如何自動(dòng)生成郵件標(biāo)簽

1、自動(dòng)生成郵件標(biāo)簽?zāi)酪獎(jiǎng)?chuàng)建標(biāo)簽，所以您可能已經(jīng)去過辦公用品商店。您購(gòu)買了一家標(biāo)簽紙供應(yīng)商（如Avery、AOne或Formtec）的一包標(biāo)簽紙。每張標(biāo)簽紙都有一定尺寸，并包含一定數(shù)目的、有特定規(guī)格的標(biāo)簽。要設(shè)置標(biāo)簽主文檔，您需要使文檔的規(guī)格與從辦公用品店買來的標(biāo)簽紙上標(biāo)簽的規(guī)格相匹配。此處是如何設(shè)置主文檔的方法:1.2.3.4.啟動(dòng)Word。在工具”菜單上，指向 信函與郵件”然后單擊 郵件合并”打開郵件合并”任務(wù)窗格。在任務(wù)窗格中的 選擇文檔類型”下，單擊 標(biāo)簽”在任務(wù)窗格底部的步驟1 /6下，單擊下一步：正在啟動(dòng)文檔”。要設(shè)置新的標(biāo)簽主文檔，單擊更改文檔版式”。為何要更改文檔版式”當(dāng)您打開

2、 Word時(shí)0點(diǎn)陣QB)翻光碑基3抵ftr： Istfustfi腹S荷gJknry S.產(chǎn)aw號(hào)QJ： 5160 -罐引聞-奇岸人鬼址3 I瑋箔益息-類 J： 禹虞 M：KEk 小:tfajit3. M 米10.16 a 米Lilcr(9.$ X 11 英寸，默認(rèn)情況下會(huì)打開一個(gè)空白文檔。該默認(rèn)文檔沒有標(biāo)簽版式。如果您要?jiǎng)?chuàng)建標(biāo)簽，則需要把默認(rèn)文檔的版式更 改為標(biāo)簽版式。5.6.在任務(wù)窗格中的 更改文檔版式”下，單擊 標(biāo)簽選項(xiàng)” 在標(biāo)簽選項(xiàng)”對(duì)話框中，您要做幾個(gè)選擇：11用于打印標(biāo)簽的打印機(jī)類型。2生產(chǎn)標(biāo)簽紙的供應(yīng)商。S與標(biāo)簽紙包裝上列出的產(chǎn)品編號(hào)相對(duì)應(yīng)的編號(hào)。注釋如果您購(gòu)買的標(biāo)簽紙與 標(biāo)簽選項(xiàng)

3、”對(duì)話框中的任何選項(xiàng)都不符合該怎么辦？您仍然可以打印標(biāo)簽，只是必須做一些自定義。 首先，請(qǐng)仔細(xì)測(cè)量您的標(biāo)簽紙上的標(biāo)簽， 并記錄下測(cè)量結(jié)果和單張紙上容納的標(biāo)簽數(shù)量。接著，按照創(chuàng)建自定義郵件標(biāo)簽 中所述過程操作，從步驟 4開始。7.在您做完所有標(biāo)簽選擇后，單擊確定”。一個(gè)標(biāo)簽文檔會(huì)打開， 并且在第一個(gè)標(biāo)簽中有插入點(diǎn)在閃爍，現(xiàn)在您就可進(jìn)行下一步了。注釋如果您在屏幕上看到的像常規(guī)文檔而不像標(biāo)簽，則您可能打開了隱藏虛框的選項(xiàng)。請(qǐng)?jiān)?表格”菜單上，單擊 顯示虛框”顯示表明標(biāo)簽邊界的線。8.在任務(wù)窗格底部的步驟2 / 6下，單擊 下一步：選取收件人”。步驟2 :連接到數(shù)據(jù)文件3觀看演示（英文）下一個(gè)演示如果

