhí)行，進(jìn)而培育和強(qiáng)化“管業(yè)務(wù)必須管成本、管預(yù)算”的責(zé)任主體意識。1.3 集成化系統(tǒng)建設(shè)將完善全面預(yù)算管理系統(tǒng)與公司其他信息系統(tǒng)如ERP、財務(wù)績效監(jiān)控、EDW、MDM等的數(shù)據(jù)集成作為建設(shè)目標(biāo)之一。以打破全面預(yù)算管理系

8、統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)之間的“信息孤島”，實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)的及時、高效互動，充分發(fā)揮全面預(yù)算管理系統(tǒng)的引領(lǐng)作用。同時，實現(xiàn)門戶系統(tǒng)與全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的工作待辦集成，提高工作效率。1.4 協(xié)同化全面預(yù)算管理是指通過預(yù)算目標(biāo)的確定、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算考核等活動，合理分配企業(yè)資源、組織和協(xié)調(diào)生產(chǎn)經(jīng)營活動，完成既定經(jīng)營目標(biāo)的管理行為。而要實現(xiàn)這一管理目標(biāo)，首先要實現(xiàn)預(yù)算管理信息的及時、充分共享。及時是指執(zhí)行數(shù)據(jù)的實時或定時獲取和傳遞，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)通過增加預(yù)算管控和分析評價模塊來實時或定時生成預(yù)算管理信息。共享是指預(yù)算管理信息的傳遞和互動，全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)針對不同管理層級定制不同的信息類

9、別，并根據(jù)其需求將不同類別的預(yù)算管理信息以領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙、圖表、附件、預(yù)警、通知等形式推送各管理層級，包括主要財務(wù)指標(biāo)預(yù)算完成情況，專業(yè)費用控制、執(zhí)行情況，部門費用預(yù)警，專項測算分析結(jié)果等，為各管理層級快速應(yīng)對，及時決策提供數(shù)據(jù)支撐，并形成一個良性的管理循環(huán)，從而充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的組織、溝通、協(xié)調(diào)等效用。2、系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)分為16個功能模塊，包括：個人工作助理、管理工作臺、預(yù)算體系模塊、預(yù)算編制模塊、實際數(shù)據(jù)模塊、預(yù)算管控模塊、分析評價模塊、石化特色模塊、維度體系管理模塊、預(yù)算主數(shù)據(jù)模塊、應(yīng)用管理模塊、標(biāo)準(zhǔn)化管理模塊、上報管理模塊、權(quán)限管理模塊、系統(tǒng)管理模塊、ETL管理模塊等

10、，如下圖：系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu)上充分考慮了事業(yè)部的管理需求，預(yù)算編制、預(yù)完成、實際數(shù)以及小板塊等模塊都按照事業(yè)部標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了設(shè)計與開發(fā)，同時也針對企業(yè)個性化的管理需求做了功能提升，主要體現(xiàn)在預(yù)算管控、分析評價模塊、預(yù)算管理信息共享以及與公司其他信息系統(tǒng)的集成等功能模塊上。3、項目建設(shè)進(jìn)度情況本項目自2015年4月10日正式啟動以來，現(xiàn)已完成需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計以及系統(tǒng)實現(xiàn)的大部分工作，預(yù)計12月20日可實現(xiàn)整體上線，至2016年3月完成項目驗收。四、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)思考如何建設(shè)全面預(yù)算管理系統(tǒng)，確保項目成功，并能在提高企業(yè)全面預(yù)算管理水平上發(fā)揮重要作用，需要注意以下問題：1、企業(yè)管理層要重視一是企

11、業(yè)各層級管理者，特別是公司“一把手”和總會計師重視是全面預(yù)算管理信息化建設(shè)能否成功的前提。全面預(yù)算管理并非財務(wù)部門一家的工作，涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的方方面面，只有企業(yè)管理層重視了，財務(wù)部門才能協(xié)調(diào)各方面的資源，包括項目落實、人員配合、業(yè)務(wù)流程梳理、職責(zé)劃分等，組織好全面預(yù)算管理信息化建設(shè)工作。2、注重與全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)的融合全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)是全面預(yù)算管理工作的基礎(chǔ)與核心。離開了全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)，全面預(yù)算管理信息化就成了無源之水，無本之木。高水平的全面預(yù)算管理信息化工作需要高水平的全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)水平為基礎(chǔ)，只有這兩者深度、完美融合，企業(yè)才能實現(xiàn)高水平的全面預(yù)算管理。因而，在開展全面預(yù)算管理信息化

12、工作的同時，需要對全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)進(jìn)行全面梳理和完善，并落實到具體規(guī)章制度和信息化系統(tǒng)上。如為了強(qiáng)化“管業(yè)務(wù)必須管成本，管預(yù)算”的責(zé)任主體意識，推進(jìn)成本管理進(jìn)一步向全員、全過程、全方位發(fā)展，充分發(fā)揮“專業(yè)化”成本管理優(yōu)勢。我們推動業(yè)務(wù)部門完善社區(qū)服務(wù)費、綠化費、環(huán)境衛(wèi)生費、排污費、外包勞務(wù)等專業(yè)費用按項目進(jìn)行滾動預(yù)算管理，以加強(qiáng)費用管理的計劃性，避免資源浪費、項目重復(fù)建設(shè)等問題，推動業(yè)務(wù)部門真正成為預(yù)算管理的責(zé)任部門。在制度上加以落實的同時，我們也在系統(tǒng)建設(shè)時專門開發(fā)了項目預(yù)算管理功能，實現(xiàn)對這些專業(yè)費用按項目進(jìn)行預(yù)算編制和管控。3、提高對全面預(yù)算管理的認(rèn)識企業(yè)開展全面預(yù)算管理主要出于以下幾個

13、方面的考慮：一是規(guī)劃。通過規(guī)劃確立企業(yè)短期或長期的經(jīng)營目標(biāo)，并可以使企業(yè)各層級的管理者均能為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策，并從不同的角度提出自己的觀點，從而促使企業(yè)仔細(xì)地審查和規(guī)劃未來。二是溝通與協(xié)調(diào)。全面預(yù)算管理強(qiáng)調(diào)全員參與，為了實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，各部門之間需要及時溝通各自的需求和計劃，并彼此協(xié)調(diào)和適應(yīng)。三是過程管控。預(yù)算設(shè)立了企業(yè)各層級的績效目標(biāo)，各層級管理者需要對目標(biāo)進(jìn)行過程管控，并根據(jù)差異分析結(jié)果及時做出調(diào)整，從而規(guī)避更大的損失或取得額外的機(jī)會收益。四是績效評價。預(yù)算執(zhí)行結(jié)果可以作為部門和員工績效評價的標(biāo)準(zhǔn)和工具。在開展全面預(yù)算管理系統(tǒng)信息化建設(shè)伊始，就需要在系統(tǒng)設(shè)計上考慮如何充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用，這是全面預(yù)算管理系統(tǒng)信息化能否成功的關(guān)鍵所在。4、充分考慮用戶體驗高水平的全面預(yù)算信息系統(tǒng)，除了功能強(qiáng)大，能滿足企業(yè)預(yù)算管理需求的同時，擁有良好的用戶體驗是必要條件。項目組