檔案管理流程、制度

1、檔案管理流程、制度加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。1、 適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。2、 術(shù)語(yǔ)和定義2.1檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳 等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2.2檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。3、 職責(zé)3.1人事行政部3.1.1 負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及

2、檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理和項(xiàng)目檔案管理。3.1.2 學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法令、政策、規(guī)定；3.1.3 建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3.1.4 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；3.1.5 負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。3.1.6 編制檢索工具，編輯檔案參考資料，開發(fā)檔案信息資料，提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；3.1.7 負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。3.2各職能部門3.2.1負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、

3、保管、利用、歸檔；3.2.2負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知人事行政部；3.2.3向人事行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3.2.4財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；3.2.5運(yùn)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)管理質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄。3.3各部門經(jīng)理4.3.1 批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置。3.4人事行政部分管副總/常務(wù)副總4.4.1 負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。4、 工作程序4.1檔案資料的收集4.1.1各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集， 并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。4.1.2各部門文件資料原件需要保存的，各

4、部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目錄每季度向檔案室移交。4.2歸檔范圍及移交時(shí)間（見附表一）4.3檔案資料的標(biāo)識(shí)4.3.1人事行政部行政兼檔案管理員及各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。4.4檔案資料的日常管理：4.4.1文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。4.4.2文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件檔案柜中。4.4.3電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。4.5檔案室檔案借閱4.5.1借閱權(quán)限：填寫檔案借閱審批單辦理

5、借閱手續(xù)。a) 絕密類：絕密檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。b) 機(jī)密類：機(jī)密檔案需經(jīng)人事行政部分管領(lǐng)導(dǎo)及常務(wù)副總批準(zhǔn)。c) 普通類：普通檔案借閱屬于本部門的，由本部門經(jīng)理批準(zhǔn)；借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理批準(zhǔn)外，還需其他部門經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5.2借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4.5.3檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；4.5.4借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；4.5.5借檔人必須愛護(hù)檔案

6、，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；4.5.6外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并按檔案密級(jí)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能借閱， 但不能將檔案帶離檔案室；4.5.7外單位摘抄檔案的（絕密、機(jī)密不允許復(fù)印或摘抄），應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。4.6檔案銷毀4.6.1 對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。4.6.2 執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由人事行政部經(jīng)理和行政兼檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部

7、門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。5、 檔案管理細(xì)則5.1檔案資料的歸檔范圍5.1.1 公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；5.1.2 公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；5.1.3 本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；5.1.4 公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；5.1.5 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；5.1.6 反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；5.1.7 公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)

8、報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；5.1.8 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；5.1.9 本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；5.1.10本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；5.1.11本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；5.1.12公司項(xiàng)目建設(shè)全程檔案；5.1.13員工外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；5.1.14財(cái)務(wù)檔案資料；5.1.15各種實(shí)物檔案；5.1.16質(zhì)量管理體系相關(guān)文件資料;5.1.17其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。5.2

9、 檔案資料的歸檔要求5.2.1 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。5.2.2 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。所有文件均應(yīng)附底稿。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，檔案室以影印本歸檔。5.2.3 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。5.2.4 電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工

10、作。5.2.5 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。5.3 檔案資料的歸檔主體5.3.1 人事行政部負(fù)責(zé)公司服務(wù)器數(shù)據(jù)的備份和歸檔，指導(dǎo)公司其他部門的電子聲像的歸檔管理。5.3.2 各部門及高層管理人員負(fù)責(zé)各自日常工作中形成的檔案資料的歸檔和管理。5.3.3 運(yùn)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)公司重大活動(dòng)聲像檔案的制作，承辦部門負(fù)責(zé)聲像檔案的歸檔。5.3.4 承辦部門負(fù)責(zé)承辦工作或會(huì)議的材料、紀(jì)要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會(huì)議文件的收集歸檔。5.3.5 承辦部門負(fù)責(zé)搜集和匯總由多個(gè)部門參與的工作所形成的檔案資料。5.3.6 員工外出公務(wù)活動(dòng)的檔案資料歸檔

11、的主體為員工。5.3.7 其他檔案歸檔和保管主體參見“各部門檔案歸檔范圍和保管期限表”（附件一）。5.4 檔案資料的歸檔時(shí)間5.4.1 即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：a) 公司規(guī)定的密級(jí)文件；b) 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；e) 其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。5.4.2 定期歸檔a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交檔案室；b) 部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室；5.4.3 電子聲像檔案的歸檔a