4、您是在創(chuàng)建郵件標(biāo)簽，肯定是打算寄郵件。如果您是打算寄郵件， 方有一個(gè)郵件列表，包含客戶、員工或預(yù)計(jì)的其他收件人的姓名與地址。 們說的 數(shù)據(jù)文件”。在過程中這一步的目的是連接到該郵件列表數(shù)據(jù)文件, 姓名和地址寫到標(biāo)簽上。那么您可能在什么地 此郵件列表就是我 以便把列表上的注釋如果您尚未設(shè)置郵件列表數(shù)據(jù)文件，請(qǐng)繼續(xù)讀下去。您將看到，可以從Word內(nèi)部設(shè)置一個(gè)該文件。Word可以連接到許多不同類型的數(shù)據(jù)文件（要查看完整列表，單擊請(qǐng)參閱所以您的郵件列表很可能是合用的。例如，您可能把收件人姓名和地址記錄在Excel工作表、Microsoft Access 數(shù)據(jù)庫表或在 Word中設(shè)置的表格中。您也可能特

5、別為 此目的而不斷更新您的 Microsoft Outlook?聯(lián)系人文件。這些選擇（還有許多其他選擇）都是合用的?！笨蛑械逆溄樱?，Microsoft要了解關(guān)于數(shù)據(jù)文件和如何在郵件合并中使用它們的詳細(xì)信息，單擊請(qǐng)參閱”框中的鏈接。注釋檢查在郵件列表數(shù)據(jù)文件中收件人姓名是如何設(shè)置的。 將姓名從數(shù)據(jù)文件合并到標(biāo)簽的標(biāo)簽上的效果最好。以零開頭的郵政編碼不會(huì)從Excel工作表正確合并，除非您在起始的零前面鍵入一個(gè)撇號(hào)。該撇號(hào)不會(huì)顯示在工作表單元格或標(biāo)簽中，它只是讓零顯示出來。如果您把名和姓放在兩個(gè)不同的列中,在標(biāo)簽主文檔與數(shù)據(jù)文件之間建立連接在 郵件合并”任務(wù)窗格中的 選擇收件人”下，您有三個(gè)選項(xiàng):使

6、用現(xiàn)有列表”如果您已經(jīng)有了包含收件人姓名與地址的數(shù)據(jù)文件，如 Access數(shù)據(jù)庫表或 Word表格，則單擊此選項(xiàng)。從Outlook 聯(lián)系人中選擇”如果您要使用來自O(shè)utlook聯(lián)系人列表的姓名和地址，單擊此選項(xiàng)。鍵入新列表”如果您還沒有包含收件人姓名與地址的數(shù)據(jù)文件，單擊此選項(xiàng)。Excel電子表格、單擊下列選項(xiàng)之一了解接下來怎么做。+使用現(xiàn)有列表+從Outlook聯(lián)系人中選擇+鍵入新列表郵件合并收件人”對(duì)話框使您有機(jī)會(huì)篩選或排列數(shù)據(jù)文件中的條目。 用某個(gè)郵政編碼或某個(gè)城市中的客戶寄郵件。司的員工寄郵件。例如，您可能只想給使 或者您可能希望創(chuàng)建標(biāo)簽，用于給去年加入公(2)-如果您希望為數(shù)據(jù)文件中

7、所有收件人創(chuàng)建標(biāo)簽, 確定”繼續(xù)。并且不需要執(zhí)行任何排序或篩選，只需單擊如果您不希望為數(shù)據(jù)文件中所有收件人打印標(biāo)簽, 操作：在單擊確定”前可以執(zhí)行下列部分或全部要除去一個(gè)收件人，單擊該收件人所在行的開始處的復(fù)選框以清除它。要根據(jù)某一列中信息按升序或降序?qū)Ω餍信判颍ɡ缒Ｍ麆?chuàng)建按姓氏的拼音順序排列的標(biāo)簽），單擊列標(biāo)題。要根據(jù)特定條件篩選列表（例如所有住在某一郵政編碼地區(qū)的人），單擊列標(biāo)題旁邊的箭頭。當(dāng)您單擊箭頭時(shí)，會(huì)看見與此類似的列表：f 1 潼郭1iiecoo11700011如果您先前篩選過列表，現(xiàn)在希望再次包含所有項(xiàng)目，單擊“全部）”。12單擊要用于篩選列表的值。在此示例中，郵政編碼”僅包

