2021鑰匙管理制度

1、鑰匙治理制度1.0目的規(guī)范鑰匙治理，減少鑰匙治理偏差與失誤，保證鑰匙安全儲存與使用2.0適用范圍2.1項目內(nèi)部鑰匙治理2.2業(yè)主委托鑰匙治理2.3空置房鑰匙治理2.4中介瞧房鑰匙借用治理2.5小區(qū)公共設施、設備房鑰匙治理2.6小區(qū)公共部位、樣板房、銷售大廳鑰匙治理2.7小區(qū)交付前房產(chǎn)公司鑰匙移交治理3.0職責3.1小區(qū)所有鑰匙由客戶服務部總體負責治理，客戶服務部領班為鑰匙治理的第一責任人；3.2客戶服務部，使用部門治理人員對鑰匙使用、遺失、損壞、不當或違規(guī)使用行為進行監(jiān)管；3.3客服服務部下班后，總控鑰匙交監(jiān)控室，有監(jiān)控室負責（21:00次日7:00）緊急情況下鑰匙管理；3.4行政部負責公司內(nèi)

2、部鑰匙整理，建立公司內(nèi)部鑰匙總控表；3.5客戶服務部負責業(yè)主委托鑰匙，中介瞧房鑰匙借用，空置房鑰匙的治理，建立鑰匙總控表及中介瞧房鑰匙借用/回還登記表；3.6工程維保部負責小區(qū)公共設施、設備的的鑰匙治理，建立鑰匙總控表；3.7秩序維護部負責小區(qū)公共部位、樣板房、銷售大廳的鑰匙治理，建立鑰匙總控表；3.8客戶服務部助理負責鑰匙的借用、回還，內(nèi)容需登記鑰匙借用/回還登記表；4.0制度內(nèi)容4.1設立鑰匙柜，有多套鑰匙的，分“備用鑰匙”與“供使用鑰匙”兩種功能分不同地點存放。4.2鑰匙編號4.2.1每一片鑰匙必須編號；4.2.2每一個鑰匙柜的鑰匙格上必須編號；4.2.3標識使用小號標簽，在標簽上注明鑰

3、匙編號后張貼于鑰匙正面，并用透明膠布予以固定，如有脫落及時修正；4.2.4所有鑰匙按照用途類別，取其重要字眼，使用中文編號，如出現(xiàn)同一類別多個區(qū)域鑰匙的情況，則按照順序號或樓宇編號標識。比如：4.2.4.1對講門鑰匙對講門1（棟號）、對講門2（棟號）；4.2.4.2辦公大門鑰匙辦公門1、辦公門2、辦公門3；4.2.4.3資料柜鑰匙行政柜1、財務柜1、前臺柜1；4.2.4.4業(yè)主房門鑰匙3-301進戶門、夏5-301主臥、秋6-301信箱；4.2.4.5管井門鑰匙1-1管井、1-2管井、1-3管井。4.3建立鑰匙總控本，記錄鑰匙當前情況，實施鑰匙動態(tài)控制。4.4鑰匙存放4.4.1所有內(nèi)部使用的備

4、用鑰匙存放在鑰匙柜內(nèi)；4.4.2鑰匙存放內(nèi)別編號；4.4.3鑰匙牌編號與鑰匙本身編號必須一致；4.4.4所有鑰匙存放位置統(tǒng)一固定，由左至右，由上至下，不得空缺；4.4.5鑰匙柜上鎖，專人治理，鑰匙柜的3把鑰匙，第一把由客戶服務部領用，第2把存行政助理處，第3把存項目經(jīng)理處。4.5鑰匙使用標準4.5.1借用、回還，按公司規(guī)定的鑰匙借用權限控制鑰匙借用，在確認借用人合法身份前提下，填寫鑰匙借用/回還登記本，辦理完登記手續(xù)后方可借用；4.5.2使用、監(jiān)管，鑰匙使用者對鑰匙的正確使用和保管負責，使用者的上級和客戶服務部對使用行為和過程進行監(jiān)管；4.5.3檢查、盤點，客戶服務部按班次定人，每日檢查、盤點

5、，并簽名確認。4.6鑰匙遺失處理4.6.1鑰匙一經(jīng)遺失，必須在5分鐘之內(nèi)報告客戶服務領班，并在秩序維護部登記備案；4.6.2秩序維護部經(jīng)理對當事人進行例行調(diào)查，并對談話做出記錄；4.6.3遺失鑰匙的門鎖立即更換，費用由當事人承擔；4.6.4遺失鑰匙一次以上者，負責換鎖費用，并給予口頭警告處理，參照員工獎罰制度；4.6.5遺失鑰匙兩次以上者，負責換鎖費用，并給予書面警告處理，參照員工獎罰制度。4.7.2工程設備類：指小區(qū)配電房、水泵房、風機房、設備房、電梯房、弱電井、水電表井4.7.2.1日常使用權限：工程維保部；4.7.2.2輔助使用權限：秩序維護部；4.7.2.3備用：客戶服務部。4.7.3

6、公共部位內(nèi)：小區(qū)樣板房、銷售大廳、監(jiān)控室、消控室、小區(qū)大門、防火門、消防卷簾門4.7.3.1日常使用權限：秩序維護部；4.7.3.2輔助使用權限：工程維保部；4.7.3.3備用：客戶服務部。4.7.4空置房鑰匙、業(yè)主委托鑰匙4.7.4.1日常使用權限：房產(chǎn)銷售員、業(yè)主本人；4.7.4.2輔助使用權限：工程維保部、秩序維護部、客戶服務部；4.7.4.3存放：客戶服務4.7.5注釋4.7.5.1日常使用權限:是指在職權范圍內(nèi)正常使用鑰匙的權限；4.7.5.2輔助使用權限：是指限緊急情況在其職權范圍內(nèi)可第一時間進進的區(qū)域的鑰匙使用權限；4.7.5.3備用：所有鑰匙均在客戶服務處進行備存。4.8內(nèi)部鑰

