項(xiàng)目信息管理流程

1、肅器 viZ葉彳項(xiàng)目信息管理1項(xiàng)目信息管理1.1流程說(shuō)明編寫部門信息處部門編號(hào)流程編碼主責(zé)部門總承包項(xiàng)目實(shí)施部門配合部門詳見流程中的責(zé)任部門主責(zé)崗位使用范圍適用于院總承包項(xiàng)目相關(guān)的主責(zé)部門和配合部門關(guān)聯(lián)制度總承包項(xiàng)目信息管理規(guī)定、總承包項(xiàng)目信息溝通管理計(jì)劃管理辦法 、總承包項(xiàng)目外部信息溝通管理辦法 、總承包項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息溝 通管理辦法、總承包項(xiàng)目文件編號(hào)管理辦法、總承包項(xiàng)目檔案管理規(guī)定、總承包項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檔案管理辦法、總承包項(xiàng)目文件資料管 理辦法、總承包項(xiàng)目電子檔案管理辦法、總承包項(xiàng)目項(xiàng)目檔案竣工移交管理辦法流程簡(jiǎn)介項(xiàng)目信息管理的關(guān)鍵步驟、內(nèi)容和要求，分為一個(gè)二級(jí)流程和五個(gè)三級(jí)流程。輸出文檔收文記錄

2、聯(lián)系單、發(fā)文記錄聯(lián)系單、項(xiàng)目文件借閱單、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目部工程聯(lián)系單、移交清單。編制審核批準(zhǔn)版本制定（修訂）原因發(fā)布時(shí)間編制部門編制人曲 為 vi/mf 1.2二級(jí)流程圖曲 為 vi/mf 1.3三級(jí)流程圖1.3.1項(xiàng)目外部信息接收子流程1.3.2項(xiàng)目對(duì)外信息發(fā)送子流程1.3.3項(xiàng)目對(duì)內(nèi)信息發(fā)送子流程曲 為 vi/mf 1.3.4項(xiàng)目信息借閱子流程1.3.5項(xiàng)目檔案信息移交、歸檔子流程辦晶 1.4流程描述序號(hào)流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔相關(guān)制度項(xiàng)目信息管理流程1編制項(xiàng)目信息 計(jì)劃項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目部綜合辦公室編 寫項(xiàng)目信息計(jì)劃。項(xiàng)目 信息管 理制度2審核項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目信息計(jì)

3、劃編寫完成后呈交項(xiàng)目 經(jīng)理審核。3信息提供其他部門項(xiàng)目其他部室將信息提供給項(xiàng)目部 綜合辦公室，由項(xiàng)目部綜合辦公室統(tǒng) 一收集。4信息收集項(xiàng)目部綜合辦公室在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種信息 資料，包括來(lái)往文件、信函、會(huì)議紀(jì) 要、委托書、標(biāo)書、合同、協(xié)議、保 函、設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、 現(xiàn)場(chǎng)記錄等，統(tǒng)一收發(fā)，分工管理。5信息識(shí)別項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部綜合辦公室對(duì)信息進(jìn)行分析， 判斷信息的全面性、準(zhǔn)確性、有效性 和安全性，將信息報(bào)告給項(xiàng)目相關(guān)人 員審批。6審核項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理室相關(guān)人員審批完成后安 排人員實(shí)施或者根據(jù)信息的重要性、 安全性，選擇是否還需要其他部門人 員進(jìn)行會(huì)簽。7參與審核其他部門

4、參與會(huì)簽。8是否需要院級(jí)審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理判斷是否需要院級(jí)審批。9審批院級(jí)管理層院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重要信息進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后 項(xiàng)目相關(guān)人員實(shí)施。10整理匯總項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部綜合辦公室整理已經(jīng)批復(fù)完 成的信息，將信息歸類整理。11信息流轉(zhuǎn)項(xiàng)目部綜合辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，通知相關(guān)人員，如需 要外發(fā)則將外發(fā)文件發(fā)給項(xiàng)目相關(guān) 責(zé)任人審批。12審核項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理室相關(guān)人員審批完成后安 排人員實(shí)施或者根據(jù)信息的重要性、 安全性，選擇其他部門審批人員。13參與審核其他部門部門收到信息后，安排人員實(shí)施或者 根據(jù)安全性、重要性選擇院級(jí)審批人 員。14是否需要院級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理判斷是否需要院級(jí)審批。磚晶彳序號(hào)

5、流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔相關(guān)制度審批15審批院級(jí)管理層院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重要信息進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后 項(xiàng)目相關(guān)人員實(shí)施。16信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公室將信息備份，并將原件保存入庫(kù)。17查詢分析項(xiàng)目部綜合辦公室信息存檔后，如需借閱、查閱，需 要相關(guān)流程。18信息更新項(xiàng)目部綜合辦公室為了保證信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效， 相關(guān)責(zé)任人需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行及 時(shí)更新。19是否最終版項(xiàng)目部綜合辦公室信息更新時(shí)判斷工程是否是最終版。20歸檔檔案接收部門或 者單位項(xiàng)目部綜合辦公室在工程完工后，整理工程資料，在檔案出版處的協(xié)助 下，將有效信息整理成檔案，交由業(yè) 主簽字后將檔案交給相關(guān)部門存檔。項(xiàng)目外部信息接收子流程1接收

