總裁辦公室全套崗位職責

1、總裁辦公室全套崗位職責向總裁、副總裁匯報各部門（公司）的報件申請和請款情況，督查、匯總各部門（公司）已批報件工作內(nèi)容完成情況，接待來訪客人，接聽電話，兼顧總裁、副總裁日常服務(wù)和采購工作；管理小會議室,負責總裁會議的籌備工作，整理會議紀要，需傳達會議紀要的轉(zhuǎn)發(fā)，重要文件的分類歸檔?！緧徫痪幹啤靠偛妹貢?人，副總裁秘書1人?！韭氊煼秶?. 報件、請款及轉(zhuǎn)件。2. 重要文件的分類歸檔。3. 接聽電話及接待工作。4. 辦公室的軟硬件維護。5. 對內(nèi)對外關(guān)系及工作的組織協(xié)調(diào)。6. 辦公、會議環(huán)境的清掃與維護。7. 集團領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作?？偨?jīng)辦工作流轉(zhuǎn)程序及工作標準（一）部門內(nèi)部工作流轉(zhuǎn)程序及工作標準

2、1、日常工作流轉(zhuǎn)程序1）秘書負責審核各部門、各公司及各副總報送的文件和請款單，對于不符合報件規(guī)定的一律返回給報件人，對于可以正常報批的文件和請款單在每天早晨9：00前報給總裁審批后，轉(zhuǎn)到相關(guān)部門。2）對于在報件時間以外送到的急件可以隨時報批。3）秘書室每天集中收取各部門報件的時間為當天17：00，各部門也可以按福佳文化的相關(guān)規(guī)定自行送件。4）秘書室報總裁的文件和請款單必須符合公司的報件標準，對于不符合標準的，秘書室有權(quán)退還報件人。5）各部門的文件和請款的呈報時限：當日早8：30以前的文件，秘書當日呈報總裁；當日早9：00以后報的文件，秘書第二日呈報總裁；每周六不請款只批示文件，特殊情況除外。6

3、）所有的報件和轉(zhuǎn)件必須登記簽字備查，對有工作完成時間批示的文件按時限要求督促各部門報件。7）集團公司文件的存檔歸檔參照文件存檔目錄，按各公司、各部門的類別進行歸檔。2、接待工作1）接聽尋找總裁的電話，要有禮貌問清對方的身份、理由，并留下對方的姓名和電話后通知總裁。2）接聽尋找副總的電話，要禮貌問清對方的身份及理由后轉(zhuǎn)入副總辦公室。3）接聽關(guān)于投訴的電話要問清事由，但不可以直接給對方任何決定，事后應(yīng)以書面形式通知有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及時解決。4）來訪的總裁客人，如果是事先預(yù)約的，安排客人在會議室等待，待通知總裁后引見。對于事先未預(yù)約的客人，要禮貌詢問具體事由后安排具體的引見工作，接待副總的客人參照以上要

4、求執(zhí)行。5）所有安排客人的等待及引見時間不可超過5分鐘，對于總裁因有事而未及時接見客人的情況，要及時向客人說明理由，解釋清楚。3、文件批轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)程序1）對于總裁批示的文件，秘書必須當日向各部門指定的文件接收人簽字發(fā)放；總裁特殊批準的，特殊簽字發(fā)放；總裁不批的文件當日向文件接收人講明理由后，簽字發(fā)放。2）總裁批示后的請款，秘書當日要把請款單轉(zhuǎn)到財務(wù)中心副總秘書處，簽字發(fā)放；總裁不批的請款，請款單放至秘書處存檔，同時秘書要把不批的理由以書面的形式當日向申請人或其所在部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字發(fā)放。3）對于副總簽完字的文件可以直接向報件部門簽字發(fā)放。（二）部門間工作流轉(zhuǎn)程序及工作標準1、與財務(wù)部門1）對于批轉(zhuǎn)到財

