DZ-JYGL-13合格證管理辦法剖析

1、6文件編號：ADZ-JY/GL-13版本/修改狀態(tài)A/0蒙城縣東正汽車有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co車輛出廠合格證管理辦法版本日期：2016-06-05頁次：1/9車輛出廠合格證管理辦法1目的確保公司車輛產(chǎn)品合格證的定制、打印、上傳等相關工作的順利進行，符合國家相 關政策法規(guī)的要求，特制定本辦法。2適用范圍本辦法適用于公司生產(chǎn)的所有車型的合格證管理。3職責3.1 技術部3.1.1 負責公告的申報、變更、擴展，負責向合格證打印部門提供與公告一致的最新技 術參數(shù)。3.1.2 負責車輛識別代號標準的編制和管理工作，確保合格證參數(shù)表項目的填寫滿足國 家相關規(guī)

2、定。3.2 辦公室3.2.1 負責合格證管理所需的 人力資源及合格證打印、上傳所需硬件設備的購置、安裝、 維護等工作。3.2.2 負責合格證打印系統(tǒng)、上傳系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、維護、更新等工作，確保合格證 能夠正常打印機合格證信息上傳。3.3 品質部負責合格證正面樣式的設計、采購及備案，負責機動車出廠合格證管理部分的編制。3.4 銷售公司3.4.1 負責合格證打印、合格證信息上傳、數(shù)據(jù)資源中心網(wǎng)上查詢、核查接待工作。3.4.2 負責接收和處理合格證補發(fā)、重發(fā)等工作。3.4.3 負責與客戶及車管所協(xié)調(diào)處理有關合格證事宜。3.5 財務部負責合格證的保管、發(fā)放、更改、廢舊收回及合格證變更，負責合格證的交

3、付。4術語與定義4.1 機動車出廠合格證6文件編號：ADZ-JY/GL-13版本/修改狀態(tài)A/0蒙城縣東正汽車有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co車輛出廠合格證管理辦法版本日期：2016-06-05頁次：2/9車輛制造企業(yè)在車輛制造完畢、檢驗合格后隨車配發(fā)的機動車出廠合格證明。4.2 機動車注冊登記技術參數(shù)表供車輛注冊登記使用，用以說明車輛的主要技術參數(shù)特征的規(guī)范性技術文件，是機動車出廠合格證的組成部分。4.3 合格證配發(fā)是指生產(chǎn)企業(yè)車輛制造完成并檢測合格下線后通過合格證系統(tǒng)打印紙質合格證的全過程。4.4 合格證換發(fā)是指因自身操作錯誤或產(chǎn)品技術升級等原因，

4、需要對已經(jīng)配發(fā)的合格證進行信息更改。4.5 合格證重發(fā)是指機動車生產(chǎn)企業(yè)因合格證污損、丟失等原因，在不改變車輛任何參數(shù)信息，僅改變合格證紙張編號的前提下，重新發(fā)放原車輛合格證的工作流程。5工作程序5.1 合格證的正面樣式備案和管理5.1.1 合格證的正面樣式的要求 合格證采用的紙張為 A4幅面（210mM 297mm制作，紙張材料的質量不少于 120g/m2。 合格證必須到國家指定的具有相應的資質的印刷單位印制。 合格證的正面應印制“中華人民共和國”、“機動車整車出廠合格證”、商標“東 正”及“蒙城縣東正汽車有限公司“等字樣，具體樣式按 GB/T 21

5、085機動車出廠合格 證標準要求確定。 每張合格證的下方應印制紙張編號，編號由8位數(shù)字組成，從“ 00000001”開始，分批印制編號應連續(xù)，不得有重復紙張編號。 合格證的防偽標記，公司的合格證由 8種防偽標記組成，防偽信息由品質部保 管。5.1.2 合格證樣式制作及備案6文件編號：ADZ-JY/GL-13版本/修改狀態(tài)A/0蒙城縣東正汽車有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co車輛出廠合格證管理辦法版本日期：2016-06-05頁次：3/95.121 合格證正面樣式確定后，由品質部與合格證制作企業(yè)聯(lián)系制作合格證樣本。5.122 合

