煙臺瑞諾采購管理制度修改(簡化)知識交流

1、煙臺瑞諾機(jī)械設(shè)備有限公司 財務(wù)管理部文件 瑞諾財管2011 （01）號 循環(huán)比價采購管理控制制度（征求意見稿） 為了規(guī)范公司的采購管理，嚴(yán)格管理和控制公司采購物資的質(zhì)量和價格，堵塞 采購環(huán)節(jié)的漏洞，有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本，提升公司的市場競爭能力，公司財務(wù) 管理部特制訂本制度。 一、比價采購管理的實(shí)施原則： 1、貨比三家，循環(huán)性價比的原則：在同等質(zhì)量條件下，選擇價格最低的供貨 廠家；在同等質(zhì)量和價格的條件下，選擇路途最近，運(yùn)費(fèi)最低的供貨廠家；在保證 及時供貨的同時，在同等質(zhì)量價格條件下，選擇規(guī)模大、資金實(shí)力強(qiáng)、且能延期付 款及售后服務(wù)較好的供貨廠家；在上述原則下，進(jìn)行兩次以上循環(huán)比價。 2、采購

2、控制的“三分離”原則：在采購過程中，對采購申請與審批、價格與 合同控制、質(zhì)量驗(yàn)收與使用反饋的三個環(huán)節(jié)實(shí)行三分離控制的原則。具體分離設(shè)置 原則如下： （1） 使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要（如銷售計劃）及有關(guān)批準(zhǔn)的計劃，提出采購申 請，經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)請購計劃，并向采購部門報送采購計劃； （2）采購管理部門負(fù)責(zé)按貨比三家、循環(huán)性價對比的原則進(jìn)行市場詢價比 價，并負(fù)責(zé)采購合同的訂立及合同的申報審批工作； （3）保管、使用及質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)采購驗(yàn)收及使用的質(zhì)量意見反饋工作； 具體分工如下： 生產(chǎn)經(jīng)營原輔材料，外購配套件等采購： 生產(chǎn)經(jīng)營所需辦公設(shè)備及辦公物料等 基建投資項目采購由生產(chǎn)、技術(shù)或項目部門提出申

3、請（商業(yè)計劃書），報經(jīng)公司 總經(jīng)理（董事長）批準(zhǔn)，由公司基建部負(fù)責(zé)采購實(shí)施，公司組成項目驗(yàn)收組進(jìn)行竣 工驗(yàn)收。 3、三家安全供應(yīng)原則：公司長期采購的大宗性材料物資，如月均采購量（按 采購材料物資的類別統(tǒng)計）在15萬元以上的，必須按性價比相等的原則選擇不少 于3家（包括3家）的供應(yīng)商，通過競價或競標(biāo)簽訂相應(yīng)合同，以爭取采購實(shí)現(xiàn)“三 優(yōu)”即價格優(yōu)惠，質(zhì)量優(yōu)等，供應(yīng)優(yōu)先，以保護(hù)公司的利益與經(jīng)營安全。對三家 供應(yīng)商（三家以上供應(yīng)商比照執(zhí)行），應(yīng)按2:3:5的比例（對下述二家供應(yīng)時，按 3:7或4:6的比例），相同性價比進(jìn)行采購。 如有特殊情況無法詢到3家供應(yīng)商時，采購部門需履行以下程序： （1） 月采

4、購量低于15萬元，年累計采購量低于150萬元的，報比價采購的 審核部門批準(zhǔn)同意，可選擇2家供應(yīng)商；如必須選擇1家供應(yīng)商，須由公司分管副 總批準(zhǔn)方可執(zhí)行。 （2）月采購量超過15萬元（包括15萬元），年累計采購量超過150萬元（包 括150萬元）的，報比價采購的審核部門審核后報分管副總審批， 可選擇2家供應(yīng) 商；如必須選擇1家供應(yīng)商，須報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4、經(jīng)濟(jì)批量采購控制原則：采購部門應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)部制訂的存貨周轉(zhuǎn)率等 財務(wù)閘口標(biāo)準(zhǔn)及倉儲成本、物料需求計劃等綜合因素，計算出最優(yōu)經(jīng)濟(jì)采購控制量, 各月、各季的采購量必須由采購審核部門審核后方可執(zhí)行。 、公司采購管理的管理控制要求 1、比價采購管

