現(xiàn)代民營(yíng)企業(yè)秘書工作情況的調(diào)查畢業(yè)論文

1、現(xiàn)代民營(yíng)企業(yè)秘書工作情況的調(diào)查 摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)分工的不斷細(xì)化，對(duì)秘書工作的要求也不斷地提高。其中包括對(duì)秘書工作技能的硬件要求和軟件要求，具體要求包括會(huì)電腦操作，會(huì)使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，能夠處理好人際關(guān)系，做好待人接物工作等。本文通過部分民營(yíng)企業(yè)秘書工作情況的調(diào)查，從而對(duì)學(xué)校秘書專業(yè)的課程改革、技能培養(yǎng)、實(shí)踐教學(xué)等方面提出建議。關(guān)鍵詞：民營(yíng)企業(yè)；秘書；技能；課程；意見引 言隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的繁榮，對(duì)外貿(mào)易的往來，各種社會(huì)關(guān)系的多樣化、復(fù)雜化，對(duì)秘書工作人員的文化素養(yǎng)、社會(huì)交際、智謀、口才、寫作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也越來越高，對(duì)其工作技能也提出了更高的要求。了解和把握這些

2、變化和要求對(duì)秘書專業(yè)人員的培養(yǎng)是很重要的。12月8日至12月14日的一星期時(shí)間里，我們通過網(wǎng)絡(luò)向?yàn)I海大酒店的工程部秘書、羅納河酒業(yè)秘書、托馬斯國(guó)際廣告有限公司助理等50位秘書工作人員分發(fā)了調(diào)查問卷共50份，回收有效問卷47份。在此期間，我們還對(duì)溫州市武榮閥門有限公司秘書mary、托馬斯國(guó)際廣告有限公司助理seven，還有羅納河酒業(yè)秘書邵婉仙進(jìn)行了訪問，向他們具體了解現(xiàn)代企業(yè)秘書工作技能運(yùn)用情況，意在對(duì)學(xué)校秘書專業(yè)的課程改革、技能培養(yǎng)、實(shí)踐教學(xué)等方面提出參考意見。與此同時(shí)，我們查閱資料文獻(xiàn)、包括秘書學(xué)、秘書理論與實(shí)務(wù)和秘書技能等，就秘書工作的發(fā)展歷史作了詳細(xì)的了解。一、當(dāng)前企業(yè)秘書的基本情況（一

3、）企業(yè)秘書的專業(yè)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)21世紀(jì)是信息時(shí)代、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，社會(huì)需要具有綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才。選專業(yè)、學(xué)習(xí)專業(yè)，目的都是為了自己以后能夠做自己適合的職業(yè)。那么從事秘書工作的人，是否都是比業(yè)于文秘專業(yè)呢？為此，我們對(duì)包括濱海大酒店的工程部秘書、羅納河酒業(yè)秘書、托馬斯國(guó)際廣告有限公司助理在內(nèi)的47位企業(yè)的秘書工作人員進(jìn)行了問卷調(diào)查，結(jié)論如圖3-4-5-1所示。從圖3-4-5-1中我們可以看出，從事文秘工作的人并非都是文秘專業(yè)的畢業(yè)生，更多的反而是非文秘專業(yè)的學(xué)生。由此得出，我們文秘專業(yè)的畢業(yè)生在從事文秘工作并沒有明顯的優(yōu)勢(shì)，原因值得我們思考研究。另外一方面是學(xué)歷問題。現(xiàn)如今很多企業(yè)招聘人員，首先

