2021年徐礦集團統(tǒng)一辦公平臺使用制度范文

1、徐礦集團統(tǒng)一辦公平臺使用制度v目錄1、目的 (2)2、范圍 (2)3、定義 (2)4、權責 (2)5、制度內容 (2)1、總則 (2)2、員工使用規(guī)范 (4)3、崗位職責分工 (5)1、目的有效使用集團公司統(tǒng)一辦公系統(tǒng)資源，保證統(tǒng)一辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全有效。2、范圍集團公司所有統(tǒng)一辦公系統(tǒng)用戶均適用。3、定義機要員公文管理中負責代辦部門接收和發(fā)送公文的角色。統(tǒng)一辦公平臺信息管理部統(tǒng)一辦公平臺的建設、維護部門。統(tǒng)一辦公平臺系統(tǒng)管理員負責需求定義并協(xié)同實現(xiàn)、集團機關部分維護，同時擔任統(tǒng)一辦公平臺的超級管理員角色。統(tǒng)一辦公平臺網(wǎng)絡管理員統(tǒng)一辦公平臺規(guī)劃和系統(tǒng)維護。統(tǒng)一辦公平臺二級單位管理員統(tǒng)一辦公二級單

2、位的管理和使用。4、權責（略）5、制度內容1、總則1、實現(xiàn)辦公電子化以提高效率和執(zhí)行力，是公司實現(xiàn)向現(xiàn)代企業(yè)邁進戰(zhàn)略的本質要求，提高辦公無紙化率以節(jié)約資源，是公司承擔社會責任的具體體現(xiàn)。協(xié)同辦公系統(tǒng)的目標是要在公司范圍內建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。2、本辦法由通訊計算機處統(tǒng)一辦公平臺信息管理部擬定，并共同負責監(jiān)督執(zhí)行。3、本辦法適用于所有使用本系統(tǒng)的單位和員工。4、使用統(tǒng)一辦公系統(tǒng)處理各項辦公事務的過程和所產生的結果，與原工作流程所產生的結果具有同樣的效力。5、公司協(xié)同辦公系統(tǒng)承載如下辦公

3、事項1、集團公司及下級機構所有發(fā)文、收文的運作和管理。2、公司所有公告、通知的發(fā)布。3、簽報審批。4、公司公文、公告、規(guī)章制度、業(yè)務規(guī)則等電子文檔的管理和共享5、公司員工日常辦公中的信息傳遞和共享。6、展現(xiàn)企業(yè)文化的平臺，實現(xiàn)協(xié)同辦公的渠道。6、作為集團公司的員工，在工作時間內，不論身在何地，均有責任和義務，自覺地、有意識地登錄、使用統(tǒng)一辦公平臺來處理日常辦公事務。任何已發(fā)送到本系統(tǒng)上的通知、或協(xié)同工作，均視為已通知當事人。不得以任何理由說未得知會。7、對于可在統(tǒng)一辦公平臺中處理的辦公事務，工作的發(fā)起者如果仍沿用原處理方式，則其上級領導可視情況不予受理。8、在統(tǒng)一辦公平臺中有帳戶的職工，當其離

4、職或退休時，該員所在部門必須離職前兩天通知通訊計算機處統(tǒng)一辦公平臺信息管理部，以便停用該帳戶。如因通知不及時，該帳戶對統(tǒng)一辦公平臺進行操作引起的一切不良后果，由帳戶所在單位負全責。2、員工使用規(guī)范1、統(tǒng)一辦公平臺運行在集團公司的專用網(wǎng)上，在公司固定辦公場所工作的員工，可使用桌面終端的瀏覽器，通過局域網(wǎng)直接訪問系統(tǒng)，外地下屬公司用戶可以通過vpn訪問。2、在集團公司固定辦公場所外辦公和出差的員工，則需要通過互聯(lián)網(wǎng)訪問系統(tǒng)。移動辦公用戶直接使用手機訪問。3、集團公司每位員工均有一個獨立的賬號和密碼，這是登錄協(xié)同辦公系統(tǒng)的唯一憑證，也是登錄后證明員工身份、確定操作權限的唯一依據(jù)。對于賬號和密碼，需要

