各類物品采購工作流程修改

1、各類物品采購工作流程 一、倉庫補倉物品的采購工作流程： 倉庫的每種存?zhèn)}物品， 均應(yīng)設(shè)定合理的采購線， 在存量接近或低于 采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫負責人要填寫請單”，且 采購申請單內(nèi)必須注明以下資料： （ 1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。 經(jīng)總經(jīng)理簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單 上簽字確認，并注明到貨時間，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在 至少三家供貨商中比較 , 選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采 購審批程序報批，經(jīng)總經(jīng)理批準后，采購部立即組織實

2、施，一般物品 要求之 3 天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。 二、部門新增物品的采購工作流程： 若部門需添置新物品， 部門負責人填寫申請報告， 經(jīng)總經(jīng)理審批 后, 連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?按 “采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較 , 選定相應(yīng)供 應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)總經(jīng)理批準后， 采購部立即組織實施。 三、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程： 如部門需更新替換舊有設(shè)備或舊有物品， 應(yīng)先填寫一份 “物品報 損報告”給財務(wù)部及總經(jīng)理審批。 經(jīng)審批后， 將一份“物品報損報告” 和采購申請單一并送交采購部， 采購部須在

3、采購申請單內(nèi)必須注明以 下資料： （ 1）貨品名稱，規(guī)格； （2）最近一次訂貨單價； （3）最近一次訂貨數(shù)量； （4）提供本次訂貨數(shù)量建議。 采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì)， 并按酒店采購審批程 序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后，組織采購。 四、燃料的采購工作流程： 采購部根據(jù)營業(yè)情況與廚師長編制每日采購申購計劃， 填寫采購申 請單，以電話落單形式采購。 五、維修零配件和工程物料的采購工作流程： 工程倉庫日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購 申請單內(nèi)必須注明以下資料： （1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)

4、量； 大型改造工程或大型維修活動，工程部須做工程預(yù)算，并根據(jù)預(yù) 算表項目填寫采購申請單（工程預(yù)算表附在采購申請單下面），且采購 申請單內(nèi)必須注明以下資料： （1 ）貨品名稱，規(guī)格； （2）庫存數(shù)量； （3）最近一次訂貨單價； （4）最近一次訂貨數(shù)量； （5）提供本次訂貨數(shù)量建議。 以上采購申請單經(jīng)總經(jīng)理簽批同意后送采購部經(jīng)理初審， 采購部經(jīng) 理初審?fù)夂螅?采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比 較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng) 會批準后，采購部立即組織實施。 六、廚房對不同存貨，采取不同時期的采購申報計劃 ： 1）日計劃：指需購進的各種基礎(chǔ)性原材料食品，由廚

5、房各檔 口負責人根據(jù)當天營業(yè)情況預(yù)測第二天的需要量，據(jù)此擬定需求，填 制原材料申購單，報廚師長審核簽字后，交采購部辦理正式采購 業(yè)務(wù)（沒有廚師長簽字確認不予采購）。原材料申購單下單時間為每 天晚餐20:30-21:00。蔬菜、肉類、凍品、三鳥（雞、鴨、鵝）海鮮 水果等物料的采購申請，由各部門廚師或主管，根據(jù)當日經(jīng)營情況， 預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日營業(yè)結(jié)束后以 電話落單或第二天直接到市場選購。 周計劃：指需購進的干貨、調(diào)料，凍品、煙酒等由倉庫報 計劃，由廚師長、副總經(jīng)理預(yù)測下周需求量，擬定 采購申請單和 原材料申購單，交采購部辦理采購業(yè)務(wù)。下單時間為每周一下午 3:00-

6、4:30。 (3)月計劃：指需購進的廚房低值易耗品、印刷用品等，由副 總經(jīng)理預(yù)測下月需要量，并據(jù)此擬定需求，填制 采購申請單廚師 長、副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽字后，交采購部辦理采購業(yè)務(wù)。申報計劃時 間為每月25號。 七、采購工作流程中須規(guī)范事項： 1、所有的采購申請必須填寫一式四聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門負責人核 簽后，整份共四聯(lián)交給會計，會計復(fù)核后送總經(jīng)理。 2、采購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。 第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。 第 四聯(lián)部門存檔。 3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以 防錯漏。 (1)簽置核對：檢查采購申請單是否

7、部門負責人簽置，核對其是否 正確。 (2)數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù) 量是否正確。4、邀請供應(yīng)商報價。 八、貨比三家工作流程: 每類物品報價單需要最少三家作出比較， 目的是防止有關(guān)人員從 中徇私舞弊， 保證采購物品價格的合理性。 酒店采取三方報價的方法 進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢 3個或 3個以上供應(yīng)商報價， 然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是： 1 、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單， 包括：填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、 數(shù)量、包裝、質(zhì)量標準及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇 3 個供應(yīng) 商），要求供應(yīng)商填寫價

8、格并簽名退回。對于交通不便或外地的供 應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價 單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。提出采購部的選擇意見和理由， 連同報價單一起送交評定小組審批。 2、評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意 見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽等進行評估后，確 定其中一家信譽好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報會審核。 九、采購活動的后續(xù)須跟進工作 1、采購訂單的跟催 當訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。 2、采購訂單取消 1）酒店取消訂單： 如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可 能提出取消的賠償， 故采購部必須預(yù)先提出

9、有可能出現(xiàn)的問題及可行 解決方法，以便報會作出決定。 （2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購 部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。 為保障酒店利益， 供 應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失。 3、違反合同： 合同上應(yīng)注明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所注 處理。 4、檔案儲存： 所有供應(yīng)商名片、 報價單、 合同等資料須分類歸檔備查， 并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫。 5、采購交貨延遲檢討 凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常 經(jīng)營活動的， 需填寫采購交貨延遲檢討書， 說明原因及跟進情況并呈 財務(wù)部及總經(jīng)理批