郵件合并電子教案

1、office xp基礎(chǔ)與應(yīng)用技術(shù)教案 郵件合并 情景激活興趣，興趣促進學(xué)習(xí) -“郵件合并”教學(xué)設(shè)計情景教學(xué)培養(yǎng)的是學(xué)生在職業(yè)情景中的行動能力，在老師的設(shè)計組織下，學(xué)生在基于職業(yè)情境的學(xué)習(xí)環(huán)境中行動，改變了學(xué)生“知識無用武之地”的思想。推行情景教學(xué)法是構(gòu)建行動教學(xué)體系的一項重要措施，運用情景教學(xué)法，可以起到事半功倍的效果，大大提高了學(xué)生的學(xué)習(xí)動力、專業(yè)能力和社會能力。一、教材地位與作用本課選自計算機應(yīng)用與軟件技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域技能型緊缺人才系列教程陳建軍主編的office xp基礎(chǔ)與應(yīng)用技術(shù)第五章第一節(jié)“郵件合并”?！班]件合并”是word的一項高級應(yīng)用功能，是辦公自動化人員應(yīng)該掌握的基本技術(shù)之一，它能

2、讓我們批量的生成需要的文檔，從而從繁亂的重復(fù)勞動中解脫出來，提高效率。二、教學(xué)目標(biāo)中等職業(yè)學(xué)校計算機應(yīng)用與軟件技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域技能型緊缺人才培養(yǎng)培訓(xùn)指導(dǎo)方案（下簡稱方案）的教學(xué)指導(dǎo)思想是，鼓勵學(xué)生將所學(xué)知識應(yīng)用到學(xué)習(xí)、生活等實踐活動中，積累實際工作經(jīng)驗。因此本節(jié)課不僅指導(dǎo)學(xué)生學(xué)會郵件合并的操作方法，重要的是必須讓學(xué)生知道”郵件合并”的使用情況；同時關(guān)注學(xué)生的可持續(xù)發(fā)展，在課堂上培養(yǎng)學(xué)生利用網(wǎng)絡(luò)搜索、使用幫助菜單等方法，尋求解決問題的方法，為學(xué)生終身學(xué)習(xí)打造平臺。 1. 知道“郵件合并”的作用和使用情況;知識目標(biāo)： 2. 知道“主文檔”、“數(shù)據(jù)文檔”、“合并文件”三者之間的關(guān)系; 3. 知道“合并域

3、”的含義;1. 在教師的指導(dǎo)下嘗試使用“郵件合并”的四步曲：建立主文檔、連接數(shù)據(jù)文件能力目標(biāo)： 插入合并域、執(zhí)行郵件合并; 2. 師生暢談郵件合并的應(yīng)用，拓展學(xué)生想象力;情感目標(biāo)： 1. 通過“郵件合并”的學(xué)習(xí)，滲透效率意識;2. 通過“故事情景”的展示，滲透團結(jié)互助的精神;三、教學(xué)重點與難點郵件合并是一項極為實用的技術(shù)，掌握它的操作步驟將是學(xué)習(xí)的重點，但要做到活學(xué)活用，則理清三個文檔之間的關(guān)系，理解“郵件合并”的含義是關(guān)鍵和前提，概念性的東西往往抽象，因此如何用形象的方法或事物來解釋抽象的概念將是本節(jié)課的突破點。教學(xué)重點： 合理運用郵件合并工具欄，完成郵件合并的四步操作；教學(xué)難點： 郵件合并