5、務(wù)部門的文件，當日要向主管財務(wù)副總秘書簽字發(fā)放。2）對于批轉(zhuǎn)到財務(wù)部門的請款單，當日要和文件接收人核對后簽字發(fā)放。2、物業(yè)公司、新天地 因物業(yè)公司、新天地屬于外圍單位，故批轉(zhuǎn)的文件和請款單需轉(zhuǎn)件人轉(zhuǎn)送。1）對于要報批的文件和請款單，秘書必須審核是否達到報件標準后方可報批。2）對于總裁已批轉(zhuǎn)的文件和請款單，秘書要當日返還給文件轉(zhuǎn)件人，不批的文件說明理由。3、公司其他部門1）對于總裁已批示的文件，秘書須當日向報件部門簽字后發(fā)放。2）對于總裁未批示的文件，秘書須當日把文件返還給報件部門，并說明未批示的理由。3）對于總裁未批示的請款單，秘書須當日以文字形式向報件部門說明理由。 集團公司有關(guān)對外業(yè)務(wù)的溝

6、通協(xié)調(diào)以實際工作情況為準。針對報件、轉(zhuǎn)件流程的具體說明1) 收取報件的時間：每日早8：30以前和17：00為集中收取各部門（公司）及各副總報送文件和請款單的時間，各部門（公司）也可以按照福佳文化的相關(guān)規(guī)定自行送件。具體說明（針對有時限要求的文件）：例如：按照時限截止年8月5日必須上報的文件最遲必須在8月4日17：00報到秘書室，最晚不允許超過8月5日早8：30，如果超時將視為晚報件，秘書有權(quán)不接收此件，必須由報件責任人寫明晚報的合理原因方可將此件上報，否則將不予以接收，責任由報件責任人承擔。 2) 固定上報文件時間：每日對可以正常報批的文件和請款單在早9：00報送總裁審批。當日早8：30以前的

7、文件秘書當日呈報總裁；當日早9：00以后報的文件，秘書第二日呈報總裁，對于在報件時間以外送到的急件可以隨時報批。每周六不請款只批示文件，特殊情況除外。3) 文件流轉(zhuǎn)的程序：a、由總裁批示的一般類文件按照流轉(zhuǎn)程序轉(zhuǎn)入下一個部門。b、由總裁批示的有時限的文件根據(jù)批示要求流轉(zhuǎn)到相關(guān)部門及人員,并根據(jù)時限要求和批示意見核實各部門（公司）的報件內(nèi)容落實情況。c、由總裁批示的請款單轉(zhuǎn)入財務(wù)中心（對有特殊批示的明確告知）。d、由總裁批示的存檔類文件需檔案室存檔的轉(zhuǎn)入檔案室存；需秘書室存檔的文件按文件類別、部門等進行相應(yīng)歸檔?？偛妹貢鴯徫回?、權(quán)、利崗位要求： 21-30歲，大學本科以上學歷，三年以上工作經(jīng)歷，

8、組織協(xié)調(diào)能力強，文字表達能力強，綜合素質(zhì)高，品行端正，形象良好，熟練操作辦公軟件，責任心強，遵守組織紀律崗位描述： 1、嚴格遵守和執(zhí)行集團公司的各項規(guī)章制度，補充規(guī)定及下發(fā)的各種文件 2、負責集團公司所有的文件和請款單的審核、報批和流轉(zhuǎn) 3、負責集團公司重要文件的存檔、歸檔 4、負責匯報各部門（公司）的工作及人員情況，提出合理建議 5、接聽來訪電話并詳細記錄內(nèi)容，及時傳達到位，尤其是關(guān)于投訴的電話 6、接待來訪客人，合理安排會談時間及會談地點，需特殊布置應(yīng)提前準備 7、負責集團公司有關(guān)對外業(yè)務(wù)的溝通、協(xié)調(diào)并將結(jié)果及時反饋給上級領(lǐng)導(dǎo) 8、負責總裁的日常采購和服務(wù) 9、負責總裁辦公室的衛(wèi)生清掃及辦

