成文信息控制程序

1、精品好資料學習推薦成文信息控制程序（ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018）1目的1.1制定本程序的目的是規(guī)定質(zhì)量管理體系所要求成文作息的控制準則，以確保在需要的場合和時機，均可獲文件的有效版本，防止誤用（如使用作廢文件）；予以妥善保護（如防止泄密、不當使用或缺失）。2適用范圍2.1適用于本公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系要求的成文信息的控制。適用于本公司“工廠質(zhì)量保證能力要求（CCC）”，中規(guī)定的成文信息的控制。3術語3.1成文作息：公司需要控制和保持的信息及其載體。（成文信息可以任何格式和載體存在，并可來自任何來源。3.2文件：信息及其載體。（示例：記錄、規(guī)范、程

2、序文件、圖樣、報告、標準）載體可以是紙張、磁性的、電予的、光學的計算機盤片，照片或標準樣品，或它們的組合。3.3一級文件：質(zhì)量手冊；3.4二級文件：程序文件；例如：成文信息控制程序、內(nèi)部審核控制程序等；3.5三級文件：管理標準（制度、辦法）、技術標準（技術法規(guī)、標準）、工作標準（規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定、流程）3.6四及文件：質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系記錄3.7外來文件：公司應識別的與產(chǎn)品和質(zhì)量管理體系的策劃和運行有關的全部來自公司以外的文件（包括與產(chǎn)品有關的法律法規(guī)、顧客提供的圖樣，產(chǎn)品標準等）。3.8文件控制：文件控制是對指對文件的編制、評審、批準、標識、檢索、發(fā)放、使用、貯存、保護、更改和

3、再批準、作廢、回收等全過程所用活動的管理工作。3.9版本：同一文件的不同文本，一般以文件更改或換版順序為不同版本的標志，首次批準發(fā)布的文件稱初版，更改或換版重新批準發(fā)布的稱第二版,隨后類推。公司規(guī)定以大寫英文字母A、B、C分別表示有版本控制文件的初版、第二版、第三版（用0、1、2、3、4、5代表修改次數(shù)，例如A、A1A5）。若修改超過第5次或修改內(nèi)容超過1/3需要更新版本。4職責4.1質(zhì)量部歸口負責一級文件的控制工作。4.2各部門內(nèi)審員和各部門主管領導負責本部門的二級文件的控制工作。4.3質(zhì)量部協(xié)助各部門對二級文件進行有效控制4.4研究院負責三、四級技術文件的控制。4.5各部負責本部門三、四級

4、文件的控制。5.培訓與資格5.1各部門資料管理人員應接受本程序的培訓,方可從事文件和資料的管理工作。6.工作程序6.1文件的編號和標識6.1.1為了確保文件標識清晰且具有唯一性,各類文件按以下規(guī)則編號:6.1.1.1 一級文件和二級文件統(tǒng)一采用以下編號： Q / ZT 發(fā)布年號（如：2017） 順序號（001、002依次取號） 體系代碼（參照體系分類代碼表） 公司代碼（ZT） 企業(yè)標準代碼（Q）6.1.1.2三級文件編號的結構： ZT 發(fā)布年號（如：2015） 順序號（001、002依次取號） 體系代碼（參照體系分類代碼表） 部門代碼（參照部門代碼一覽表） 企業(yè)代碼（ZT）6.1.1.3 四級

5、文件編號的結構： A（B C D） 版本號 順序號 （001、002依次取號） 管理體系要求條款號 公司代碼（ZT）或部門代碼6.1.1.4外來文件編號：外來文件公司內(nèi)部不再另行編號，按外來文件原始編號執(zhí)行。6.1.1.5部門代碼一覽表序號部門名稱部門簡稱部門代碼1DXC高科特種車輛有限公司DXC高科ZT2人事行政部人力HR3財務部財務CW4物業(yè)管理部物業(yè)WY5質(zhì)量部技質(zhì)JZ6采購部采購CG7研究院研發(fā)YF8物業(yè)管理部物業(yè)WY9營銷中心營銷YX10制造部制造ZZ11客服中心客服KF6.1.1.6體系分類代碼表體系名稱代碼體系名稱代碼質(zhì)量管理01行政管理09職業(yè)健康/安全/環(huán)境02生產(chǎn)管理10信

6、息管理03戰(zhàn)略管理11研發(fā)管理04人力資源12設備能源05營銷管理13組織運營06工藝管理14財務管理07工會管理15采購管理08物流管理166.2文件的制訂：6.2.1一級文件由質(zhì)量部工程負責編制，質(zhì)量部經(jīng)理負責審核，總經(jīng)理批準。6.2.2二級文件由各部門內(nèi)審員負責編制，部門領導負責審核，主管副總批準。6.2.3三四級文件由各部門負責人負責編制，部門領導責審批。特殊要求時主管副總批準。6.3文件修改：6.3.1一級文件的的更改由相關負責人提出申請，填寫文件更改申批表，質(zhì)量部領導審核，副總經(jīng)理批準，質(zhì)量工程師統(tǒng)一進行更改。6.3.2二級文件的更改由相關負責人提出申請，填寫文件更改申批表，主控部