4、的含義及“主文檔”、“數(shù)據(jù)文檔”、“合并文件”三者之間的關(guān)系；四、學(xué)情分析針對職高學(xué)生感性認識強于理性認識的特點，本堂課采用與日常生活緊密聯(lián)系的事例，讓學(xué)生邊看邊學(xué)，邊做邊學(xué)，以達到對理論的理解，使機械的操作上升為靈活應(yīng)用，真正做到學(xué)以致用。學(xué)生已經(jīng)初步掌握了word表格制作與 excel工作表相關(guān)知識，因此在教學(xué)中對工資單表格的制作由學(xué)生獨立操作完成，并鼓勵基礎(chǔ)好的學(xué)生對表格做進一步的修飾。五、教材處理依據(jù)“做中學(xué)”的教學(xué)指導(dǎo)思想，我先采用手把手教的方式與學(xué)生共同完成工資單的制作這一任務(wù)，使學(xué)生對“郵件合并”操作有了感性的認識。再利用“動畫演示”、形象比喻等形式來解釋郵件合并中三個文檔的關(guān)系

5、，通過討論來明確“郵件合并”操作的一般規(guī)律及其應(yīng)用。根據(jù)學(xué)生喜歡用工具欄按鈕操作的習(xí)慣,在操作方式上將使用“郵件合并”工具欄來進行完成操作。六、教學(xué)方法先通過故事情景來提出問題，然后討論解決問題的方法，再一步一步循循善誘地引導(dǎo)他們利用合理的技術(shù)來解決問題，然后歸納出郵件合并的含義和操作規(guī)律，最后通過實踐操作提高操作能力。七、教具應(yīng)用自制的教學(xué)/自學(xué)兩用課件，工資單樣張，文化t恤衫八、教學(xué)課時1課時（45分鐘）九、教學(xué)過程情景導(dǎo)入 6分鐘創(chuàng)設(shè)情景，激活興趣設(shè)計簡介以動漫圖片展示故事情節(jié)。（見cai課件-情景展示）實物投影儀展示“工資發(fā)放單”（見附件1）。教師提出需要解決的問題。情景設(shè)計腳本馬克先

6、生不久前找到一份從事“會計”業(yè)務(wù)的工作，這一天他精神飽滿地準(zhǔn)時來到公司上班。同事微笑地向他問好，看上去大家都很輕松（同事在想今天要發(fā)工資了）。馬克先生泡好一杯咖啡，正想喝，發(fā)現(xiàn)辦公桌上放著他的上司公司財務(wù)大臣錢科長給他留的一張便條，便條上寫著“昨天你應(yīng)該完成的工資發(fā)放單怎么還沒完成，限你半小時內(nèi)完成”（一個便條內(nèi)容的特寫鏡頭）馬克浮想連翩：拖欠工人工資，會牽出一堆麻煩事：工作熱情下降工作效率降低勞動社會保障部門上門企業(yè)形象受損自己被炒魷魚。（設(shè)置問題）如何在短時間內(nèi)完成100個員工的工資發(fā)放單？（馬克苦惱的鏡頭）提出問題向?qū)W生展示工資單的樣式，并詢問學(xué)生“馬克先生如何能在半小時內(nèi)完成100人的

7、工資發(fā)放單？”(見cai課件-工資發(fā)放單樣式)討論可能答案1：先建1張空白表格，再復(fù)制100個，再在表格中逐個輸入數(shù)據(jù)。 （缺陷：時間來不及；不能保證100%輸入正確）可能答案2：與同事合作，共同完成（每個人制作若干份工資單，再把文檔合并）。 （缺陷：每個人手頭上都有工作；不能體現(xiàn)個人工作能力）教師引出使用word的郵件合并功能來完成。設(shè)計目的創(chuàng)設(shè)一職業(yè)情景讓學(xué)生感覺置身其中，并對這一情景進行渲染，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)欲望，同時避免了為操作而講操作的教學(xué)弊端。實踐先行20 分鐘師生同行，步步為營設(shè)計簡介 先以通俗易懂的語言簡介“郵件合并”的含義及過程，再利用投影儀，讓學(xué)生與教師同步操作，來完成工資發(fā)