4、就是看他的學(xué)歷，如果學(xué)歷不能達(dá)到公司的要求，那么很抱歉，你沒有機(jī)會(huì)進(jìn)入我公司。那對(duì)于文秘工作來說，各企業(yè)會(huì)有一個(gè)怎么樣的學(xué)歷要求呢？在我們調(diào)查的47人中，從事文秘工作的有53.19%是大專學(xué)歷，38.3%是高中及以下學(xué)歷，另外本科和研究生學(xué)歷各占4.26%。由此看出，企業(yè)對(duì)秘書工作者的學(xué)歷普遍要求是大專學(xué)歷，這對(duì)我們高職院校文秘專業(yè)的學(xué)生來說是一個(gè)很好的消息，說明目前來說，文秘專業(yè)的畢業(yè)生找對(duì)口專業(yè)的工作機(jī)會(huì)還是很大的。不過從另一方面來講，學(xué)校也肩負(fù)了更大的壓力，需要培育出適合企業(yè)需求的人才。（二）專業(yè)技能使用情況秘書工作對(duì)技能要求相對(duì)于其他工作而言是比較高的，也許有人會(huì)說，秘書相當(dāng)于打雜的，

5、哪需要什么技能呀？這種理解是錯(cuò)誤的。正因?yàn)槊貢ぷ鞫喽s，所以他需要全方面的知識(shí)和技能。從企業(yè)角度出發(fā)，它需要秘書既能撰寫文稿，又能處理文書、檔案，既會(huì)使用電腦，又懂得外語(yǔ)，既是能管好內(nèi)部事務(wù)，又善于公關(guān)、業(yè)務(wù)洽談，開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。也就是說，秘書人員要有“十八般武藝”。這樣，企業(yè)就能提高效率、節(jié)省開支。在這樣一個(gè)金融危機(jī)的大環(huán)境下，企業(yè)是非常喜歡全方面復(fù)合型人才的。我們走訪了溫州市武榮閥門有限公司、托馬斯國(guó)際廣告有限公司、羅納河酒業(yè)等企業(yè)，對(duì)是秘書專業(yè)畢業(yè)的秘書工作人員進(jìn)行了訪問。從他們那里得知，電腦操作和辦公設(shè)備使用，是最常用的技能。在應(yīng)用文寫作方面，他們表示，民營(yíng)企業(yè)沒有多少文件、文稿要寫，

6、也沒有多少文字需要處理，會(huì)議服務(wù)也很少。不過要經(jīng)常擬寫業(yè)務(wù)往來方面的函電、傳真，起草經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議，還要接待客商，參與業(yè)務(wù)洽談，以及廣告宣傳等。由此看出，民營(yíng)企業(yè)秘書的工作實(shí)務(wù)性很強(qiáng)。但是偏偏學(xué)校里老師抓的是公文寫作，報(bào)告、請(qǐng)示、函、批復(fù)等，很少接觸合同擬定，招標(biāo)文件擬寫等，所以學(xué)校在寫作這個(gè)大方向上的課程要好好地考慮一下。二、在校專業(yè)學(xué)習(xí)對(duì)實(shí)際工作的作用（一）文化基礎(chǔ)課和專業(yè)必修課對(duì)工作的影響文化基礎(chǔ)課是專業(yè)必修課的基礎(chǔ)，隨著當(dāng)今社會(huì)對(duì)人才“寬口徑、厚基礎(chǔ)、復(fù)合型”的要求，在學(xué)生的培養(yǎng)計(jì)劃中，基礎(chǔ)課程學(xué)時(shí)數(shù)占總學(xué)時(shí)數(shù)的比例大為提高。1.文化基礎(chǔ)課文化基礎(chǔ)課是最為基本的課程，從小學(xué)一直到我們學(xué)

7、習(xí)結(jié)束，貫穿整個(gè)學(xué)習(xí)生涯，包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、政治、體育、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)等等。在促進(jìn)專業(yè)發(fā)展的前提下，應(yīng)以”實(shí)用、夠用“為原則制訂教學(xué)計(jì)劃，幫助學(xué)生更好地學(xué)習(xí)。和已經(jīng)是文秘的學(xué)姐閑聊中得知，學(xué)習(xí)文化基礎(chǔ)課是非常重要的，比如說語(yǔ)文，語(yǔ)文是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，把語(yǔ)文學(xué)好了，自然提升了自身的內(nèi)涵、修養(yǎng)，提高了理解能力。其次是數(shù)學(xué)，理科好的人，思維一般都是很靈活的，能夠靈活處理發(fā)生一些突發(fā)事件。比如領(lǐng)導(dǎo)在和客戶進(jìn)行電話洽談，秘書工作者及時(shí)記錄電話號(hào)碼、公司地址及注意事項(xiàng)等，免去很多不必要的麻煩。2.專業(yè)必修課對(duì)從事秘書工作者對(duì)學(xué)校專業(yè)課程設(shè)置的意見和調(diào)查結(jié)果，如圖3-4-5-2所示。專業(yè)必修課對(duì)工作的幫助程度