6、格證樣本及備案資料遞交中機中心合格證管理部門進行備案，備案公示后， 與合格證制作廠家簽訂合同，定制合格證。 為了保持合格證紙張樣式的統(tǒng)一，沒有特殊原因不允許更換合格證制作廠家。5.1.3 合格證保管定制的合格證由品質部驗收，在確定質量及數(shù)量無誤后，將合格證交給財務部，由財 務部負責人辦理合格證接收、發(fā)放登記表交接手續(xù)，財務部門負責空白合格證的保管。5.1.4 合格證樣式的變更由于企業(yè)名稱、商標等發(fā)生變化時，企業(yè)合格證需變更，合格證變更按文件控制程 序辦理，在工信部發(fā)布公告后，由品質部填寫變更申請，經(jīng)批準后，按5.1.1-5.1.2 條重新確定合格證樣式及備案，變更使用說明包括此次

7、變更原因、 變更前后的區(qū)別以及新 證書啟用時間等。5.2 合格證發(fā)放管理5.2.1 合格證打印人員到財務部領取所需的空白合格證，每次領取一定數(shù)量，并在合格證接收、發(fā)放登記表上做好領取記錄。在領取時應對領取數(shù)量進行確認，否則將按使用單位丟失處理。5.2.2 為了保證合格證的一定庫存量，滿足生產(chǎn)需要。當合格證不大于100張時，負責保管合格證人員應向分管領導匯報，批準后，由品質部定制合格證。5.3 合格證打印5.3.1 為了保證合格證的打印質量和二維條碼的可識讀性，打印前應及時做好打印機的維護保養(yǎng)，及時更換曬鼓等耗材，打印出的合格證必須滿足合格證樣本的標準，并在二維條碼處釘保護貼。5.3.2 在打印

8、合格證前，要對二維條碼的可識讀性進行檢測。5.3.3 合格證打印人員從0A（企業(yè)管理網(wǎng)）獲得合格證打印指令或持分管領導批準的合 格證打印報告，方可打印合格證。5.3.4 合格證打印人員參照車輛生產(chǎn)企業(yè)及產(chǎn)品公告公布的產(chǎn)品技術參數(shù)、實際生 產(chǎn)的車輛產(chǎn)品，確保合格證信息與車輛的技術參數(shù)一一對應，否則不得打印。6文件編號：ADZ-JY/GL-13版本/修改狀態(tài)A/0蒙城縣東正汽車有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co車輛出廠合格證管理辦法版本日期：2016-06-05頁次：4/95.3.5 在打印新車型或公告內(nèi)容發(fā)生更改的車型之前，要先期對數(shù)據(jù)庫進行維護，經(jīng)過 技

9、術部及專職人員確認無誤后方可正式打印。5.4合格證信息的上傳5.4.1 合格證數(shù)據(jù)錄入后，經(jīng)確認技術參數(shù)無誤后，打印合格證數(shù)據(jù)，并在48小時內(nèi)將 數(shù)據(jù)上傳至中機中心（包括星期日節(jié)假日）。通常情況下：合格證上傳之日起 3個工作 日入庫，當通過中機中心查詢到合格證數(shù)據(jù)狀態(tài)為“已入庫”時， 車輛即可憑合格證進行 注冊登記。5.4.2 對于打印合格證后在48小時內(nèi)未及時傳送合格證信息的，當出現(xiàn)以下情況時：a）對于配發(fā)合格證后48小時以上30天以內(nèi)未傳送合格證信息的，企業(yè)需通過機動 車合格證管理系統(tǒng)提交情況說明；b）對于配發(fā)合格證后30天以上未傳送合格證信息的，企業(yè)需向中機中心書面提交情 況說明；以上系

10、統(tǒng)申請或書面申請經(jīng)中機中心審核通過后， 方可補傳相應信息。對于補傳原因 不明確或缺乏依據(jù)的，中機中心將予以退回。出現(xiàn)這種情況時，打印人員應寫書情況說明 匯報給分管副總。補傳頻次應控制在一定的范圍內(nèi)，以防中機中心將企業(yè)納入“汽車生產(chǎn) 企業(yè)信用數(shù)據(jù)庫”。5.4.3 合格證打印人員要保證上傳數(shù)據(jù)的及時性和準確性，特別是對上傳信息內(nèi)容中不 得修改部分（合格證編號、發(fā)動機型號、發(fā)證日期、車輛型號、車架號、底盤型號、底盤 ID號）進行重點檢查驗證，同時要檢查上傳信息的數(shù)量與打印的數(shù)量是否一致，防止信 息漏傳，確保準確無誤。5.4.4 合格證信息核對后續(xù)處理工作為及時解決合格證信息核對中出現(xiàn)問題，銷售公司設

