工會合同管理信息系統(tǒng)用戶操作使用手冊(簡化版)

1、工會合同管理信息系統(tǒng)操作使用手冊1、系統(tǒng)概述合同管理是企事業(yè)單位管理中合同信息流的完整流動過程， 當(dāng)一個合同管理信息流流動 完成后， 表示一個合同生命周期的完成。 本合同管理信息系統(tǒng)按照合同規(guī)范化管理的建設(shè)目 標(biāo)，將實現(xiàn)從合同的訂立、審批、履行、歸檔、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的自動化作業(yè)處理 和相關(guān)決策分析。2、用戶操作使用說明2.1 主界面主要功能說明2.1.1 登錄界面顯示用戶訪問“ ”網(wǎng)址，系統(tǒng)會自動跳轉(zhuǎn)至統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄界面，在用戶登錄區(qū)域輸入工資號和密碼點擊登錄后，系統(tǒng)會顯示合同管理信息系統(tǒng)界面。2.1.2 個人簽名功能系統(tǒng)中實現(xiàn)電子簽名的功能， 用戶登錄后在系統(tǒng)主界面點擊個人簽名按鈕

2、，彈出個人簽名管理界面， 默認(rèn)顯示上傳簽名界面， 可以使用筆在紙上寫好自己的手寫簽名，拍照后通過該功能上傳到系統(tǒng)。 當(dāng)人員參與了合同的審核過程， 在合同履行管理下載合同審核單后， 如 果參與審核的人員上傳了個人簽名， 合同審核單中對應(yīng)人員的簽名位置就會顯示人員上傳的 簽名。用戶登錄系統(tǒng)后， 可以在系統(tǒng)的主界面看到待辦事項信息， 可以直接點擊審核按鈕對合同進行審核。操作界面如下圖所示：22.2 合同訂立管理2.2.1 合同訂立申請 合同訂立申請是合同管理信息系統(tǒng)中最重要的模塊之一，主要功能有合同信息的增加、 修改、刪除，合同申請的送審，合同修改記錄的查看功能。合同訂立申請的系統(tǒng)界面如下圖所示：2

3、.2.1.1合同信息增加用戶通過此功能來完善合同的基本信息， 可以點擊列表中的 “增加 ”按鈕，完善后可以直 接在列表點擊送審，提交單位負(fù)責(zé)人進行審核。合同訂立信息必填項：合同名稱、合同分類、合同金額、承辦單位、承辦人、合同履行 期限開始時間、 合同履行期限結(jié)束時間、 甲方名稱、 甲方聯(lián)系人、 甲方聯(lián)系方式、 乙方名稱、 乙方聯(lián)系人、乙方聯(lián)系方式、統(tǒng)一社會信用代碼或納稅人識別號、 合同文本填寫上傳、 付款 信息。合同信息增加的參考系統(tǒng)界面如下圖所示：4該界面主要功能特點：該頁面中帶紅色“ * ”代表必填項。承辦單位和承辦人會根據(jù)當(dāng)前登陸人姓名和單位自動進行填充。上傳合同文本為必填項，上傳合同文

4、本時系統(tǒng)支持Word 、pdf，合同文本只允許上傳一個； 上傳其他附件為選填項， 可上傳除合同文本外其他需要送審的附件， 支持常見的圖片 文件、 office 文件、 pdf 文件中、 zip 壓縮包；未提交前的文件不支持在線預(yù)覽，上傳后的圖 片文件、 word 文件、 zip 壓縮包文件支持在線預(yù)覽， word 文檔系統(tǒng)會轉(zhuǎn)換成 PDF 進行預(yù)覽， 壓縮包支持提取其中的圖片和 PDF 文件進行預(yù)覽；所有的附件都支持下載和刪除功能；在 合同修改和審批過程中，可以對合同原件進行預(yù)覽和下載。2.2.1.2合同送審合同承辦人增加合同確認(rèn)信息無誤后可以點擊列表中的 “送審” 按鈕， 將合同提交至承 辦