8、放單的合并操作。建立初始印象一、郵件合并含義及過程：郵件合并就是“批量生產(chǎn)”郵件，如寄發(fā)錄取通知書、工資發(fā)放單等。郵件合并的制作過程是，先把固定的內(nèi)容編制成一份word文檔，而把變化的部分制作成excel表，然后將excel表中的數(shù)據(jù)融合到word文檔中，執(zhí)行合并命令后系統(tǒng)就會自動產(chǎn)生一個含所有記錄的word文檔。讓學(xué)生分析“工資發(fā)放單”中哪些是固定不變的內(nèi)容，哪些是要變化的內(nèi)容，并通過課件演示“郵件合并”的邏輯過程。（見cai課件“知識點解析-三個文檔的關(guān)系”）同步操作同步操作二、同步操作：第一步：建立一張空白工資單（建立主文檔）在這一步要完成以下教學(xué)：指導(dǎo)學(xué)生獨立制作一張工資單表格。（見下

9、圖）工資單職工編號： 2006年10月姓名基本工資獎金福利費代扣款實發(fā)工資設(shè)計目的： 使學(xué)生分清固定內(nèi)容和可變內(nèi)容在排版設(shè)計中的不同，為郵件合并操作中建立主文檔這一步打下基礎(chǔ)。第二步：建立含一份職工工資信息的excel表。（建立數(shù)據(jù)源） 在這一步要完成以下教學(xué)：(1)簡要復(fù)習(xí)excel的功能。（存放有規(guī)律的數(shù)據(jù)）(2) 介紹會計業(yè)務(wù)的連續(xù)性（每月工資基本一樣），因此本月職工工資的數(shù)據(jù)不用再重新輸入，只要把上月的工資數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)復(fù)制過來，再對個別數(shù)據(jù)進行修改就行了。（3）強調(diào)在建立excel工作表時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。（4）學(xué)生打開“9月工

10、資.xls”,修改部分數(shù)據(jù)后，將文件另存為“10月工資.xls”。設(shè)計目的： 第一可以讓學(xué)生了解數(shù)據(jù)源及其制作，第二可以培養(yǎng)學(xué)生的操作素質(zhì)和能力。第三步：將職工工資信息整合到工資單中（插入合并域） 在這一步要完成以下教學(xué)：（本步是關(guān)鍵，要仔細耐心）（1）讓學(xué)生明白“融合”的含義。將excel工作表中的相應(yīng)數(shù)據(jù)讀取出來，并自動添加到工資單文檔中。 （2）讓學(xué)生知道打開“郵件合并”工具欄的方法。 方法1：在word中執(zhí)行菜單欄中的【工具】|【信函與郵件】|【顯示郵件合并工具欄】 方法2：右擊工具欄單擊“郵件合并”，使其前打上勾注：此方法可在教師提示下，由學(xué)生探索發(fā)現(xiàn)。 （4）讓學(xué)生了解“郵件合并收

11、件人”對話框的作用。 內(nèi)容：顯示的剛才選擇的數(shù)據(jù)源列表中的所有數(shù)據(jù)。 作用：對數(shù)據(jù)進行排序、選擇、篩選。 舉例：僅輸出“在職”員工的工資單，離休員工工資單暫不打。（5）為工資單插入所需要的域合并域的解釋：數(shù)據(jù)源記錄中的每一項（如姓名）在主文檔中的位置，稱為合并域（域有位置含義）。工資單所需的合并域：職工編號、姓名、基本工資、獎金、福利費、代扣款、實發(fā)工資。操作示例：將插入光標(biāo)移到域內(nèi)容應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的位置，單擊 “插入合并域”，在下拉列表框選擇合適的域，比如當(dāng)光標(biāo)所在的位置應(yīng)當(dāng)是姓名，就選擇域“姓名”。重復(fù)上述過程直至加入了所有的域。（操作后工資單見下圖。）（6）預(yù)覽合并效果設(shè)問引導(dǎo)：當(dāng)前只看到域名

