XXXX大學(xué)檔案管理辦法

1、XXXX大學(xué)檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在記錄辦學(xué)歷史、彰顯學(xué)校特色、維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益、服務(wù)學(xué)校中心工作和師生校友的重要作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法高等學(xué)校檔案管理辦法（教育部令27號(hào)）、科學(xué)技術(shù)檔案工作條例湖北省檔案管理?xiàng)l例等法律法規(guī)精神，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱檔案是指學(xué)校或教職工在從事黨政管理、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校、社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。第三條 檔案工作是學(xué)?？茖W(xué)管理和管理創(chuàng)新的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校法定

2、職責(zé)和重要使命，要把檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。第四條 學(xué)校檔案工作接受省教育廳主管，同時(shí)受省檔案局（館）的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備第五條 堅(jiān)持學(xué)校黨委和校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，由一名校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作。第六條 成立檔案工作委員會(huì)，由主管校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、研究解決檔案方面的重要工作。第七條 成立專門檔案工作機(jī)構(gòu)檔案館，集中統(tǒng)一管理全校檔案，提供利用學(xué)校檔案。第八條 構(gòu)建以檔案館為主體，各部門、學(xué)院為支撐，各方分工明確，職責(zé)清晰、協(xié)調(diào)配合、覆蓋全面的檔案工作運(yùn)行機(jī)制。第九條 檔案館基本職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家、?。ú浚┯嘘P(guān)檔案工作

3、的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作。2.擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)。3.負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料。4.編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。5.組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作。6.開(kāi)展檔案利用工作。7.開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。8.利用檔案開(kāi)展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。9.開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。第十條 各單位（部門）要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，指定檔案員，負(fù)責(zé)本單位（部門）檔案的收集、整理、保管和移交工作。第十一條 各單位（部門）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職

4、責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家、?。ú浚┯嘘P(guān)檔案工作法律法規(guī)和學(xué)校檔案工作規(guī)章制度,切實(shí)將檔案工作納入本單位（部門）工作議事日程。2.加強(qiáng)與學(xué)校檔案館工作聯(lián)系與溝通，共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作，確保檔案材料歸檔質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)本單位（部門）所有歸檔案卷內(nèi)容、質(zhì)量審查把關(guān)，保證歸檔文件材料齊全完整。4.切實(shí)加強(qiáng)本單位（部門）檔案歸檔工作領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案員提出具體工作要求,并協(xié)助解決歸檔工作中遇到的問(wèn)題和困難，順利完成本單位（部門）的檔案歸檔任務(wù)。第十二條 單位（部門）檔案員要遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，善于學(xué)習(xí)，具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和管理技能。其工作職責(zé)是：1.負(fù)責(zé)本單位（部門）產(chǎn)生的各類文件材料收集

5、、保管、組卷和整理工作。2.按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，合理組卷，頁(yè)號(hào)或件號(hào)編制準(zhǔn)確,卷內(nèi)目錄制作規(guī)范。3.主動(dòng)接受學(xué)校檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查,按規(guī)定時(shí)間向檔案館移交檔案。4.切實(shí)做好歸檔文件材料的保密和安全工作。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，自覺(jué)提高檔案工作能力和業(yè)務(wù)水平。第十三條 對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案館工作人員，應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，采取必要措施，防止職業(yè)中毒事故發(fā)生。第三章 檔案的管理第十四條 學(xué)校檔案館對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體分類，劃定歸檔范圍，確定保管年限，嚴(yán)把檔案材料收進(jìn)關(guān)。凡應(yīng)歸檔的必須歸檔，不屬于歸檔范圍的材料，禁止擅自歸檔。對(duì)保管期限已滿，失去保存價(jià)

6、值的檔案，經(jīng)鑒定后，登記造冊(cè)，學(xué)校批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的，不得銷毀任何檔案。第十五條 學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位（部門）、課題組立卷的歸檔制度。各單位（部門）檔案員按照規(guī)定時(shí)間，經(jīng)學(xué)校檔案館檢驗(yàn)合格后，辦理移交手續(xù)。歸檔時(shí)間：各單位（部門）的應(yīng)歸檔案于次學(xué)年的6月底前歸檔；各院（部）次學(xué)年寒假前歸檔?？蒲蓄悪n案應(yīng)當(dāng)在科研課題完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；基建類檔案應(yīng)當(dāng)在竣工驗(yàn)收后一年內(nèi)歸檔。第十六條 相關(guān)部門歸檔時(shí)，應(yīng)貫徹落實(shí)好“四參加”制度。1.組織召開(kāi)工程竣工驗(yàn)收會(huì)部門（單位）的檔案員要明確提出工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、范圍和要求，確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量。待檔案資料齊全完整后，按照建設(shè)項(xiàng)目檔案管

7、理規(guī)范（DA/T28-2018）具體規(guī)定整理完畢，移交至學(xué)校檔案部門。2.組織召開(kāi)科研課題鑒定會(huì)部門（單位）的檔案員要明確提出科研課題文件資料歸檔范圍和要求，并對(duì)存在的問(wèn)題，提出整改要求，及時(shí)進(jìn)行整改，確?？蒲姓n題檔案資料齊全完整。在科研課題歸檔文件審查意見(jiàn)上，要有檔案員簽字確認(rèn)。收集齊全后，按照科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范（DA/T2-92）具體規(guī)定進(jìn)行整理，移交至學(xué)校檔案部門。3.組織召開(kāi)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收會(huì)部門（單位）的檔案員要仔細(xì)查驗(yàn)設(shè)備隨機(jī)資料是否齊全，準(zhǔn)確填寫武漢輕工大學(xué)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收情況登記表，連同隨機(jī)資料等，一并移交至學(xué)校檔案部門。4.組織召開(kāi)產(chǎn)品定型會(huì)部門（單位）的檔案員要審查驗(yàn)收產(chǎn)

