工作分析之觀察法

1、版權(quán)所有 嚴(yán)禁翻印 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 提高 工作效率 本次跟蹤的主要對象：XXXXXX公司的中高層管理者公司的中高層管理者 跟蹤目的跟蹤目的 ：了解了解xxxxxx公司中高層管理人員在本崗公司中高層管理人員在本崗 位日常工作的情況，梳理出公司日常運(yùn)營管理中位日常工作的情況，梳理出公司日常運(yùn)營管理中 存在的問題點(diǎn)，讓管理人員了解和掌握工作職業(yè)存在的問題點(diǎn)，讓管理人員了解和掌握工作職業(yè) 化的工具和方法，為化的工具和方法，為“精益經(jīng)營精益經(jīng)營”之之“三大塊十三大塊十 大步大步”標(biāo)準(zhǔn)建立及實(shí)施做好前期基礎(chǔ)工作。標(biāo)準(zhǔn)建立及實(shí)施做好前期基礎(chǔ)工作。 通過此次跟蹤，華雋將

2、完成對通過此次跟蹤，華雋將完成對XXXXXX公司相關(guān)人員針對工作分析公司相關(guān)人員針對工作分析 所之觀察法需知識、工具表單轉(zhuǎn)移及技能提升所之觀察法需知識、工具表單轉(zhuǎn)移及技能提升 前 言 了解 工作內(nèi)容 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 3 跟蹤觀察項(xiàng)目實(shí)施流程 什么是觀察法 2 跟蹤前的準(zhǔn)備工作 3 跟蹤工作實(shí)施4 資料匯總分析階段 5 排演練習(xí) 6 工作分析概述 1 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 4 一、什么是工作分析一、什么是工作分析 通俗的理解，工作分析就是分工，要先在農(nóng)田里種莊稼，如 何選土壤、如何找種子、如何種耕、如何澆水、誰來做、多長

3、時(shí)間做一次、達(dá)到什么要求，在種植過程中，不但要分工明確 ，還要有一個量化的過程。只有這樣做，整個運(yùn)作與管理才會 更加清晰。 工作分析又稱職務(wù)分析，指全面了解獲取與工作有關(guān)的詳細(xì)信息的過程， 是對組織中某個特定職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范的描述和研究過程，即制定 職務(wù)的說明和職務(wù)規(guī)范的系統(tǒng)過程。 工作分析包括兩部分活動，一是對組織內(nèi)各職位所要從事的工作內(nèi)容和 承擔(dān)的工作職責(zé)進(jìn)行清晰的界定；二是確定個職位所要的任職資格，如學(xué)歷、 專業(yè)、年齡、技能、工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力以及工作態(tài)度等。工作分析的結(jié)果 一般體現(xiàn)為職位說明書。 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 5 二、工作分析在人力資源

4、管理中的位置二、工作分析在人力資源管理中的位置 人力資源規(guī)劃人力資源規(guī)劃 人員培訓(xùn)與發(fā)展人員培訓(xùn)與發(fā)展 人員選聘人員選聘 人員錄用人員錄用 薪酬與福利薪酬與福利 績效評估績效評估 工作分析工作分析 工作描述工作描述 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 2、觀察法：是一種傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法是一種傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法 3、問卷調(diào)查法：是工作分析中最常用的一是工作分析中最常用的一 種方法種方法 4、工作日志法：又稱工作寫實(shí)法，指任職者按時(shí)又稱工作寫實(shí)法，指任職者按時(shí) 間順序詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容與工作過程后分析間順序詳細(xì)記錄自己的工作內(nèi)容與工作過程后分析 三、工作分析的八種方法 1

5、、訪談法：又稱為面談法，是一種應(yīng)用最又稱為面談法，是一種應(yīng)用最 為廣泛的職務(wù)分析方法。為廣泛的職務(wù)分析方法。 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 6、任務(wù)調(diào)查法：通過發(fā)放任務(wù)調(diào)查表獲得的與通過發(fā)放任務(wù)調(diào)查表獲得的與 工作相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析的方法。工作相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析的方法。 7、關(guān)鍵事件法：關(guān)鍵事件是使工作成功或失敗的關(guān)鍵事件是使工作成功或失敗的 行為特征或事件，如成功與失敗、盈利或與虧損等行為特征或事件，如成功與失敗、盈利或與虧損等 8、工作實(shí)踐法：分析人員親自從事所要分析的分析人員親自從事所要分析的 工作，并根據(jù)其所掌握的第一手資料進(jìn)行分析工作，并根據(jù)其所