8、的大小，要根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容而定。從調(diào)查的數(shù)據(jù)中我們可以看到，學(xué)校在專業(yè)課程設(shè)置方面應(yīng)該下苦功。有17.02%的人覺得學(xué)校的專業(yè)課與自己的專業(yè)根本就對(duì)不上號(hào)，這樣的問題學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)因引起重視。14.89%的人認(rèn)為專業(yè)課程對(duì)工作沒有幫助，看到這組數(shù)據(jù)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該好好研究下，為什么學(xué)校課程設(shè)置會(huì)對(duì)學(xué)生工作一點(diǎn)幫助也沒有，這個(gè)值得反思！59.57%的人認(rèn)為學(xué)專業(yè)課對(duì)工作是有點(diǎn)幫助的，不過僅僅是有點(diǎn)幫助而已，為什么是這個(gè)局面呢？只有23.04%的人認(rèn)為，所學(xué)專業(yè)課程對(duì)工作是有幫助的。作為一名秘書工作人員必須循序漸進(jìn)、不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)和深化知識(shí)，建立和完善應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)秘書工作日益

9、發(fā)展這一要求和需要。（二）實(shí)訓(xùn)環(huán)節(jié)對(duì)實(shí)際工作的作用實(shí)訓(xùn)是學(xué)校給學(xué)生提供的一個(gè)把理論應(yīng)用于實(shí)踐的平臺(tái)，讓學(xué)生了解自己的能力，有利于提高學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新精神，并通過解決在應(yīng)用過程中遇到的困難和問題來培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)變能力，為今后走上崗打下基礎(chǔ)。調(diào)查對(duì)象普遍認(rèn)為實(shí)訓(xùn)是很重要的，學(xué)?？梢匝娱L(zhǎng)實(shí)訓(xùn)時(shí)間，再多一點(diǎn)實(shí)踐操作及崗們實(shí)習(xí)。有40.42%的調(diào)查對(duì)象認(rèn)為實(shí)訓(xùn)周對(duì)實(shí)際工作是有一些幫助的，27.65%的人認(rèn)為實(shí)訓(xùn)周對(duì)日后工作有較大幫助，認(rèn)為沒有幫助的則占總?cè)藬?shù)的14.89%，說不清是否有幫助的也有17.02%。（三）職業(yè)資格證書對(duì)工作的幫助職業(yè)資格證書是表明勞動(dòng)者具有從事某一職業(yè)所必備的學(xué)識(shí)證明。它是勞

10、動(dòng)者求職、任職等的資格憑證，也是境外就業(yè)、對(duì)外勞務(wù)合作人員辦理技能水平公證的有效證件。通過對(duì)47位秘書工作人員的問卷調(diào)查得知，擁有浙江省中級(jí)秘書證的占總?cè)藬?shù)的23.40%，擁有浙江省高級(jí)秘書證的占總?cè)藬?shù)的19.15%，擁有國(guó)家職業(yè)資格五級(jí)證書的占總?cè)藬?shù)的4.26%，國(guó)家職業(yè)資格四組的占總?cè)藬?shù)的2.13%，國(guó)家職業(yè)資格三級(jí)的占總?cè)藬?shù)的6.38%，國(guó)家職業(yè)資格二級(jí)的占總?cè)藬?shù)14.89%，沒有秘書證的占總?cè)藬?shù)的53.19%。從調(diào)查結(jié)果中我們可以明顯看到，沒有秘書證書卻在從事秘書工作的人員占調(diào)查總?cè)藬?shù)的53.19%。雖然職業(yè)資格證書能夠證明你有從事某一職業(yè)的學(xué)識(shí)，不過現(xiàn)代企業(yè)更需要實(shí)際操作能力強(qiáng)的人才