12、稱，如何才能看到真實的“姓名”等信息？操作內(nèi)容：單擊【查看合并數(shù)據(jù)】、記錄選擇按鈕操作。設(shè)問引導(dǎo)：通過預(yù)覽合并效果，只能逐條顯示工資單，如何看到所有職工的工資單？設(shè)計目的：通過這個環(huán)節(jié)的操作，使得學(xué)生明白數(shù)據(jù)源文件和主文檔如何整合，達到郵件合并的實現(xiàn)。第四步：執(zhí)行合并 在這一步要完成以下教學(xué)： （1）為什么打印預(yù)覽中沒顯示出所有的工資單？讓學(xué)生通過打印預(yù)覽來查看主文檔，并質(zhì)疑只見“域”不見“人”，引導(dǎo)學(xué)生使用“查看合并數(shù)據(jù)”及“記錄移動系列按鈕”來查看合并結(jié)果。進一步設(shè)問：“如何讓系統(tǒng)自動產(chǎn)生所有員工的工資單，以便打??？” 引出“合并到文檔”操作。 （2）“合并到文檔”對話框的作用。在該對話框

13、中我們可以選定要合并記錄的范圍，其范圍有以下3種： 全部：所有記錄當(dāng)前記錄：工作表中光標(biāo)所在一條記錄從到：指定起始記錄號和結(jié)束記錄號設(shè)計目的：使得學(xué)生明白執(zhí)行合并后，會產(chǎn)生一個新的文檔，此文檔與前面的主文檔有所不同。設(shè)計目的通過實踐操作使學(xué)生對郵件合并有感性認識，為下一步教學(xué)中“概念的理解”、“操作規(guī)律的掌握”打下基礎(chǔ)。師生同步手把手操作既能提高課堂效率又使學(xué)生迅速學(xué)會操作方法。思路整理 8分鐘環(huán)環(huán)相扣，理清思路設(shè)計簡介通過設(shè)問、解疑、比喻、討論等手段，幫助學(xué)生進一步搞清“郵件合并”的含義，并通過回憶操作過程，理出郵件合并的操作規(guī)律。環(huán)節(jié)設(shè)置環(huán)節(jié)一：搞清郵件合并的含義設(shè) 問：郵件合并操作是不是

14、發(fā)郵件，你可以拿什么來比喻郵件合并?形象比喻:郵件合并就好比是文化t恤衫的制作：在一件普通白襯衫上印上流行圖案就變成一件不普通的“文化衫”。在這里“白襯衫”就是主文檔， “流行圖案”就是一個個數(shù)據(jù)，而制作出來的“文化衫”就是兩者合并的產(chǎn)品-合并文件。文字解釋:郵件合并功能并不是一定要你發(fā)郵件，它的意思是先建立兩個文檔：一個包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個包括變化信息的數(shù)據(jù)源。然后在主文檔中插入變化的信息。合成后的文件你可以保存為word文檔，可以打印出來，當(dāng)然也可以以郵件形式發(fā)出去。環(huán)節(jié)二：搞清郵件合并中“主文檔”、“數(shù)據(jù)表”、“合并文檔”的關(guān)系以動畫演示的方式來形象地解釋三者的關(guān)系。（參看

15、cai課件三個文檔的關(guān)系）任何類型的文件進行郵件合并時都必須有兩個文件：一個是主文檔，即word樣式文件，在主文檔中所輸入的內(nèi)容是固定不變的數(shù)據(jù)，如圖形及文字數(shù)據(jù)，其中必須包含有合并域。另一個是數(shù)據(jù)源文件，它含有主文檔中的變動信息，如姓名、性別、地址等。該類文件可以是excel工作表，也可以是文本文件、word表格、數(shù)據(jù)庫文件等。環(huán)節(jié)三：郵件合并的操作規(guī)律 鼓勵學(xué)生積極回憶工資單的操作，簡要說出各個步驟，學(xué)生可以互相補充。教師根據(jù)學(xué)生的回答展示出“郵件合并操作規(guī)律圖”（見cai課件操作流程圖） 制作主文檔 制作數(shù)據(jù)表 插入合并域 執(zhí)行合并選取數(shù)據(jù)源插入合并域郵件合并四步曲1. 建立主文檔（信函