6、掌握的第一手資料進(jìn)行分析 三、工作分析的八種方法 5、資料分析法：為降低工作分析的成本，應(yīng)當(dāng)為降低工作分析的成本，應(yīng)當(dāng) 盡量利用原有資料，例如責(zé)任制人本等人事文件盡量利用原有資料，例如責(zé)任制人本等人事文件 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 8 四、工作分析的作用四、工作分析的作用 （1 1）人人有事做，事事有人做）人人有事做，事事有人做 在企業(yè)中，我們經(jīng)常會發(fā)出這樣的疑惑：為什么有人工作量很大，做也做不完?為什么 有人沒活干，整天喝茶看報(bào)紙?為什么有的員工不知道自己該干什么?這就導(dǎo)致了不少員工的心 理不平衡。 工作分析可以明晰各崗位的工作職責(zé)，將企業(yè)的各項(xiàng)工作內(nèi)容分配落實(shí)

7、到各相應(yīng)崗位上， 令各工作崗位都具備相應(yīng)的工作內(nèi)容，工作量亦得到合理的分配，把人的性格特征、個性優(yōu)勢 發(fā)揮到極致，每個人的價(jià)值做到最大化。 （2 2）責(zé)任到崗）責(zé)任到崗 很多時(shí)候，我們不僅困惑于工作量的分配，還會有這樣的困惑：為什么有些工作相互重 疊，有功勞大家爭?有責(zé)任沒人擔(dān)?為什么會有工作沒人去做，貽誤戰(zhàn)機(jī)?為什么掙錢的工作大 家都干，不掙錢的工作就沒人干? 工作分析能清晰的顯示哪項(xiàng)工作內(nèi)容為哪個崗位負(fù)責(zé)，即責(zé)任人是誰，由誰承擔(dān)，則一旦 該項(xiàng)工作內(nèi)容出現(xiàn)問題，則由該崗位從業(yè)人員承擔(dān)。 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 9 四、工作分析的作用四、工作分析的作用 （3 3

8、）權(quán)責(zé)匹配）權(quán)責(zé)匹配 很多企業(yè)的中層干部手上沒權(quán)，權(quán)利都在老板手上，招人沒有決定權(quán)、定薪酬沒有說話 權(quán)、考核也沒有獎懲權(quán)，這樣無權(quán)的中層干部是無法去管理手下員工的，就難以要求他去實(shí) 現(xiàn)相應(yīng)的職責(zé)。 權(quán)利太小，責(zé)任太大，這是很多民營企業(yè)的通病，作為企業(yè)老板要學(xué)會授權(quán)，學(xué)會用系 統(tǒng)去管理。只有將繁雜的事務(wù)剝離，企業(yè)老板才有精力去思考戰(zhàn)略、去規(guī)劃未來。 一家企業(yè)中，老板永遠(yuǎn)是向前看的，中層是執(zhí)行和著眼現(xiàn)在的。老板永遠(yuǎn)是向前看的，中層是執(zhí)行和著眼現(xiàn)在的。 （4 4）對崗不對人）對崗不對人 民營企業(yè)，在招聘時(shí)容易犯的一個毛病就是看到一個優(yōu)秀的人才，就想著根據(jù)他的情況 度身定制一個崗位，而不是根據(jù)崗位的需

9、求尋覓合適的人才。 人力資源管理的標(biāo)準(zhǔn)是，因崗定人，先設(shè)定崗位，再找到人因崗定人，先設(shè)定崗位，再找到人。所有的工作分析、薪酬 標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定都必須是基于崗位的，只能說根據(jù)這個人的能力素質(zhì)高低在現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)中選取高檔 標(biāo)準(zhǔn)或低檔標(biāo)準(zhǔn)，甚至做特區(qū)處理，而不能根據(jù)人來設(shè)定崗位。 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 10 跟蹤觀察項(xiàng)目實(shí)施流程 什么是觀察法 2 跟蹤前的準(zhǔn)備工作 3 跟蹤工作實(shí)施4 資料匯總分析階段 5 演練練習(xí) 6 工作分析概述 1 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 11 1、什么是觀察法、什么是觀察法 觀察法是一種傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法，指的是工作分析