6、確認(rèn)有效 性項(xiàng)目部綜合辦公室接收到的外部信息由項(xiàng)目部綜合辦 公室接收并確認(rèn)其有效性，進(jìn)行編 碼。來(lái)文登 記表項(xiàng)目 信息管 理制度2整理信息項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部綜合辦公室根據(jù)信息類別進(jìn) 行登記，登記過(guò)的信息由項(xiàng)目部綜合 辦公室呈交事件責(zé)任人。收文記 錄聯(lián)系單3事件責(zé)任人項(xiàng)目經(jīng)理室責(zé)任人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審閱、批 辦、轉(zhuǎn)批或者分發(fā)。4查閱、辦理項(xiàng)目部其他部室各部門相關(guān)人員查看信息并處理。5是否反饋?lái)?xiàng)目部其他部室判斷信息是否需要反饋，如需要反 饋，則將反饋信息提供給項(xiàng)目部綜合 辦公室統(tǒng)一回復(fù)。6反饋?lái)?xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部綜合辦公室將反饋信息發(fā)送 給發(fā)文單位。7信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部綜合辦公室

7、將信息備份， 并將 原件保存入庫(kù)。項(xiàng)目對(duì)外信息發(fā)送子流程1擬稿項(xiàng)目部綜合辦公室發(fā)往外部的所有報(bào)批文件、信函、傳 真、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)報(bào)備項(xiàng)目部綜合辦 公室，由項(xiàng)目部綜合辦公室制訂的統(tǒng) 一文件格式和文件編碼對(duì)外發(fā)送。發(fā)文記 錄聯(lián)系 單、會(huì)議 紀(jì)要、項(xiàng) 目工程聯(lián)項(xiàng)目 信息管 理制度序號(hào)流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔相關(guān)制度系單2審核其他部室發(fā)件部門經(jīng)理對(duì)信息進(jìn)行審核，不合格就打回，合格后呈交給項(xiàng)目經(jīng)理審 批。3項(xiàng)目經(jīng)理審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后，交給項(xiàng)目部 綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)送， 不批準(zhǔn)則打回 給擬稿人員重新編寫。4發(fā)送院外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目部綜合辦公室項(xiàng)目部綜合辦公室將文件發(fā)往業(yè)主、 分包商等院外

8、機(jī)構(gòu)，并接收回復(fù)。5需要回復(fù)項(xiàng)目部綜合辦公室如發(fā)送文件需要回復(fù)的，由項(xiàng)目部綜合辦公室統(tǒng)一接收后交由項(xiàng)目經(jīng)理 審批；不需要回復(fù)的直接存檔。6項(xiàng)目經(jīng)理審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理審批對(duì)外發(fā)送信息的回復(fù)， 并將回復(fù)分發(fā)給相關(guān)人員查閱。7信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公室將信息備份，并將原件保存入庫(kù)。項(xiàng)目對(duì)內(nèi)信息發(fā)送子流程1擬稿發(fā)起部門發(fā)起部門編寫需要發(fā)送的信息。發(fā)文記 錄聯(lián)系 單、會(huì)議 紀(jì)要項(xiàng)目 信息管 理制度2發(fā)起部門審批發(fā)起部門發(fā)起部門經(jīng)理審批。3是否需要項(xiàng)目 經(jīng)理審批發(fā)起部門判斷是否需要項(xiàng)目經(jīng)理審批， 需要?jiǎng)t 發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理審批，不需要這直接分 發(fā)。4審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理審批5分發(fā)發(fā)起部門發(fā)起部門相關(guān)責(zé)任人將

9、文件發(fā)給接 收方。6各部門接收接收部門各接收部門接收信息后進(jìn)行處理。7需要回復(fù)發(fā)起部門如果需要回復(fù)的信息，由發(fā)起部門相 關(guān)責(zé)任人收集回復(fù)信息后發(fā)給項(xiàng)目 部綜合辦公室存檔；如不需要回復(fù)， 則直接發(fā)給項(xiàng)目部綜合辦公室存檔。8信息回復(fù)接收部門接收部門事件處理完成后回復(fù)信息。9信息存檔項(xiàng)目部綜合辦公室將信息備份，并將原件保存入庫(kù)。序號(hào)流程步驟責(zé)任部門流程步驟描述輸出文檔相關(guān)制度項(xiàng)目信息檔案歸檔子流程1借閱申請(qǐng)需求部門借閱人提出申請(qǐng)。項(xiàng)目文件借閱單2需求部門審批需求部門部門經(jīng)理對(duì)借閱人提出的借閱申請(qǐng) 進(jìn)行審批。3是否審批需求部門部門經(jīng)理根據(jù)借閱資料的安全級(jí)別 等信息判斷是否需要項(xiàng)目經(jīng)理審批。4項(xiàng)目經(jīng)理審