16、中不變的部分）2. 建立數(shù)據(jù)源（可以事先用excel建立） 3. 插入合并域（將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)內(nèi)容，以域的方式插入到主文檔中）4. 執(zhí)行合并到文檔（自動建立一個包含多份樣稿的ord文檔）設(shè)計目的通過道具、圖形、動畫等形式，幫助學(xué)生理解郵件合并的含義及操作規(guī)律，提高學(xué)生對整堂課的理解和掌握。學(xué)以致用11分鐘暢所欲言，獨立探究設(shè)計簡介 設(shè)計5個不同任務(wù)情景，來簡介郵件合并的應(yīng)用領(lǐng)域。（見課件實戰(zhàn)演練題）將學(xué)生分成若干組，每組自由選擇其中幾項進行實踐操作，操作完成后對作品展示。 鼓勵學(xué)生互相幫助，并對教師提供的主文檔模板進行修改和創(chuàng)新。項目一介紹項目主題“邀 請 函” 的 制 作任務(wù)說明 公司的總經(jīng)

17、理給你一張參加會議的名單，你需要利用這張名單給每位與會者發(fā)送邀請函，最快、最好的方法就是使用郵件合并功能。項目分析公司經(jīng)常會有一些產(chǎn)品展示會，屆時邀請行業(yè)專家、各代理商及潛在客戶參加會議以擴大影響，有利于產(chǎn)品迅速占領(lǐng)市場。你作為總經(jīng)理的秘書，負責(zé)邀請專家、代理商及潛在客戶參加會議，在發(fā)送邀請函的同時通知各與會代表會議的具體安排（包括時間、地點、會議內(nèi)容等）。利用郵件合并功能可以提高制作邀請函的速度，因為與會者的相關(guān)信息一般都已經(jīng)保存在我們的文檔資料中了，利用郵件合并功能既可以提高制作函件的速度，又可以避免遺漏某些要邀請的人員。項目二介紹項目主題“新 生 錄 取 名 單” 的 制 作任務(wù)說明 校

18、長交給你的班主任老師一份新生錄取名單，要他打印出所有“機電一體化專業(yè)”新生的錄取通知書，而此時你班主任的孩子生病了，急需照顧，你如何幫助老師來完成這項重要的任務(wù)？項目分析一份小小的錄取通知書，承載的是諸多家庭和莘莘學(xué)子的期待，更是一次很好的學(xué)校宣傳， 充足發(fā)揮你的想象，設(shè)計出一份“平等、關(guān)愛，對未來充滿自信和期盼”的錄取通知書！項目三介紹項目主題“職 工 檔 案 卡 片” 的 制 作任務(wù)說明 公司老總給你一份職工信息文檔，你需要利用這份文檔制作并打印出職工檔案卡片。項目分析檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力,并間接影響企業(yè)的管理基礎(chǔ),企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化與企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化是相輔相成、互相促進的，加強檔案管理是加強企業(yè)管理的重要手段。項目四介紹項目主題“準(zhǔn) 考 證” 的 制 作任務(wù)說明 下星期要高三財會專業(yè)學(xué)生要參加技能鑒定了，學(xué)校要給每個學(xué)生做一張準(zhǔn)考證，老師把這個任務(wù)交給了你，你如何利用已有的參考名單數(shù)據(jù)為本校每個參加考試的“師姐、師哥”制作一張準(zhǔn)考證呢？項目分析準(zhǔn)考證是考生身份的重要證明，作用非常重要，參加考試時考生務(wù)必要記得攜帶并小心保存自己的準(zhǔn)考證。項目五介紹項目主題“賀 卡” 的 制 作任務(wù)說明轉(zhuǎn)眼又快要到圣誕節(jié)和新年了，你不想給親朋一份特別的禮物呢？比如你親手制作的