11、專人（兼職）負責本企業(yè)合格證 核對信息反饋情況的查詢和接收工作，迅速處理合格證核對中出現(xiàn)的問題，并在24小時內(nèi)處理完畢。a）對屬信息漏報或者誤報的，應在規(guī)定的時間內(nèi)補傳或更正；b）對因企業(yè)原因導致信息核對不一致，且無法在規(guī)定時限內(nèi)補傳或更正的，由本企 業(yè)收回車輛；6文件編號：ADZ-JY/GL-13版本/修改狀態(tài)A/0蒙城縣東正汽車有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co車輛出廠合格證管理辦法版本日期：2016-06-05頁次：5/9c）對發(fā)現(xiàn)合格證有偽造、假冒嫌疑的，企業(yè)應當協(xié)助公安機關交通管理部門甄別真 偽；d）負責此項工作的人員不少于 2人，人員名單及聯(lián)

12、系方式應報送中機公司。545對核對失敗信息進行排查處理時，對于網(wǎng)上核對失敗又查不出原因的，要逐條加以說明后報負責質量的副總，并將情況反饋至中機中心合格證核對信息平臺。5.5 合格證配發(fā)5.5.1 合格證打印人員于每月第一個工作日將上個月打印的合格證數(shù)據(jù)文件整理后放入合格證數(shù)據(jù)庫內(nèi)，每三個月對合格證數(shù)據(jù)庫做一次外置備份，以保證合格證打印程序正常運行。5.5.2 合格證打印人員應建立合格證打印記錄，記錄空白合格證的使用情況，記錄內(nèi)容 應包括：合格證的紙張編號、產(chǎn)品型號、合格證編號、車輛識別代號、打印日期、報廢原 因等內(nèi)容。填寫合格證打印記錄，必須按合格證紙張編號順序記錄，不允許跳號使用。5.5.3

13、 合格證打印人員將打印完畢的合格證及時交給財務部合格證保管人員，辦理交接 手續(xù)后，加蓋公章，填寫合格證發(fā)放登記表。5.5.4 合格證打印人員在領用空白合格證時將打印錯誤，報廢的合格證交還合格證保管 人員，在做好回收記錄的同時，加蓋“作廢”章后保存，待日后統(tǒng)一銷毀。5.6 合格證換發(fā)5.6.1 由于合格證打印人員將車輛的技術參數(shù)、生產(chǎn)日期等輸入錯誤需要對已經(jīng)配發(fā)的 合格證進行信息更改，換發(fā)新的合格證，合格證編號不變。5.6.2 由于產(chǎn)品技術升級、變更、擴展等原因，造成合格證參數(shù)錯誤的，應對已經(jīng)配發(fā) 的合格證進行信息更改，換發(fā)新的合格證，合格證編號不變。5.6.3 出現(xiàn)上述情況時，合格證打印人員應

14、及時與技術部溝通，確認產(chǎn)品技術參數(shù)的最 新公告批次，修改數(shù)據(jù)庫已錄入的產(chǎn)品技術參數(shù)。5.6.4 由合格證打印人員收回原合格證，加蓋“作廢”章，在系統(tǒng)內(nèi)修改合格證參數(shù)， 重新打印合格證，上傳數(shù)據(jù)。5.6.5 換發(fā)的合格證應填寫合格證打印記錄，同時將已登記的合格證，在“報廢原因” 欄內(nèi)填寫報廢原因，作廢的合格證應及時交給合格證保管人員保管，原合格證加蓋“作6文件編號：ADZ-JY/GL-13版本/修改狀態(tài)A/0蒙城縣東正汽車有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co車輛出廠合格證管理辦法版本日期：2016-06-05頁次：6/9廢”章。566 當換發(fā)的合格證涉及“車

15、輛識別代號”的更改時，由銷售公司經(jīng)辦人申請，經(jīng)分 管領導批準后交品質部，由專職人員對車架縱梁進行打印。5.7 合格證重發(fā)因企業(yè)員工或客戶將合格證污損、 丟失等原因，車輛不能正常注冊登記的，在不改變 車輛任何技術參數(shù)信息，僅改變合格證紙張編號的前提下，重新打印原車輛合格證。5.7.1 因企業(yè)員工將合格證污損或丟失的，由當事人書面申請，說明原因，部門負責人 核實后經(jīng)分管領導批準，合格證打印人員重新打印合格證，合格證信息變更。5.7.2 車輛已出廠，客戶將合格證污損或丟失的，客戶提供本人身份證、購車發(fā)票等復 印件，由銷售公司銷售人員書面申請，說明原因，部門負責人核實后經(jīng)分管領導批準，合 格證打印人員