10、批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批。5借閱項(xiàng)目部綜合辦公室借閱人將申請(qǐng)?zhí)峤唤o項(xiàng)目部綜合辦 公室相關(guān)人員，并領(lǐng)取借閱資料。項(xiàng)目檔案信息移交、歸檔子流程1整理分析項(xiàng)目部綜合辦公室在工程完工以后項(xiàng)目經(jīng)理組織項(xiàng)目 部綜合辦公室相關(guān)人員，在檔案出版 處的協(xié)助下對(duì)整個(gè)工程的信息進(jìn)行 整理分析?？偝邪?項(xiàng)目檔 案管理 歸檔2是否歸檔項(xiàng)目部綜合辦公室整理出來(lái)的信息，由項(xiàng)目部綜合辦公 室相關(guān)人員及檔案出版處相關(guān)人員 判斷信息是否需要?dú)w檔。3短期保管檔案接收部門不需要?dú)w檔的信息，直接移交檔案出 版處進(jìn)行短期保管。4規(guī)范性審查檔案接收部門檔案出版處相關(guān)人員對(duì)歸檔的檔案 進(jìn)行規(guī)范性審查。5項(xiàng)目經(jīng)理審批項(xiàng)目經(jīng)理室項(xiàng)目經(jīng)

11、理審批。7檔案移交項(xiàng)目部綜合辦公室填寫移交清單，將檔案移交給相 關(guān)部門。移交清單8檔案接收檔案接收部門檔案接收部門進(jìn)行檔案接收工作。8歸檔檔案接收部門檔案出版處歸檔。1.5管理制度項(xiàng)目信息管理辦法：包括 總承包項(xiàng)目信息管理規(guī)定、總承包項(xiàng)目信息溝通管理計(jì)劃 管理辦法、總承包項(xiàng)目外部信息溝通管理辦法 、總承包項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息溝通管理辦法 、總承 包項(xiàng)目文件編號(hào)管理辦法、總承包項(xiàng)目檔案管理規(guī)定、總承包項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檔案管理辦法 、總 承包項(xiàng)目文件資料管理辦法、總承包項(xiàng)目電子檔案管理辦法、總承包項(xiàng)目項(xiàng)目檔案竣工移交 管理辦法。1.6配套表單1.6.1收文記錄聯(lián)系單Q4Ht imv nowemvoi (x湖南省電

12、力設(shè)計(jì)院有限公司HUNAN ELECTRIC POWER DESIGN lNBTITUT CO. .LTDB收文記錄聯(lián)系單編號(hào)：項(xiàng)目名稱發(fā)件方發(fā)件人收件方收件人文件名稱收文說(shuō)明：錄入人/ 日期核稿人/ 日期簽發(fā)人/ 日期曲為 162來(lái)文登記表亡整話E國(guó)能疆饉說(shuō)第團(tuán)(MHt livmi VNMFFWVG OMMJP湖南省電力設(shè)計(jì)院有限公司HUHAN ELECTRIC POXER 卿冊(cè) IN&TITUTE CO. ,LTC.來(lái)文登記表序號(hào)文號(hào)公文標(biāo)題來(lái)文單位發(fā)文時(shí)間收文時(shí)間收文人處理情況12345磚晶彳磚晶彳163會(huì)議紀(jì)要中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)湖南省電力設(shè)計(jì)院有限公司R02.02042015會(huì)議紀(jì)要編號(hào)

13、：43005 XXC -001會(huì)議名稱或主題組織單位會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人參加人會(huì)議主要內(nèi)容（結(jié)論或決定）:紀(jì)要整編人紀(jì)要簽發(fā)人簽發(fā)日期*注：會(huì)議紀(jì)要需發(fā)往參會(huì)單位或其它單位時(shí)，可填寫文件和資料發(fā)放記錄表；對(duì)會(huì)議結(jié)論或決定的整改執(zhí)行情況的反饋，可附表或附整改報(bào)告。164發(fā)文記錄聯(lián)系單能話B國(guó)艇號(hào)直說(shuō)贏團(tuán)ar Im ixma Ehmv ewopkwm wup湖南省電力設(shè)計(jì)院有限公司MJNAN ELECTRIC POWER DEIGti INSTITUTE CO LTC.發(fā)文記錄聯(lián)系單編號(hào)：項(xiàng)目名稱收件方收件人發(fā)件方發(fā)件人文件名稱發(fā)文說(shuō)明：錄入人/日 期核稿人/日簽發(fā)人/日期期曲爵 viArr#165項(xiàng)目部工程聯(lián)系單項(xiàng)目部工程聯(lián)系單簽發(fā)單位：編號(hào)：回復(fù)不回復(fù)緊急特急主送單位抄送單位主題：內(nèi)容： 發(fā)出單位（章