10、人員直接觀察法是一種傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法，指的是工作分析人員直接 到工作現(xiàn)場，針對特定對象（一個或多個任職者）的作業(yè)活動進(jìn)到工作現(xiàn)場，針對特定對象（一個或多個任職者）的作業(yè)活動進(jìn) 行觀察，收集、記錄有關(guān)工作的內(nèi)容、工作間的相互關(guān)系、人與行觀察，收集、記錄有關(guān)工作的內(nèi)容、工作間的相互關(guān)系、人與 工作的關(guān)系以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖標(biāo)形式記工作的關(guān)系以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖標(biāo)形式記 錄下來，然后進(jìn)行分析與歸納總結(jié)的方法。錄下來，然后進(jìn)行分析與歸納總結(jié)的方法。 優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：操作較靈活、簡單易行；直觀、真實(shí)，能給崗位分析人員直接的感操作較靈活、簡單易行；直觀、真實(shí)，能給崗位分析

11、人員直接的感 受，因而所獲得的信息資料也較準(zhǔn)確；可以了解廣泛的信息，如工作活動內(nèi)容、受，因而所獲得的信息資料也較準(zhǔn)確；可以了解廣泛的信息，如工作活動內(nèi)容、 工作中的正式行為和非正式行為，工作人員的士氣等。工作中的正式行為和非正式行為，工作人員的士氣等。 缺點(diǎn)：缺點(diǎn)：適用范圍較小。耗時(shí)長，容易對員工工作產(chǎn)生干擾。適用范圍較小。耗時(shí)長，容易對員工工作產(chǎn)生干擾。 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 12 2、觀察法的作用、觀察法的作用 觀察是及時(shí)獲取反饋信息、驗(yàn)證假說的必要手段。觀察是及時(shí)獲取反饋信息、驗(yàn)證假說的必要手段。 借助觀察法能及時(shí)了行為變化情況，能及時(shí)地獲得借助觀察法能

12、及時(shí)了行為變化情況，能及時(shí)地獲得 管理人員工作情況，所以，善于運(yùn)用觀察法是保證管理人員工作情況，所以，善于運(yùn)用觀察法是保證 工作高效所必不可少的工作高效所必不可少的。 首先首先 科學(xué)的觀察是獲得并積累感性材料的重要渠道科學(xué)的觀察是獲得并積累感性材料的重要渠道 。觀察所直接獲得的第一手材料，是理性方法所賴。觀察所直接獲得的第一手材料，是理性方法所賴 以進(jìn)行的基礎(chǔ)與依據(jù)以進(jìn)行的基礎(chǔ)與依據(jù)。 其次其次 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 13 3、觀察者的角色、觀察者的角色 在觀察活動中，根據(jù)是否透露身份和參與程度，觀察者扮演著四種不同類型 的角色，即完全參與者、觀察的參與者、參

13、與觀察者和完全觀察者。完全參與者、觀察的參與者、參與觀察者和完全觀察者。 （1 1）完全參與者）完全參與者 指觀察者不向被觀察者透露自己是研究者的身份，卻積極參與觀察對象活 動并進(jìn)行觀察的觀察者。 （2 2）參與觀察者）參與觀察者 指觀察者向被觀察者透露自己的身份，并與被觀察者共同參與活動全過程， 在互相交往活動中進(jìn)行觀察的觀察者。 （3 3）觀察的參與者）觀察的參與者 指觀察者向被觀察者透露自己是研究者的身份，并通過參加活動過程進(jìn)行 觀察的觀察者。 （4 4）完全觀察者）完全觀察者 指觀察者與被觀察者無關(guān)，對被觀察者的行為與事件的發(fā)展不施加任何影 響，也不參與任何活動。 吳國勇士吳國勇士 精