5、單位負(fù)責(zé)人進行審核。點擊送審后，彈出送審界面，填寫送審備注，系統(tǒng)界面如下圖所示：52.2.2 我的待辦合同該系統(tǒng)界面主要顯示的是等待當(dāng)前登錄用戶簽收、 審核的合同數(shù)據(jù)。 相關(guān)審核人員可以 點擊合同列表中的 “審核” 按鈕，彈出合同審核界面， 然后可以點擊 “同意” 或者“不同意” 按鈕對合同進行審核。點擊 “同意 ”則跳轉(zhuǎn)至下一審核環(huán)節(jié)；點擊“不同意”則需要輸入審批 意見，確定提交后將返回至第一個合同承辦人節(jié)點， 由合同承辦人根據(jù)審批意見修改后重新 提交。系統(tǒng)界面如下圖所示：2.2.3 我的已辦合同該系統(tǒng)界面顯示的是當(dāng)前登錄用戶所有辦理過的合同， 用戶從 “我的待辦合同” 審批過 的合同會自動

6、顯示到 “我的已辦合同”中，該模塊主要有合同審核記錄查看、合同修改記錄 查看。該系統(tǒng)主要便捷操作功能：點擊“監(jiān)督 ”按鈕可以彈出流程的監(jiān)督查看界面，顯示合同的歷史審批信息、審批任 務(wù)的下一個辦理人、流程圖等信息；點擊“查看”按鈕，會顯示合同的修改記錄；系統(tǒng)界面如下圖所示：82.3 合同履行與變更2.3.1合同履行管理合同審批完成后， 合同承辦人會收到審批完成的提醒信息， 進入合同履行管理階段， 合同履行管理主要有如下功能：維護合同簽訂信息：點擊”按鈕后可以彈出合同訂立增加頁面，在該界面可以維護甲乙方合同的簽訂時間。生成合同審核單：點擊“”按鈕，會下載審批完成、由系統(tǒng)自動生成的附帶二維碼和合同編

7、號的合同審核單。其中合同審批過程中涉及的合同基本信息、相關(guān)審核人員的審核意見都會自動顯示出來，合同編號由系統(tǒng)自動生成。 生成的合同審核單最終以 PDF形式提供用戶下載。合同文本：點擊“按鈕，可以下載帶二維碼防偽標(biāo)記的合同文本。如果合同文本為 doc、docx，下載時會在頁眉處右側(cè)添加合同的二維碼和合同編號信息；如果是掃描版的 PDF 文件，則會在 PDF 文件尾頁追加新的一頁并在中間顯示合同二維和合同編號信息；反之則會在 PDF 文件的頁眉處顯示合同名稱和合同編號信息。附件下載：點擊“”按鈕，可下載合同的其他附件，如果只有一個附件，則直接下載該附件；如果有多個附件則系統(tǒng)壓縮為zip 文件提供下

8、載。系統(tǒng)界面如下圖所示：2.4 合同后續(xù)管理2.4.1合同檔案維護 合同檔案維護主要是對已經(jīng)驗收過的合同進行歸檔操作的執(zhí)行與管理， 添加完對應(yīng)的合 同檔案維護記錄之后，該合同的歸檔狀態(tài)就由“未歸檔”變?yōu)椤耙褮w檔”。合同檔案維護模塊默認(rèn)以合同歸檔記錄表格顯示， 點擊操作菜單中的 “切換視圖” 按鈕 可以切換至合同歸檔記錄的“父子表”界面。在合同檔案添加頁面，合同名稱，資料類型、附件（上傳簽字蓋章后的合同掃描件 ）為必填項，用戶可通過附件后面的“ +”、“ -”號按鈕進行附加的維護，這里的附件支持任何形 式的文件， 保存后用戶可以在子表中點擊 “附件” 列的查看按鈕在線預(yù)覽， 如果附件是圖片 或