11、，所以學(xué)校得重點(diǎn)培訓(xùn)學(xué)生實(shí)踐操作能力。三、現(xiàn)代企業(yè)對(duì)秘書的工作技能要求（一）對(duì)秘書工作的普遍要求隨著現(xiàn)代企化辦公設(shè)備代替以前的手工操作，企業(yè)對(duì)秘書的工作技能要求也發(fā)生了變化，最普遍的要求就是秘書工作者會(huì)電腦操作，會(huì)復(fù)印、傳真，會(huì)接發(fā)電子郵件，會(huì)查閱網(wǎng)上信息。現(xiàn)代企業(yè)秘書必須主動(dòng)去適應(yīng)、掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，提高實(shí)際應(yīng)用水平，做一名技術(shù)過硬的新時(shí)代企業(yè)秘書工作者。（二）對(duì)秘書工作的特殊要求秘書技能的特殊要求也可以稱之為對(duì)秘書工作人員提高自身知識(shí)內(nèi)涵、素質(zhì)修養(yǎng)的要求。秘書人員首先是加強(qiáng)有關(guān)國(guó)家法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，特別是與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，更要熟悉掌握，例如公司法、產(chǎn)品質(zhì)量法、合同法等。秘書

12、人員辦理任何事情，都要思維敏捷，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按照工作程序辦文、辦會(huì)、辦事，特別要注重時(shí)效。要搶時(shí)間、趕速度，爭(zhēng)取最快的速度和最好的質(zhì)量辦好每一件事。此外，秘書還應(yīng)重視第一印象，學(xué)會(huì)傾聽他人的談話，學(xué)會(huì)向他人表達(dá)發(fā)自內(nèi)心的贊美，學(xué)會(huì)保持自然、輕松和愉悅的表情，學(xué)會(huì)用樸實(shí)、親切和準(zhǔn)確的言語(yǔ)表達(dá)思想，學(xué)會(huì)“罔談彼短，靡恃已長(zhǎng)”。四、對(duì)文秘專業(yè)課程設(shè)置的意見和建議現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)迅速發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)激烈、機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的時(shí)代，為了讓學(xué)生更好地掌握專業(yè)技能，畢業(yè)后能夠找到工作，很快地適應(yīng)崗痊，學(xué)校也是殫精竭慮地思考課程的具體設(shè)備方案。但是，由于現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境經(jīng)常發(fā)生變化，所以課程設(shè)置總會(huì)存在一定的不足。對(duì)于這點(diǎn)我們

13、要認(rèn)識(shí)到。經(jīng)過對(duì)秘書人員的調(diào)查和訪問，我們對(duì)學(xué)生文秘專業(yè)的課程設(shè)置提出以下幾點(diǎn)建議：（一）應(yīng)重視企業(yè)應(yīng)用文的寫作訓(xùn)練在應(yīng)用文寫作方面，現(xiàn)代民營(yíng)企業(yè)要求秘書工作者擬寫招標(biāo)書、合同、協(xié)議，不再是傳統(tǒng)的公文寫作。所以，學(xué)院應(yīng)該結(jié)合實(shí)際，讓學(xué)生經(jīng)常擬寫應(yīng)用文，如合同、招標(biāo)書，等實(shí)用性應(yīng)用文，可以對(duì)工作有較大的幫助。（二）加強(qiáng)辦公設(shè)備的使用和維護(hù)方面的操作練習(xí)在辦公軟件使用方面，在學(xué)習(xí)“計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)”課程的基礎(chǔ)上，應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)各種常用辦公軟件的基本功能和使用方法，掌握常用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、文稿演示軟件、網(wǎng)頁(yè)制作軟作的基本功能和使用方法，讓學(xué)生熟練操作這些辦公軟件。在辦公設(shè)備使用與維護(hù)方面，學(xué)習(xí)常見辦公設(shè)備的