16、重新打印合格證，合格證信息變更。5.7.3 為了滿足用戶要求，加快重發(fā)速度，銷售公司經(jīng)辦人可以先持合格證傳真件及經(jīng) 批準的申請報告進行辦理，但合格證原件、身份證及購車發(fā)票必須在一周內(nèi)收回交給合格 證打印人員。5.7.3 重發(fā)的合格證應填寫合格證打印記錄，將原登記的合格證在備注欄注明“作廢” ： 原合格證加蓋“作廢”章，打印的合格證、申請報告及污損的合格證由打印人員統(tǒng)一交給 合格證保管人員，5.7.4 合格證重發(fā)原則上只允許更換一次，銷售公司要嚴格控制，防止合格證反復重發(fā) 的問題。5.7.5 重發(fā)的合格證打印必須在當日辦理完畢，由當事人到合格證保管人員處領取。5.8 合格證的銷毀因打印、重發(fā)等原

17、因作廢的合格證必須予以登記保存， 合格證保管部門不得自行銷毀， 報廢的合格證保管期限為三年，其合格證紙張編號永不再使用，超過保存期后，銷毀時間 定在每年企業(yè)內(nèi)審后，由合格證保管人員書面申請，部門負責人核實，分管領導批準后， 辦公室派人與合格證保管人員統(tǒng)一銷毀。6合格證電子信息及系統(tǒng)管理6.1 合格證系統(tǒng)企業(yè)代碼、用戶名、密碼的領用與保密管理6文件編號：ADZ-JY/GL-13版本/修改狀態(tài)A/0蒙城縣東正汽車有限公司Dongzheng Automoblie-Part Ltd,.Co車輛出廠合格證管理辦法版本日期：2016-06-05頁次：7/96.1.1 合格證系統(tǒng)企業(yè)代碼、用戶名、密碼由經(jīng)辦

18、人從中機中心合格證管理部領取，轉 交辦公室保管，合格證打印人員從辦公室領取。6.1.2 合格證打印人員兼合格證管理系統(tǒng)聯(lián)系人，當合格證管理系統(tǒng)聯(lián)系人發(fā)生變化時， 應及時通過合格證管理網(wǎng)站（ ）憑上傳用戶名密碼登陸合格證信息 管理平臺進行更新。6.2 計算機設備、U盾及相應軟件程序的授權、操作、維護6.2.1 用于打印用的計算機（只打印合格證）、U盾由合格證打印人員專人保管，其他任 何閑雜人員（未授權）不得操作該計算機。6.2.2 合格證打印人員由公司授權操作，合格證打印人員不得將企業(yè)代碼、用戶名及密 碼告知他人，U盾應妥善保管。6.2.3 辦公室協(xié)助計算機

19、打印人員維護保養(yǎng)計算機設備、U盾及軟件的安裝、更新。6.2.4 更換計算機時，注冊硬件信息同步更改，登陸中機中心車輛技術服務中心合格證 主頁（ ）進行變更。6.3 合格證數(shù)據(jù)庫6.3.1 合格證打印人員應建立產(chǎn)品合格證信息數(shù)據(jù)庫，每個產(chǎn)品的合格證信息的保存期 為10年，6.3.2 合格證數(shù)據(jù)庫以年為單位建立，每月建立一個子文件夾，每個季度應更新一次。6.3.3 該數(shù)據(jù)庫每月發(fā)給合格證保管人員一份電子版進行備份，同時，合格證打印人員 將合格證數(shù)據(jù)庫在移動存儲器進行備份。7 一致性管理公告申報人員應在第一時間將車輛生產(chǎn)企業(yè)及產(chǎn)品公告的技術參數(shù)（包括新產(chǎn)品、 變更、擴展等）的變動情況發(fā)送給合格證打印人員，確保合格證打印人員的公司產(chǎn)品的技 術參數(shù)是最新的，打印的合格證信息與車輛生產(chǎn)企業(yè)及產(chǎn)品公告的技術參數(shù)及實車參 數(shù)一致。8合格證服務管理8.1合格證隨車發(fā)放前，應向客戶交代合格證的保護措施。8.2銷售公司