7、匙使用治理4.8.1公司鑰匙總控本將記錄公司內(nèi)部鑰匙類別增減、轉換情況；4.8.2鑰匙借用/回還登記表是指內(nèi)部鑰匙的借用、回還情況；4.8.3客戶服務部經(jīng)理負責按照“公司內(nèi)部鑰匙分類及使用權限”將鑰匙的移交給對應部門，并填寫公司鑰匙總控表記錄轉換情況，辦公區(qū)域內(nèi)的鑰匙客戶服務部備存1把，其余全部交項目行政助理進行治理；4.8.4本公司人員借用鑰匙，需由本部門負責人或授權人親臨客戶服務部前臺辦理鑰匙借用手續(xù)；4.8.5非本公司人員，借用鑰匙必須由客戶服務部主管/經(jīng)理簽名才準許外借；4.8.6任何人未經(jīng)項目經(jīng)理同意不可自配鑰匙，經(jīng)項目經(jīng)理同意客戶服務部登記鑰匙類別、數(shù)量、用途及經(jīng)手人方可配置鑰匙；

8、4.8.7鑰匙必須隨身攜帶，當日下班前應回還客戶服務部；4.8.8客戶服務部人員在各部門必須清點鑰匙數(shù)量級借出鑰匙回還情況，并在交接班本上做好記錄，當日內(nèi)鑰匙借出未回還，須在下班之前通知客戶服務部主管/經(jīng)理，由客戶服務部主管/經(jīng)理負責催促鑰匙借用人回還。4.9業(yè)主委托鑰匙治理4.9.1為配合工程維修的鑰匙委托治理，業(yè)主確有實際的生活、工作困難，又不至于給治理工作帶來額外事端的特定情況的鑰匙委托寄存治理；4.9.2客服助理填寫鑰匙委托單，請業(yè)主在鑰匙委托單的“業(yè)主簽名”欄簽名確認，將回執(zhí)聯(lián)交給業(yè)主保存，并告知業(yè)主需業(yè)主本人親臨并攜帶鑰匙委托單回執(zhí)聯(lián)及有效證件領回鑰匙，委托單存檔；4.9.3客服助

9、理在鑰匙總控本上做好登記，并在鑰匙正面貼上標簽，按鑰匙類別放進鑰匙柜內(nèi)；4.9.4施工單位借用鑰匙必須由房產(chǎn)公司開據(jù)授權書（明確被授權人的姓名、職務、身份證號碼及借用期限，有授權書內(nèi)的指定人在客戶服務部前臺借用鑰匙；4.9.5施工單位借用鑰匙時需注明預計回還時間，超過預計回還時間尚未將鑰匙回還，客戶服務部助理必須上報主管/經(jīng)理，有客戶服務部主管/經(jīng)理跟催鑰匙保證回還；4.9.6施工單位回還鑰匙時，客戶服務部應安排園區(qū)助理/工程人員對房屋進行復查，保證維修完成、房屋設施設備完好；4.9.7復查無誤后，客服助理應在當日內(nèi)致電業(yè)主，通知其前來領取鑰匙，并保持三日至少一次的頻率往提醒，做好提醒書面記錄

10、；4.9.8客服助理核對業(yè)主身份后及回收鑰匙委托單回執(zhí)聯(lián)，取出鑰匙交業(yè)主，請業(yè)主在鑰匙總控本簽收，客戶服務經(jīng)手人簽名、日期，鑰匙委托單回執(zhí)聯(lián)存檔；4.9.9當班客服助理下班時按鑰匙總控本與接班客服助理交代清楚未還的鑰匙，如鑰匙不清楚，必須檢查鑰匙借用/回還登記本查問簽收人，直至正確方可下班。4.10空置房鑰匙治理4.10.1客服前臺助理根據(jù)空置房屋鑰匙留存情況制定鑰匙總控本；4.10.2空置房維修、保潔，由工程維保部/環(huán)境事務部主管在客戶服務部前臺簽領鑰匙，鑰匙必須在領取當日下班前回還客戶服務部，單戶鑰匙僅限一條；4.10.3房產(chǎn)銷售部瞧房，由售房置業(yè)顧問在客戶服務部前臺簽領鑰匙，鑰匙必須在領

11、取當日下班前回還客戶服務部，當空置房已售出交付使用后，前臺客服助理當日更新鑰匙總控本的記錄情況。4.11中介瞧房借用業(yè)主托管的鑰匙4.11.1必須業(yè)主本人書面同意或電話確認，前臺物業(yè)助理核對業(yè)主房號、姓名、聯(lián)系電話無誤，在中介瞧房鑰匙借用登記本登記方可借出，單次借用僅限1把，借用時間根據(jù)單元位置定為10分鐘、20分鐘、30分鐘以內(nèi)4.12小區(qū)交付前房產(chǎn)公司鑰匙移交4.12.1交付前1個月制定移交計劃及鑰匙移交記錄表（計劃根據(jù)項目實際情況制定）；4.12.2成立鑰匙移交小組，組員最少4人分別為：工程維保部1人、客戶服務部2人、秩序維護部1人；4.12.3客服助理根據(jù)鑰匙移交記錄表整理鑰匙，整理標準參照鑰匙治理制度4.2內(nèi)容執(zhí)行；4.12.4客服助理必須對所有移交的鑰匙進行復核，將復核有誤的鑰匙上報給客服主管/經(jīng)理及工程主管/經(jīng)理，退還