9、PDF 格式，則支持在線預(yù)覽，如果附件是非圖片和 PDF 格式，則點擊查看按鈕就可以直 接下載保存到電腦。合同檔案管理為不可逆操作，已進行合同歸檔的合同不能取消歸檔。 合同檔案維護界面如下圖所示：102.5 合同統(tǒng)計分析合同統(tǒng)計分析是以統(tǒng)計圖表的形式對合同數(shù)量、金額、歸檔等情況進行統(tǒng)計。2.5.1 合同數(shù)量統(tǒng)計（ 1）合同數(shù)量統(tǒng)計界面主要從上至下主要分為三個區(qū)塊，區(qū)塊一主要顯示統(tǒng)計條件， 區(qū)塊二顯示統(tǒng)計圖表，區(qū)域三顯示統(tǒng)計的數(shù)據(jù)。（2）區(qū)域一中“篩選條件”分別有部門名稱、合同類型、合同狀態(tài)，合同分類、合同 金額、 申請時間，預(yù)計履行期限結(jié)束時間，根據(jù)這些篩選字段可以同時對統(tǒng)計圖表、統(tǒng)計表 格的

10、數(shù)據(jù)進行篩選。（3）區(qū)域一中的“分組條件”可以按照承辦單位進行分組。默認(rèn)是以承辦單位進行分 組統(tǒng)計，顯示每個承辦單位承辦的合同數(shù)量； 如果要統(tǒng)計歸口管理部門自己承辦的合同數(shù)量， 分組條件中選中歸口管理部門即可。合同統(tǒng)計分析界面如下圖所示：112.5.1 合同金額統(tǒng)計（ 1）合同金額統(tǒng)計界面主要從上至下主要分為三個區(qū)塊，區(qū)塊一主要顯示統(tǒng)計條件， 區(qū)塊二顯示統(tǒng)計圖表，區(qū)域三顯示統(tǒng)計的數(shù)據(jù)。（2）區(qū)域一中“篩選條件”分別有部門名稱、合同類型、合同狀態(tài)，合同分類、合同 金額、 申請時間，預(yù)計履行期限結(jié)束時間，根據(jù)這些篩選字段可以同時對統(tǒng)計圖表、統(tǒng)計表 格的數(shù)據(jù)進行篩選。（3）區(qū)域一中的“分組條件”可以

11、按照承辦單位進行分組。默認(rèn)是以承辦單位進行分 組統(tǒng)計，顯示每個承辦單位承辦的合同金額； 如果要統(tǒng)計歸口管理部門自己承辦的合同金額， 分組條件中選中歸口管理部門即可。合同統(tǒng)計分析界面如下圖所示：122.5.3 合同歸檔統(tǒng)計（ 1）合同歸檔統(tǒng)計界面主要從上至下主要分為三個區(qū)塊，區(qū)塊一主要顯示統(tǒng)計條件， 區(qū)塊二顯示統(tǒng)計圖表，區(qū)域三顯示統(tǒng)計的數(shù)據(jù)。（2）區(qū)域一中“篩選條件”分別有部門名稱、合同類型、合同狀態(tài)，合同分類、合同 金額、 申請時間，預(yù)計履行期限結(jié)束時間，根據(jù)這些篩選字段可以同時對統(tǒng)計圖表、統(tǒng)計表 格的數(shù)據(jù)進行篩選。（3）區(qū)域一中的“分組條件”可以按照承辦單位進行分組。默認(rèn)是以承辦單位進行分組統(tǒng)計，顯示每個承辦單位承辦的歸檔合同數(shù)量；合同歸檔統(tǒng)計分析界面如下圖所示：132.6 合同模板管理2.6.1合同模板管理合同模版管理主要可以由管理員在系統(tǒng)中內(nèi)置不同類別的合同模版， 合同承辦人在合同訂 立時可以根據(jù)合同的類別選擇合適的模版進行下載， 所有用戶都可以在該模塊下主要對合同 的模板信息進行查看、下載。（