以信息化手段提升企業(yè)合同管理水平

1、以信息化手段提升企業(yè)合同管理水平doi ： 10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.041 中華人民共和國(guó)合同法 第二條指出“合同是指平等主體 的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系 的協(xié)議”， 從法律角度界定了合同的概念。 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理主 要涉及產(chǎn)、供、銷(xiāo)三個(gè)環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經(jīng)濟(jì)行為都通過(guò)合同體 現(xiàn)，合同管理是每個(gè)企業(yè)都必須面對(duì)的， 合同管理水平的高低對(duì) 于企業(yè)內(nèi)部管理及外部往來(lái)的規(guī)范性而言非常重要。 但傳統(tǒng)的合 同管理工作大量地停留在書(shū)面介質(zhì)層面，效能的提升存在瓶頸。1 企業(yè)合同管理現(xiàn)狀1.1 合同審核過(guò)程效率不高 企業(yè)對(duì)外訂立合同一般是由經(jīng)

2、辦部門(mén)對(duì)潛在合作方進(jìn)行比 選，在比選中要審核對(duì)方資質(zhì)，比較技術(shù)要求、價(jià)格、質(zhì)量和服 務(wù)等。經(jīng)比選后，與中選方共同草擬合同文本。然后，經(jīng)辦部門(mén) 整理比選和資質(zhì)材料， 會(huì)同草擬的合同文本等發(fā)起合同審核。 合 同審核往往有財(cái)務(wù)和法務(wù)等部門(mén)參與， 在審核中承擔(dān)各自的部門(mén) 職責(zé)，有些企業(yè)可能還需要額外增加委托代理人或是業(yè)務(wù)副總乃 至總經(jīng)理的審核。 合同審核完成后， 經(jīng)辦部門(mén)辦理合同書(shū)面文本 的簽字蓋章手續(xù)使其生效。 整個(gè)合同審核流程涉及環(huán)節(jié)較多， 往 往需要經(jīng)辦人攜帶書(shū)面材料逐個(gè)完成，效率不高。1.2 合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)合同生效后， 履約行為通常由經(jīng)辦部門(mén)來(lái)執(zhí)行。 銀貨兩訖型 的合同， 履約行為較簡(jiǎn)單

3、； 而分段執(zhí)行的合同甚或是跨年執(zhí)行的 合同，履約行為就相對(duì)復(fù)雜一些。 合同的實(shí)際履約狀況一般由經(jīng) 辦部門(mén)掌握，如果部門(mén)規(guī)模大、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)細(xì)、經(jīng)辦合同多、涉及 人員多， 經(jīng)辦部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)也未必能掌握合同的實(shí)際履約狀況， 必 須找到具體經(jīng)辦人才能真正了解相關(guān)信息。 如此， 企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督 部門(mén)對(duì)于合同實(shí)際履約狀況的監(jiān)督也是比較繁瑣的， 往往要到經(jīng) 辦部門(mén)實(shí)地了解，還要到財(cái)務(wù)部門(mén)去核實(shí)資金記錄，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。1.3 合同信息查詢(xún)分析不便 合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分 析，例如：在接受外審的過(guò)程中，外審人員經(jīng)常會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)付款 記錄調(diào)閱關(guān)聯(lián)的合同， 核查付款是否符合合同約定。 若合同管理 的

4、基礎(chǔ)工作較扎實(shí)，合同編號(hào)有明確規(guī)定、具有唯一性，財(cái)務(wù)付 款憑證上標(biāo)有合同編號(hào)， 合同管理部門(mén)也設(shè)有標(biāo)注合同編號(hào)的管 理臺(tái)賬。 當(dāng)外審人員報(bào)出某個(gè)合同編號(hào)時(shí)， 合同管理人員能夠利 用合同編號(hào)的唯一性，追溯查詢(xún)到相關(guān)信息。再如：企業(yè)需統(tǒng)計(jì) 年度合同的總體發(fā)生情， 若要快速統(tǒng)計(jì)， 必須在平時(shí)建立數(shù)據(jù)較 翔實(shí)的基礎(chǔ)臺(tái)賬。 企業(yè)若是合同管理基礎(chǔ)薄弱的， 上述兩例幾乎 無(wú)實(shí)現(xiàn)的可能， 即使合同管理基礎(chǔ)較好， 實(shí)現(xiàn)上述兩例也屬不易。2 合同管理信息化的實(shí)踐 目前，很多企業(yè)的基礎(chǔ)管理都在大量地運(yùn)用信息化手段， 大 力推行并運(yùn)用企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)（ERP。通過(guò)ERP勺推行 和運(yùn)用， 企業(yè)很多生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理流程已