5、理機(jī)構(gòu)設(shè)在公司財務(wù)管理部，負(fù)責(zé)公司的采購管理控制流程及 實(shí)施細(xì)則的制定，比價采購管理臺賬和數(shù)據(jù)信息庫的的建設(shè)和維護(hù)，采購管理績效 的考核與評價。 比價采購控制管理臺賬 供應(yīng)商全稱 商品名稱 規(guī)格型號 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 價格標(biāo)準(zhǔn) 付款條件 聯(lián)系人及電話 2、采購部門在采購前，必須先進(jìn)行廣泛的市場調(diào)查，并綜合評價后，填制比 價采購審批單，報采購物料的請購部門或使用部門及比價采購審核部門審查確認(rèn) 后，按授權(quán)管理的程序，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及責(zé)任人審批后，按公司合同管理有關(guān) 程序辦理合同的審核批準(zhǔn)手續(xù)，合同生效后方可組織執(zhí)行。比價采購審批單格 式： 比價采購審批單 年 月 日 采購物資名稱 規(guī)格型號 比價供應(yīng)商

6、主要經(jīng)營項目 供應(yīng)商報價 聯(lián)系電話 聯(lián)系人 比價過程說明：1、采購物資（勞務(wù)）的總體市場情況; 2、詢價、比價過程： 3、循環(huán)性價對比的結(jié)果： 4、擬采用的采購方案（含公開招標(biāo)、議標(biāo)）： 經(jīng)辦人（小組）簽章: 供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審查意見： 審查人簽章： 專業(yè)部門（或請購部門）審查意見： 審查人簽章： 比價采購管理部門審查意見： 審查人簽章： 分管領(lǐng)導(dǎo)審查意見： 審查人簽章： 總經(jīng)理審查意見： 審查人簽章： 附件：供應(yīng)商報價資料。 3、對于采購量不大，金額在 2000元以內(nèi)，且不經(jīng)常使用的物資，事先經(jīng)過 比價采購審核部門確認(rèn)，按總經(jīng)理授權(quán)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人（未授權(quán)，由總經(jīng)理批準(zhǔn)）批 準(zhǔn)后，可不按比價采購程序

7、進(jìn)行管理。 4、在比價采購工作中，對于一次性采購及服務(wù)合同在 50萬元以上（年累計超 過150萬元以上）的，原則上要通過招標(biāo)競價的方式實(shí)施采購， 堅決杜絕采購中的 權(quán)力行為和個人行為。只要具備條件，公司采購部門要對大宗物資的購置及其它經(jīng) 營活動所需常備材料物資，每一年都要進(jìn)行一次公開招標(biāo)。 5、為了提高比價采購的效率與經(jīng)濟(jì)效益，及時了解供應(yīng)商的信息，公司要每 年對常備物料的供應(yīng)商進(jìn)行一至二次評估，并形成評估報告，評估報告應(yīng)納入公司 或本部采購數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行備案，以報告為依據(jù)，進(jìn)行競價、競標(biāo)管理。其評估的 主要內(nèi)容包括：供應(yīng)商企業(yè)內(nèi)部管理水平；供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)技術(shù)及工藝水 平；在行業(yè)所處的

8、地位及信譽(yù)水平；供應(yīng)商的財務(wù)狀況及盈利能力；供應(yīng)商的服務(wù) 6、按照公司保密管理的規(guī)定，對不需要保密的采購物資，將其采購價格在公 司的 OA 辦公網(wǎng)上公示，并按照公司的管理授權(quán)的規(guī)定，對相關(guān)管理控制部門和個 人進(jìn)行開放，并接受其監(jiān)督。 7、公司所有的采購業(yè)務(wù)都必須簽訂合同或協(xié)議，并按照公司的經(jīng)濟(jì)合同管理 制度規(guī)定，履行相應(yīng)的合同審簽流程后，方可正式對外簽訂合同或協(xié)議。 8、公司所有采購，除國家規(guī)定不繳納增值稅的產(chǎn)品或服務(wù)，都要取得與公司 名稱一致的增值稅專用發(fā)票，如普通發(fā)票必須比合同（或同類）價格低 14.53% ， 否則，財務(wù)不予付款，如特需請況，無法取得增值稅發(fā)票的，經(jīng)公司財務(wù)審核，報 公司

9、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 9、限額在 一百元 以上的采購，都必須采取銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票的方式進(jìn)行結(jié) 算，任何部門和個人不得以任何理由使用現(xiàn)金進(jìn)行結(jié)算，如確需要現(xiàn)金結(jié)算的，經(jīng) 財務(wù)審核，報公司總經(jīng)理或其授權(quán)管理人批準(zhǔn)方可執(zhí)行。 10 、對單筆采購金額在 100 萬元（含 100 萬元）以上或年累計采購額在 1000 萬元（含）以上的供應(yīng)商，必須建立供應(yīng)商檔案，其內(nèi)容應(yīng)包括：詳細(xì)的生產(chǎn)經(jīng)營 地址；與公司建立供應(yīng)關(guān)系的時間；企業(yè)的法人代表及主要聯(lián)系人；供應(yīng)商的主要營業(yè)范圍及年銷售規(guī)模；供應(yīng)商的資信狀況；對客戶的最大信用額度及政策，給我 公司的信用額度及政策等。另附供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和產(chǎn)品生產(chǎn)許可證

