有限公司合同管理制度

1、XX有限公司合同管理制度第一章總則）的對(duì)合同簽訂、履行等事項(xiàng)的管理第一條 為了加強(qiáng)XXXX有限公司（下稱“本公司”或“公司”和內(nèi)部控制，避免或減少因合同管理不當(dāng)而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或給公司帶來(lái)不必要的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)法律規(guī)定制定本合同管理制度（下稱“本制度”）第二條本制度所稱合同是指公司及其所屬各單位與各法人單位、其他組織、自然人或相互之間簽訂 的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。公司對(duì)外發(fā)文，需要公司承擔(dān)任何責(zé)任者，按照與合同同等原 則適用本制度。第三條公司應(yīng)根據(jù)以下基本原則強(qiáng)化對(duì)合同的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制:（一）公司內(nèi)部根據(jù)本制度實(shí)行分工負(fù)責(zé)及合同歸口管理制度;（二）合同談判之前，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門（“

2、承辦部門”）應(yīng)當(dāng)在法律部的協(xié)助和支持下對(duì)對(duì)方簽約人的 合法身份和法律資格進(jìn)行合適的審查，必要時(shí)可委托外部律師事務(wù)所進(jìn)行盡職調(diào)查;（三）合同審核上建立不同部門會(huì)同審核制度，承辦部門、財(cái)務(wù)部門和法律部（或夕卜聘律師）應(yīng)當(dāng)參 與談判或?qū)贤鼍邔徍艘庖?jiàn);（四）合同及合同的訂立應(yīng)當(dāng)規(guī)范、合法;（五）合同專用章應(yīng)當(dāng)妥善保管;（六）合同履行應(yīng)有監(jiān)控;（七）合同的簽訂應(yīng)符合公司自身利益，防范合同簽訂過(guò)程中的任何舞弊、欺詐、串通等損害公司利益行為,尤其是選擇供應(yīng)商的環(huán)節(jié)。第二章內(nèi)部分工與授權(quán)審批第四條承辦部門負(fù)責(zé)涉及本部門工作范圍內(nèi)合同的以下工作：合同談判、公司內(nèi)部報(bào)批、簽訂手續(xù)及 簽字安排、政府審批（如有必

3、要）和執(zhí)行。有關(guān)這些工作，采購(gòu)類合同由采購(gòu)部門為承辦部門，銷售類合 同由銷售部門為承辦部門，勞動(dòng)合同及人事相關(guān)合同由人力資源部為承辦部門，其他合同由其他相應(yīng)的部 門負(fù)責(zé)承辦；如無(wú)負(fù)責(zé)部門，則由法律部負(fù)責(zé)，但是事后法律部認(rèn)為此類合同應(yīng)由其他某個(gè)部門負(fù)責(zé)的, 則可向公司管理層（管理層的定義見(jiàn)公司章程）提出承辦分工方案，由管理層作出決定。第五條關(guān)于合同的簽字，公司建立合同授權(quán)委托代理制度，明確公司內(nèi)部各單位、各部門授權(quán)范圍、 授權(quán)期間和被授權(quán)人條件等事項(xiàng)。具體的授權(quán)方案由公司管理層提出，報(bào)公司董事會(huì)批準(zhǔn)通過(guò)。金額超過(guò)人民幣10萬(wàn)元的合同，沒(méi)有金額但合作期限超過(guò)兩年的合同以及雖然低于前述標(biāo)準(zhǔn)但簽署次

