電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制若干問題探析

1、電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制若干問題探析一、強(qiáng)化電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制勢在必行1、計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人 員組成， 轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、 會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。 會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù)，還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其 他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動。2、電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式在電算化會計系統(tǒng)中，原先的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易 發(fā)生時

2、，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機(jī)，并由計算機(jī)自動記錄，原先 使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要 的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成了。原來書面形式的各類文件、現(xiàn) 在儲存在磁性介質(zhì)上，因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有 著很大的不同，控制的重點(diǎn)由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)控制為主，控制的程序也應(yīng)當(dāng) 與計算機(jī)處理程序相一致。3、計算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度隨著計算機(jī)使用范圍的擴(kuò)大，利用計算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容 易被篡改，未經(jīng)

3、授權(quán)的人員有可能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀 企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控 制不僅難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制的計算機(jī)技術(shù)手段。二、電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制要體現(xiàn)在工作的全過程1、系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制 計算機(jī)會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研 究、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評估等工作，開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實(shí)施等工作， 以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求、系統(tǒng)更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。 系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。 授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。認(rèn)可和授權(quán)，計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)項目

4、一般投資金額都比較大， 對企業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一 發(fā)動全身的重大舉措，因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。 符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開發(fā)還是購買 商品化軟件，都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能 模塊的設(shè)計等等。 人員培訓(xùn)。計算機(jī)會計系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提 高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要 求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)

5、機(jī)會和時間，在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅應(yīng) 包括系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括對運(yùn)行流程，內(nèi)部控制等多方面的培訓(xùn)。 系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。新的計算機(jī)會計系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機(jī) 會計系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好 各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換購買自行開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)后，應(yīng)運(yùn)行一段時間，以便檢 驗新的計算機(jī)會計系統(tǒng)。運(yùn)行的時間一般至少為三個月。 程序修改控制。 企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化， 可能導(dǎo)致使用中的軟件進(jìn)行修改， 對會計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要 的控制，計算機(jī)會計系統(tǒng)的

6、操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng) 該打印后存檔。2、管理控制 管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強(qiáng)和完善對計算機(jī)會 計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上 機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。企業(yè)實(shí)現(xiàn)了會計電算化后，應(yīng)對原有的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以 適應(yīng)計算機(jī)會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)劃分，也可以按會計崗位和工 作職責(zé)劃分崗位。組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實(shí)際規(guī)模和企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)，并且應(yīng)按 精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分配。 職責(zé)劃分。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點(diǎn)就在于不相容

7、職務(wù)的分離，計算機(jī)會計系統(tǒng)與手工會 計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到 底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔(dān)。企業(yè)為防止舞弊或欺詐。應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃 分原則的內(nèi)部控制制度，同時，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。 上機(jī)管理。企業(yè)用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的計算機(jī)應(yīng)盡可能是專用的，企業(yè)應(yīng)對計算機(jī)的 使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情。 檔案管理。計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度， 加強(qiáng)檔案管理。 設(shè)備管理。對于用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度 以保證設(shè)備的完好，保

8、證設(shè)備能夠正常運(yùn)行。硬件設(shè)備的管理包括對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的 溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員 進(jìn)入計算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。3、日?？刂?日?？刂剖侵钙髽I(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行過程中的經(jīng)常性控制。日?？刂瓢?括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù) 儲存控制等。 業(yè)務(wù)發(fā)生控制。業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱 ”程序檢查”，主要目的是采用相應(yīng)的控制程序，甄 別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。 數(shù)據(jù)輸入控制。由于計算機(jī)處理數(shù)據(jù)的能力很強(qiáng)，處理速度非?？欤绻斎氲臄?shù)據(jù) 不準(zhǔn)確，處理結(jié)果

9、就會出現(xiàn)差錯，在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù)，一旦輸入 計算機(jī)就可能導(dǎo)致錯誤的擴(kuò)大化，影響整個計算機(jī)會計系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此，企業(yè)應(yīng)該建 立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。 數(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄 密等事故的發(fā)生而采取的內(nèi)部控制措施。企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程 中的準(zhǔn)確、安全，可靠。 數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性 進(jìn)行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。 數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控 制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)（上接第 90 頁）據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要， 數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定，要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。 數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。為了確保計算