10、復(fù)印件 等資料。供應(yīng)商檔案由采購部門負(fù)責(zé)建立，同時轉(zhuǎn)送比價采購管理審核部門一份備 案。 11、循環(huán)比價采購管理流程如下： 項目投資概預(yù)算 采購預(yù)算（計劃） 項目（設(shè)備）投 資計劃書 比價采購 方案報批 比價管理臺 賬登記管理 三、公司基建工程項目的采購及授權(quán)管理要求 1、公司基建工程項目，在公司籌建階段，應(yīng)嚴(yán)格按照公司董事會審議批準(zhǔn)的 煙臺瑞諾重工項目投資概（預(yù)）算執(zhí)行，不得無故更改和變更，如需變更，必 須報請公司董事會審議批準(zhǔn)方可執(zhí)行。 2、項目完成后，公司根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)和工藝要求，需要增加或維修改造公司的 廠房、辦公及相關(guān)輔助設(shè)施，公司董事會授權(quán)公司總經(jīng)理80萬（含）以內(nèi)的項目 決策權(quán)，80

11、萬元以內(nèi)的工程項目經(jīng)公司責(zé)任部門提交項目投資商業(yè)計劃書，經(jīng) 公司總經(jīng)理辦公會議審議決策，按照公司“循環(huán)比價采購”管理制度的規(guī)定實(shí)施。 3、對于超過80萬元的工程投資項目，由公司責(zé)任部門提出項目投資建設(shè)商業(yè) 計劃書，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議決策通過，報公司董事會審議批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 4、公司財務(wù)管理部根據(jù)項目計劃書（其中的項目概預(yù)算）編制投融資方案及 資金使用計劃，論證可行后，按照公司的授權(quán)規(guī)定，履行相關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后 執(zhí)行 5、公司任何工程項目投資，都必須由公司財務(wù)管理部進(jìn)行財務(wù)投資績效分析 評價，提出財務(wù)投資意見。未經(jīng)財務(wù)分析評價的項目，不得實(shí)施執(zhí)行。 6 、投資額度在 10 萬元以上的工程項目

12、， 如果條件許可， 原則上要采取公開招 標(biāo)（或議標(biāo)）的的方式確定服務(wù)商，不能采取招標(biāo)的，要向公司財務(wù)管理部書面說 明原因并備案。 7、公司的任何工程投資項目，都必須按照本制度的規(guī)定的授權(quán)審批權(quán)限進(jìn)行 管理運(yùn)作，否則，公司財務(wù)管理部有權(quán)拒絕將項目投資列入公司的資金預(yù)算。對未 經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或履行公司的管理控制規(guī)程，私自對外簽訂合同和協(xié)議，所產(chǎn)生的一切 經(jīng)濟(jì)后果和法律責(zé)任，由其本人承擔(dān)。 四、公司生產(chǎn)經(jīng)營所需設(shè)備及工器具的采購管理要求 1、公司籌建階段的設(shè)備及工器具應(yīng)嚴(yán)格按照投資項目商業(yè)計劃書中的概預(yù)算 進(jìn)行采購，如項目概預(yù)算沒有列示的，而生產(chǎn)工藝確實(shí)需要的，經(jīng)公司生產(chǎn)和技術(shù) 工藝部門提出追加申請，經(jīng)

13、財務(wù)管理部財務(wù)審核后，報公司總經(jīng)理審批后，報請公 司董事會批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。 2 、項目投產(chǎn)后，公司生產(chǎn)經(jīng)營所需設(shè)備及工器具， 單筆采購金額在 50 萬元（含） 以內(nèi)的，非生產(chǎn)（后勤服務(wù)等）所需設(shè)備或車輛 10 萬元（含）以內(nèi)，由董事會授 權(quán)公司總經(jīng)理辦公會議決策，超過上述限額的，必須報請公司董事會審議批準(zhǔn)方可 執(zhí)行。 3、公司的生產(chǎn)經(jīng)營所需的關(guān)鍵或重要設(shè)備及工器具采購，本著優(yōu)先選擇“國 內(nèi)領(lǐng)先，國際知名，具有較高可靠性和效能性價比”的廠商，通過循環(huán)比價進(jìn)行采 購。非知名品牌的設(shè)備原則上不予考慮o 4、對于需要預(yù)付款的采購，其預(yù)付金額不能超過合同稅額的15% ，且要事先 對供應(yīng)商的資信情況進(jìn)行調(diào)