8、品研制、開(kāi)發(fā)、定型過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料，確保產(chǎn)品檔案資料的齊全完整。產(chǎn)品定型三個(gè)月內(nèi)，將檔案資料移交至學(xué)校檔案部門。產(chǎn)品改進(jìn)使用過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料，也要及時(shí)移交至學(xué)校檔案部門。對(duì)各種專項(xiàng)活動(dòng)檔案，實(shí)行“四同時(shí)”管理：1.學(xué)?；蛳嚓P(guān)部門（單位）下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)，同時(shí)提出文件材料的歸檔要求。2.學(xué)?；蛳嚓P(guān)部門（單位）檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度，同時(shí)檢查文件材料形成情況。3.學(xué)校或相關(guān)部門（單位）驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果，同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況。4.學(xué)校或相關(guān)部門（單位）進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)，同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。第十七條 歸檔檔案應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書(shū)繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，電子文件

9、的歸檔按照電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范（GB/T188942016）執(zhí)行。第十八條 全校教職工在從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種形式載體的檔案材料,由所在單位（部門）的檔案員收集后定期移交檔案館保管，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。對(duì)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，檔案館可通過(guò)征集、代管等形式進(jìn)行管理。學(xué)校與校外合作單位共同完成的項(xiàng)目，應(yīng)有相關(guān)單位（部門）及時(shí)將有關(guān)檔案移交至檔案館。第十九條 學(xué)校檔案館高度重視檔案保護(hù)工作，采取必需措施，防止檔案實(shí)體的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。同時(shí)，積極開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。第二十條 學(xué)校檔案館定期對(duì)所

10、存檔案和資料的保管情況進(jìn)行檢查，遇有特殊情況，及時(shí)報(bào)告，及時(shí)處理。第二十一條 學(xué)校檔案館對(duì)全部檔案實(shí)行全宗管理，同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。在國(guó)家需要時(shí)，學(xué)校應(yīng)提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。第二十二條 學(xué)校檔案館對(duì)每年收進(jìn)移出檔案材料、館藏檔案及檔案利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按國(guó)家有關(guān)規(guī)定做好統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)工作。第四章 檔案的利用和公布第二十三條 學(xué)校檔案館按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個(gè)人無(wú)權(quán)公布學(xué)校檔案。屬下列情況之一者，不對(duì)外公布：1.涉及國(guó)家秘密的。2.涉及專利或者技術(shù)秘密的。3.涉及個(gè)人隱私的。4.檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十四條 校內(nèi)

11、各單位（部門）因工作需要利用檔案的，可直接到學(xué)校檔案館辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行。校內(nèi)教職員工、外單位及個(gè)人利用檔案的，持合法證明或合法身份證明，在表明利用檔案目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，可以查詢已公布的檔案。查閱財(cái)會(huì)類檔案的，必須經(jīng)財(cái)務(wù)處批準(zhǔn)。境外組織或個(gè)人利用檔案的，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。第二十五條 利用檔案涉及黨和國(guó)家秘密的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校保密工作機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。第二十六條 對(duì)于重要、珍貴、易損的檔案，一般不提供原件，如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十七條 學(xué)校檔案館是出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。加蓋“武漢輕工大學(xué)檔案查詢專用章”的復(fù)制件，與原件具有同等效力。第二十八條 學(xué)校檔案館設(shè)立專門的閱檔室，

12、編制并提供必要的檢索工具，提供開(kāi)放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等，為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件。社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案，學(xué)校檔案館優(yōu)先提供。第二十九條 經(jīng)學(xué)校檔案館同意寄存的檔案，歸寄存者所有。如需要向社會(huì)提供利用，應(yīng)征得寄存者同意。第三十條 學(xué)校檔案館不斷加強(qiáng)檔案史料研究、整理和信息資源開(kāi)發(fā)工作，服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和中心工作。第三十一條 學(xué)校檔案館采取多種形式，積極開(kāi)展檔案宣傳工作。第三十二條 學(xué)校檔案館建立檔案保管、保密、利用等制度，嚴(yán)格履行檔案查、借、復(fù)印等審批和登記手續(xù)。檔案庫(kù)房的技術(shù)管理應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)，定期檢查，確保檔案安全。遇特殊情況，應(yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告

13、，及時(shí)處理。第五章 條件保障第三十三條 學(xué)校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入預(yù)算，統(tǒng)籌解決。各單位（部門）對(duì)用于保存歸檔文件所需的檔案裝具等，應(yīng)在其經(jīng)費(fèi)中給予支持。第三十四條 學(xué)校檔案館辦公區(qū)、閱檔區(qū)、庫(kù)房區(qū)三分開(kāi)。檔案館庫(kù)房的設(shè)置符合檔案保管要求，用房面積應(yīng)預(yù)留一定的發(fā)展空間；存放涉密檔案設(shè)專門庫(kù)房；存放聲像、電子等特殊載體檔案配備專用設(shè)備。庫(kù)房應(yīng)具有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。第三十五條 學(xué)校檔案館采用先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。學(xué)校為檔案館配置現(xiàn)代化、信息化設(shè)備設(shè)施，保障檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。第六章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第三十六條 學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位（部門）或者個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)：1.在檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的；2.在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的；3.在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；4.將重要的或者珍貴的檔案捐贈(zèng)給學(xué)校的； 5.同違反檔案法律、法規(guī)的行