4、數(shù)超過(guò)5次的合同，必須事先報(bào)管理層批準(zhǔn)。公司對(duì)外簽訂合同應(yīng)當(dāng)由董事長(zhǎng)簽章，或者在董事會(huì)通過(guò)的授權(quán)方案內(nèi)，授權(quán)委托他人代理簽章。代理人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同，不得轉(zhuǎn)委托。第六條各部門必須嚴(yán)格在前述授權(quán)范圍內(nèi)簽訂本部門工作范圍內(nèi)合同。財(cái)務(wù)部、內(nèi)部審計(jì)和法律部對(duì) 合同談判、公司內(nèi)部報(bào)批、簽訂、政府審批（如有必要）和執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督。所有合同在簽署之前必須報(bào)財(cái)務(wù)部和法律部審核。承辦部門相關(guān)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人、法律部 相關(guān)負(fù)責(zé)人在合同報(bào)批單上簽字確認(rèn)后，簽字人才能在合同上簽字。第七條對(duì)外支付金額5000元人民幣以上（含5000元人民幣）必須簽訂書面合同，財(cái)務(wù)部才安排付款, 特殊情況下管理層批準(zhǔn)

5、的除外。第三章合同內(nèi)容的確定第八條各部門應(yīng)盡可能使用公司現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)版本合同和對(duì)方談判和簽約。法律部負(fù)責(zé)起草、整理和完 善標(biāo)準(zhǔn)合同，盡可能在經(jīng)常需要使用合同的領(lǐng)域都制定標(biāo)準(zhǔn)合同，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)為法律部所起草的合同提供意見(jiàn)。采購(gòu)合同、銷售合同（銷售給大客戶的除外）、員工勞動(dòng)合同必須使用公司標(biāo)準(zhǔn)版本，只有在法 律部或者公司管理層同意的情況下，才可以使用對(duì)方的合同版本。第九條沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)合同之時(shí)，原則上由承辦部門起草合同，法律部予以審核；法律部或者管理層認(rèn)定的 重大合同或特殊合同可以直接由法律部起草或聘請(qǐng)外部專家起草。、價(jià)格及變化趨勢(shì)、質(zhì)量、供第十條 承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同內(nèi)容對(duì)標(biāo)的物的生產(chǎn)商（或服務(wù)提供商

6、） 貨期、市場(chǎng)分布以及風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行綜合分析論證，掌握市場(chǎng)情況，合理選擇合同對(duì)方。第十一條 承辦部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同談判的管理，確保雙方權(quán)利義務(wù)公平對(duì)等，談判的有效進(jìn)行。重大合同（尤其是金額較大的合同和公司確定的對(duì)公司有重要影響的合同）或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)當(dāng)指定 法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)等專業(yè)人員參加談判，必要時(shí)可以聘請(qǐng)外部專家參與。涉及公司根本利益或者具 有非常重大影響的合同則由管理層直接介入談判。承辦部門對(duì)于談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)予以記錄。第十二條合同條款的確定和談判中，談判人員應(yīng)爭(zhēng)取對(duì)公司最有利的條款和規(guī)定。管理層可作出合同 中所有重要問(wèn)題的決定，必要時(shí)，管理層應(yīng)按照公司章程的規(guī)定報(bào)董事

7、會(huì)批準(zhǔn)；財(cái)務(wù)部就涉及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、 成本控制、支付以及本部門工作范圍內(nèi)的問(wèn)題上作出決定或提供意見(jiàn)；法律部就所有涉及法律風(fēng)險(xiǎn)、合法 性、公平性以及本部門工作范圍內(nèi)的問(wèn)題上作出決定或提供意見(jiàn)。第十三條 承辦部門應(yīng)當(dāng)對(duì)擬簽約對(duì)象的民事主體資格、注冊(cè)資本、資金運(yùn)營(yíng)、技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)保證能力、市場(chǎng)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進(jìn)行資格審查，以確定其是否具有對(duì)合同的履約能力和獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé) 任的能力，并查證對(duì)方簽約人的合法身份和法律資格。其中涉及法律事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)情況尋求法律部的支 持。第四章合同審核第十四條公司本制度第六條的規(guī)定的分工范圍建立合同會(huì)同審核制度。合同承辦部門在正式訂立合 同前，應(yīng)當(dāng)將合同草案送有關(guān)部門會(huì)同