9、公用品、設(shè)備和家具的維護 10、總裁日常費用報銷和請款 11、完成總裁交辦的其它工作考評、監(jiān)督人：集團總裁崗 位 職 責工 作 流 程完 成 標 準完成時限相關(guān)部門1、對各部門（公司）上報的文件和請款單進行審核、報批審核部門上報的文件和請款單（對有問題報件和請款單問清原因，問題嚴重的讓上報部門規(guī)范后上報）將上報文件分部門整理裝入報件文件夾報送上級領(lǐng)導(dǎo)批示（對需加以說明的文件做正確解釋）1、明確熟知上報文件的內(nèi)容和目的2、正確反饋文件的內(nèi)容和想得到的批示3、對不規(guī)范的報件讓報件部門規(guī)范后上報當日報件部門及財務(wù)中心2、負責各部門（公司）上報的文件和請款單的流轉(zhuǎn)認真記錄領(lǐng)導(dǎo)對文件的批示流轉(zhuǎn)給對應(yīng)部門

10、和相關(guān)人員并告知其領(lǐng)導(dǎo)的批示內(nèi)容讓部門負責人簽字接收整理核對好請款單轉(zhuǎn)交給財務(wù)中心（對有特殊批示的明確告知）1、傳達到位、及時2、流轉(zhuǎn)全面、準確3、請款單必須一一對應(yīng)當日報件部門及財務(wù)中心3、對集團公司重要文件進行存檔、歸檔按文件的類別進行分檔裝訂歸檔列清文件的目錄和編號1、準確、細致，正確分類和歸檔2、寫清楚目錄和編號當日辦公室4、如實匯報各部門（公司）的工作及人員情況有問題出現(xiàn)了解真實情況，弄清事情的原因如實匯報（如有指示）按指示做下一步工作反饋進展和結(jié)果1、真實反映情況，如實匯報2、達領(lǐng)導(dǎo)要求標準3、及時反饋事情的發(fā)展和結(jié)果當日5、接聽電話來訪，傳達到位，尤其是關(guān)于投訴電話接聽電話先要說

11、“您好，福佳集團”問清楚對方來電目的詳細記錄（事情的內(nèi)容、對方聯(lián)系人和聯(lián)系方式）匯報上級領(lǐng)導(dǎo)（如需回復(fù)）及時回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見 1、態(tài)度要禮貌，用詞得當，說普通話2、不隨便透露公司的事情3、對需做出回復(fù)的要及時回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見當日6、接待并安排好來訪客人，合理安排會談時間及會談地點對提前預(yù)約的客人：提前準備出會議室（需特殊布置的提前準備就緒）將客人請到指定的會議室就坐通知總裁。對臨時來訪（經(jīng)總裁同意約見）的客人：準備出洽談所需的會議室通知總裁 1、確保來訪客人有洽談所需的會議場地2、為客人提供滿意的服務(wù)隨時辦公室7、負責集團公司有關(guān)對外業(yè)務(wù)的溝通和協(xié)調(diào)明確對外業(yè)務(wù)的主旨及具體作法及時與對方進

12、行溝通（電話或當面）準確表述意見及時反饋結(jié)果（如需繼續(xù)溝通采取同樣流程） 1、必須有明確的結(jié)果2、及時將事情的進展程度或結(jié)果反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)隨時辦公室、法務(wù)辦及相關(guān)部門8、負責總裁的日常采購和服務(wù)工作隨時檢查總裁日常用品使用情況如果發(fā)現(xiàn)用品剩余量不足及時申請請購或請領(lǐng)保證用品充足，質(zhì)量可靠不影響總裁的使用隨時招投標辦公室9、負責總裁辦公室的衛(wèi)生及辦公用品、家具的維護工作每天早晨對總裁辦公室進行仔細清掃對辦公用品、家具、花卉進行保養(yǎng)、維護，如發(fā)現(xiàn)需維修或更換的物品及時提出申請督促維修或更換的落實1、清潔干凈程度必須達到95以上2、辦公用品、家具、花卉正常使用率100當日辦公室、物業(yè)保潔部10、負責

13、總裁日常費用報銷和請款收集整理需報銷票據(jù)分類填報銷單副總裁審批總裁審批財務(wù)付款1、全面審查票據(jù)是否符合要求2、按財務(wù)報銷制度辦理當日財務(wù)中心副總裁秘書崗位責、權(quán)、利崗位要求： 21-30歲，大學本科以上學歷，三年以上工作經(jīng)歷，組織協(xié)調(diào)能力強，文字表達能力強，綜合素質(zhì)高，品行端正，形象良好，熟練操作辦公軟件，責任心強，遵守組織紀律。崗位描述： 1、 嚴格遵守和執(zhí)行集團公司的各項規(guī)章制度及下發(fā)的各種文件。 2、 接聽來訪電話并詳細記錄內(nèi)容，及時傳達到位，尤其是關(guān)于投訴的電話。 3、 接待來訪客人，合理安排會談時間及會談地點，需特殊布置應(yīng)提前準備。 4、 負責集團公司副總裁辦公會的組織安排、會議紀要