8、含兩個(gè)唯一的代碼。對(duì)于您的數(shù)據(jù)文件而言，唯一條目的列表很可能要長(zhǎng)得多。13單擊“空白）”以將列表篩選為僅有在此列中為空白的條目。14單擊“非空白）”將列表篩選為僅有在此列有內(nèi)容的條目。15單擊“高級(jí)）”打開 篩選和排序”對(duì)話框，在其中您可以根據(jù)更復(fù)雜的條件縮小范圍。例如,可以把列表縮小到三個(gè)郵政編碼或兩個(gè)城市。注釋在郵件合并收件人”對(duì)話框中所做的任何篩選與排序更改都不會(huì)影響原始數(shù)據(jù)文件。在您關(guān)閉 郵件合并收件人對(duì)話框后，將看見起始文檔中所有標(biāo)簽上都有？Next Record?域。不要?jiǎng)h除它們。它們不會(huì)顯示在打印的標(biāo)簽上，而且它們?cè)诒具^程的下一步中很重要。在任務(wù)窗格底部的步驟3 / 6 下，單擊

9、 下一步：選取標(biāo)簽”進(jìn)入下一步。步驟3 :添加占位符和保持不變的信息3觀看演示（英文）下一個(gè)演示在過程的此步驟中，您要向標(biāo)簽主文檔添加內(nèi)容。此內(nèi)容包括:在每個(gè)標(biāo)簽上都相同的信息 例如，您可能希望每個(gè)標(biāo)簽上都有公司徽標(biāo)。您可以就在標(biāo)簽主文檔上鍵入或放置此信息。您不能在一個(gè)主文檔上輸入每個(gè)標(biāo)簽特有的信息。 這些域和郵件地址數(shù)據(jù)文件中的類別（列）來自數(shù)據(jù)文件的每一行的信息就會(huì)替換這些域，但對(duì)應(yīng)。當(dāng)以創(chuàng)建每個(gè)標(biāo)簽特有的信息，如收件人地址 您可以向標(biāo)簽主文檔添加占位符或域。您完成本過程下一步的郵件合并時(shí)， 一組唯一的標(biāo)簽。此處是帶圖片和域的標(biāo)簽主文檔可能的樣子:單擊下列選項(xiàng)之一了解接下來怎么做。+添加圖

10、片+添加占位符域步驟4 :預(yù)覽合并的標(biāo)簽并完成合并（此信息將在下一個(gè)演示中介紹。）下一個(gè)演示當(dāng)您在 郵件合并”任務(wù)窗格底部單擊 下一步：預(yù)覽標(biāo)簽”時(shí)，來自數(shù)據(jù)文件的信息會(huì)替換標(biāo) 簽上的占位符域。您將直觀地看到地址是否顯示正確。 您還可以單擊任務(wù)窗格中的雙箭頭按 鈕來翻頁查看標(biāo)簽，或者可以單擊 查找收件人”找到特定標(biāo)簽。:郎杵合并預(yù)覽信函在此預(yù)覽一個(gè)臺(tái)并宿硒-若要預(yù) 覽苴牠信函，譜單擊下列頂：m收件人- 2品查找收件人橄出更改愛還可la更改收件人列表I注釋在您翻閱標(biāo)簽以預(yù)覽它們時(shí)，屏幕上發(fā)生的事可能有點(diǎn)讓人迷惑。假設(shè)您從頁面左上這只是為了預(yù)覽方便。標(biāo)簽在頁面上實(shí)際角的第一個(gè)標(biāo)簽開始。當(dāng)您單擊向右

11、的雙箭頭按鈕時(shí)，您會(huì)在頁面上水平移動(dòng)，直到頁面最 右邊的標(biāo)簽。然后您會(huì)下移一行，到頁面最左邊的標(biāo)簽，以此類推。但是在屏幕上，您當(dāng)前 預(yù)覽的標(biāo)簽看起來總是好像處于頁面左上角一樣。沒有被提升或出現(xiàn)類似的怪事?？赡苄枰拚囊恍〇|西可能需要使數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題與地址塊（上一步”鏈接。右鍵單擊第一個(gè)標(biāo)簽中的 編輯地址塊”。在插入地址塊”對(duì)話框中，單缺少的地址元素如果您沒有看見地址的所有元素， 中的元素匹配。單擊郵件合并”任務(wù)窗格底部的?Address Block?域，然后單擊快捷菜單上的“擊 匹配域”。在 匹配域”對(duì)話框中，確保您所使用的來自左邊列表的每個(gè)元素都在右邊有匹 配的列標(biāo)題。如果任何重要元素