8、審核。第十五條公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同中涉及資金收付、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)密切相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注:（一）經(jīng)濟(jì)性:符合公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范疇；符合公司的經(jīng)濟(jì)利益。（二）可行性:資信可靠，資金充裕；具有在額定權(quán)限內(nèi)訂立合同的能力；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。（三）嚴(yán)密性:數(shù)量、價(jià)款、金額等標(biāo)示準(zhǔn)確；計(jì)算方式正確；財(cái)務(wù)等有關(guān)附件齊備。（四）合法性:資金來(lái)源合法；資金使用合法；結(jié)算方式合法。第十六條 公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同中涉及資金、資產(chǎn)的來(lái)源和使用程序進(jìn)行抽查審核，重點(diǎn)關(guān) 注:資金來(lái)源合法，資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法;資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)合法;（三）資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法;（四）價(jià)款、酬

9、金的確定正確、合理、合法，資金結(jié)算、酬金的支付方式明確、具體、合法。第十七條法律部負(fù)責(zé)對(duì)合同合法性以及整體進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注:（一）合法性：包括主體合法、內(nèi)容合法和形式合法。主體合法是指簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力;內(nèi)容合法是指簽約各方意思表示真實(shí)、有效，無(wú)悖法律、法規(guī)、政策，無(wú)顯失公平的內(nèi)容。嚴(yán)密性:條款齊備、完整；文字表述準(zhǔn)確；權(quán)利、義務(wù)具體明確；手續(xù)完備；附加條件適當(dāng)、合法。（三）可行性:資信可靠，有履約能力；擔(dān)保方式切實(shí)、可靠。（四）程序性:符合合同訂立的一般程序；相關(guān)合同審核部門審核意見(jiàn)齊全。第十八條 合同審核部門對(duì)合同進(jìn)行審核后，應(yīng)當(dāng)提出書面審核意見(jiàn)，并由審核人和審核部門相

10、關(guān)負(fù) 責(zé)人簽字。審核意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)明確、具體，避免使用模糊性語(yǔ)言。第十九條 對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的重大錯(cuò)誤、遺漏和不妥之處，審核部門應(yīng)當(dāng)予以明確并提出修改意見(jiàn)。合 同承辦人修改之后，應(yīng)當(dāng)重新提交審核。第五章合同訂立第二十條 經(jīng)審核同意簽訂的合同，應(yīng)當(dāng)由法律部進(jìn)行編號(hào)并報(bào)公司董事長(zhǎng)或授權(quán)代理人簽字，同時(shí) 加蓋公司印章或合同專用章。公司印章或合同專用章的保管人必須在有適當(dāng)?shù)暮炞秩撕炞值那闆r下才予以 蓋章，除非管理層明確指示可以不簽字而直接蓋章；特殊情況下如果不必在合同上簽字，則必須在合同審 批表上簽字。合同編號(hào)的方法為：部門代號(hào)+類別+年月日+編號(hào)，表示某個(gè)部門與某個(gè)年月所簽署的某個(gè)類別的 第XX個(gè)合同。第二十

11、一條 公司合同專用章必須由法律部負(fù)責(zé)人保管，不得由任何人攜帶出法律部保管合同專用章 的辦公室；公司印章或合同專用章的保管人不得對(duì)未經(jīng)編號(hào)或缺少合同審核、報(bào)簽文件以及代簽而缺少授 權(quán)委托書的合同用印。特殊情況下，經(jīng)過(guò)管理層特別同意后方可攜帶合同專用章出去，但合同用印后，應(yīng) 當(dāng)立即歸還法律部，且至遲必須在帶出去的當(dāng)日下班時(shí)間之前歸還；攜帶出法律部辦公室過(guò)程中必須時(shí)時(shí) 刻刻有兩人同時(shí)在場(chǎng)，做到人不離章。第二十二條公司對(duì)于重要合同，原則上應(yīng)當(dāng)與合同對(duì)方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂。對(duì)于確需公司先行簽字并 蓋章，然后寄送對(duì)方簽字并蓋章的，應(yīng)當(dāng)采用在合同各頁(yè)碼之間加蓋騎縫章、相關(guān)法律顧問(wèn)在每一頁(yè)底部 角簽或者使用防偽印