14、的整理打印及會議內(nèi)容完成情況的反饋。 5、 負責集團公司有關(guān)文件的打印及發(fā)放。 6、 負責集團公司小會議室的管理。 7、 負責本辦公室的衛(wèi)生，物品的領(lǐng)用及辦公設(shè)施的維護。 8、 負責集團公司副總裁的日常采購和服務(wù)。 9、 負責集團公司副總裁報銷和請款。 10、負責集團公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室的環(huán)境衛(wèi)生管理及辦公家具的維護。 11、負責集團公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的工作?？荚u、監(jiān)督人：集團副總裁崗 位 職 責工 作 流 程完 成 標 準完成時限相關(guān)部門1、接聽電話來訪，傳達到位，尤其是關(guān)于投訴電話接聽電話先要說“您好，福佳集團”問清楚對方來電目的詳細記錄（事情的內(nèi)容、對方聯(lián)系人和聯(lián)系方式）匯報上級領(lǐng)導(dǎo)（如需回復(fù)）

15、及時回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見 1、態(tài)度要禮貌，用詞得當，說普通話2、不隨便透露公司的事情3、對需做出回復(fù)的要及時回復(fù)領(lǐng)導(dǎo)的明確意見當日2、接待并安排好來訪客人，合理安排會談時間及會談地點1、對提前預(yù)約的客人：提前準備出會議室（需特殊布置的提前準備就緒）將客人請到指定的會議室就坐通知副總裁2、對臨時來訪的客人：準備出洽談所需的會議室通知副總裁 1、確保來訪客人有洽談所需的會議場地2、為客人提供滿意的服務(wù)隨時辦公室3、負責集團公司副總裁辦公會的組織安排及會議紀要的整理打印提前準備會議室及總裁、副總裁開會所需資料做好會議記錄會后及時整理會議紀要參會副總裁審查總裁審批合格后轉(zhuǎn)辦公室下發(fā)各相關(guān)部門1、會議紀要

16、內(nèi)容全面、完整、準確，沒有缺項、漏項2、整理要及時當日辦公室4、負責集團有關(guān)文件的打印及發(fā)放仔細閱讀文件的內(nèi)容及批示按內(nèi)容及批示整理成文請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱修改后正式發(fā)放文件接收人簽字1、文件打印準確，語言流暢2、排版符合格式要求 3、準確發(fā)放給文件接收人隨時辦公室5、負責集團小會議室的管理接到借用小會議室的預(yù)約整理會議室衛(wèi)生將相關(guān)安排通知會議室使用人使用完畢隨時清掃1、使用安排不能有沖突 2、清掃要及時隨時辦公室、物業(yè)保潔部6、負責本辦公室的設(shè)施維護發(fā)現(xiàn)問題及時解決或與招投標辦公室、辦公室、電腦部等相關(guān)部門聯(lián)系解決1、及時發(fā)現(xiàn)設(shè)施運轉(zhuǎn)異常情況2、盡可能避免更大的損失隨時辦公室、物業(yè)保潔部7、負責公司副總裁的日常采購及時查看用品使用情況及時組織購買不能出現(xiàn)用品缺少的情況隨時招投標辦公室8、負責公司副總裁及本辦公室的衛(wèi)生每天早晨對副總裁辦公室及本辦公室進行仔細清掃對辦公用品、家具進行保養(yǎng)、維護，如發(fā)現(xiàn)需維修或更換的物品及時提出申請督促維修或更換的落實1、清潔干凈程度必須達到95以上2、辦公用品、家具正常使用率100當日辦公室、物業(yè)保潔部9、負責所轄部門(公司)上報文件和請款審核流程審核各部門上報的文件和請款單（對有問題報件和請款單問清楚原因，問題嚴重的讓上報部門規(guī)范后上報）將上報文件