TS16949—記錄控制程序

1、Versi on版次Update 修訂Page頁碼Update/Modify Reason制訂/修訂原因Author修訂者Date 日期Compile編制Dept.部門：Check審核Dept.部門：Approve批準(zhǔn)Dept.部門：Name姓名：Name姓名：Name姓名：Date日期：Date日期：Date日期：Co-Sig natu re 會簽Dept.部門：Name姓名：Date日期：責(zé)任部門/人員活動/過程文件/相關(guān)程序記錄文控中心責(zé)任人責(zé)任人責(zé)任人責(zé)任人資料管理員資料管理員資料管理員V2記錄開始文件銷毀申請/審批單1. 目的對記錄進行控制和管理，為提供符合規(guī)定要求和體系有效運行提供

2、客觀證據(jù)，并為實現(xiàn)追 溯提供依據(jù)。2. 范圍適用于以任何媒體記載的與體系有關(guān)的所有記錄，包括供應(yīng)商的記錄、也包括顧客規(guī)定的 記錄。3. 職責(zé)3.1管理者代表負(fù)責(zé)記錄表單的編制、審核和實施并對記錄的填寫、保管和處理進行檢查和指 導(dǎo)。3.2各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的日常裝訂、保管和處理。3.3文控中心負(fù)責(zé)本程序的統(tǒng)一管理。4. 工作程序4.1記錄包括以下的內(nèi)容，但不僅限于以下內(nèi)容：a. 管理評審記錄b. 產(chǎn)品要求的評審記錄c. 合同評審的證明d. 檢驗與試驗的證明e. 產(chǎn)品認(rèn)可/過程認(rèn)可f. 人員教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗的記錄g. 能力證明（人/機器包括模具/組織的能力）h. 審核（體系、過程、產(chǎn)品審核

3、）i. 材料檢驗j. 校準(zhǔn)記錄k. 控制圖l. 預(yù)防性維護保養(yǎng)記錄m. 糾正預(yù)防實施的記錄n. 質(zhì)量成本的證明o. 供應(yīng)商評價記錄p. 質(zhì)量損失的證明q. 索賠r. 當(dāng)有追溯要求時產(chǎn)品標(biāo)識的記錄s. 顧客財產(chǎn)異常記錄t. 不合格記錄所有的上述所列內(nèi)容都要經(jīng)部門主管的批準(zhǔn)。4.2記錄表單的增改和取消：4.2.1根據(jù)顧客要求和本組織自身的體系要求，各部門主管有權(quán)向管理者代表提出記錄表單的增刪和改編的意見和建議。4.2.2管理者代表對提議進行審核，對認(rèn)為合理可行的，對表單完善后進行一段時間的效果觀 察。對不合理的不予采納或做出原有表單取消的決定。但是對于顧客要求的如果認(rèn)為不合理應(yīng) 及時與顧客協(xié)商解決

4、。4.2.3根據(jù)試行結(jié)果，試行效果好的由管理者代表納入正式表單給予推行實施，如果效果不佳 的重新提交管理者代表審核。4.2.4管理者代表應(yīng)對所有的記錄表單進行標(biāo)識分類，并由文件管理中心登記于受控表單清 單；4.2.5新表單在實施推行前，管理者代表必須對使用者講解記錄填寫方式和記錄的意義，對于 重要的對外提供的表單還應(yīng)編制表單填寫指南或發(fā)放填寫范例。4.3記錄的填寫、查閱、借閱4.3.1各部門在填寫記錄時必須按規(guī)定填寫，字跡清晰、內(nèi)容完整、反映實際。不能用鉛筆書 寫。4.3.2已存檔的記錄，根據(jù)文件控制程序和本程序規(guī)定辦理、查閱借閱手續(xù)。4.3.3未存檔的記錄，組織人員可在有關(guān)部門借閱相關(guān)記錄。

5、4.3.4對于需要查閱、借閱的記錄，需要得到部門主管的同意以確保保密工作。4.4記錄的標(biāo)識、貯存、保護和檢索4.4.1各部門對各項活動所涉及的記錄應(yīng)每日進行收集整理，將記錄裝訂、登記、歸檔、并妥 善保管。每月各部門主管必須對所有的記錄進行分析，并將分析結(jié)果分發(fā)給相關(guān)部門。4.4.2各部門每季度應(yīng)該歸檔的記錄匯總到文控中心。各部門在歸檔時，記錄應(yīng)采取以能跟有 關(guān)的產(chǎn)品和工序相對接的方式進行標(biāo)識，以能對記錄進行快速檢索。文控中心需要按部門按月 份對記錄進行標(biāo)識，并制定記錄總覽表，以利于檢索。4.4.3對于產(chǎn)品生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件和對外提供的記錄 （報告）由文控中心按零件編號存檔在一起， 生產(chǎn)現(xiàn)場記錄由各

6、部門自行保管。4.4.4記錄存放地點應(yīng)干燥、通風(fēng)、便于存取。文控中心的保管環(huán)境必須注意以下幾點：a）防水、防火；b）存儲介質(zhì)（卷宗、縮微膠卷、數(shù)字處理存儲器）還應(yīng)做到防磁，并定期試用檢查；c）如有必要，附加安全性存放（雙重存檔，安全性復(fù)制件等）。4.5記錄保存期限和處置4.5.1記錄保存期限如顧客無特殊規(guī)定按以下要求執(zhí)行：a）生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件、工裝記錄、采購訂單、修改單的保存時間應(yīng)為零件（或零件系列）在 現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個日歷年；b）質(zhì)量運行狀態(tài)記錄（如控制圖表、檢驗試驗結(jié)果）應(yīng)保留十二年；c）審核和管理評審應(yīng)保留四年；4.5.2對于需要特別存檔的文件（受控項/安全項），如：

7、1）檢驗結(jié)果、檢驗判定、過程參數(shù)；2）檢測器具的校驗證明；3）人員培訓(xùn)、人員知識、人員職權(quán)和人員能力證明（例如：醫(yī)療檢查，如：視力檢查）；有存檔責(zé)任特性的產(chǎn)品和特殊生產(chǎn)流程的產(chǎn)品保存期限為十二年，如客戶有特殊要求，則 按客戶要求。在文控中心進行特別存檔的文件保存時，應(yīng)與其它的記錄隔離擺放，保管箱應(yīng)與保存其它 記錄的保管箱的顏色不同，本組織規(guī)定特別存檔的文件用紅色標(biāo)記，并在保管箱外面標(biāo)明是特 別存檔文件。4.5.3對政府有保存年限規(guī)定的記錄必須以政府規(guī)定為準(zhǔn)。具體記錄保存年限按受控表單清 單規(guī)定的保存期限執(zhí)行。4.5.4對超過規(guī)定保存期限的記錄各部門應(yīng)登記文件銷毀申請 /審批單并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審 批后方可作銷毀處理；4.5.5對重要保密性記錄和資料應(yīng)指定銷毀方式，如碎紙機，不得另作它用。4.5.6當(dāng)合