14、基本原理，掌握常見設(shè)備的操作方法，了解常見設(shè)備的安裝、保養(yǎng)及排除常見故障的方法，使學(xué)生在走上工作崗位后，能夠熟練操作。（三）進(jìn)一步加強(qiáng)法律和會(huì)計(jì)方面的課程待添加的隱藏文字內(nèi)容2學(xué)習(xí)法律、會(huì)計(jì)這兩門課程是相當(dāng)有必要的，特別是會(huì)計(jì)，在很多民營(yíng)企業(yè)中，秘書不是全職崗位，而是屬于兼職崗位，很多秘書兼任會(huì)計(jì)。所以，文秘專業(yè)的學(xué)生應(yīng)該學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)這門課，并且考取會(huì)計(jì)資格證。（四）開設(shè)形體、禮儀課程秘書在外代表了公司的形象，所以學(xué)院應(yīng)該開設(shè)形體課程。通過上形體課、禮儀課，提高學(xué)生的身體素質(zhì)，塑造優(yōu)美的身體形態(tài)和良好的坐、立、走姿態(tài)，讓學(xué)生看起來更有氣質(zhì)。（五）加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)實(shí)訓(xùn)課應(yīng)該走出學(xué)院。所以，學(xué)院應(yīng)該加大人力、

15、物力和財(cái)力，建立文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)基地。雖然這么做可能會(huì)有困難，但在學(xué)校里實(shí)訓(xùn)，才能更好地反映出學(xué)生掌握技能的不足。我院文秘專業(yè)的宗旨是要培養(yǎng)適合本地區(qū)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展需要，具有較強(qiáng)的公務(wù)文書寫作能力、熟練使用計(jì)算機(jī)和其他現(xiàn)代辦公設(shè)備能力，較強(qiáng)的公關(guān)協(xié)調(diào)和輔助管理能力，能夠在基層機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位從事文書、秘書工作及其他管理工作的復(fù)合型秘書人才。課程的設(shè)置離不開老師的努力，也離不開學(xué)生的支持。學(xué)院在進(jìn)行課程設(shè)置的時(shí)候應(yīng)該讓學(xué)生也參與進(jìn)來，讓學(xué)生談?wù)勛约旱那猩眢w會(huì)，如對(duì)課程設(shè)置的具體看法，設(shè)置中有哪些實(shí)質(zhì)性的建議等等。學(xué)生應(yīng)該與老師共同努力，研究出一套既能適應(yīng)環(huán)境變化，又能符合學(xué)院實(shí)際情況的課程設(shè)置方案，

16、讓以后的課程設(shè)置更加完善，更加符合時(shí)代的發(fā)展。結(jié) 語(yǔ)在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，要想做一個(gè)合格的具備各方面素質(zhì)的好秘書是很難的，要想使自己在這個(gè)職業(yè)中長(zhǎng)久地生存下去，最終實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，首先還是要從職業(yè)技能開始完善自己！俗話說的好：“只要工夫深，鐵杵磨成針”，所以我們必須堅(jiān)定信念，克服困難。記得魯迅先生曾說過一句話：“世上本來并沒有路，走的人多了，也便成了路”。在這里，我想套用一句作為結(jié)束：“塑造完美的個(gè)人職業(yè)形象是困難的，但只要下苦功（外練功夫，內(nèi)練筋骨），沒有什么是做不成的?！敝?謝：本論文是在我的指導(dǎo)老師沈潛副教授的關(guān)切關(guān)懷和悉心指導(dǎo)下完成的。他嚴(yán)肅的科學(xué)態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精、精益求精的工作作風(fēng)，深深地感染和激勵(lì)著我。從課題的選擇到項(xiàng)目的最終完成，沈老師都始終給予我細(xì)心的指導(dǎo)和不懈的支持。在此謹(jǐn)向沈老師致以誠(chéng)摯的謝意和崇高的敬意