12、對(duì)面出現(xiàn)“不匹配）”，則單擊寫有“不匹配）”的框中的箭頭,然后在出現(xiàn)的列表中單擊正確列名。單擊確定”然后再次單擊 確定”不希望的收件人如果為您不希望包含在本次郵件發(fā)送中的收件人創(chuàng)建了標(biāo)簽，單擊郵件合并”任務(wù)窗格中的 編輯收件人列表”打開 郵件合并收件人”對(duì)話框，然后 篩選收件人列表。 缺少的收件人 如果數(shù)據(jù)文件中的記錄只有一部分合并到了標(biāo)簽上，單擊 郵件合并”任務(wù)窗格中的編輯收件人列表”，打開郵件合并收件人”對(duì)話框。確保沒有在無意中篩選了收件人列 表。單擊不想篩選的每個(gè)類別列標(biāo)題中的箭頭，然后在列表中單擊“全部）”。如果您沒有以任何方式篩選收件人列表，請(qǐng)檢查數(shù)據(jù)文件以確保它組織正確。大多數(shù)標(biāo)簽

13、是空白的 如果您只看見一個(gè)標(biāo)簽中有地址，而其他標(biāo)簽都是空白的， 則您在標(biāo)簽主文檔中安排內(nèi)容時(shí)可能忘記了一個(gè)小步驟。在郵件合并”任務(wù)窗格底部，單擊上一步：選取標(biāo)簽”。在任務(wù)窗格中的 復(fù)制標(biāo)簽”下，單擊 更新所有標(biāo)簽”，把添加到第一個(gè)標(biāo)簽的域 復(fù)制到標(biāo)簽紙上其他所有標(biāo)簽。然后單擊下一步：預(yù)覽標(biāo)簽”回到預(yù)覽步驟。當(dāng)您對(duì)標(biāo)簽的樣子滿意時(shí)，單擊郵件合并”任務(wù)窗格底部的 下一步：完成合并”。步驟5 :打印標(biāo)簽3觀看演示（英文）在本過程的 完成合并”步驟中,您可以打印標(biāo)簽了。您有兩個(gè)選擇?？梢?單擊 郵件合并”任務(wù)窗格中的打印”來打印標(biāo)簽。如果您對(duì)預(yù)覽滿意，并已準(zhǔn)備要打印最終標(biāo)簽，請(qǐng)執(zhí)行此操作。單擊 郵件合

14、并”任務(wù)窗格中的 編輯個(gè)人標(biāo)簽”，創(chuàng)建帶有所有合并的標(biāo)簽的新文檔。如果您在打印最終標(biāo)簽前要更徹底地復(fù)查標(biāo)簽，或者您希望對(duì)特定標(biāo)簽進(jìn)行自定義更改，請(qǐng)執(zhí)行此操作。當(dāng)您對(duì)標(biāo)簽滿意時(shí)，可以就從此文檔打印它們。+打印標(biāo)簽 +創(chuàng)建新標(biāo)簽文檔然后打印標(biāo)簽 打印時(shí)可能遇到的一些問題 打印的是域而不是信息 如果您在打印的標(biāo)簽上看到域（如 ？Address Block?）而不是這些域 的值，可能需要更改設(shè)置。 在 工具”菜單上，單擊 選項(xiàng)”。在 打印”選項(xiàng)卡上，確保清除 打 印文檔的附加信息”下的 域代碼”復(fù)選框。打印結(jié)果與預(yù)覽不符如果打印結(jié)果與您在預(yù)覽中看見的不符，最可能的原因是您使用了過時(shí)的或已損壞的打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序。您可以從打印機(jī)制造商的網(wǎng)站下載最新的打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序。在您關(guān)閉標(biāo)簽主文檔之前您已經(jīng)完成了設(shè)置標(biāo)簽主文檔的所有麻煩操作并把它連接到郵件列表數(shù)據(jù)文件。 通過保存標(biāo) 簽主文檔，您可以保存您的工作，使下一次需要標(biāo)簽時(shí)能更加方便快捷地創(chuàng)建一組標(biāo)簽。 當(dāng) 您保存標(biāo)簽主文檔時(shí)，也就保存了該文檔與數(shù)據(jù)文件的連接。下一次您打開文檔時(shí)，會(huì)看見文檔中將放入來自數(shù)據(jù)文件的信息的消息。單擊 是”繼續(xù)。如果您使用 Outlook聯(lián)系人列表作為您的數(shù)據(jù)文件，還會(huì)看見選擇聯(lián)系