5、遵循如下使用原則1、嚴格保密，不對任何人泄漏自己的密碼。2、至少每三個月更改一次密碼。3、委托他人代為處理自己的工作，要采用授權的形式，不要直接將密碼告知受托人。4、為自己的電腦終端設置“屏幕保護”功能，并設定為不操作電腦3分鐘后自動啟動以及啟動后需要輸入密碼解除保護。4、每位員工均要對系統(tǒng)中記錄的所有以其名義處理的事務和結果承擔責任。5、使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的每位員工，在處理完各種工作后，應即時退出系統(tǒng)，以保障安全。6、登錄協(xié)調辦公系統(tǒng)后，應盡快處理自己的待辦事項。所有網(wǎng)上公文處理流程涉及到的工作人員處理時間應不超過4個工作小時（即半個工作日內）。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關人員代為辦

6、理。對于不能馬上處理完畢的事項，應選擇“申請編輯”功能后再“保存”，以給流程中的各節(jié)點一個明確的狀態(tài)信息，而不應放在“待辦事項”區(qū)置之不理。7、統(tǒng)一辦公平臺專為集團公司辦公使用，所有的數(shù)據(jù)均存放在服務器端。為了不影響系統(tǒng)的效率和安全，請不要將個人的私人信息存放在系統(tǒng)中，特別是不要存放音頻、視頻、照片等大量消耗系統(tǒng)資源的信息。通訊計算機處統(tǒng)一辦公平臺信息管理部將定期對每個賬號的存儲空間占用情況進行檢查和評估。對于明顯異常的賬號，將向所在部門發(fā)出警告通知，并在本人在場的情況下，登錄系統(tǒng)做內容檢查。3、崗位職責分工1、統(tǒng)一辦公平臺的建設、維護工作需要各部門共同努力來完成。各部門對系統(tǒng)中記錄的所有以其

7、名義處理的事務和產生的結果承擔責任。1、統(tǒng)一辦公平臺集團公司系統(tǒng)管理員1、負責擬定集團公司統(tǒng)一辦公平臺使用管理辦法、集團公司公文管理各個流程和其他工作流程。2、負責指定專人擔任公司公文機要員，負責集團公司的各類文件的發(fā)布，以及來文和發(fā)文的查詢統(tǒng)計工作，詳見集團公司發(fā)文管理使用文檔。3、負責集團范圍內各項公告、通知的發(fā)布。4、指定專人擔任統(tǒng)一辦公系統(tǒng)的二級單位管理員，負責注冊、刪除用戶，并作相應的權限設置。5、負責確定公司組織機構和人員變動信息以及各級人員的權限設置，并通知相關系統(tǒng)的管理員，在相應系統(tǒng)中做出相應的更改。6、負責解答由各部門設立的系統(tǒng)輔導員對協(xié)同辦公系統(tǒng)提出的各項疑問，負責收集、統(tǒng)計用戶對系統(tǒng)的意見和建議。7、負責和系統(tǒng)開發(fā)方中能發(fā)科技聯(lián)系。8、負責審核各統(tǒng)一辦公平臺使用單位提供的需求，最終協(xié)調整理實現(xiàn)。2、統(tǒng)一辦公平臺集團公司網(wǎng)絡管理員職責1、負責統(tǒng)一辦公平臺的規(guī)劃、建設工作。2、負責協(xié)同辦公系統(tǒng)軟、硬件的日常技術維護工作，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級等。3、負責統(tǒng)一辦公平臺的安全管理，承擔服務器系統(tǒng)管理員角色。3、統(tǒng)一辦公平臺二級單位系統(tǒng)管理員職責1、指定具有較好計算機基礎知識和使用技能的人員擔任部門輔