14、查，并由公司財務(wù)部門建立供應(yīng)商資信檔案。 5、公司的運(yùn)輸車輛暫不予配置，其物流業(yè)務(wù)采取外包，通過第三方物流的方 式運(yùn)作管理，以降低公司管理控制成本和風(fēng)險。 第三方物流按照公司比價采購規(guī)程， 選定一家主物流商，兩家輔物流商負(fù)責(zé)公司的物流業(yè)務(wù)。 五、公司公司生產(chǎn)經(jīng)營所需原輔材料、配套外協(xié)件及其他物料的采購管理 1、公司的原輔材料、維修用備品備件應(yīng)按照公司的生產(chǎn)技術(shù)工藝要求，按照 公司的銷售預(yù)算制定儲備定額。公司的儲備定額有公司財務(wù)會同技術(shù)、工藝和生產(chǎn) 等部門進(jìn)行制定，其第一責(zé)任部門為公司財務(wù)管理部。 2 、公司配套外協(xié)件本著“零庫存，即時生產(chǎn)”的原則進(jìn)行采購，對于供應(yīng)配 套商暫時處于壟斷地位的，應(yīng)

15、根據(jù)公司的銷售預(yù)算和采購周期進(jìn)行合理的儲備。其 他外協(xié)配套件則根據(jù)即時生產(chǎn)的要求，嚴(yán)格按照月度銷售及生產(chǎn)預(yù)算進(jìn)行配套采 購。 3、對于價格波動較大的原輔材料， 其價格原則上一單一定， 如要簽訂長期 （一 年以上）供貨價格，必須上報公司董事會審議批準(zhǔn)方式執(zhí)行，否則，給公司造成損 失的由經(jīng)辦人和其部門第一責(zé)任人承擔(dān)。 4、公司的辦公設(shè)備及物料，由公司財務(wù)管理部按照比價采購原則，另行制定 采購管理辦法，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議審議批準(zhǔn)后執(zhí)行。 六、公司采購管理的風(fēng)險責(zé)任 公司采購管理是公司重要經(jīng)營活動，采購績效水平?jīng)Q定著公司市場競爭的地 位，對于公司參與采購管理的各部門和個人，應(yīng)本著“廉潔自律”精神，嚴(yán)

16、格按照 公司制定的采購管理控制制定和規(guī)程制定，對違反公司相關(guān)制定規(guī)定的，其相關(guān)風(fēng) 險責(zé)任按照如下規(guī)定執(zhí)行。 1、不按比價采購程序進(jìn)行采購的； 2、采取以次充好，缺斤少量（合理損耗除外）擅自降低材料物資質(zhì)量、抬高 物資采購價格的； 3、財務(wù)人員沒有嚴(yán)格把關(guān)，在沒有收到比價采購審批單和采購物資檢 驗(yàn)報告單的情況下，擅自入庫和付款的； 4、采購物資中收取回扣的； 5、泄露公司物資采購控制價格等有關(guān)機(jī)密的； 6、在比價采購過程中，沒有認(rèn)真進(jìn)行市場調(diào)查，搞形式上的比價，給公司造 成損失的； 7、按公司財務(wù)控制要求，應(yīng)開具增值稅發(fā)票，而未開具的； 8、其他違反本規(guī)定的行為。 對比價采購過程中的上述違規(guī)行為

17、，各本部應(yīng)責(zé)任及情節(jié)輕重，酌情給予有關(guān) 責(zé)任人員以下處罰： 1、屬于工作上的一般失誤，未給公司造成損失的，按公司績效管理進(jìn)行考核； 2、如有一定經(jīng)濟(jì)損失，造成影響的，除按績效管理考核外，在公司范圍內(nèi)通 報批評； 3、如確屬能力問題，予以停職、轉(zhuǎn)崗或辭退； 4、情節(jié)嚴(yán)重的（如收受賄賂） ，責(zé)令將非法所得上繳公司財務(wù)，并將依據(jù)公司 有關(guān)紀(jì)檢制度及國家相關(guān)法規(guī)給予警告處分、追究法律責(zé)任、直至解除勞動合同； 5、根據(jù)給公司造成損失的大小，處以一定數(shù)量的罰金； 6、在采購中，供應(yīng)及服務(wù)商的禮金和禮品，總價在 50 元以內(nèi)的，可以由部門 第一負(fù)責(zé)人自行決定處理，超過 50元的，必須上交公司辦公室，由公司統(tǒng)一處理。 如個人或部門私自收接賄賂，公司除沒收外，并處以20