12、記等方法對(duì)合同文書加以控制，防止任何人任意增減、修改合同條款和內(nèi)容；并且, 寄送出去之前，公司必須有復(fù)印件留存。第二十三條 正式訂立的合同，除即時(shí)清結(jié)外，一律應(yīng)當(dāng)采用書面形式，包括合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公 文信件、數(shù)據(jù)電文等。因情況緊急或條件限制等原因未能及時(shí)簽訂書面形式合同的，應(yīng)當(dāng)在事后采取相關(guān)補(bǔ)簽或辦理書面確 認(rèn)手續(xù)。第二十四條 合同訂立后，承辦部門及時(shí)將合同復(fù)印件及相關(guān)審核資料提交給法律部和財(cái)務(wù)部門等有 關(guān)部門備查；合同正本由承辦部門負(fù)責(zé)履行、保管，并按有關(guān)要求及時(shí)歸檔。所有合同的電子版必須分別 提交給法律部和財(cái)務(wù)部。第二十五條國(guó)家有關(guān)法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的合同，公

13、司應(yīng)當(dāng)按法律 部的指示辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)。第二十六條 公司應(yīng)當(dāng)建立合同保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過(guò)程中涉及 的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。公司所有有關(guān)保密的制度同樣適用于本制度下的合同保密。第二十七條各地分公司應(yīng)當(dāng)每個(gè)月月底前對(duì)所有已經(jīng)簽署的合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸集，并編制合同報(bào)表 報(bào)法律部、財(cái)務(wù)部和相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，由法律部、財(cái)務(wù)部和相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門分別從其各自的職責(zé)角度對(duì)各 地分公司訂立情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。第六章合同履行第二十八條承辦部門應(yīng)當(dāng)定期監(jiān)控合同的履行情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)對(duì)方有不履約行為，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì) 措施，并向公司有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)；對(duì)其中的重大合同，應(yīng)當(dāng)向管理層匯報(bào)。第二十九

14、條 對(duì)合同已訂立，但發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，已經(jīng)或可能導(dǎo) 致公司利益嚴(yán)重受損，承辦部門有責(zé)任及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人或管理層報(bào)告，并采取合法有效措施，制止危害 行為的發(fā)生或擴(kuò)大。第三十條變更或解除合同應(yīng)當(dāng)由合同雙方達(dá)成書面協(xié)議。變更或解除合同的審核程序與合同訂立前的審核程序相同；如有必要，解除合同還應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)部門辦 理注銷手續(xù)。第三十一條合同履行完畢后，由承辦部門組成合同履行情況驗(yàn)收小組，根據(jù)合同內(nèi)容制作驗(yàn)收清單, 確保合同所有內(nèi)容得以實(shí)現(xiàn)，并將履行和驗(yàn)收情況報(bào)法律部和財(cái)務(wù)部備案。第三十二條公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同條款審核執(zhí)行結(jié)算業(yè)務(wù)。凡未按合同條款履約的，或符合簽 訂合同條件而未簽訂合同的，或驗(yàn)收未通過(guò)的業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)拒絕付款，必要時(shí)應(yīng)咨詢法律部的意 見(jiàn)。第三十三條 對(duì)方違約的情形，應(yīng)當(dāng)按合同條款約定收取違約金；違約金不足以彌補(bǔ)公司損失時(shí)，應(yīng) 當(dāng)要求對(duì)方賠償損失。凡未經(jīng)批準(zhǔn)擅自放棄追索權(quán)者，公司應(yīng)當(dāng)追究其責(zé)任。公司自身違約的情形，應(yīng)當(dāng)由合同承辦部門以書面形式報(bào)告公司有關(guān)負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后履行相應(yīng)賠償 責(zé)任。、中華人民共和國(guó)第三十四條 合同在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當(dāng)依據(jù)中華人民共和國(guó)合同法 民事訴訟法等法律法規(guī)，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)，及時(shí)與對(duì)方協(xié)商談判并向公司有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的合同糾紛解決方法，應(yīng)當(dāng)