14、益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 14 跟蹤觀察項(xiàng)目實(shí)施流程 什么是觀察法 2 跟蹤前的準(zhǔn)備工作 3 跟蹤工作實(shí)施4 資料匯總分析階段 5 演練練習(xí) 6 工作分析概述 1 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 15 1、制定跟蹤計(jì)劃、制定跟蹤計(jì)劃 示例示例 （1）跟蹤前與）跟蹤前與XXX公司的確定被跟蹤對象，同時(shí)在不影響公司的確定被跟蹤對象，同時(shí)在不影響XXX公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)公司日常運(yùn)轉(zhuǎn) 的情況下，根據(jù)人員在崗及工作性質(zhì)情況進(jìn)行初步確定一周跟蹤計(jì)劃；的情況下，根據(jù)人員在崗及工作性質(zhì)情況進(jìn)行初步確定一周跟蹤計(jì)劃； （2）制定跟蹤計(jì)劃時(shí)要留有調(diào)整的空間，隨著跟蹤計(jì)劃的推進(jìn)根據(jù)需要可

15、適當(dāng)）制定跟蹤計(jì)劃時(shí)要留有調(diào)整的空間，隨著跟蹤計(jì)劃的推進(jìn)根據(jù)需要可適當(dāng) 進(jìn)行調(diào)整進(jìn)行調(diào)整 （3）跟蹤前一天雙方需再次確認(rèn)跟蹤人員在崗信息是否準(zhǔn)確，以及被跟蹤人）跟蹤前一天雙方需再次確認(rèn)跟蹤人員在崗信息是否準(zhǔn)確，以及被跟蹤人 所在的位置所在的位置 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 16 2、跟蹤記錄表的準(zhǔn)備、跟蹤記錄表的準(zhǔn)備 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 17 3、跟蹤實(shí)施前的培訓(xùn)工作、跟蹤實(shí)施前的培訓(xùn)工作 （1 1）跟蹤流程培訓(xùn)）跟蹤流程培訓(xùn) 明確被跟蹤人 明確碰頭時(shí)間、地點(diǎn) 知曉被跟蹤人一天的大致工作內(nèi) 容（是否外出） 取得聯(lián)系方式 休息和午餐

16、的安排 示例示例 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 18 （2）跟蹤要求）跟蹤要求 第一第一 記錄要詳細(xì)記錄要詳細(xì) 打電話要記錄聽到的內(nèi)容，例如打電話溝通XXXX事，用時(shí)多長時(shí)間； 對被跟蹤人的工作要詳細(xì)記錄，不放過細(xì)節(jié)，客觀記錄，只描述事實(shí)，過程中如發(fā)現(xiàn) 某些問題，也可及時(shí)記錄下來（如果能明確知道被跟蹤人在某時(shí)間段做什么事情，記錄 時(shí)先記錄總的工作，然后將做整體工作下面的各細(xì)節(jié)工作逐一進(jìn)行記錄），比如： 工作內(nèi)容工作內(nèi)容時(shí)間段時(shí)間段發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)現(xiàn)的問題 一、上班前準(zhǔn)備8:30-9:00 1、取清潔衛(wèi)生工具8:30-8:32 2、打掃地面衛(wèi)生8:32-8:40 3、整理辦

17、公桌衛(wèi)生8:40-8:50 4、整理相關(guān)文件8:50-8:55 5、請領(lǐng)導(dǎo)檢查衛(wèi)生8:55-9:00 對工作內(nèi)容的分析可以總結(jié)時(shí)再填寫，保證跟蹤時(shí)記錄內(nèi)容的及時(shí)性； 時(shí)間節(jié)點(diǎn)要填寫準(zhǔn)確，同時(shí)計(jì)算出時(shí)間差，以便一目了然知道時(shí)長； 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 19 第二第二 態(tài)度要認(rèn)真態(tài)度要認(rèn)真 緊緊 張：張： 時(shí)刻集中注意力，跟蹤過程中不得開小差；時(shí)刻集中注意力，跟蹤過程中不得開小差； 面面 善：善： 表情要隨和，有親切感；表情要隨和，有親切感； 職業(yè)化：職業(yè)化：言行舉止要嚴(yán)謹(jǐn)，站立、坐、走路等不能隨意；言行舉止要嚴(yán)謹(jǐn)，站立、坐、走路等不能隨意； 慎慎 言：言： 在跟