12、) 重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。b) 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。c) 每年 3 月底前必須向檔案室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，人事行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。d) 每周備份公司 OA 系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。e) 每周備份個(gè)人電腦文件，每年歸檔一次。5.4.4 歸檔保存期限文件保存期限依下列規(guī)定辦理：a) 永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7） 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)、竣工資料；（9）其他經(jīng)核

13、定須永久保存的文書。b) 長(zhǎng)期保存（1550 年）：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存的文書。c) 短期保存（15 年以下）：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存的文書；（3）結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。d) 各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。5.5檔案交接5.5.1 部門內(nèi)檔案交接a) 員工工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”（附件三），由部門負(fù)責(zé)人指定的檔案接收人核實(shí)無誤后簽字，部門檔案管理人員（兼）見證。b) 部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫“檔案移交清單”，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后

14、簽字，公司檔案管理員見證。5.5.2 檔案移交公司的流程a) 經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單；b) 公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字， 雙方各保存一份；d) 檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。5.5.3 檔案交接審核要求審查卷次號(hào)、目次號(hào)是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號(hào)是否與清單相符：a) 正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補(bǔ)齊；b) 文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦；c) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)

15、立即退回經(jīng)辦部門。5.6檔案保管5.6.1 建檔立卷一、檔案分類a) 檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按項(xiàng)目或業(yè)務(wù)、部門分類。b) 檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多，二級(jí)分類不夠應(yīng)用時(shí)須在第二級(jí)之后增設(shè)第三級(jí)“小類”。c) 同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號(hào)， 以便查考。d) 每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“卷內(nèi)目錄表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。二、案件編號(hào)a) 檔案類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定

16、范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b) 各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多少，及增長(zhǎng)情形斟酌決定。c) 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號(hào)表”（待編），將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。d) 檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。e) 檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由人事行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。三、案卷編號(hào)a) 新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號(hào)。b) 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編

17、列。c) 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。d) 檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角； 左方裝訂者則填寫于右上角。e) 建立“歸檔案卷目錄”（附件五）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。5.6.2 檔案整理a) 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以件為單位，采用“包角法”整理，以便翻閱。b) 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。5.6.3 文件整理的原則a) 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則；b) 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢；c) 文

18、件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。5.6.4 檔卷清理a) 檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，在銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。b) 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記簿”附注在其保留文件上，并在附注上注明部分銷毀的日期。5.6.5 安全措施a) 科學(xué)選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔離，檔案室須安裝保險(xiǎn)鎖。b) 嚴(yán)禁在檔案室吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對(duì)室內(nèi)照明線

19、路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)搶修，防止短路引起火災(zāi)。c) 定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告， 對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救。d) 檔案人員外出時(shí)，注意鎖閉門窗，做好安全保密工作，非檔案室管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案室。e) 嚴(yán)格執(zhí)行保密管理制度所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。5.7檔案利用5.7.1 檔案開發(fā)a) 公司檔案管理員負(fù)責(zé)根據(jù)檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更新公司檔案目錄，同時(shí)在公司部門負(fù)責(zé)人及以上人員內(nèi)共享該目錄。b) 部門檔案管理人員負(fù)責(zé)編制部門檔案目錄，并每月更新和匯總到公司檔案管理員處，同時(shí)在部門內(nèi)部共享該目錄，5.7.2 調(diào)用審

20、批a) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)用檔案時(shí)，應(yīng)填寫“調(diào)用單”（附件七）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)、人事行政部批準(zhǔn)后向檔案員調(diào)閱。b) 檔案員審查“調(diào)用單”后，在檔案調(diào)閱登記簿上登記，并取出該項(xiàng)檔案，將檔案交與調(diào)卷人員。c) 在檔案室當(dāng)場(chǎng)調(diào)閱本部門檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。d) 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核對(duì)無誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿上予以核銷。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。5.7.3 調(diào)卷/借閱管理a) “調(diào)用單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形需延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序辦理續(xù)借手續(xù)。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸

21、檔合同。b) 調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如確有必要調(diào)整、變更部分內(nèi)容時(shí)，須闡明原因，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案員負(fù)責(zé)處理。c) 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)在前一調(diào)卷人歸還后，再調(diào)閱。如調(diào)卷人員未按時(shí)歸還，檔案管理員填寫“閱檔催還單”（附近六）催調(diào)卷人限期歸還。d) 調(diào)閱檔案須與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案卷，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。e) 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能將檔案原件帶離檔案室。外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章，嚴(yán)防公司商業(yè)機(jī)密外泄。f) 各部門可提前向人事行政部發(fā)出需借閱的文件資料清單等，按程序辦理借閱手續(xù)。5.7.4 檔案的銷毀a) 任何部門或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。b) 保存期滿或者在保存期內(nèi)無需繼續(xù)保存的檔