7、門領導審核，主控部門內(nèi)審員負責更改。6.3.3三級、四級文件更改，由相關負責人提出申請，填寫文件更改申批表，主管部門領導審枇，由相關負責人進行修改，必要時請主管副總經(jīng)理批準。原則上由該文件的原制定部門更改。6.3.4三級、四級技術文件（包括設計文件）是與產(chǎn)品質(zhì)量有關的文件，直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量，相技術文件、圖紙的更改見技術文件及圖紙管理辦法。6.3.5修改后的文件需重新批準。6.3.6文件更改、換版后一周內(nèi),文件歸口管理部門的資料員須修訂文件、資料控制清單。6.4文件發(fā)放6.4.1經(jīng)批準通過的文件，由文件編制人員將文件的分發(fā)對象及份數(shù)通知部門資料員，由部門資料員統(tǒng)一進行發(fā)放，發(fā)放文件時對每份現(xiàn)

8、行有效文件須蓋紅色“受控”印章。同時填寫文件發(fā)放登記表。（“受控”章必須蓋紅色印章，以防止各部門隨意復制）6.4.2各部門應將本部門或公司其它部門所發(fā)的最新版本文件及時放置到對體系有效運行起重要作用的各個辦公場所，并根據(jù)最新版本的文件對部門人員進行宣導。6.4.3修訂文件發(fā)行時，部門資料員回收舊版文件,同時更新文件發(fā)放登記表，確認正常回收舊版文件。（修改發(fā)放的文件也必須蓋紅色“受控”印章，以防止各部門隨意復制）6.4.5三級、四級技術文件（包括設計文件）是與產(chǎn)品質(zhì)量有關的文件，直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量，技術文件、圖紙的發(fā)放見技術文件及圖紙管理辦法。6.4.6各使用部門不得復印蓋有“受控”章的正式文

9、件。6.5文件清晰和易識別6.5.1文件的字跡和圖線應易與辨認并保持這種狀態(tài)。當文件污損不易辨認時，應及時予以調(diào)換，任何人不得在受控文件上亂涂亂畫或作任何標記。6.5.2記錄應內(nèi)容齊全、字跡清楚。凡欄目空白、填寫錯誤、涂改、簽名不全、未填年、月、日或字跡不清的都不符合要求。記錄不能隨意涂改，即使有筆誤需要更改時，也只能是劃改并加蓋責任者的印章，切勿涂改。6.6文件的補發(fā)6.6.1文件使用部門需補發(fā)文件時,由使用人員填寫文件、資料申請表經(jīng)部門領導批準后，向文件的歸口管理部門提出書面申請，經(jīng)文件管理部門領導批準后實施補發(fā)，必要時經(jīng)主管副總經(jīng)理批準。6.6.2文件的歸口管理部門接到申請后，按本程序6

10、.4的規(guī)定發(fā)放文件并做好記錄。6.6.3當文件以復印件形式分發(fā)時，復印件上須蓋紅色“受控”印章。6.7文件的保管6.7.1各部門的資料管理人員對自己管理的文件，制訂文件、資料控制清單或質(zhì)量記錄一覽表，然后按類別、編號及時間順序保存在文件專用柜、架中，做到層次分明、標志明顯、便于查找。6.8文件的歸檔：6.8.1執(zhí)行組織知識管理辦法。6.9文件的保存期限6.9.1對公司有長遠利用價值的為永久保存。6.9.2依據(jù)缺陷汽車產(chǎn)品召回管理條例第九條規(guī)定：生產(chǎn)者應當建立并保存汽車產(chǎn)品設計、制造、標識、檢驗等方面的信息記錄以及汽車產(chǎn)品初次銷售的車主信息記錄，保存期不得少于10年。我公司全面貫徹執(zhí)行此項規(guī)定。

11、6.9.3以上兩條規(guī)定以外的記錄，保存期限不得少于5年。6.11外來文件的控制6.11.1外來文件的證訂：公司設計、開發(fā)、制造、檢驗工作需要相關國家、部、行業(yè)標準時,把需求信息以郵件形式提報給研究院，由研究院填寫文件、資料申請報告報公司分管領導批準后征訂。6.11.2外來文件的審批和發(fā)布：研究院在收到外來文件后5個工作日內(nèi)，評審其充分與適宜性，一式二份填寫外來文件評審記錄表的評審欄后，報部領導審定。6.11.3研究院將“外來文件評審記錄表”一份自存，一份交公司檔案室。評審人員須在通過評審和審核的外來文件上蓋“設計文件會簽章”并簽名,通過評審和審核的文件經(jīng)總工程師簽發(fā)后交研究院資料員發(fā)布。6.1

12、1.4對于經(jīng)評審不合格的外來文件，評審人員填寫“外來文件評審記錄表”的評審內(nèi)容和結果欄并簽名后，將記錄表發(fā)給外來文件的供方；供方回復處理意見和結果后，原評審人員需進行再評審，如評審仍不合格則應提出處理意見報部領導審核后，作出相應處置。若再評審結果符合要求時，評審人員填寫指定欄后，報部領導審核并按本程序6.11.3的規(guī)定執(zhí)行。6.11.5外來文件的更新和更正：6.11.5.1研究院負責國家、部、行業(yè)標準的修訂跟蹤，及時更新公司現(xiàn)有標準。6.11.5.2外來工程標準/規(guī)范必須由研究院更正,更正、審批的要求同本程序6.11.2的規(guī)定。6.12失效和作廢文件的控制6.12.1文件經(jīng)更正或換版，歸口管理部門的資料員須及時填寫文件發(fā)放登記表并對失效或作廢文件蓋“作廢”印章并從發(fā)放或使用場所撤出失效和作廢文件,防止誤用。6.12.3為法律和/或積累知識的目的,需保存失效和作廢文件時,還需對失效或作廢文件蓋“留存”印章,與現(xiàn)行有效文件分離保存。6.13文件的處置：6.13.1執(zhí)