5、實(shí)現(xiàn)信息化， 一些與合同 相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)在ERP內(nèi)也留有記錄并積累。筆者長(zhǎng)期從事企 業(yè)的合同管理工作，近年來(lái)，在企業(yè)ERP構(gòu)建較為成熟的基礎(chǔ)之 上，運(yùn)用信息化手段，將合同管理作為 ERP中的一個(gè)子模塊，納 入了整個(gè)ERP的運(yùn)行，利用ERP中企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息數(shù)據(jù)的聯(lián)通 和共享，對(duì)進(jìn)一步提升合同管理水平做了一些嘗試。2.1做好合同管理ERP模塊開(kāi)發(fā)的前期調(diào)研在前期調(diào)研中， 首先對(duì)企業(yè)發(fā)生的合同進(jìn)行梳理， 如以資金 流向來(lái)分類(lèi)， 可分為資金流入型和資金流出型； 以業(yè)務(wù)方式來(lái)分 類(lèi)，可分為物資采購(gòu)類(lèi)、工程采購(gòu)類(lèi)、服務(wù)采購(gòu)類(lèi)和銷(xiāo)售類(lèi)等； 其次，確定以資金流向和數(shù)量作為重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象來(lái)開(kāi)發(fā)合同管理 ERP

6、模塊。由合同管理部門(mén)牽頭，會(huì)同信息化開(kāi)發(fā)人員分別到采 購(gòu)、銷(xiāo)售和設(shè)備等合同發(fā)生頻次較高的部門(mén)進(jìn)行調(diào)研， 針對(duì)現(xiàn)行 流程實(shí)現(xiàn)信息化所可能會(huì)遇到的問(wèn)題進(jìn)行了多次研討， 合同管理 部門(mén)主要關(guān)注合法合規(guī)性， 業(yè)務(wù)部門(mén)主要關(guān)注實(shí)際可操作性， 信 息化開(kāi)發(fā)人員主要關(guān)注術(shù)上的可實(shí)現(xiàn)性。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，合同管理信息化實(shí)現(xiàn)的前提是較為完善和有效的 合同管理基礎(chǔ)工作， 大致包括： 合同管理工作中有串聯(lián)所有相關(guān) 信息的有效索引，即合同編號(hào)，合同編號(hào)有明確規(guī)則，具有唯一 性和可追溯性。 合同編號(hào)由合同管理部門(mén)統(tǒng)一確定； 合同生效前， 需經(jīng)流轉(zhuǎn)審核， 由財(cái)務(wù)和法務(wù)等部門(mén)參與； 合同履約由經(jīng)辦部門(mén) 負(fù)責(zé)，實(shí)際收付款時(shí)在財(cái)務(wù)憑證

7、上標(biāo)注合同編號(hào)； 內(nèi)部監(jiān)督部門(mén) 著重從資金角度監(jiān)督合同的實(shí)際履約狀況； 合同管理部門(mén)建立合 同管理基礎(chǔ)臺(tái)賬， 以滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)于查詢(xún)、 統(tǒng)計(jì)和分析方面的需求。2.2做好合同管理ERP模塊首期上線(xiàn)后的調(diào)試ERP模塊的開(kāi)發(fā)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，經(jīng)過(guò)充分的前期調(diào) 研，將合同管理ERP模塊首期上線(xiàn)的目標(biāo)定為： 將現(xiàn)有合同管理 流程全部推上信息化，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。首期上線(xiàn)后，以企業(yè)合同信息化審核流程舉例， 大致流程為： 由合同具體經(jīng)辦人在合同管理 ERP模塊中發(fā)起審核一一流轉(zhuǎn)至 部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)審核流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門(mén)審 核經(jīng)辦部門(mén)在完成審核后辦理簽字蓋章手續(xù)。 在各審核環(huán)節(jié) 均可以打回至原始經(jīng)辦人。2.3 滿(mǎn)足相關(guān)部門(mén)的個(gè)性化差異