18、蹤過程中不要過多與被跟蹤人交流，在跟蹤過程中不要過多與被跟蹤人交流， 也不要因?yàn)檠哉Z而影響他人工作；也不要因?yàn)檠哉Z而影響他人工作； 及時(shí)性：及時(shí)性：按照不同的時(shí)間段及時(shí)記錄，不要延誤，按照不同的時(shí)間段及時(shí)記錄，不要延誤， 否則就造成相關(guān)內(nèi)容記錄失真。否則就造成相關(guān)內(nèi)容記錄失真。 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 20 跟蹤觀察項(xiàng)目實(shí)施流程 什么是觀察法 2 跟蹤前的準(zhǔn)備工作 3 跟蹤工作實(shí)施4 資料匯總分析階段 5 演練練習(xí) 6 工作分析概述 1 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 高層管理者中層管理者 一、確定跟蹤對象 對象：對象： 董事會、部門負(fù)責(zé)

19、人董事會、部門負(fù)責(zé)人 方式：方式： 觀察記錄觀察記錄 地點(diǎn)：地點(diǎn)： 公司總部公司總部 對象：對象： 各工廠負(fù)責(zé)人各工廠負(fù)責(zé)人 方式：方式： 觀察記錄觀察記錄+ +不定點(diǎn)訪談不定點(diǎn)訪談 地點(diǎn)地點(diǎn)： 一線生產(chǎn)現(xiàn)場一線生產(chǎn)現(xiàn)場 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 二、明確跟蹤流程 找對人 感謝被跟蹤對象并到 指定辦公地點(diǎn)集合 被跟蹤人下班 說明情況 不在約定地點(diǎn) 在約定地點(diǎn) 電話聯(lián)系 開始跟蹤記錄 到指定跟蹤時(shí)間 回公司將跟蹤資 料形成電子稿 開早會 當(dāng)日跟蹤 工作總結(jié) 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 23 不得遲到，跟蹤人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到崗，不能讓被跟蹤

20、人等候耽誤時(shí)間 強(qiáng)調(diào)跟蹤分工及跟蹤紀(jì)律情況； 結(jié)束時(shí)告知小組長并到集合地點(diǎn) 第一步：第一步： 開早會開早會 跟蹤觀察過程中，對被跟蹤人工作有把握的進(jìn)行記錄，沒有把握的應(yīng)詢問后在記 錄，確保實(shí)事求是；同時(shí)在跟蹤過程中不要過多與被跟蹤人交流，也不要因?yàn)楦櫠?影響他人工作； 對被跟蹤人提出的問題不做回答，不能以主觀意識發(fā)表個人看法或觀點(diǎn)； 跟蹤人如有緊急事情處理或去衛(wèi)生間，需向被跟蹤人說明情況； 不允許跟蹤人將跟蹤記錄出示給被跟蹤人查看； 第二步：第二步： 開始跟蹤開始跟蹤 第三步：第三步： 跟蹤結(jié)束跟蹤結(jié)束 跟蹤工作結(jié)束后，由小組長組織跟蹤人員進(jìn)行工作總結(jié)并 做好與企業(yè)方及時(shí)溝通聯(lián)系，將次日跟蹤

21、計(jì)劃安排落實(shí)好； 吳國勇士吳國勇士 精益經(jīng)營？我看行！精益經(jīng)營？我看行！ 24 第三步：第三步： 跟蹤結(jié)束跟蹤結(jié)束 由組長組織帶領(lǐng)大家進(jìn)行全天跟蹤工作的總結(jié)，主要包括以下幾個方面： 1、遇到困難或突發(fā)事情； 2、對跟蹤工作有更好的方式方法； 3、簡述每個被跟蹤人的特點(diǎn)及跟蹤細(xì)節(jié)要點(diǎn)分享； 4、有必要的情況下將一天的跟蹤情況向?qū)Ψ截?fù)責(zé)人進(jìn)行簡要總結(jié)（視情況而定） 第四步：第四步： 總結(jié)會議總結(jié)會議 第五步：第五步： 形成文檔并初步分析形成文檔并初步分析 跟蹤工作結(jié)束后，由小組長組織跟蹤人員進(jìn)行工作總結(jié)并 做好與企業(yè)方及時(shí)溝通聯(lián)系，將次日跟蹤計(jì)劃安排落實(shí)好； 1、將手寫的文字按照固定的模板進(jìn)行形成電子稿； 2、將