公司工程部檔案管理制度

1、程部檔案管理制度目錄534第一章 總則 第二章檔案歸檔第三章檔案整理第四章檔案保管第五章檔案借閱第六章附則 檔案管理制度第一章 總則第一條 目的為加強(qiáng)公司工程部檔案管理工作，有效的保護(hù)及利用檔案，更好地為公司各項(xiàng)工作服 務(wù)，特制定本制度。第二條 釋義本制度所稱檔案包括公司對(duì)外簽訂的業(yè)主合同、材料合同、施工隊(duì)合同、經(jīng)營(yíng)部中標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、圖紙、各個(gè)項(xiàng)目竣工后的建設(shè)資料等。第三條管理原則集中統(tǒng)一管理原則。維護(hù)檔案完整與安全原則。便于利用原則。第四條適用范圍：本制度適用于公司工程部的檔案管理。第五條管理職責(zé)1. 及時(shí)做好各個(gè)項(xiàng)目資料文件的整理及歸檔工作；2. 督促各個(gè)項(xiàng)目部移

2、交相關(guān)資料；3. 定期完成與經(jīng)營(yíng)部的檔案移交工作；4 檔案管理體系的建設(shè)與完善。第二章 檔案歸檔第一條 檔案歸檔范圍公司各個(gè)項(xiàng)目具有保存、利用價(jià)值的各種形式的文件資料合同均須歸檔。第二條 歸檔時(shí)間招投標(biāo)文件、圖紙、中標(biāo)通知書(shū)等文件應(yīng)在經(jīng)營(yíng)部門接到中標(biāo)通知后及時(shí)進(jìn)行交接；1 個(gè)月內(nèi)歸檔。業(yè)主、施工、材料合同應(yīng)在合同簽訂后即刻歸檔存檔；基本建設(shè)類文件應(yīng)在項(xiàng)目竣工后個(gè)月內(nèi)歸檔；項(xiàng)目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后其他未特別說(shuō)明的文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔。第三條 歸檔要求一）歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。（二）歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確。（三）歸檔時(shí)交

3、接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)歸檔文件，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第三章檔案整理具體見(jiàn)附件檔案整理細(xì)則第四章檔案保管第一條檔案保管規(guī)定（一） 各類檔案均須按制度向檔案管理負(fù)責(zé)人移交，集中保管。不得私自留存檔案。（二）具有永久保管價(jià)值的檔案原件須進(jìn)行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。三）電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)行修復(fù)。四）圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。五）密級(jí)檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章 檔案借閱一） 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。二）借閱檔案電子掃描件及原

4、件需申請(qǐng) OA 流程，待流程通過(guò)后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫檔案借出登 記表。密級(jí)檔案利用須填三） 企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。寫密級(jí)檔案查借閱審批表 ，經(jīng)檔案歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。 絕密級(jí)與機(jī)密級(jí) 檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復(fù)印或借出。四） 檔案借閱期限一般不得超過(guò) 7 個(gè)工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長(zhǎng)期限不得超過(guò) 30 個(gè)工作日。五） 檔案使用者須按照檔案密級(jí)對(duì)檔案內(nèi)容保密，并對(duì)檔案安全、 完整負(fù)責(zé)， 不得標(biāo)記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。六）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無(wú)誤后，及時(shí)

5、入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。（七）員工調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，須將所借閱的檔案全部歸還檔案室，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。第六章附則附件:附件檔案整理細(xì)則附件檔案整理流程附件檔案室管理規(guī)定附件檔案移交表附件檔案借閱登記表附件密級(jí)檔案查借閱審批表附件 1 :檔案整理細(xì)則檔案按內(nèi)容分為 3 個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、合同類。一） 全宗內(nèi)檔案分類 般按“年度類別”分類，即將一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開(kāi)，每個(gè)年度內(nèi)再按一級(jí)類目分類、排列。二） 不同類別檔案的分類經(jīng)營(yíng)管理類、合同類按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)間、重要程度進(jìn)行分類；基本建設(shè)類檔案按工程項(xiàng)目分類。三）須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改

6、動(dòng)，以保證分類規(guī)則的一致性。附件2:檔案整理流程I根據(jù)工程部檔案整編規(guī)則擬I定分類方案，劃分大類和小類 IS丿案卷組合F卷內(nèi)文件排列*、編號(hào)案卷編目1rF案卷排架將分類后的資料裝入卷盒f、I按重要程度、時(shí)間或類別等對(duì) ！卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列f!編件、頁(yè)號(hào)f、I填寫卷內(nèi)目錄、備考表， 1并在備考表上簽字蓋章 !編制案卷目錄i擬寫案卷題名I填寫案卷封面和脊背J附件 3 ：檔案室管理規(guī)定第一條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實(shí)需要其他人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。第二條 保管檔案必須設(shè)置堅(jiān)固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備。庫(kù)房應(yīng)做到“八防”即：防火

7、、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜，保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第三條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架， 并進(jìn)行妥善的保管。第四條 檔案室建立檔案登記、 統(tǒng)計(jì)制度， 設(shè)置登記本、 統(tǒng)計(jì)薄， 對(duì)檔案的收進(jìn)、 移出、 保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)。第五條 在整理、搬移、上架和提供利用檔案過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認(rèn) 真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時(shí)放回原處。第六條 檔案管理人員須每年對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行檢查核對(duì)， 掌握檔案保管情況， 做到帳物 相符。對(duì)破損和變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。附件4 :檔案移交表片區(qū)、部門:檔案移交表序號(hào)類別文件名稱密級(jí)保存期限移交形式份數(shù)每份頁(yè)數(shù)有無(wú)復(fù)印件（份數(shù)）接收人簽字:移交人簽字:移交日期：部門負(fù)責(zé)人簽字:附件5 :檔案借閱登記表使用日期文件名稱歸檔號(hào)使用部門使用人資料份數(shù)每份頁(yè)數(shù)使用用途使用方式歸還時(shí)間確認(rèn)簽字查閱、